Was Unternehmen über die Automatisierung der globalen Payroll wissen sollten

Wenn ein Unternehmen über seine Landesgrenzen hinaus wächst, ändern sich die Rahmenbedingungen für die Gehaltsabrechnung schlagartig.

Plötzlich gibt es eine Vielzahl fremder Gesetze und Verfahren, die es zu berücksichtigen gilt. Zusätzliche Formulare, aufwändige Berechnungen und unzählige Erklärungen. Und wenn ein Fehler passiert, ist das Risiko auf einmal viel größer.

Gerade deshalb ist die Automatisierung so ein wichtiger Game Changer. Wenn dir eine Software viele dieser Prozesse abnehmen kann, sparst du Zeit, Geld und wichtige Ressourcen. Und auch die Fehleranfälligkeit sinkt erheblich.

In diesem Beitrag sehen wir uns an, welche konkreten Vorteile die Payroll-Automatisierung bietet, und geben dir auch gleich einige Tipps für die Umsetzung mit auf den Weg.

Dann mal los.

Was ist die Automatisierung der globalen Gehaltsabrechnung?

In einem automatisierten Verfahren übernimmt die Software die komplexen oder sich wiederholenden Payroll-Berechnungen. Das reduziert den Verwaltungsaufwand und stärkt den Schutz vor Betrug und Datenverlust, sodass der gesamte Payroll-Prozess deutlich an Effizienz gewinnt.

Aber der wichtigste Vorteil besteht darin, dass eine automatisierte Lösung die Einhaltung aller steuer- und arbeitsrechtlichen Vorschriften im Ausland gewährleisten kann – selbst wenn sich die entsprechenden Gesetze ändern. Außerdem sorgt sie für Konsistenz und vermeidet Fehler durch die manuelle Dateneingabe.

Wodurch unterscheidet sich eine Automatisierung der Standard-Gehaltsabrechnung von einer automatisierten globalen Payroll?

Der Hauptunterschied besteht im Umfang und in den Integrationsmöglichkeiten.

Bei der Automatisierung der Standard-Gehaltsabrechnung geht es darum, Kernaufgaben wie die Gehaltsberechnung, Abzüge gesetzlicher Zusatzleistungen, die Einreichung von Steuerunterlagen oder die Erstellung von Lohnzetteln zu automatisieren. Diese unkomplizierte Form der Automatisierung ist üblicherweise auf länderspezifische Vorgänge abgestimmt.

Die globale Gehaltsabrechnung hingegen ist auf Unternehmen mit Teams in verschiedenen Ländern zugeschnitten, kann aber natürlich auch für lokale Zwecke verwendet werden. Remote bietet mit seinen globalen Payroll-Services länderspezifische Unterstützung bei der Gehaltsabrechnung und hält sich kontinuierlich über lokale Bestimmungen auf dem Laufenden. So ist gewährleistet, dass dein Unternehmen über Ländergrenzen hinweg stets alle Rechtsvorschriften einhält.

Die automatisierte globale Gehaltsabrechnung lässt sich zudem nahtlos mit globalen HR-Plattformen sowie Systemen für das Spesen-, Arbeitszeit- und Abwesenheitsmanagement integrieren. Dadurch entsteht eine umfassende, effiziente Lösung für die globale Personalverwaltung. Dies ist sowohl mit einer All-in-one-Lösung wie Remote als auch bei der Integration mehrerer Tools praktisch.

Durch eine Automatisierung der Standard-Gehaltsabrechnung sind also grundlegende Payroll-Aufgaben abgedeckt, die umfassenden Funktionen und integrierten Lösungen einer automatisierten globalen Gehaltsabrechnung sind damit aber nicht verfügbar.

Vorteile einer automatisierten globalen Gehaltsabrechnung

Immer mehr globale Unternehmen nutzen automatisierte Systeme, da sie kostengünstig sind und eine effiziente Möglichkeit bieten, die komplexen Aufgaben der internationalen Gehaltsabrechnung zu bewältigen.

Nachfolgend findest du einige der Hauptvorteile der Payroll-Automatisierung:

Schnelle und einfache Bezahlung

Durch die Automatisierung kannst du deine Teammitglieder im In- und Ausland in Minutenschnelle bezahlen. Deine Personaldaten sind auf einer zentralen Plattform erfasst, die den gesamten Prozess erheblich vereinfacht – unabhängig davon, wo deine Teammitglieder leben und in welcher Währung sie bezahlt werden.

Du minimierst so nicht nur die Kosten für Auslandstransaktionen, sondern stellst auch sicher, dass du die Arbeitsgesetze der verschiedenen Länder einhältst.

Vereinfachtes Reporting

Mit der Automatisierung deiner globalen Gehaltsabrechnung geht auch ein einfaches Reporting einher, da alle Personaldaten zentral in einem sicheren Cloud-Hub gespeichert sind. Das macht manuelle Prozesse überflüssig und ermöglicht den schnellen Zugriff auf genaue Informationen.

