Zzp'ers betalen: de complete gids

Als je op zoek bent naar hulp bij een kort project, is een zzp'er misschien precies wat je nodig hebt. Je krijgt toegang tot een diverse talentenpool en kunt je kosten op een effectieve manier beheren. Je schaalt je team naar wens op of af, zonder de complexiteiten die komen kijken bij traditionele dienstverbanden.

Zzp'ers uitbetalen lijkt makkelijk. Je maakt gewoon het geld over, toch? Maar soms is het net wat ingewikkelder. Je moet een betalingssysteem vinden dat voor beide partijen werkt, belastingen en facturen beheren en je moet je zzp'ers compliant en op tijd betalen.

Ondanks deze uitdagingen hoeft het uitbetalen van zzp'ers geen nachtmerrie te worden. Met een beetje plannen, een goed systeem en wat technologie die je een handje helpt, kun je het proces stroomlijnen.

In dit artikel ontdek je welke typen zzp'ers je kunt aannemen en hoe je ze efficiënt kunt betalen. We leggen ook uit hoe je met betrouwbare software om zzp'ers te beheren, zoals van Remote, snel en makkelijk alle HR-processen voor zzp'ers kunt regelen. 

Wat is een zzp'er?

Een zzp'er is iemand die je aanneemt om een specifieke taak voor je uit te voeren, maar zzp'ers zijn geen werknemers. 

Het zijn freelancers en zelfstandige professionals die zelf hun werkuren bepalen, zelf hun belastingen regelen en voor meerdere klanten tegelijk kunnen werken. Ze bieden hun diensten aan volgens de voorwaarden van een contract of op projectbasis.

Zzp'ers kunnen zelf bepalen waar en wanneer ze werken, waardoor ze de flexibiliteit en autonomie hebben om hun eigen klanten te kiezen en hun eigen werkuren en projecten te beheren. Maar het betekent ook dat ze niet de secundaire arbeidsvoorwaarden en bescherming krijgen die werknemers doorgaans wel krijgen, zoals een ziektekostenverzekering, pensioenopbouw of werknemersvergoedingen.

Wat zijn de verschillen tussen een zzp'er en een werknemer?

Een zzp'er is een zelfstandig individu of freelancer die kortdurige diensten levert aan je bedrijf. Een werknemer wordt gezien als een permanent lid van je team en werkt doorgaans niet voor andere bedrijven.

De definitie is niet altijd even duidelijk en kan per land verschillen. Doorgaans bepalen de lokale arbeidswetten de voorwaarden die een zzp'er en een werknemer definiëren. Zzp'ers kunnen eenvoudig de status van werknemer krijgen als ze langer met je samenwerken. Afhankelijk van de wetgeving in een land kan de wijze waarop je een freelancer of zzp'er betaalt ook van invloed zijn op de status van het dienstverband. Op het moment dat je controle hebt over het werk van de zzp'er (zoals hoe, wanneer en waar het werk wordt uitgevoerd), in plaats van je te richten op het uiteindelijke resultaat, kan dat een teken zijn dat er sprake is van een werknemersrelatie.

Werknemers verkeerd classificeren als zzp'ers heeft consequenties en kan leiden tot zware financiële straffen, zelfs als het een onschuldige fout is. Het is verstandig om de voors en tegens van werken met zzp'ers tegen elkaar af te wegen om te bepalen of het zinvoller is om een freelancer aan te nemen of iemand als werknemer in dienst te nemen.

Contractor Management —

17 min

Zzp'er versus werknemer: wie neem je aan?

Krijg inzicht in de belangrijkste verschillen tussen zzp'ers en werknemers en bepaal welke overeenkomst het beste gaat werken voor jouw bedrijf.

Wat zijn de verschillende typen zzp'ers?

Een zzp'er kan kiezen voor verschillende werkmodellen:

Onafhankelijke of zelfstandige zzp'ers werken voor je in een ander land, maar zijn geen werknemers. De relatie wordt geregeld in een lokaal contract dat je direct met de zzp'er afsluit en waarin je de parameters voor de relatie en de te verrichten werkzaamheden vastlegt.

Onderaannemers werken samen met een overkoepelend bedrijf dat optreedt als talentenschakel tussen je bedrijf en je zzp'ers. Het overkoepelende bedrijf beheert alle vereisten op het gebied van naleving, waaronder de payroll, belastingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en inhoudingen. Je betaalt voor elke buitenlandse zzp'er een periodiek bedrag.

Zzp'ers via een bureau zijn zzp'ers die in dienst zijn bij een bureau en van het ene contract naar het andere gaan terwijl ze in vast dienst blijven bij het bureau. Zzp'ers via een bureau worden meestal ook in de tijd tussen twee contracten doorbetaald. Het bureau zorgt ervoor dat de kwaliteit van het werk gewaarborgd is, maar rekent hiervoor ook een aanzienlijk bedrag, naast elk declarabel uur of het vaste projecttarief.

Als je gaat bekijken welk werkmodel het beste is voor je bedrijf, is het goed om de voor- en nadelen van werken met de verschillende typen zzp'ers tegen elkaar af te wegen.

