Was Unternehmen über die Automatisierung der globalen Payroll wissen sollten

Wenn ein Unternehmen über seine Landesgrenzen hinaus wächst, ändern sich die Rahmenbedingungen für die Gehaltsabrechnung schlagartig.

Plötzlich gibt es eine Vielzahl fremder Gesetze und Verfahren, die es zu berücksichtigen gilt. Zusätzliche Formulare, aufwändige Berechnungen und unzählige Erklärungen. Und wenn ein Fehler passiert, ist das Risiko auf einmal viel größer.

Gerade deshalb ist die Automatisierung so ein wichtiger Game Changer. Wenn dir eine Software viele dieser Prozesse abnehmen kann, sparst du Zeit, Geld und wichtige Ressourcen. Und auch die Fehleranfälligkeit sinkt erheblich.

In diesem Beitrag sehen wir uns an, welche konkrete Vorteile die Payroll-Automatisierung bietet, und geben dir auch gleich einige Tipps für die Umsetzung mit auf den Weg.

Dann mal los.

Was ist die Automatisierung der globalen Gehaltsabrechnung?

In einem automatisierten Verfahren übernimmt die Software die komplexen oder sich wiederholenden Payroll-Berechnungen. Das reduziert den Verwaltungsaufwand und stärkt den Schutz vor Betrug oder Datenverlust, sodass der gesamte Payroll-Prozess deutlich an Effizienz gewinnt.

Aber der wichtigste Vorteil besteht darin, dass eine automatisierte Lösung die Einhaltung aller steuer- und arbeitsrechtlichen Vorschriften im Ausland gewährleisten kann – selbst wenn sich die entsprechenden Gesetze ändern. Außerdem sorgt sie für Konsistenz und vermeidet Fehler durch die manuelle Dateneingabe.

Vorteile einer automatisierten globalen Gehaltsabrechnung

Immer mehr globale Unternehmen nutzen automatisierte Systeme, da sie kostengünstig sind und eine effiziente Möglichkeit bieten, der Komplexität der internationalen Gehaltsabrechnung Herr zu werden.

Nachfolgend findest du einige der Hauptvorteile der Payroll-Automatisierung.

Schnelle und einfache Bezahlungen

Durch die Automatisierung kannst du deine Teammitglieder im In- und Ausland in Minutenschnelle bezahlen. Deine Personaldaten leben auf einer zentralen Plattform, die den gesamten Prozess erheblich vereinfacht – unabhängig davon, wo deine Teammitglieder leben und in welcher Währung sie bezahlt werden.

Du minimierst so nicht nur die Kosten für Auslandstransaktionen, sondern stellst auch sicher, dass du die Arbeitsgesetze der verschiedenen Länder einhältst

Vereinfachtes Reporting

Mit der Automatisierung deiner globalen Gehaltsabrechnung geht auch ein einfaches Reporting einher, da alle Personaldaten zentral in einem sicheren Cloud-Hub gespeichert sind. Das macht manuelle Prozesse überflüssig und ermöglicht den schnellen Zugriff auf genaue Informationen.

Deine Personaldaten sind zudem immer auf dem neuesten Stand, weil sie nur an einem Ort aktualisiert werden müssen.

Unterstützung bei der Planung globaler Benefits

Die Planung eines globalen Benefitsprogramms ist keine leichte Aufgabe. Da sind Automatisierung, zentral gespeicherte Personaldaten und benutzerfreundliche Tools willkommene Helfer. Du kannst damit maßgeschneiderte – und vor allem rechtssichere – Benefitspläne für die einzelnen Länder erstellen.

Sobald dein Programm steht, kannst du in Echtzeit erfassen, welche Mitarbeiter:innen welche Angebote nutzen, und deine Ressourcen entsprechend planen.

Effizienz aus der Cloud

Cloudbasierte Payroll-Technologien stellen eine weitere Möglichkeit dar, die Effizienz zu steigern. Auch nicht zum Kernprozess gehörende automatisierbare Aufgaben wie die Erfassung von Zahlungen und die Übermittlung von Steuerunterlagen können mit einer Cloud-Lösung wie der von Remote schnell und präzise erledigt werden.

