Philippines — 12 min
Employer of Record et PEO — 13 min
Les entreprises ont pris conscience des avantages liés au recrutement de collaborateurs internationaux, mais il peut être difficile de prendre en charge le recrutement, la paie et la gestion de ces collaborateurs à l'étranger.
Si vous ne disposez pas d'entités juridiques dans les pays où vous souhaitez embaucher, faire appel à un Employer of record (EOR) constitue le moyen le plus simple de tirer parti d'équipes internationales. Cette approche est peu coûteuse et réduit les nombreux risques liés à l'expansion internationale, que vous soyez une start-up, une PME ou une grande entreprise.
Comment tout cela fonctionne-t-il ?
Dans cet article, nous expliquerons ce que sont exactement les EOR, et comment établir un partenariat avec l'un d'entre eux. Nous découvrirons également quels sont les avantages liés au recours à un EOR, et les services auxquels vous pouvez prétendre.
Entrons sans tarder dans le vif du sujet.
Un EOR, ou employer of record, est une organisation tierce qui vous permet d'embaucher du personnel à l'étranger en agissant en votre nom en tant qu'employeur légal dans le pays concerné. L'EOR prend en charge toutes les obligations légales et de conformité, et vos relations quotidiennes avec les membres de votre équipe ne changent pas.
Les EOR sont principalement utilisés à l'international, mais il est également possible de faire appel à leurs services au sein d'un même pays. Dans certains pays (comme les États-Unis, le Canada et l'Australie), les exigences en matière de fiscalité et d'emploi varient d'un État ou d'une province à l'autre. Dans ce genre de situation, un employeur local peut décider de faire appel à un EOR pour simplifier ses processus RH.
Généralement, les EOR prennent en charge les tâches administratives liées aux RH, gèrent le service de paie, veillent à la conformité des avantages sociaux et s'occupent des obligations en matière de fiscalité. Ils font office d'entité employeuse, de sorte que lorsque vous faites appel à un EOR, vous n'avez pas besoin de créer une entité juridique dans le pays dans lequel vous prévoyez d'embaucher.
Vous n'avez pas non plus besoin de consacrer du temps, de l'argent et des ressources à l'acquisition des connaissances nécessaires en interne. Les meilleurs EOR vous guident à chaque étape, avec une expertise locale intégrée et des garde-fous stricts pour préserver votre conformité.
Un partenaire EOR fiable peut vous aider à embaucher et payer vos collaborateurs dans le monde entier.
Si vous avez déjà créé une entité juridique dans un autre pays, ou si vous prévoyez de le faire, il peut être plus judicieux de recourir à une organisation professionnelle d'employeurs (PEO).
Nous évoquerons le sujet des PEO dans la suite de l'article.
Comme mentionné précédemment, les EOR gèrent les activités de RH, le service de paie, la fiscalité, les problèmes juridiques, la conformité et les avantages sociaux pour les membres de votre équipe internationale. Toutefois, ces responsabilités peuvent varier d'une entreprise à l'autre, de même que la manière dont votre EOR prend en charge ces tâches en votre nom.
Les responsabilités les plus courantes d'un EOR sont notamment les suivantes :
L'EOR facilite le processus d'intégration local dans votre pays d'embauche. Il gère les tâches administratives telles que les contrats de travail, les contrôles des antécédents et l'organisation du service de paie.
Il s'agit d'une partie importante du processus. Un processus d'intégration fluide permet de créer une première impression positive pour votre entreprise, et ainsi de stimuler la motivation et la productivité des employés dès leur embauche.
Un EOR simplifie le processus de rémunération des membres de l'équipe dans leur devise locale. Cela réduit les risques de change et les tracas administratifs.
Ce service est particulièrement utile pour les entreprises dont les équipes sont dispersées dans différents pays. Cela simplifie le processus de paie et garantit que les collaborateurs sont payés dans les délais et dans la devise de leur choix.
