Waar je op moet letten voor je de payroll uitbesteedt

Ben je de kopzorgen over je payroll beu? Zou je graag willen dat iemand anders het regelt?

Je bent niet de enige. In ons Global Workforce Revolution Report uiten besluitvormers bij kleine en middelgrote bedrijven hun zorgen over financieel compliant blijven in een remote-first wereld. Er is geen andere taak die bedrijven meer uitbesteden dan de payroll. Meer dan de helft van de bedrijven in de VS vertrouwt op externen om hun financiën te beheren.

Payroll uitbesteden kan een goede optie zijn voor bedrijven, of ze nu twee medewerkers of tienduizenden medewerkers hebben, maar het gaat niet vanzelf. Voor een soepele overgang (die veilig is voor je bedrijf en je werknemers) moet je eerst inzicht krijgen in je financiën.

Weet je zeker dat je wilt uitbesteden?

Voordat je gaat kijken hoe het werkt, moet je je eerst afvragen waarom. Weet je zeker dat het voordelig is voor je bedrijf om de payroll uit te besteden? Veel bedrijven halen er meteen voordeel uit, maar het blijft belangrijk om de signalen te herkennen dat je je payroll beter kunt uitbesteden.

Als je bijvoorbeeld niet goed bent met cijfers, wil je de payroll waarschijnlijk meteen vanaf het begin uitbesteden. Je werknemers zijn afhankelijk van jou voor foutloze betalingen die op tijd worden gedaan. Als je dat niet kunt garanderen, gaan ze misschien op zoek naar een werkgever die dat wel kan.

Als je een klein team hebt en het gevoel hebt dat je het zelf kunt regelen (of het kunt overlaten aan een betrouwbaar teamlid), hoef je het misschien niet uit te besteden. Deze taak intern houden zorgt er echter wel voor dat alle verantwoordelijkheid voor de naleving bij jou ligt. Dit kan een risico vormen voor je bedrijf als iemand die de volledige verantwoordelijkheid op zich neemt er niet zorgvuldig mee omgaat.

Als je gaat werken met internationale teamleden, wordt uitbesteden geen voordeel maar een noodzaak. Je bedrijf moet werken met een employer of record om op een legale manier werknemers in dienst te nemen in andere landen. Als je probeert je internationale werknemers te betalen als zzp'ers, kun je voor grote boetes en straffen komen te staan. Tenzij je tijd en geld kwijt wilt zijn aan een lange juridische strijd in een land ver weg, kun je beter met een employer of record werken.

Als je je afvraagt of je hulp nodig hebt, is dat eigenlijk al een antwoord. Als je artikelen begint te lezen met titels als 'Wat te doen voordat je payroll uitbesteedt', heb je zeker wat hulp nodig. Blijf lezen om te zien hoe je aan de slag kunt gaan.

Payroll op een verantwoordelijke manier uitbesteden

Begin het uitbestedingsproces voor payroll door niet alleen naar je financiële documenten te bekijken, maar ook naar je wensen. Welke werknemers moet je via je nieuwe payroll-leverancier betalen? Zijn er speciale omstandigheden?

Niet alle payroll-leveranciers hebben dezelfde klanten. Als je bijvoorbeeld niet bekend bent met het verschil tussen een PEO en een EOR, kom je er misschien pas ver in de gesprekken met een leverancier achter dat deze de service die je nodig hebt, helemaal niet aanbiedt.

Maak een overzicht van je personeelsbestand en stel jezelf een paar vragen om erachter te komen wat voor soort partner je nodig hebt.

1. Waar werken mijn werknemers? Als iedereen in dezelfde buurt werkt, heb je andere wensen dan een bedrijf waarbij het team volledig verspreid is. Maar misschien wil je in deze nieuwe wereld van remote-first in de toekomst wel remote teamleden aannemen. Bedrijven met internationale medewerkers kunnen contact opnemen met een EOR zoals Remote om landspecifieke mogelijkheden te bespreken.

2. Wat voor secundaire arbeidsvoorwaarden moet ik aanbieden? Sommige payroll-leveranciers regelen alleen de payroll en niks anders. De meeste bieden echter meerdere services, waaronder het beheren van secundaire arbeidsvoorwaarden. Misschien moet je bepaalde secundaire arbeidsvoorwaarden aanbieden om compliant te blijven in het land waar je werknemers wonen.

3. Betaal ik werknemers, zzp'ers of beide? Veel payroll-leveranciers die zich specialiseren in betalingen voor zzp'ers bieden niet dezelfde solide opties voor fulltime werknemers. Bedenk niet alleen wat je je werknemers gaat aanbieden, maar ook hoe je dat gaat doen. Geef prioriteit aan uitbestedingsopties voor payroll waarmee je je team een goede werknemerservaring kunt bieden, niet aan een optie waardoor remote werknemers of zzp'ers zich tweederangsburgers voelen.

4. Hoe veranderen de secundaire arbeidsvoorwaarden als ik overstap naar een andere leverancier? Je werknemers kunnen er een uitgesproken mening over hebben als je met een payroll-leverancier in zee gaat die andere secundaire arbeidsvoorwaarden aanbiedt. In de VS zijn werknemers afhankelijk van hun werkgever voor een ziektekostenverzekering, dus een overstap naar een bedrijf met andere voorwaarden kan de alarmbellen laten afgaan bij je team.

5. Wat doe ik met de extra tijd? Bedrijven nemen een payroll-leverancier in de arm om minder tijd kwijt te zijn aan tijdrovende taken op het gebied van payroll en secundaire arbeidsvoorwaarden. Wat ga je met al die extra tijd doen? Overweeg welke onderdelen van je bedrijf kunnen profiteren van de overstap en maak van tevoren een plan om er het meeste uit te halen.

Heb je geen antwoord op al deze vragen? Dat geeft niet. Door je wensen te bespreken met externe payroll-leveranciers leer je meer over locatiespecifieke vereisten en hoe een partner als Remote je kan helpen bij het voorkomen van dure nalevingsfouten, waar je ook werft.