Damit gehört die manuelle Dateneingabe ebenso der Vergangenheit an wie die ineffiziente Verarbeitung in mehreren Systemen. Durch die Skalierbarkeit der Lösung können jederzeit neue Länder hinzugefügt werden, ohne dass du dir Gedanken über komplizierte Integrationen oder System-Updates machen musst.

Management von Incentive-Programmen

Die Payroll-Automatisierung macht es wesentlich einfacher, Aktienoptionen und ähnliche Incentives für ein globales Team zu verwalten. Mit der richtigen Lösung kannst du dir schnell einen länderübergreifenden Überblick verschaffen und den gesamten Prozess abbilden, von der Gewährung und Nachverfolgung bis hin zu Sperrfristen und der eventuellen Annullierung von Aktienoptionen.

Außerdem kannst du durch die automatisierte Verwaltung von Aktienoptionen oder Restricted Stock Options (RSUs) deinen internationalen Teams auch dabei helfen, ihre Incentives bei der Steuererklärung richtig anzugeben.

Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen bezahlen

Mit einer automatisierten globalen Payroll-Lösung kannst du deine Angestellten und Auftragnehmer:innen im In- und Ausland einfach und bequem bezahlen. Da es weltweit je nach Beschäftigungsverhältnis große Unterschiede in der Besteuerung, der Bezahlung und sonstiger rechtlicher Aspekte gibt, ist das eine wertvolle Funktion für dein Unternehmen.

Mit der automatisierten Gehaltsabrechnung hältst du Compliance-Anforderungen mühelos ein und vermeidest gleichzeitig kostspielige Fehler oder verspätete Zahlungen.

Einfache Zeiterfassung

Die Automatisierung ermöglicht die eine einfache Zeit- und Urlaubserfassung, sodass du jederzeit einen genauen Überblick über die Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Urlaubsansprüche deiner internationalen Teammitglieder hast. Mithilfe dieser Daten kannst du die korrekte Bezahlung deiner Mitarbeiter:innen entsprechend den jeweiligen lokalen Arbeitsgesetzen sicherstellen.

Vereinfachte Steuermeldung

Mit einem automatisierten System kannst du schnell und einfach lokale Steuern berechnen und einbehalten, um rechtlich auf der richtigen Seite zu stehen. Da alle Beschäftigungsdaten zentral gespeichert sind, verringert sich auch der Zeitaufwand, den du für Steuererklärungen einplanen musst.

Die Automatisierung reduziert nicht nur die mit manuellen Steuererklärungen einhergehende Fehlerquote, sondern bietet dir auch jederzeit Einblick in deine globalen Gehaltsabrechnungen – natürlich in Echtzeit. So kannst du informierte Finanzentscheidungen treffen und musst nicht erst Monatsabschlüsse oder andere langwierige Verfahren abwarten.

24/7-Support

Einer der größten Vorteile einer automatisierten globalen Payroll-Lösung ist der rund um die Uhr verfügbare Support.

Mit dem richtigen Payroll-Anbieter hast du einen kompetenten Ansprechpartner, der dir bei Fragen gerne weiterhilft. Du brauchst dir keine Sorgen machen, durch unterschiedliche Zeitzonen oder Sprachbarrieren, wichtige Fristen zu verpassen: Du erhältst jederzeit Support – ganz egal, in welchem Land der Welt sich deine Teammitglieder befinden.

Wie automatisiere ich die globale Gehaltsabrechnung?

Das klingt alles großartig, aber wie funktioniert die Automatisierung?

Ganz einfach:

Suche einen Payroll-Anbieter für dein Unternehmen

Vor allem für kleinere Unternehmen ist es ratsam, die Gehaltsabrechnung ganz an einen globalen HR-Anbieter wie Remote auszulagern. Erfahrene Expert:innen wickeln deine globale Gehaltsabrechnungen länderübergreifend ab und stellen direkt ab dem Onboarding sicher, dass alles rechtskonform und fehlerfrei abläuft.

Prüfe mögliche Anbieter sorgfältig und entscheide dich für einen vertrauenswürdigen und zuverlässigen Partner, der deine konkreten Anforderungen erfüllen kann.

Bring deine HR-Daten auf einer Plattform

Bevor du mit der Automatisierung beginnen kannst, müssen alle deine HR-Daten sicher und zugänglich auf einer Plattform gespeichert werden. Du kannst du so schnell auf die Datensätze aller deiner internationalen Mitarbeiter:innen zugreifen und musst nicht erst mühsam mehrere Dateien für die einzelnen Standorte oder Mitarbeiter:innen zusammentragen.