Les EOR gèrent les avantages sociaux des employés. Ils peuvent proposer des avantages sociaux qui sont conformes aux réglementations locales et répondent aux attentes des employés, y compris des régimes de santé et de retraites, ainsi que de nombreux autres avantages. Certains fournisseurs, comme Remote, peuvent même proposer des options d'achat d'actions à l'international.
Le recours à un EOR pour gérer les avantages sociaux peut permettre de réduire les charges administratives et liées au respect de la conformité en interne. Les meilleurs partenaires EOR possèdent également une expertise du marché local, ce qui vous permet d'élaborer des régimes d'avantages sociaux compétitifs qui attirent et fidélisent les talents dans les pays où vous envisagez d'embaucher.
Les EOR prennent en charge le prélèvement taxes et impôts à la source pour les membres de votre équipe, dans le respect de la législation fiscale du pays de chaque personne concernée. Cela garantit la conformité et réduit le risque de responsabilités potentielles pour votre entreprise.
Les EOR se chargent également de remplir en votre nom les formulaires fiscaux liés à l'emploi nécessaires, comme ceux qui concernent l'impôt sur le revenu, la sécurité sociale et les taxes de chômage. Cela vous évite les pénalités et contribue à renforcer la conformité réglementaire.
Les EOR gèrent les cotisations aux organismes publics tels que la sécurité sociale, l'assurance chômage et l'assurance accidents du travail des collaborateurs. Ils tiennent des registres précis des cotisations versées au nom de l'employeur et de l'employé.
Encore une fois, cela garantit la conformité à la législation et aux réglementations locales et permet de protéger les intérêts des deux parties en cas de réclamation.
Les droits du travail locaux peuvent évoluer régulièrement et varient d'un pays à l'autre, c'est pourquoi se tenir au courant des exigences de chaque pays peut s'avérer fastidieux.
Par exemple, votre service interne des RH aurait à jongler avec les lois sur le salaire minimum, les règles relatives aux heures supplémentaires, les politiques en matière de congés et d'autres réglementations liées au travail dans chaque région où vous avez des équipes.
Les EOR aident les entreprises à se tenir au courant et à se conformer à ces réglementations en constante évolution, contribuant ainsi à réduire le risque de problèmes juridiques.
Pour en savoir plus sur le rôle exact d'un EOR, consultez notre guide détaillé.
Utilisez cette check-list pour vous aider à rester en conformité lorsque vous embauchez des employés à l'étranger.
Compte tenu de l'étendue des services proposés par un EOR, il est facile de comprendre les avantages que présente cette option pour accélérer et simplifier le processus d'embauche à l'international.
Voici un aperçu détaillé des avantages que vous apporte le recours à un EOR :
Si vous prévoyez d'embaucher dans plusieurs pays ou si vous ne souhaitez pas créer votre propre entité dans un pays en particulier, un EOR vous permet de simplifier et d'accélérer votre processus d'embauche. Il devient ainsi beaucoup plus facile de recruter des talents internationaux et d'explorer de nouvelles opportunités commerciales.
Avec l'expertise locale d'un EOR, votre entreprise peut se concentrer sur son activité principale sans avoir à se préoccuper de conformité ni de gestion. C'est le rôle de l'EOR de naviguer dans les environnements complexes et peu familiers du droit du travail et du droit fiscal, pas le vôtre.
Avec un EOR, votre entreprise n'a plus à se préoccuper de répondre à ses obligations en matière d'avantages sociaux, comme les congés payés, l'assurance santé et les cotisations de retraite. L'EOR s'occupe de tout.
Les EOR facilitent l'intégration rapide des nouveaux employés en s'occupant des tâches administratives telles que les contrats de travail et la gestion de la paie. Votre entreprise peut ainsi embaucher de nouveaux talents rapidement et de manière efficace, même sur des marchés qui ne lui sont pas familiers.
