Was ist das Betriebsstättenrisiko? Ein Leitfaden für Unternehmen mit Remote-Mitarbeiter:innen

Wer Menschen im Ausland beschäftigt, hat die Begriffe „Betriebsstätte“ oder „Betriebsstättenrisiko“ vermutlich schon mal gehört. Doch was genau verbirgt sich dahinter? Und was sollten Unternehmen mit verteilten Teams beachten?

Was sind Betriebsstätten?

Als Betriebsstätte wird in steuerlicher Hinsicht eine ständige Niederlassung in einem Land bezeichnet. Es geht hier also um die sogenannte Substanzanforderung. Die Frage lautet: Ist das Unternehmen in einem Land so präsent, dass es dort steuerpflichtig ist?

Unternehmen sind meist bemüht, in den Ländern, in denen sie Mitarbeiter:innen beschäftigen, keine eigene Niederlassung zu unterhalten, weil sie dann körperschaftsteuerpflichtig würden und etliche weitere Vorschriften befolgen müssten.

Wann ist von einer ständigen Niederlassung auszugehen?

Die Kriterien für die steuerliche Klassifizierung unterscheiden sich von Land zu Land. Trotzdem gibt es auch einige grundlegende Gemeinsamkeiten.

• Unterhält das Unternehmen in dem Land eine ortsfeste Niederlassung? Eine ortsfeste Niederlassung ist nicht das Gleiche wie eine Postadresse. In bestimmten Fällen wird auch dann von einer ortsfesten Niederlassung ausgegangen, wenn das Unternehmen gar keinen Geschäftssitz im Land hat. In Zeiten der Remote-Arbeit sind die Regeln aber nicht immer ganz einfach nachzuvollziehen.

• Führt jemand im Auftrag des Unternehmens eine regelmäßige Geschäftstätigkeit durch? Anders ausgedrückt: Gibt es jemanden im Land, der im Namen des Unternehmens Entscheidungen trifft? Damit sind keineswegs nur Führungskräfte gemeint, die sich um Partnerschaften oder Investitionen kümmern. Auch wenn z. B. Vertriebsmitarbeiter:innen Verträge aushandeln und abschließen, kann das als Gründung einer Betriebsstätte angesehen werden.

• Wie viel Kontrolle übt das Unternehmen über seine Beschäftigten im Land aus? Hier wird es etwas kompliziert. Es geht hier nicht nur um die richtige Klassifizierung von Auftragnehmer:innen, sondern auch um das Verhältnis zu den eigenen Angestellten. Mit einem Employer of Record lässt sich das Risiko zwar mindern, man muss aber darauf achten, dass er eine eigene Niederlassung im Land hat, um das Betriebsstättenrisiko gänzlich zu minimieren.

• Wie erwirtschaftet das Unternehmen Einnahmen in dem Land? Erzielt ein Unternehmen Umsätze in einem Land, muss es in der Regel auch Steuern dafür zahlen. In internationalen Steuerabkommen ist genau geregelt, wo Unternehmen steuerpflichtig sind. Sobald sie in einem Land eine Betriebsstätte haben, können neue Regeln für sie gelten. Leisten die Mitarbeiter:innen in dem Land einen unmittelbaren Beitrag zu den laufenden Einnahmen des Unternehmens, kann das bereits als Bildung einer Betriebsstätte interpretiert werden.

• Wie lange ist das Unternehmen bereits in dem Land tätig? Eine Betriebsstätte entsteht meist noch nicht, wenn lediglich ein Firmenvertreter bzw. eine Firmenvertreterin hin und wieder in das Land reist, um dort Geschäfte zu machen. Das bedeutet allerdings nicht, dass Unternehmen im Ausland nach Belieben geschäftlich tätig sein können, weil ihre Mitarbeiter:innen dort ja nicht leben. Je länger sie in einem Land aktiv sind, desto höher ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass ihre Tätigkeiten als Betriebsstätte eingestuft werden − und desto genauer schauen die zuständigen Behörden hin.

• Trifft das Unternehmen strategische Entscheidungen im Land? Kommt also beispielsweise der Vorstand dort zu Sitzungen zusammen? Solche Meetings können für eine Betriebsstätte sprechen. Wer über einen Employer of Record Geschäftsführer:innen oder andere Führungskräfte beschäftigt, sollte also genau darauf achten, wo diese ihre Sitzungen abhalten.

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Was sind digitale Betriebsstätten?

Eine digitale Betriebsstätte ist dasselbe wie eine normale Betriebsstätte. Dass sie als „digital“ bezeichnet wird, liegt ganz einfach an der Art ihres Zustandekommens im Land.

Siehe auch: In welchem Land sind Remote-Mitarbeiter:innen steuerpflichtig?

Selbst wenn kein einziger Firmenvertreter jemals einen Fuß in ein Land setzt, können Unternehmen dort Betriebsstätten und damit eine dauerhafte Präsenz etablieren. Und daraus resultieren komplexe Folgen. Das ist ein weiterer Bereich mit unterschiedlichen Gesetzen in verschiedenen Ländern. Du solltest nicht davon ausgehen, dass du das Betriebsstättenrisiko eher vermeidest, wenn du nur digital in einem Land tätig bist. Denn die Länder achten immer genauer darauf, ihre Gesetze auch im Bereich der Remote-Arbeit durchzusetzen.