Deine Personaldaten sind zudem immer auf dem neuesten Stand, weil sie nur an einem Ort aktualisiert werden müssen.

Unterstützung bei der Planung globaler Benefits

Die Planung eines globalen Benefitsprogramms ist keine leichte Aufgabe. Da sind Automatisierung, zentral gespeicherte Personaldaten und benutzerfreundliche Tools willkommene Helfer. Du kannst damit maßgeschneiderte – und vor allem rechtssichere – Benefitspläne für die einzelnen Länder erstellen.

Sobald dein Programm steht, kannst du in Echtzeit erfassen, welche Mitarbeiter:innen welche Angebote nutzen, und deine Ressourcen entsprechend planen.

Effizienz aus der Cloud

Cloudbasierte Payroll-Technologien stellen eine weitere Möglichkeit dar, die Effizienz zu steigern. Auch nicht zum Kernprozess gehörende automatisierbare Aufgaben wie die Erfassung von Zahlungen und die Übermittlung von Steuerunterlagen können mit einer Cloud-Lösung wie der von Remote schnell und präzise erledigt werden.

Damit gehören manuelle Dateneingabe und ineffiziente Verarbeitung in mehreren Systemen der Vergangenheit an. Durch die Skalierbarkeit der Lösung können jederzeit neue Länder hinzugefügt werden, ohne dass du dir Gedanken über komplizierte Integrationen oder System-Updates machen musst.

Management von Incentive-Programmen

Die Payroll-Automatisierung macht es wesentlich einfacher, Aktienoptionen und ähnliche Incentives für ein globales Team zu verwalten. Mit der richtigen Lösung kannst du dir schnell einen länderübergreifenden Überblick verschaffen und den gesamten Prozess abbilden – von der Gewährung und Nachverfolgung bis hin zu Sperrfristen und der eventuellen Annullierung von Aktienoptionen.

Außerdem kannst du durch die automatisierte Verwaltung von Aktienoptionen oder Restricted Stock Options (RSUs) deinen internationalen Teams auch dabei helfen, ihre Incentives bei der Steuererklärung richtig anzugeben.

Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen bezahlen

Mit einer automatisierten globalen Payroll-Lösung kannst du deine Angestellten und Auftragnehmer:innen im In- und Ausland einfach und bequem bezahlen. Da es weltweit je nach Beschäftigungsverhältnis große Unterschiede bei der Besteuerung, Bezahlung und sonstigen rechtlichen Aspekten gibt, ist das eine wertvolle Funktion für dein Unternehmen.

Mit der automatisierten Gehaltsabrechnung hältst du Compliance-Anforderungen mühelos ein und vermeidest gleichzeitig kostspielige Fehler und verspätete Zahlungen.

Einfache Zeiterfassung

Die Automatisierung ermöglicht eine einfache Zeit- und Urlaubserfassung, sodass du jederzeit einen genauen Überblick über die Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Urlaubsansprüche deiner internationalen Teammitglieder hast. Mithilfe dieser Daten kannst du die korrekte Bezahlung deiner Mitarbeiter:innen entsprechend den jeweiligen lokalen Arbeitsgesetzen sicherstellen.

Vereinfachte Steuermeldung

Mit einem automatisierten System kannst du lokale Steuern schnell und einfach berechnen und einbehalten. So bist du rechtlich auf der sicheren Seite. Da alle Beschäftigungsdaten zentral gespeichert sind, verringert sich auch der Zeitaufwand, den du für Steuererklärungen einplanen musst.

Die Automatisierung reduziert nicht nur die mit manuellen Steuererklärungen einhergehende Fehlerquote, sondern bietet dir auch jederzeit Einblick in deine globalen Gehaltsabrechnungen – natürlich in Echtzeit. So kannst du informierte Finanzentscheidungen treffen und musst nicht erst Monatsabschlüsse oder andere langwierige Verfahren abwarten.

24/7-Support

Einer der größten Vorteile einer automatisierten globalen Payroll-Lösung ist der rund um die Uhr verfügbare Support.

Mit dem richtigen Payroll-Anbieter hast du einen kompetenten Ansprechpartner, der dir bei Fragen gerne weiterhilft. Du brauchst dir keine Sorgen machen, durch unterschiedliche Zeitzonen oder Sprachbarrieren wichtige Fristen zu verpassen: Du erhältst jederzeit Support – ganz egal, in welchem Land der Welt sich deine Teammitglieder befinden.

Welche Payroll-Aufgaben können automatisiert werden?