Les EOR vous aident à protéger la propriété intellectuelle de votre entreprise contre le vol ou l'utilisation abusive en vous garantissant des contrats inattaquables. C'est un point essentiel dans les opérations internationales, où les lois sur la propriété intellectuelle peuvent varier.
Le recours à un EOR peut vous aider à réduire les risques de requalification de contrat des employés et des freelances. Attribuer le mauvais statut à un collaborateur peut entraîner des complications et pénalités juridiques importantes.
Les EOR disposent des connaissances nécessaires pour attribuer le bon statut à vos collaborateurs en fonction des législations locales, ce qui réduit considérablement le risque de requalifications de contrat.
Faire appel à un EOR pour prendre en charge les responsabilités administratives vous permet de réduire considérablement vos tâches administratives.
Qu'il s'agisse du traitement de la paie et des déclarations fiscales ou de la gestion des avantages sociaux et des contrats de travail, les EOR simplifient les processus afin que votre entreprise puisse se concentrer sur les tâches stratégiques.
Les EOR peuvent accélérer considérablement les initiatives d'expansion internationale des entreprises. Ils offrent un moyen rapide d'embaucher du personnel sur de nouveaux marchés sans avoir à créer une entité juridique, ce qui permet d'accélérer les délais de mise sur le marché et la croissance.
En résumé, pour toute start-up ou entreprise établie qui se développe à l'international, le recours à des services EOR peut se traduire par un gain de temps considérable et une réduction importante du temps, des dépenses et des difficultés rencontrées.
Il existe deux grands types de fournisseurs de services EOR : dépendants de partenaires et avec entité propre.
Comme le nom l'indique, les fournisseurs de services EOR dépendants de partenaires ne vous fournissent pas les services directement. Au lieu de cela, ils revendent les services de tiers locaux dans les pays où ils opèrent, soit dans tous les pays, soit seulement dans certains pays.
Cette structure permet à l’EOR d'augmenter ses marges, mais avec un risque de perte de contrôle. Les EOR dépendants de partenaires n'ont pas le dernier mot sur leurs propres frais, ce qui signifie que vos factures mensuelles peuvent être imprévisibles. En outre, ces fournisseurs n'ont aucune maîtrise de l'expérience de vos employés, ce qui signifie que la résolution des problèmes peut prendre plusieurs jours.
Il existe également des risques de sécurité, car les données sont transmises entre l'EOR et le fournisseur tiers.
Pour résumer, le recours à des EOR dépendants de partenaires peut potentiellement créer une expérience négative pour vos employés, entraîner une augmentation des frais et compromettre vos données relatives à l’emploi.
Les fournisseurs de services EOR avec entité propre comme Remote ne s'appuient pas sur des tiers. Au lieu de cela, ils créent leurs propres entités juridiques locales, ce qui leur permet de garder une parfaite maîtrise de la facturation et de l'expérience des employés.
Notez que chez Remote, nous opérons uniquement dans les pays où nous possédons et exploitons entièrement nos propres entités juridiques locales. Cela vous permet de réaliser des économies, de proposer une meilleure expérience à vos employés et de garantir une protection maximale pour vos données et votre propriété intellectuelle.
Quel que soit l’EOR que vous choisissez, nous vous recommandons fortement de vous assurer qu’il dispose de sa propre entité juridique dans les pays où travaillent vos employés.
Vous connaissez peut-être déjà les organisations professionnelles d'employeurs (PEO), et vous vous demandez si elles fournissent les mêmes services que les EOR. Examinons rapidement ce qui les différencie.
Les services de PEO sont fondamentalement différents des services d'EOR, même si ces termes sont parfois utilisés de manière interchangeable pour désigner les services de gestion de la paie à l'international. D’un point de vue extérieur, les deux solutions semblent identiques. Les deux systèmes gèrent en effet des tâches de ressources humaines (paie internationale, avantages sociaux, retenues et déclarations).