Was haben Co-Beschäftigung und digitale Betriebsstätten miteinander zu tun?

Co-Beschäftigung und eine eigene Betriebsstätte sind zwei verschiedene Dinge. Bei einer Co-Beschäftigung haben zwei Arbeitgeber gleichzeitig ein- und dieselben Angestellten. Dieses Thema ist bei der Ermittlung des Betriebsstättenrisikos aber nebensächlich.

Die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record wirkt sich nicht unmittelbar auf dein Betriebsstättenrisiko aus und führt auch nicht zwingend zur Co-Beschäftigung. Da die meisten Unternehmen mit Employer of Record keine eigene Niederlassung im Zielland gründen, ist allein dadurch das Risiko geringer, versehentlich eine Betriebsstätte zu etablieren.

Allergrößte Vorsicht ist allerdings geboten, wenn ein Employer of Record die Regeln zu Betriebsstätten zu umgehen versucht. Denn macht sich dein Unternehmen strafbar, können empfindliche Geldbußen und Strafen die Folge sein. Und die können bis zum Entzug der Betriebserlaubnis im jeweiligen Land führen. Bietet dir ein Employer of Record also etwa an, die Arbeitsverträge in einem anderen als dem tatsächlichen Aufenthaltsland abzuschließen, gehst du ein enormes Risiko ein.

Doch es gibt einen Weg, das Betriebsstättenrisiko zu umgehen und trotzdem gesetzestreu zu bleiben. Schließlich ist es immer besser, sich an die Regeln zu halten, als sie zu umgehen und darauf zu hoffen, dass es niemand bemerkt.

Welche Auswirkungen hat eine Betriebsstätte?

Zunächst einmal sind Unternehmen mit einer Betriebsstätte im betreffenden Land körperschaftsteuerpflichtig. Es gibt noch andere Faktoren wie andere Gesetze für Unternehmen, die im Land tätig sind. Dennoch liegt das Hauptaugenmerk auf der Besteuerung.

Vermeide auf jeden Fall, dass du deine Einkünfte doppelt versteuern musst. In manchen Fällen lässt sich das aber kaum verhindern, sobald man eine Betriebsstätte in einem anderen Land hat. Deshalb solltest du dich von Anfang an sorgfältig mit dem Thema auseinandersetzen. Ist die Etablierung einer Betriebsstätte nicht zu vermeiden, solltest du klare Transaktionsstrukturen schaffen, um nachzuweisen, welche Einnahmen in welchem Land generiert werden.

Unternehmen, die Mitarbeiter:innen in mehreren Ländern beschäftigen, müssen besondere Vorsicht walten lassen. Denn die Kriterien, ab wann von einer Betriebsstätte ausgegangen wird, sind ebenso wie deren steuerliche Behandlung von Land zu Land unterschiedlich. Wenn man nicht aufpasst, kann man daher schnell versehentlich in mehreren Ländern Betriebsstätten unterhalten.

Wie Unternehmen das Betriebsstättenrisiko umgehen können

Am sichersten ist es, einen internationalen Personaldienstleister zu beauftragen, der sich mit der Gesetzeslage im jeweiligen Zielland auskennt. Allerdings gibt es keine Pauschallösung zur Vermeidung des Betriebsstättenrisikos.

Und auch die Bewertungskriterien, ob eine Betriebsstätte vorhanden ist, unterliegen ständigen Veränderungen. Lokale Behörden führen immer wieder objektive Einschätzungen durch, sodass subjektive Faktoren keine Rolle spielen. Sie können ihre Kriterien jederzeit ändern, sodass Unternehmen sich kontinuierlich an neue Umstände anpassen müssen.

Du solltest mit einem Partner zusammenarbeiten, der eigene Niederlassungen im jeweiligen Land unterhält und sich nicht auf Drittanbieter verlässt. Employers of Record und andere internationale Personaldienstleiter ohne eigene Niederlassungen lagern ihre Leistungen an externe Anbieter aus. Und die verfügen nicht unbedingt über die nötige Expertise und Erfahrung, um das Betriebsstättenrisiko so gering wie möglich zu halten. Auch wenn mehrere Partner es auf den ersten Blick leichter machen, die Etablierung einer Betriebsstätte zu verhindern, ist es dennoch sinnvoll, einen einzigen erfahrenen Ansprechpartner zu haben, der sich mit der Gesetzeslage auskennt.

Siehe auch: Employer of Record mit Partnern oder eigenen Niederlassungen

Vor allem sollten Unternehmen die Steuerabkommen zwischen den beteiligten Ländern genau kennen. Um nicht dagegen zu verstoßen, benötigst du entweder eine eigene Rechtsvertretung im Zielland, oder einen internationalen Personaldienstleister mit einer lokalen Niederlassung.

Arbeitskräfte in einem Land ohne Betriebsstätte beschäftigen

Bei Remote unterhalten wir Niederlassungen in vielen Ländern rund um den Globus und wir setzen uns für kompromisslose Rechtskonformität ein. Damit sind wir der ideale Partner für alle Themen rund um die Beschäftigung im Ausland. Wir kennen uns genau mit dem Betriebsstättenrisiko in anderen Ländern aus und können dein Unternehmen dabei unterstützen, die richtigen finanziellen Entscheidungen für die Personalbeschaffung zu treffen.

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