Wat is de beste betalingsstructuur voor zzp'ers?

Het kan lastig zijn om een betalingsbeleid op te stellen voor zzp'ers en freelancers. Afhankelijk van het land waar je zzp'ers werken, kan de betalingsstructuur die je hanteert consequenties hebben voor hun arbeidsstatus.

Er zijn verschillende betalingsstructuren voor zzp'ers, waaronder de volgende:

Projectvergoeding

Een projectvergoeding of een vergoeding met een vaste prijs is een vooraf overeengekomen betaling voor specifieke werkzaamheden die in een contract zijn vastgelegd. In projectcontracten met een vaste prijs moeten zaken als projectmijlpalen, voortgangsrapportage en de gevolgen van gemiste deadlines worden bepaald. Zorg ervoor dat je in deze (en alle andere) overeenkomsten met zzp'ers ook een bepaling opneemt over wie het intellectueel eigendom bezit.

Voorschot

Een voorschot is een vastgesteld bedrag dat regelmatig wordt betaald. Een gangbare voorschotovereenkomst omvat betalingen per maand waarover beide partijen aan het begin van het financiële jaar opnieuw onderhandelen. Je moet in het contract duidelijk aangeven wat onder het voorschot valt met betrekking tot te leveren resultaten en/of uren die voor je gewerkt worden. Dit kan een aantrekkelijke overeenkomst zijn als je meerdere opdrachten hebt of verschillende werkzaamheden die je regelmatig wilt laten uitvoeren.

Zorg ervoor dat je ook iets opneemt over wat er gebeurt als je niet genoeg werk hebt om je zzp'er voor de voorgeschoten uren bezig te houden. Het is ook belangrijk om te weten of het in het land waar de zzp'er verblijft, legaal is om te verwachten dat de zzp'er de uren naar de volgende periode overhevelt.

Tijd en materialen

Projecten op basis van tijd en materialen zijn geschikt voor werk dat je makkelijk op taakniveau kunt beheren. De zzp'er dient een factuur in met een urenoverzicht en een onkostendeclaratie als bewijs voor de tijd en gebruikte materialen tijdens de betaalperiode.

Als je vrij precies kunt inschatten hoeveel tijd het kost om het gewenste resultaat te bereiken, kan dit voor jou de beste betaalregeling zijn. In de creatieve sector kan betalen op basis van tijd en materiaal kostbaar zijn, omdat het moeilijk is te bepalen hoelang het duurt om tot het gewenste resultaat te komen.

Hoe betaal ik een zzp'er?

Niets weerhoudt je ervan om je freelancers of zzp'ers te betalen. Je kunt kiezen voor een overschrijving van je zakelijke account(s) of voor tal van andere betaalmethoden, zoals digitale wallets of betalingsplatforms zoals PayPal.

Een global HR-partner als Remote maakt het makkelijk om internationale zzp'ers te betalen op een snelle, eenvoudige en compliant manier.

Zzp'ers betalen

Hieronder vind je een overzicht van een aantal van de meest voorkomende manieren om freelancers en zzp'ers te betalen.

Bankoverschrijvingen

Internationale bankoverschrijvingen zijn vaak de duurste manier om buitenlandse zzp'ers te betalen, met ongunstige wisselkoersen, servicekosten voor elke overschrijving en andere verborgen kosten. Afhankelijk van de route kunnen voor één enkele overschrijving verschillende keren kosten van tussenbanken worden geheven. Deze worden ook wel 'kosten van de ontvangende bank' genoemd. Door deze kosten kan je internationale zzp'er uiteindelijk minder betaald krijgen voor een factuur, waardoor je overkomt als een onbetrouwbare klant.

Papieren cheques

Cheques zijn niet erg populair bij internationale zzp'ers, omdat het geld kost om cheques op een rekening te laten storten. Ze zijn ook overgeleverd aan de wisselkoers van de bank en het geld wordt vastgehouden totdat de cheque wordt geïnd. Met wereldwijde vertragingen in de post en een inningsperiode van 4 tot 6 weken, kan het voorkomen dat je internationale zzp'er maanden op het geld moet wachten.

Internationale betaalopdrachten en elektronische overschrijvingen

Hoewel dit ooit een snelle en veilige manier was om geld over te maken, zijn elektronische overschrijvingen via bedrijven als Western Union nu bijna net zo ouderwets als papieren cheques. Zowel bij betaalopdrachten als elektronische overschrijvingen worden hoge stortingskosten gerekend en moet de buitenlandse zzp'er het geld fysiek storten. In landen waar geen digitale betalingen worden geaccepteerd is dit misschien de enige optie, maar dat is tegenwoordig een zeldzaamheid.

PayPal

PayPal is waarschijnlijk de meest bekende manier om online betalingen te doen. Het platform is handig om internationale zzp'ers in verschillende valuta te betalen en je kunt blokbetalingen doen voor tot 5.000 leveranciers per keer. Je kunt ook een creditcard aan je PayPal-account koppelen. De ontvanger moet echter ook een PayPayl-account hebben, wat niet in elk land is toegestaan, en je betaalt ongeveer 4% aan kosten.