Mit einer modernen Payroll-Lösung wie Remote kannst du eine Vielzahl an Aufgaben automatisieren. Dazu zählen:

Gehaltsberechnungen

Remote berechnet Gehälter, Stundenlöhne und Überstundenzuschläge anhand der erfassten Arbeitsstunden und Abwesenheitsdaten automatisch. So ist eine korrekte und effiziente Gehaltsberechnung gewährleistet.

Steuerberechnungen

Nationale und lokale Steuern werden vor jeder Gehaltsauszahlung zentral berechnet und unsere Plattform passt sich automatisch an die Steuergesetze des jeweiligen Landes an. Auch etwaige Änderungen werden berücksichtigt.

Abzüge von Benefits

Bei Remote werden Abzüge von Benefits wie Krankenversicherung, Altersvorsorge oder sonstige Leistungen automatisch kalkuliert.

Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten

Arbeitszeiten, Überstunden, Beurlaubung bei Krankheit: In unserem integrierten System wird alles automatisch erfasst und das Gehalt entsprechend den Anwesenheitszeiten exakt berechnet.

Gehaltsabrechnung

Von der Ausstellung der Lohnzettel bis hin zur Gehaltsüberweisung – die globale Gehaltsabrechnung vereinfacht den gesamten Prozess und gewährleistet, dass deine Mitarbeiter:innen immer pünktlich und korrekt bezahlt werden.

Payroll-Berichte

Damit du stets den Überblick behältst, kannst du automatisch umfassende Payroll-Berichte generieren lassen, in denen die Kosten der Gehaltsabrechnung, Steuerabzüge und Beiträge zu Benefitsprogrammen aufgeschlüsselt sind.

Compliance-Unterlagen

Auch verschiedene Lohn- und Steuerformulare, die du zur Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen und internationaler Vorschriften brauchst, können über die Plattform fehlerfrei erstellt werden.

Vorgänge am Ende des Geschäftsjahrs

Ob Bonusausschüttung, Anpassungen wegen neuer Steuervorschriften oder die Vorbereitung der Steuerunterlagen zum Ende des Geschäftsjahrs: Durch die Automatisierung wesentlicher Aufgaben läuft der Übergang ins neue Geschäftsjahr reibungslos ab.

Integration mit Buchhaltungssystemen

Synchronisiere deine Payroll-Daten mit Buchhaltungssystemen, um in Echtzeit Finanzberichte zu erstellen und dein Budget effizient zu planen. Das vereinfacht das Finanzmanagement deines Unternehmens erheblich.

Wie automatisiere ich die globale Gehaltsabrechnung?

Das klingt alles großartig, aber wie funktioniert die Automatisierung?

Hier ein paar Denkanstöße:

Finde den richtigen Payroll-Anbieter für dein Unternehmen

Vor allem für kleinere Unternehmen ist es ratsam, die Gehaltsabrechnung ganz an einen globalen HR-Anbieter wie Remote auszulagern. Erfahrene Expert:innen wickeln deine globale Gehaltsabrechnung länderübergreifend ab und stellen direkt ab dem Onboarding sicher, dass alles rechtskonform und fehlerfrei abläuft.

Prüfe mögliche Anbieter sorgfältig und entscheide dich für einen vertrauenswürdigen und zuverlässigen Partner, der deine konkreten Anforderungen erfüllen kann.

Diese Funktionen sind bei der Automatisierung besonders wichtig:

Nachvollziehbare Gehaltsabrechnung

Nachvollziehbarkeit ist das Um und Auf bei der Gehaltsabrechnung. Ein automatisiertes System sollte unbedingt alle Aspekte transparent abbilden. Eine einfache Verwaltung der Gehaltsabrechnung ist dabei ebenso wichtig wie ein klarer Überblick über anstehende Aufgaben und Termine.

Remote bietet all das und noch mehr: Gehaltsabrechnung überprüfen, bearbeiten und genehmigen, Änderungen oder anstehende Payroll-Aufgaben melden – bei uns ist das alles ganz einfach. 

Volle Transparenz

Damit das Vertrauen erhalten bleibt und Klarheit im Unternehmen herrscht, muss die automatisierte Gehaltsabrechnung unbedingt transparent erfolgen. Remote bietet einen umfassenden Überblick über alle damit verbundenen Aspekte wie Steuern, Benefits und Abzüge.

Transparenz ist nicht nur unerlässlich für eine effiziente Finanzplanung. Sie sorgt auch für Klarheit und hilft dir zu verstehen, wie sich der Personalaufwand auf die Finanzen deines Unternehmens auswirkt.

Detaillierte Kontrolle

Voraussetzung für ein akribisches Finanzmanagement ist eine umfassende Kontrolle. Mit Remote kannst du einzelne Elemente wie Incentives, Boni, Gehaltsanpassungen und bezahlte Urlaubstage genau nachverfolgen und genehmigen.

So vermeidest du Unstimmigkeiten bei der Gehaltsabrechnung und stellst sicher, dass alle Mitarbeiter:innen korrekt für ihre Arbeit entlohnt werden. 

