Checkliste zur Kündigung von Mitarbeiter:innen – worauf Ihr Unternehmen achten sollte

So nutzen Sie die Checkliste

Kündigungen verlangen ein sorgfältiges Vorgehen. Von der Beachtung einschlägiger Rechtsvorschriften bis zur Rücksichtnahme auf die Gefühlslage der betroffenen Person umfasst der Prozess zahlreiche Aspekte.

Wir haben eine Vorlage für Kündigungen zusammengestellt, die Sie und Ihr Team als strukturierten Leitfaden nutzen können. Sie enthält klar definierte Abläufe, die Ihr Unternehmen schützen und dem ausscheidenden Teammitglied den Übergang erleichtern sollen.

Hinweis: Diese Checkliste bezieht sich ausschliesslich auf den Ablauf der Kündigung selbst. Sie setzt voraus, dass die rechtliche Zulässigkeit der Kündigung zuvor geprüft wurde – etwa vorgeschriebene Mediationsschritte, Schulungen oder Gelegenheiten zur Leistungsverbesserung.

Informieren Sie das betroffene Teammitglied

Ist die Entscheidung gefallen, benachrichtigen Sie die betroffene Mitarbeiter:in umgehend. Vereinbaren Sie hierfür ein persönliches Gespräch in einem formellen Rahmen oder, bei Remote‑Mitarbeiter:innen, eine Videokonferenz.

Stellen Sie sicher, dass das formale Kündigungsschreiben erst nach diesem Gespräch übermittelt wird, damit die Person nicht völlig unvorbereitet wird.

Formale Zustellung des Kündigungsschreibens

Übergeben Sie nach dem Gespräch das formelle Kündigungsschreiben; damit wird die Kündigung rechtswirksam und die gesetzliche Frist läuft an. Erklären Sie die Situation klar und vermeiden Sie Missverständnisse. Informieren Sie die Person über die folgenden wesentlichen Punkte:

Ihr letzter Arbeitstag

Die Dauer der Kündigungsfrist und, falls zutreffend, die Höhe einer Abfindung

Bestehender Resturlaub

Etwaig zurückzugebende Geräte und sonstiges Firmeneigentum

Erstellen Sie die abschließende Gehaltsabrechnung

Prüfen Sie den letzten Lohnzettel besonders genau: Sind die verbleibenden Arbeitstage korrekt erfasst? Wurde der Resturlaub abgegolten? Wurde eine Abfindung berücksichtigt?

Die Vorschriften unterscheiden sich beträchtlich von Land zu Land – in den USA sogar von Bundesstaat zu Bundesstaat. In einigen Rechtsordnungen müssen nicht genommene Urlaubstage ausbezahlt werden; andernorts können Arbeitgeber dies frei regeln. Ebenso gibt es Länder mit verpflichtender Abfindung und solche ohne entsprechende Vorgabe.Remote unterstützt Sie bei der Klärung dieser und weiterer rechtlicher Fragen im Rahmen der abschließenden Gehaltsabrechnung.

Stellen Sie Informationen zu Benefits bereit

Erläutern Sie — entweder im persönlichen Gespräch oder per E‑Mail —, wie mit den Benefits des ausscheidenden Teammitglieds verfahren wird. Besitzt die Person etwa Unternehmensaktien, muss sie wissen, was damit geschieht.

Bei bestimmten Benefits (beispielsweise betriebliche Altersvorsorge oder Lebensversicherung) obliegt es mitunter dem jeweiligen Anbieter, die relevanten Informationen bereitzustellen. Ist die Mitarbeiter:in über einen Employer of Record (EOR) wie Remote beschäftigt, stellt der EOR alle notwendigen Informationen zur Verfügung.

Führen Sie ein konstruktives Austrittsgespräch

Nutzen Sie das Gespräch, um mit dem ausscheidenden Teammitglied interne Abläufe zu besprechen und mögliche Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Bereiten Sie sich gründlich vor und rechnen Sie auch mit kritischen Fragen oder Bemerkungen.

Ziehen Sie bei Bedarf frühere Performance‑Reviews und Mitarbeitergespräche heran, um die Entscheidungsgründe nochmals zu erläutern. Liegt kein schwerwiegendes oder rechtswidriges Verhalten vor (z. B. Diebstahl, Belästigung, grobe Fahrlässigkeit oder Diskriminierung), können Sie ein Empfehlungsschreiben ausstellen.

Regeln Sie die Rückgabe von Unternehmenseigentum

Viele Arbeitsverträge verpflichten zur Rückgabe von Firmenhardware wie Notebooks, Mobiltelefonen oder sonstigen Geräten. Planen Sie eine Möglichkeit zur Rückgabe nach Ablauf der Kündigungsfrist ein.

Erteilen Sie Remote‑Mitarbeiter:innen klare Anweisungen zum Verpacken und Versenden der Geräte und bitten Sie sie, den Versandbeleg aufzubewahren, damit Sie das Porto erstatten können.

Bitte beachten Sie: Arbeitsmittel, die Mitarbeiter:innen im Rahmen eines Benefits (z. B. Homeoffice‑Zuschuss) angeschafft haben, sind in der Regel nicht zurückzugeben. Dazu zählen häufig Bürostühle, Schreibtische und Büromaterial.

Sperren Sie alle Zugänge

Nach dem letzten Arbeitstag sollte Ihr IT‑Team ohne Verzögerung sämtliche Server‑, E‑Mail‑ und sonstigen Zugänge deaktivieren. Dies betrifft auch physische Zutrittskarten und -codes. Noch aktive Zugangsdaten ehemaliger Mitarbeiter:innen stellen ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar.

