Leitfaden zur internationalen Gehaltsabrechnung

Was gehört zur internationalen Gehaltsabrechnung?

Internationale Gehaltsabrechnung (oder „Payroll“) wird meist als Sammelbegriff für die weltweite Verwaltung, Bezahlung und das Onboarding von festangestellten Mitarbeiter:innen und selbstständigen Auftragnehmer:innen verwendet. Je nachdem, wen du fragst, kann die internationale Gehaltsabrechnung etwas so Einfaches wie die Überweisung von Zahlungen an Auftragnehmer:innen bedeuten oder etwas so Komplexes wie die Beauftragung eines Employer of Record (EOR) für deine Mitarbeiter:innen in einem Land.

Es gibt drei grundlegende Dienstleistungen, die Anbieter internationaler Payroll-Lösungen erbringen:

Globale Personaldienstleistungen

Wenn du in dem Land, in dem du Angestellte beschäftigst, keine eigene Niederlassung hast, brauchst du sozusagen das Komplettpaket mit allen globalen Personaldienstleistungen von einem Partner wie Remote. Internationale Payroll-Anbieter können Mitarbeiter:innen in deinem Namen beschäftigen – unter einem Modell, das allgemein „Employer of Record“ bzw. EOR genannt wird. Bei diesem Modell arbeiten deine internationalen Mitarbeiter:innen zwar für dein Unternehmen, auf dem Papier ist aber dein Personaldienstleister ihr offizieller Arbeitgeber. Bei Remote haben wir in allen Ländern, in denen wir unsere EOR-Service anbieten, eigene juristische Personen. Wir sind der fachkundige lokale Ansprechpartner unsere Kunden. Wir bieten ihnen globale Personaldienstleistungen an, wie das Payroll-Management, die Verwaltung von Benefits, den Schutz ihrer geistigen Eigentumsrechte und selbst Kapitalbeteiligungsprogramme für ihre Mitarbeiter:innen.

Lokale Gehaltsabrechnung

Anbieter internationaler Payroll-Lösungen können dir auch mit der lokalen Gehaltsabrechnung in Ländern helfen, in denen dein Unternehmen eigene Niederlassungen hat. Das ist eine attraktive Option für Unternehmen, die bereits erhebliche Investitionen in einen Standort getätigt haben und planen, ein großes Team vor Ort aufzubauen. In diesem Fall kümmert sich dein Payroll-Anbieter um die Gehaltsabrechnung und Benefits, tritt aber nicht als offizieller Arbeitgeber deiner Angestellten auf. Auch für den Schutz des geistigen Eigentums und die Einhaltung der lokalen Rechtsvorschriften bist du selbst verantwortlich, sobald du eine eigene Niederlassung im Land hast.

Bezahlung selbstständiger Auftragnehmer:innen

Wenn du mit einer Person in einem anderen Land zusammenarbeiten möchtest, ohne sie gleich einzustellen, kannst du sie als selbstständige Auftragnehmerin beauftragen und bezahlen. Auch hier kann dir ein internationaler Payroll-Anbieter helfen. Das ist eine praktische Lösung für zeitlich befristete Projekte oder für die Zusammenarbeit mit Personen, die lieber selbstständig arbeiten möchten. Die Kehrseite der Medaille ist das Risiko von Strafen für Scheinselbstständigkeit oder der mögliche Verlust von geistigen Eigentumsrechten. Gerade die Scheinselbstständigkeit ist eine Gefahr, vor der ein globaler Payroll-Partner seine Kunden schützt. Dazu ist ein hoher Grad an Expertise notwendig, denn in allen Ländern gelten andere Kriterien zur Unterscheidung zwischen Selbstständigkeit und Angestelltenverhältnis. Viele Unternehmen behandeln ihre Arbeitskräfte im Ausland einfach als selbstständige Auftragnehmer.innen, weil der Aufwand geringer ist. In nicht wenigen Fällen besteht aber ein De-facto-Angestelltenverhältnis, das die Mitarbeiter:innen geltend machen können. Dann riskiert der Arbeitgeber schwerwiegende rechtliche Konsequenzen. Manche Unternehmen nutzen in unterschiedlichen Ländern unterschiedliche Beschäftigungsformen. Ein denkbares Modell ist zum Beispiel, dass dein Anbieter für verschiedene Länder jeweils andere Funktionen übernimmt. In einem könnte er als EOR auftreten und deine Arbeitskräfte für dich beschäftigten. In einem weiteren Land, in dem du eine eigene Niederlassung hast, könnte er lediglich die Gehaltsabrechnung übernehmen. Und zuletzt könnte er sich um die Bezahlung all deiner internationalen Auftragnehmer:innen kümmern. Dein internationaler Payroll-Anbieter hilft dir, die ideale Lösung für deine individuelle Situation zu finden.

Arten von internationalen Payroll-Anbietern

Globale Payroll-Anbieter unterscheiden sich im Wesentlichen durch eine wichtige Eigenschaft: ob sie auf ausländische Drittanbieter angewiesen sind oder, wie Remote, eigene Niederlassungen im Ausland betreiben. Beide können für ihre Kundenunternehmen die weltweite Gehaltsabrechnung übernehmen. Außerdem bieten beide in der Regel auch alle drei im vorigen Abschnitt beschriebenen Dienstleistungen an. Andere verlassen sich auf Drittanbieter, die in den jeweiligen Ländern ihre Dienste für sie erbringen.

Partnerabhängige globale Payroll-Anbieter

Partnerabhängige Anbieter globaler Beschäftigungslösungen lagern ihre Dienstleistungen in den verschiedenen Ländern an Dritte aus. Die Zusammenarbeit mit so einem Partner kann kurzfristig sinnvoll sein. Langfristig sprechen jedoch der geringe Schutz des geistigen Eigentums, die niedrige Mitarbeiter:innenzufriedenheit und nicht zuletzt die sehr hohen Kosten gegen sie. Wenn möglich, solltest du partnerabhängige Anbieter vermeiden.

Unabhängige globale Payroll-Anbieter mit eigenen Niederlassungen

Anbieter mit eigenen ausländischen Niederlassungen können Arbeitgebern ein umfassendes Serviceangebot mit Gehaltsabrechnung, Benefits, Compliance und Steuern anbieten. Im Gegensatz zu ihren partnerabhängigen Mitbewerbern sind sie nicht auf Drittanbieter angewiesen, sondern mit einer eigenen juristischen Person in ihren Ländern vertreten. Dieses Modell bietet weitaus stärkeren Schutz deines geistigen Eigentums und ist deutlich besser für deine Mitarbeiter:innen.