Xoom

Xoom is eigendom van PayPal, maar richt zich meer op het snel versturen en overmaken van geld buiten de VS. Het kan in meer dan 160 landen worden gebruikt en heeft een garantie waarbij je een volledige terugbetaling ontvangt als je geld niet op de juiste plek belandt.

Als flexibele optie kun je met Xoom geld overmaken naar een bankrekening, betaalkaart of mobiele portemonnee of contant geld versturen om af te halen of te bezorgen. Let wel: De specifieke diensten verschillen per land. Afhankelijk van waar je woont, heeft de app verschillende niveaus met beperkte limieten van hoeveel je tegelijk kunt overmaken.

Wise

Wise, voorheen bekend als Transferwise, is een van de beste fintechplatforms voor betalingen aan internationale zzp'ers. Op Wise kun je rekeningen in verschillende buitenlandse valuta instellen, heb je beveiliging op bankniveau en kun je met één klik batchbetalingen van maximaal 1.000 transacties uitvoeren. Je kunt geld versturen naar meer dan 70 landen tegen de reële wisselkoers en zonder verborgen kosten.

SWIFT-overschrijvingen

SWIFT, wat staat voor de Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication, is een berichtgevingsorganisatie waarbij internationale elektronische betalingen worden overgemaakt via de bank. Het is gekoppeld aan meer dan 11.000 banken in meer dan 200 landen en regio's, dus er is een goede kans dat jij en je zzp'ers er ook gebruik van kunnen maken.

Je moet een paar gegevens verzamelen voordat je een SWIFT-overschrijving kunt doen, zoals de persoonlijke gegevens van de zzp'er, de SWIFT-code van diens bank (ook wel bekend als de BIC-code, Bank Identifier Code) en het bankrekeningnummer.

Cryptogeld

In plaats van je zzp'ers met traditioneel geld te betalen, kun je ze ook met cryptogeld betalen, zoals Bitcoin.

Betalen met crypto is een snelle methode waarbij je geen bank of derde partij nodig hebt, zoals bij SWIFT-overschrijvingen of PayPal. Zzp'ers kunnen hun geld meteen ontvangen. Daarnaast hoeft geen van de partijen voor de overschrijving te betalen, wat vooral handig kan zijn als je internationale zzp'ers wilt betalen.

Remote

Remote maakt zzp-betalingen makkelijker, zonder dat er verborgen kosten in rekening worden gebracht. Naast het regelen van betalingen zorgt Remote ervoor dat je compliant blijft en minder risico loopt als je met internationale zzp'ers werkt om je team op te schalen. Je kunt eenmalige en terugkerende facturen met Remote eenvoudig beheren en goedkeuren en betalingen instellen voor zzp'ers in hun eigen valuta.

Je kunt ook ons product Contractor Management gebruiken om freelancers of zzp'ers in andere landen aan te nemen.

Zzp'ers of freelancers beheren en betalen kan al snel een last worden, vooral als je met verschillende zzp'ers tegelijk werkt. Als je op zoek bent naar een efficiënte manier om de betalingen aan je zzp'ers te beheren, is Contractor Managament van Remote misschien precies wat je nodig hebt.

Remote zorgt ervoor dat je zzp-contracten voldoen aan lokale wetgeving en belastingregelgeving, die vaak ingewikkeld en moeilijk te doorgronden is. Dit is van essentieel belang, omdat je zo juridische en financiële valkuilen vermijdt. Van tools om contracten te maken en te versturen tot belastingnaleving regelen: met Remote vind je via één platform de weg in de wereld van zzp-betalingen.

Met één dashboard beheer je al je zzp'ers op één plek. Op het dashboard zie je onder andere betalingsstatussen, contractvoorwaarden en communicatiegeschiedenis. Zo kun je je administratieve personeelskosten aanzienlijk terugdringen. Ons geautomatiseerde betalingssysteem regelt soepel de factuur- en betalingsprocessen. Zo bespaar jij tijd en verminder je fouten.

Het Contractor Management-platform van Remote maakt het bedrijven makkelijker om in andere landen zzp'ers te onboarden, beheren en betalen. Zo zorgen we voor compliance en wordt de administratieve last van werken met zzp'ers lager.

Bekijk onze complete gids voor meer informatie over werken met zzp'ers.

Aan de slag gaan met Remote is eenvoudig. Meld je aan om zzp'ers vandaag nog te onboarden en betalen!

Contractor Management —

12 min

Werken met remote zzp'ers: handleiding voor gevorderden

Om te werken met remote zzp'ers, moet je inzicht hebben in de juridische en financiële implicaties van deze zakelijke relaties. Als je te veel van een zzp'er afhankelijk bent, kunnen classificatieproblemen ontstaan. In deze handleiding nemen we alle aspecten van werken met internationale zzp'ers met je door, van het vinden van het juiste talent tot compliant blijven.