Zudem erleichtert dir eine zentrale Datenbank die Einhaltung deiner Compliance-Verpflichtungen, da du nicht erst mehrere Systeme aktualisieren musst, sondern die Vorschriften verschiedener Rechtssysteme auf einen Blick erfassen kannst. Das erspart deinem Team jede Menge manuelle Arbeit und sorgt gleichzeitig für fehlerfreie Auslandszahlungen.

Setze auf die Expertise deines Payroll-Anbieters

Dein Payroll-Partner sollte dir bei Compliance-Fragen mit Rat und Tat zur Seite stehen können. Er sollte jederzeit über lokale Auflagen, Steuervorschriften, Feiertage, Vergütungen und weitere wichtige Details auf dem Laufenden sein und dich bei Bedarf kompetent beraten und unterstützen.

Mit einem zuverlässigen globalen HR-Partner an deiner Seite musst du kein Geld und keine Ressourcen für den Aufbau eines eigenen Expert:innenteams aufwenden. Schließlich hast du das alles schon. Nutze seine Stärken und das lokale Fachwissen seiner Steuer- und Rechtsexpert:innen für deinen Erfolg.

Wie lange dauert die Automatisierung?

Die Zeit bis zum Rollout hängt im Wesentlichen von zwei Faktoren ab:

1. den konkreten Anforderungen deines Unternehmens

2. der Komplexität deiner vorhandenen Payroll-Infrastruktur

Die Umstellung auf eine automatisierte globale Payroll-Lösung kann zwischen sechs Wochen und einigen Monaten in Anspruch nehmen. Der Prozess umfasst mehrere Schritte: Implementierung, Onboarding, Datenmigration/-transformation, Schulung der Projektbeteiligten sowie eventuell erforderliche Anpassungen für dein Unternehmen.

Das ist auch der Grund, warum ein erfahrener Partner so wichtig ist. Gute Anbieter gehen auf deinen konkreten Bedarf ein und setzen das Projekt von der Ersteinrichtung bis zum Launch gemeinsam mit dir um.

Wie finde ich die beste Automatisierungslösung für mein Unternehmen?

Berücksichtige bei der Auswahl der richtigen Global-Payroll-Software drei Aspekte:

Skalierbarkeit

Dein Payroll-Partner wird dein Unternehmenswachstum voraussichtlich über einen längeren Zeitraum begleiten. Wenn seine Kapazitäten erschöpft sind, bleibt dir nichts anderes übrig, als dich nach einem neuen Anbieter umzusehen. Und das kostet Geld, Zeit und Mühe.

Automatisierungsfunktionen

Die Automatisierung ist extrem wichtig, da sie deinem Unternehmen Zeit und Geld spart. Deshalb solltest du nach Softwarelösungen Ausschau halten mit einem möglichst hohen Automatisierungsgrad in Kombination mit Rechtskonformität, Genauigkeit und Sicherheit bieten.

Kundensupport

Achte zu guter Letzt darauf, dass du bei Problemen und Fragen guten Support erhältst. Der richtige Anbieter steht dir während des gesamten Prozesses mit Rat und Tat zur Seite und stellt Schulungsmaterial, Self-Service-Lösungen und einen 24/7-Helpdesk bereit.

Automatisierung der globalen Gehaltsabrechnung mit Remote

Bei Remote haben wir unsere globale Payroll-Lösung speziell für all dieser Anforderungen entwickelt. Unsere Plattform bietet dir folgende Vorteile:

• Zusammenführung und Vereinfachung deiner Payroll-Prozesse

• Minimierung zeitaufwendiger Verwaltungsaufgaben

• Einhaltung lokaler Steuer- und Arbeitsgesetze

• Geringere Payroll-Kosten

• 24/7-Support

Unsere Automatisierungsfunktionen nehmen dir viel Arbeit ab, damit du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst.

Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie du von der Automatisierung der globalen Payroll profitieren kannst, wende dich noch heute an unsere Expert:innen. Sie erklären dir gerne, wie wir dich bei der Transformation deines Unternehmens unterstützen können.

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