Pourtant, il existe quelques différences majeures :
Vous devez obligatoirement disposer d’une entité juridique locale dans un pays pour utiliser les services d’une PEO. Par exemple, si vous êtes une entreprise basée au Royaume-Uni qui possède ses propres entités juridiques en Espagne et en France, vous pouvez faire appel à une PEO dans ces pays. Toutefois, si vous souhaitez embaucher quelqu'un en Allemagne, vous devrez soit créer une entité légale, soit recourir à un EOR.
Faire appel à une PEO implique de devoir signer un contrat de co-emploi, ce qui n’est pas le cas avec un EOR.
Avec une PEO, vous êtes responsable de la conformité avec les lois du travail locales.
En termes de coûts, tout dépend en fin de compte de votre situation et de vos objectifs. Si vous disposez d'une entité juridique locale dans votre pays d'embauche, le recours à une PEO s'avèrera probablement moins coûteux. Si ce n'est pas le cas, faire appel à un EOR est généralement plus abordable.
Pour en savoir plus sur les différences entre un EOR et une PEO et identifier l'option la plus adaptée pour votre entreprise, consultez notre guide détaillé.
Il existe différentes situations justifiant le recours à un EOR :
La création d’une entité juridique locale peut s'avérer à la fois chronophage et coûteuse. Dans certains pays, cela peut vous prendre des mois et vous coûter jusqu'à environ 100 000 €. À moins que cet investissement ait un sens pour le développement de votre entreprise, l’EOR apparaît comme une solution simple et rentable si vous souhaitez recruter des collaborateurs internationaux rapidement et facilement. Vous pouvez faire appel à des employés immédiatement disponibles moyennant le paiement d’un forfait fixe pour chaque collaborateur.
Même s'il est possible de faire appel à des freelances internationaux, tous les emplois ne peuvent cependant pas être considérés comme des missions contractuelles. L'attribution erronée d'un statut de freelance au lieu d'un statut d'employé vous expose à des amendes et des pénalités. Dans ce type de situations, un EOR est la solution idéale.
Avec le développement du travail à distance, les employés sont de moins en moins attachés à un même lieu. Désormais, les collaborateurs peuvent voyager partout dans le monde sans abandonner leur emploi. Un EOR offre un moyen rapide et simple de fidéliser les employés qui décident de déménager dans un autre pays. Grâce à un EOR, vous pouvez même recruter des nomades numériques qui voyagent d’un pays à un autre.
De nombreux pays sont de plus en plus sévères en cas de mauvaise attribution de statut des employés. Les employeurs doivent être prudents et faire preuve d’éthique quant à la situation contractuelle des employés Ceci dit, les définitions et leur application varient d’un pays à un autre. Un EOR fiable disposera d’une expertise locale et vous aidera à déterminer le statut des employés et des freelances, ce qui réduira le risque de requalification de contrat.
Lorsque vous collaborez avec des employés et des freelances internationaux, votre propriété intellectuelle peut être exposée à de nouveaux risques si vous n’y prêtez pas attention. Les EOR disposant d’une entité juridique garantissent une meilleure protection de la propriété intellectuelle, ce qui est rassurant si vous développez vos équipes internationales.
Recruter un employé dans un nouveau pays signifie que vous devez connaître les taxes applicables dans ce pays et vous conformer à l’ensemble des règles régissant le droit du travail local. Si l’on considère la complexité de certaines de ces lois, il semble irréaliste de ne pas recourir à une aide extérieure. L’EOR maîtrise ces lois et vous aide à aborder les nouveaux marchés en toute simplicité.
Un contrat avec un EOR inclut généralement plusieurs composants :
l'affectation contractuelle du collaborateur à l’EOR d’un point de vue juridique ;
le transfert de la propriété intellectuelle créée par le collaborateur de l’EOR vers votre entreprise ;
le salaire de l’employé ;
les avantages sociaux de l’employé ;
les prélèvements sociaux obligatoires, tels que la sécurité sociale ;
les conditions de paiement ;
la durée du contrat.