Das gilt besonders bei nicht einvernehmlichen Kündigungen. Es kommt vor, dass verärgerte Ex‑Angestellte sensible oder vertrauliche Daten entnehmen oder löschen und dem früheren Arbeitgeber dadurch grossen finanziellen und rechtlichen Schaden zufügen.

Informieren Sie den Rest des Teams

Um Missverständnisse zu vermeiden und Transparenz sicherzustellen, informieren Sie auch die übrigen Mitarbeiter:innen über die Kündigung. Bleiben Sie professionell und nennen Sie keine Details zum Kündigungsgrund. Der richtige Zeitpunkt ist unmittelbar nach dem letzten Arbeitstag und nach der Sperrung aller Zugänge.

Nennen Sie insbesondere den direkten Kolleg:innen des ausgeschiedenen Teammitglieds eine Ansprechperson und erklären Sie klar, wie es weitergeht. Hatte die Mitarbeiter:in Kontakt zu Kund:innen oder anderen Stakeholdern, informieren Sie auch diese.

Archivieren Sie die Personalunterlagen

Bewahren Sie sämtliche Unterlagen der ausgeschiedenen Person auf, da einige — insbesondere steuerrelevante Dokumente — später noch benötigt werden könnten. Achten Sie darauf, dass alle Unterlagen korrekt und vollständig aktualisiert sind.

Die HR-Managementlösung von Remote erleichtert auch diesen Schritt. Mit wenigen Klicks aktualisieren Sie den Mitarbeiterstatus im System, dokumentieren die Kündigungsdetails und archivieren die relevante Korrespondenz und Dokumentation sicher. Die Lösung ist vollständig in unsere weiteren Personalverwaltungsfunktionen integriert, etwa Arbeitszeiterfassung, Spesenerstattung, Gehaltsabrechnung und (für EOR‑Nutzer:innen) Benefitsmanagement. So lässt sich der Kündigungsprozess rasch und reibungslos abwickeln.

Unser zentraler, sichere Datenspeicher macht alle Unterlagen leicht zugänglich und sorgt für datenschutzkonforme Aufbewahrung.

Bewährte Vorgehensweisen bei Kündigungen von Mitarbeiter:innen

Die Checkliste liefert Ihnen eine systematische Vorlage mit den wichtigsten Punkten; dennoch wird es immer Einzelfälle geben, die besondere Beachtung verlangen.

Aus diesem Grund haben wir einige Best‑Practices für unterschiedliche Szenarien zusammengestellt. Als generelle Richtlinie sollten Sie stets wie folgt vorgehen:

• Bewerten Sie die Risiken einer Kündigung sorgsam

Achten Sie darauf, sämtliche arbeitsrechtlichen Vorschriften sowie Ihre internen Unternehmensrichtlinien einzuhalten. Andernfalls schaffen Sie Anlass für eine Klage vor dem Arbeitsgericht, insbesondere bei ohnehin risikobehafteten Kündigungen.

Beschäftigen Sie Teammitglieder im Ausland, müssen Sie die jeweils geltenden lokalen Arbeitsgesetze genau kennen. Bedenken Sie zudem, dass der Ablauf je nach Funktion der zu kündigenden Person variieren kann.

Aus diesem Grund empfiehlt es sich, mit einem globalen Personaldienstleister wie Remote zusammenzuarbeiten. Bei jeder geplanten Kündigung bewerten wir anhand Ihrer Angaben das Risiko und stellen die lokale Rechtskonformität sicher. Dadurch reduzieren Sie das rechtliche Risiko für Ihr Unternehmen und sorgen für eine faire Abwicklung für das ausscheidende Teammitglied.

• Halten Sie alle Schritte schriftlich fest

Die schriftliche Dokumentation ist zentral: Sie dient als zentrale Informationsquelle, verhindert Missverständnisse und kann im Streitfall als Beweismittel herangezogen werden. Schützen Sie Ihr Unternehmen und sich selbst, indem Sie jeden Schritt — vom Kündigungsschreiben bis zur nachfolgenden Korrespondenz — sorgfältig dokumentieren.

Zudem belegt die Dokumentation die Transparenz und Integrität des Verfahrens.

• Streben Sie eine Standardisierung des Prozesses an

Das ist anspruchsvoll, da die Umstände stets variieren — besonders wenn Sie Mitarbeiter:innen in mehreren Ländern beschäftigen.

Dennoch sollten Sie im Interesse von Gleichbehandlung und Vorurteilsfreiheit ein möglichst einheitliches Vorgehen anstreben, auch wenn die gesetzlichen Rahmenbedingungen stark auseinandergehen können.

Wie kann Remote Ihr Unternehmen unterstützen?

Remote vereinfacht nicht nur komplexe Prozesse, sondern auch unangenehme Aufgaben. Unser Employer‑of‑Record‑Service gibt Ihnen die Gewissheit, dass Kündigungen stets rechtssicher abgewickelt werden.

Mit unserem Payroll-Tool ermitteln Sie mühelos alle Positionen für den abschließenden Lohnzettel, während Ihnen unsere kostenlose HR-Managementlösung einen Großteil des administrativen Aufwands abnimmt. Beschäftigen Sie Ihre Mitarbeiter:innen über unsere EOR-Plattform, übernehmen wir zudem die Verwaltung der Benefits und die Einhaltung aller lokalen Gesetze.

Möchten Sie im Detail erfahren, wie Remote auch Ihre Personalverwaltung vereinfachen kann? Dann sprich jetzt mit unseren Expert:innen.