Echtzeit-Updates

Durch die Automatisierungslösungen von Remote werden wesentliche HR-Prozesse wie das Onboarding oder Ausscheiden von Mitarbeiter:innen auf einer Plattform zusammengeführt. Da Änderungen im Team in Echtzeit aufgezeichnet werden, verfügst du immer über aktuelle, richtige Gehaltsdaten.

So gehören Fehler bei der Gehaltsabrechnung der Verangenheit an und deine Mitarbeiter:innen werden immer pünktlich und korrekt bezahlt.

Flexibilität und Support

Remote erledigt nicht nur regelmäßige Payroll-Aufgaben, sondern nimmt auf Wunsch auch außerplanmäßige Gehaltszahlungen vor oder schließt die Gehaltsabrechnung frühzeitig ab. Dies ist insbesondere bei der Auszahlung von Boni und Provisionen oder bei Korrekturen praktisch.

Und bei Fragen stehen dir unsere Payroll-Expert:innen mit Rat und Tat zur Seite, was alles sehr viel einfacher macht. Sie helfen dir bei komplexen Fällen und stellen sicher, dass die Gehaltsabrechnung rechtskonform und korrekt abgewickelt wird.

Rechtssicherheit

Auch bei der automatisierten Gehaltsabrechnung ist die Einhaltung lokaler Steuervorschriften unerlässlich. Remote berechnet die fälligen Steuern für dich und führt sie direkt an die lokalen Behörden ab.

Führe deine HR-Daten auf einer Plattform zusammen

Bevor du mit der Automatisierung beginnen kannst, müssen alle deine HR-Daten sicher und zugänglich auf einer Plattform gespeichert werden. So kannst du schnell auf die Datensätze all deiner internationalen Mitarbeiter:innen zugreifen und musst nicht erst mühsam mehrere Dateien für die einzelnen Standorte oder Mitarbeiter:innen zusammentragen.

Zudem erleichtert dir eine zentrale Datenbank die Einhaltung deiner Compliance-Verpflichtungen, da du nicht erst mehrere Systeme aktualisieren musst, sondern die Vorschriften verschiedener Rechtssysteme auf einen Blick erfassen kannst. Das erspart deinem Team jede Menge manuelle Arbeit und sorgt gleichzeitig für fehlerfreie Auslandszahlungen.

Setze auf die Expertise deines Payroll-Anbieters

Dein Payroll-Partner sollte dir bei Compliance-Fragen mit Rat und Tat zur Seite stehen können. Remote hält sich über lokale Auflagen, Steuervorschriften, Feiertage, Vergütungen und weitere wichtige Details auf dem Laufenden und kann dich bei Bedarf kompetent beraten und unterstützen.

Mit einem zuverlässigen globalen HR-Partner an deiner Seite musst du kein Geld und keine Ressourcen für den Aufbau eines eigenen Expert:innenteams aufwenden. Nutze seine Stärken und das lokale Fachwissen seiner Steuer- und Rechtsexpert:innen für deinen Erfolg.

Wie lange dauert die Automatisierung?

Die Zeit bis zum Rollout hängt im Wesentlichen von zwei Faktoren ab:

• den konkreten Anforderungen deines Unternehmens

• der Komplexität der vorhandenen Payroll-Infrastruktur

Die Umstellung auf eine automatisierte globale Payroll-Lösung kann zwischen sechs Wochen und einigen Monaten in Anspruch nehmen. Der Prozess umfasst mehrere Schritte: Implementierung, Onboarding, Datenmigration/-transformation, Schulung der Projektbeteiligten sowie eventuell erforderliche Anpassungen für dein Unternehmen.

Das ist auch der Grund, warum ein erfahrener Partner wie Remote so wichtig ist. Gute Anbieter gehen auf deinen konkreten Bedarf ein und setzen das Projekt von der Ersteinrichtung bis zum Launch gemeinsam mit dir um.

Automatisierung der globalen Gehaltsabrechnung mit Remote

Remotes Lösung für die globale Gehaltsabrechnung berücksichtigt all diese Aspekte. Mit unserer Plattform kannst du:

• deine Payroll-Prozesse zusammenführen und vereinfachen

• zeitaufwendige Verwaltungsaufgaben minimieren

• die Einhaltung lokaler Steuer- und Arbeitsgesetze sicherstellen

• deine Payroll-Kosten reduzieren

• rund um die Uhr Support in Anspruch nehmen

Unsere Automatisierungsfunktionen nehmen dir viel Arbeit ab, damit du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst.

Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, welche Vorteile dir eine Automatisierung der globalen Payroll bietet, wende dich noch heute an unsere Expert:innen. Sie erklären dir gerne, wie wir dich bei der Transformation deines Unternehmens unterstützen können.

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