Il est important de noter que certains EOR peuvent vous faire signer une clause d’exclusivité qui vous impose un contrat avec le même fournisseur pendant des années. Ces clauses peuvent affecter gravement votre activité si l’Employer of record ne remplit pas sa mission correctement, il vous sera en effet impossible de changer de fournisseur.
Les contrats EOR de Remote ne prévoient jamais de clauses d'exclusivité ou d'engagement à long terme. Vous gardez votre liberté et celle de votre entreprise.
Oui, l’EOR gère la paie pour vos employés internationaux. Votre EOR prend en charge tout ce qui est lié à la paie de vos employés, notamment les prélèvements des taxes et les contributions sociales obligatoires, ainsi que les contributions liées aux avantages, comme l’assurance santé. Au-delà de la paie, les EOR gèrent les avantages sociaux, les déclarations fiscales et la conformité.
Il existe de nombreux fournisseurs de services EOR. Optez pour celui qui répond le mieux à vos besoins et à votre budget. Procédez aux vérifications d'usage et étudiez plusieurs fournisseurs de services EOR, leurs offres et leurs grilles tarifaires.
Voir également : Comment comparer les fournisseurs de services EOR ?
La vérité sort de la bouche des clients ! Étudiez les avis et les commentaires émis par des clients existants à propos de l’EOR auquel vous souhaitez faire appel. Soyez particulièrement attentif aux avis de clients ayant les mêmes besoins que ceux de votre entreprise. Votre expérience avec l’EOR sera certainement proche de la leur.
Voir également : Comment Swell gagne du temps grâce à une embauche internationale sans stress
L'EOR s'occupera de la paie et des avantages sociaux des membres de votre équipe ainsi que d'autres tâches de RH, c'est pourquoi il est important de travailler avec un partenaire qui traitera votre équipe avec respect. Ces interactions incluent l’intégration, le versement de la paie et la gestion de la période fiscale.
Voir également : Comment cela se passe pour vos employés lorsque vous choisissez Remote ?
Pour attirer et fidéliser les meilleurs talents, il est essentiel de proposer des salaires compétitifs et alignés sur ceux du marché local. Un EOR digne de ce nom peut vous aider à définir le bon niveau de rémunération pour vos employés dans les régions où vous n’avez pas une expérience conséquente.
Voir également : Comment calculer la rémunération des employés à distance ?
Votre propriété intellectuelle est la matière grise de votre entreprise. Si vous ne la protégez pas, vous risquez de faire face à de longues batailles juridiques devant des tribunaux étrangers, sans connaître le droit local.
Épargnez-vous des tracas en faisant appel aux services d’un EOR qui vous garantira une protection maximale de vos droits de propriété intellectuelle et d’invention.
Voir également : Des droits de propriété intellectuelle et d'invention protégés pour les entreprises recrutant des collaborateurs à distance
La plupart des EOR appliquent un tarif forfaitaire ou un modèle tarifaire variable. Voici les avantages et inconvénients de chaque modèle :
Un modèle forfaitaire prévoit des frais uniques par employé, généralement facturés chaque mois ou une fois par an. Le paiement annuel est généralement plus économique, tandis que le paiement mensuel offre davantage de flexibilité.
La tarification forfaitaire présente plusieurs avantages. Vous pouvez, par exemple, recruter autant de personnes que vous le souhaitez à n’importe quel niveau de salaire. Votre facture ne changera pas en fonction des salaires versés aux employés ou des avantages que vous leur accordez. Il s’agit de la solution la plus couramment utilisée par les entreprises.
Remote propose un tarif forfaitaire dans chacun des pays où nous évoluons. Nous prônons la transparence : nous ne vous facturons jamais de frais ou de pourcentages cachés. Pour en savoir plus, consultez la Garantie de prix équitable de Remote.
