Contrats de réciprocité fiscale entre États aux États-Unis

Aux États-Unis, des taxes fédérales s'appliquent aux collaborateurs des entreprises, quel que soit leur lieu de résidence. Les taxes peuvent toutefois varier dans chaque État, en particulier pour les collaborateurs qui vivent et travaillent dans des États différents. Ce guide fournit des informations sur le fonctionnement des accords de réciprocité fiscale entre États et sur les États où de tels accords sont actuellement en vigueur.

Qu'est-ce qu'un accord de réciprocité fiscale entre États ?

Pour les États ayant conclu des accords de réciprocité, les collaborateurs ne paient leurs taxes que dans l'État où ils vivent, et non dans celui où ils travaillent. Par exemple, une personne qui vit en Arizona mais travaille en Californie n'a pas à payer de taxes en Californie, car ces deux États ont conclu un accord de réciprocité fiscale.

Les employés ne doivent remplir une déclaration fiscale que dans l'État où ils sont imposés. Ils ne sont pas tenus de remplir une déclaration fiscale de non-résident dans les États où ils travaillent, pas même pour déclarer leurs revenus exonérés. Un employé ne doit remplir une déclaration d'impôt sur le revenu dans un autre État que si l'État en question n'a pas conclu d'accord de réciprocité. Toutefois, les employés doivent fournir le formulaire fiscal approprié à leur employeur pour éviter que l'impôt ne soit retenu par erreur.

Pour les employeurs, les accords de réciprocité fiscale entre les États simplifient la retenue à la source. L'entreprise doit retenir uniquement les taxes locales et d'État dans l'État où vit l'employé.

Accords bilatéraux

Les accords bilatéraux sont un pacte mutuel par lequel deux États conviennent de la manière de traiter l'impôt sur le revenu des collaborateurs transfrontaliers. Cela signifie que les personnes résidant dans un État et travaillant dans l'autre ne sont redevables de l'impôt sur le revenu que dans leur État de résidence.

Ainsi, conformément à l'accord bilatéral conclu entre la Pennsylvanie et le New Jersey, les résidents de Pennsylvanie qui travaillent dans le New Jersey ne paient leur impôt sur le revenu qu'en Pennsylvanie, et vice versa.

La plupart des accords de réciprocité fiscale conclus aux États-Unis sont des accords bilatéraux.

Accords unilatéraux

On parle d'accord unilatéral lorsqu'un État décide seul de la manière dont il traite les revenus gagnés par ses résidents dans d'autres États. Dans ce cas, l'approbation des autres États n'est pas nécessaire.

Par exemple, bien que le district de Columbia (Washington D.C.) ait conclu des accords bilatéraux avec d'autres États, sa politique généreuse à l'égard des non-résidents peut être considérée comme une approche unilatérale. D'autres États, notamment l'Indiana, offrent la réciprocité à tout État disposé à lui rendre la pareille.

Dans tous les cas, que ces accords soient bilatéraux ou unilatéraux, leur principal objectif est d'éviter la double imposition.

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États ayant signé des accords de réciprocité

Les États suivants ont conclu des accords de réciprocité fiscale avec au moins un autre État :

États sans impôt sur le revenu

Neuf États n'appliquent pas de taxes d'État. Les employés qui travaillent dans ces États mais vivent dans un autre État n'ont besoin d'aucune déclaration pour travailler en dehors de leur État d'origine. Ils doivent simplement déclarer et payer leurs taxes d'État dans leur État de résidence.

Les États qui ne prélèvent pas d'impôt sur le revenu sont les suivants :

• Alaska

• Floride

• Nevada

• New Hampshire

• Dakota du Sud

• Tennessee

• Texas

• Washington

• Wyoming

Que faire si votre État n'a pas conclu d'accord de réciprocité fiscale ?

En l'absence d'accord de réciprocité, les collaborateurs ne doivent pas payer l'intégralité des taxes des deux États. Aux États-Unis, la loi fédérale interdit le prélèvement de taxes sur un même revenu par plusieurs États.

Toutefois, les personnes qui travaillent dans des États n'ayant pas conclu d'accord de réciprocité ont tout de même du pain sur la planche. Tout d'abord, vous devrez probablement remplir deux déclarations fiscales (voire plus) :

• Une pour l'État où vous travaillez (non-résident)

• Une autre pour votre État de résidence (résident)

Étape suivante : ne vous laissez pas abattre par la perspective d'une double imposition. Vérifiez si votre État de résidence offre un crédit pour les taxes payées ailleurs, et conservez soigneusement tous les documents pertinents : ils sont votre sauf-conduit pour obtenir votre crédit d'impôt.

Si nécessaire, préparez-vous à payer une estimation d'impôt afin d'éviter toute surprise en fin d'année. Effectuez toujours votre déclaration d'impôt dans les temps pour éviter les pénalités. Compte tenu de la complexité de la législation fiscale et ses évolutions fréquentes, il est judicieux de prendre contact avec un professionnel.

Enfin, rationalisez le processus en assurant une veille des mises à jour fiscales et en classant consciencieusement votre documentation. La période des impôts sera ainsi moins pénible.

Que doivent savoir les entreprises ?

Les entreprises dont les employés travaillent dans des États ayant conclu des accords de réciprocité doivent veiller à ce que leurs employés envoient le formulaire d'État approprié, comme indiqué dans le tableau ci-dessus. 

Les entreprises doivent retenir les taxes d'État pour chaque employé. Il est important d'appliquer le bon montant. Cela vaut également pour les employeurs internationaux qui embauchent des collaborateurs aux États-Unis.

Par ailleurs, une entreprise peut être amenée à enregistrer son activité auprès de l'État de résidence et l'État de travail de l'employé. Dans ce cas, un suivi documenté exhaustif est indispensable.

Faute d'accord de réciprocité, certains États peuvent néanmoins proposer d'autres solutions aux employeurs et à leurs collaborateurs, comme des crédits d'impôt sur le revenu. Vous devez évaluer précisément votre situation fiscale pour vous assurer que les deux parties (entreprise et employé) paient les montants adéquats.

En cas de doute, n'hésitez pas à demander conseil à un expert fiscal local tel que Remote.

What to do if your state doesn’t have tax reciprocity

Workers who work in states without reciprocity agreements don't have to pay all the taxes for both states. Federal law in the United States prohibits multiple states from charging state taxes on the same income.

However, people who work in states without reciprocity agreements need to do a bit of homework. First, you likely need to file two (or multiple) tax returns:

• One for the state where you work (non-resident)

• Another for where you live (resident)

Next, don’t let the prospect of double taxation get you down. Check if your home state offers credits for taxes paid elsewhere, and keep all related paperwork in order — it’s your ticket to claiming those credits.

If necessary, be prepared to pay estimated taxes to avoid any surprises at the year’s end. Always file your taxes on time to avoid penalties. Given the complexity of tax laws and their tendency to change, touching base with a tax professional is a smart move.

Lastly, staying informed about tax updates and organizing your tax documents streamlines the whole process, making tax time less of a headache.

What do companies need to know?

Companies with employees who work in states with reciprocity agreements should make sure their employees submit the proper form for their state, as provided in the table above. 

Companies are required to withhold state taxes for each employee, so it’s important to withhold the right amount. This is also true for international employers of workers in the United States.

In addition, companies might have to register their business with both the employee’s work and home states. Keeping accurate records is a must in this scenario.

States without reciprocity agreements may still have options for employers and their workers, including income tax credits. Be sure to evaluate your tax situation carefully to ensure both the company and the employee pay the right amounts.

If in doubt, don’t hesitate to seek advice from a local tax professional, such as Remote.

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