Un modèle tarifaire variable prélève un pourcentage sur le salaire de vos employés. Avec ce modèle, le montant que vous payez dépend des salaires de vos collaborateurs. Si les salaires de vos employés sont bas, cette solution peut être plus rentable que le modèle forfaitaire. Mais si vos employés ont des salaires élevés, votre budget EOR augmente.
Ce modèle n’incite pas à accorder des hausses de salaire, ce qui signifie que votre entreprise peut rapidement devenir moins compétitive dans le recrutement des meilleurs talents.
N'oubliez pas qu'une tarification variable signifie que vos frais peuvent augmenter en fonction des humeurs de votre EOR. De manière générale, ce modèle est moins prévisible et moins recommandé que le modèle forfaitaire.
Voir également : Comment comparer les fournisseurs de services EOR ?
Si vous ne souhaitez pas recourir à un EOR pour recruter des collaborateurs internationaux, vous avez le choix entre deux solutions. Vous pouvez travailler avec des freelances, ou vous pouvez créer votre entité juridique locale.
Si vous ne disposez pas d'une entité juridique locale et ne souhaitez pas faire appel à un EOR, vous pouvez recruter des freelances basés à l'étranger. Il peut s'agir d'un excellent moyen de développer votre entreprise ou de gérer des tâches urgentes sans avoir à intégrer de nouveaux employés.
Toutefois, si vous traitez vos freelances comme des employés, cela peut entraîner des risques importants de requalification de contrat. Il est essentiel d'avoir conscience de ces risques et de comprendre comment les éviter.
Voir également : Comment faire appel à des travailleurs indépendants ?
Si vous souhaitez embaucher des employés dans un autre pays sans EOR, la seule solution consiste à créer votre entité juridique au niveau local. Pour ce faire, vous devez déposer les documents administratifs appropriés auprès des autorités locales et prouver que vous êtes une entreprise enregistrée. Notez que chaque pays présente des exigences différentes, qui peuvent inclure le fait d'avoir un certain nombre d'employés ou même une présence physique dans le pays concerné.
Dans certains pays, la création d'une entité peut s'avérer relativement simple. Mais dans d'autres pays, ce processus peut durer plusieurs mois et coûter des dizaines de milliers d'euros. Au final, cela dépend du pays lui-même ainsi que des objectifs d'embauche de votre entreprise.
Si vous prévoyez d'embaucher une poignée d'employés, la création d'une entité juridique locale n'est pas forcément un choix judicieux. En revanche, cela peut être la meilleure solution si vous souhaitez ouvrir un bureau et embaucher, par exemple, des centaines de collaborateurs.
Voir également : Le coût réel de l'ouverture d'une entité
Si vous décidez de créer une entité internationale, un EOR peut vous aider à accélérer le processus en vous permettant de recruter immédiatement des collaborateurs locaux. Vous pouvez recruter les membres de votre équipe via l’EOR jusqu’au moment où votre entité juridique sera prête, puis transférer les contrats des employés vers l’entreprise nouvellement créée.
Une fois la transition effectuée, vous pouvez également recourir aux services de paie, de SIRH et d'avantages sociaux de Remote afin de simplifier le processus pour les membres de votre équipe et de leur permettre de s'y familiariser.
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Nos services couvrent l’intégration des collaborateurs, la gestion de la paie, la gestion des retenues et des rapports fiscaux, ainsi que la création et la gestion de programmes d’avantages sociaux conformes aux règles locales. Notre logiciel fournit un accès simple et un outil de création de rapports pour l’ensemble de vos employés et freelances du monde entier.
De plus, Remote IP Guard propose les mesures les plus strictes du secteur pour protéger vos droits de propriété intellectuelle. Si vous avez des questions, nos experts fiscaux et juridiques locaux sont à votre disposition.
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