So verwendest du die Checkliste
Die Kündigung von Mitarbeiter:innen erfordert umsichtiges Handeln. Angefangen bei der Einhaltung aller relevanten Gesetze bis hin zur Rücksichtnahme auf die Gefühle des gekündigten Teammitglieds sind Kündigungen eine vielschichtige Aufgabe.
Wir haben einen Checkliste für Kündigungen zusammengestellt, die du und dein Team als Vorlage verwenden könnt. Sie dient euch als roter Faden mit klaren Prozessen, die dein Unternehmen schützen und es dem ausscheidenden Teammitglied so leicht wie möglich machen sollen.
Achtung: Die Checkliste umfasst ausschließlich den Kündigungsprozess an sich. Sie geht davon aus, dass die rechtliche Zulässigkeit der Kündigung im Vorfeld bereits geklärt wurde – einschließlich eventueller vorgeschriebener Mediationsverfahren, Schulungen, Gelegenheiten zur Leistungsverbesserung usw.
Informiere dein Teammitglied
Nachdem die Entscheidung getroffen wurde, musst du den oder die betroffene Mitarbeiter:in schnellstmöglich informieren. Organisiere dafür ein persönliches Gespräch in einem formellen Rahmen (oder per Videokonferenz im Fall von Remote-Mitarbeiter:innen).Übermittle das formale Kündigungsschreiben auf jeden Fall erst nach diesem Gespräch, um die Person nicht vollkommen unvorbereitet zu treffen.
Übermittle das Kündigungsschreiben
Nach dem Gespräch mit der betroffenen Person übermittelst du ihr das formale Kündigungsschreiben. Damit wird die Kündigung offiziell und die gesetzliche Frist beginnt. Erkläre die Situation und achte darauf, Unklarheiten zu vermeiden. Informiere die Person über alle wesentliche Details:
ihr letzter Arbeitstag
die Dauer der Kündigungsfrist und gegebenenfalls die Höhe der Abfindung
den angesammelten Resturlaub
eventuelle Geräte und anderes Firmeneigentum, das zurückgegeben werden muss
Führe die letzte Gehaltsabrechnung durch
Prüfe den letzten Lohnzettel besonders sorgfältig: Sind die verbleibenden Arbeitstage korrekt? Wird der Resturlaub abgegolten? Enthält die Gehaltsabrechnung eine Abfindung?
Die Vorschriften sind von Land zu Land (in den USA auch von Bundesstaat der Bundesstaat) sehr unterschiedlich. In einigen Regionen müssen ungenutzte Resturlaubstage ausgezahlt werden, in anderen können Unternehmen die Regeln selbst festlegen. In manchen Ländern ist eine Abfindung vorgeschrieben, in anderen nicht. Remote hilft bei der Klärung dieser und anderer rechtlicher Fragen bei der letzten Gehaltsabrechnung.Stelle Informationen zu Benefits bereit
Erkläre – entweder im persönlichen Gespräch oder per E-Mail –, was nach der Kündigung mit den Benefits des ausscheidenden Teammitglieds passiert. Besitzt die Person beispielsweise Unternehmensaktien im Rahmen, muss sie wissen, was damit geschieht.
Bei manchen Benefits (etwa Altersvorsorge oder Lebensversicherung) ist es unter Umständen die Aufgabe des Anbieters, entsprechende Informationen bereitzustellen. Wenn der oder die Mitarbeiter:in über einen Employer of Record (EOR) wie Remote beschäftigt ist, kümmert sich der EOR um die Bereitstellung aller relevanten Informationen.Führe ein Austrittsgespräch
Nutze die Gelegenheit, um mit dem scheidenden Teammitglied über unternehmensinterne Abläufe zu reden und vielleicht Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu identifizieren. Bereite dich auf dieses Gespräch gut vor und rechne auch mit unangenehmen Fragen oder Aussagen.
Bei Bedarf kannst du die Ergebnisse früherer Performance-Reviews und Mitarbeitergespräche heranziehen, um die Hintergründe der Entscheidung noch einmal zu erklären. Wenn die Kündigung nicht aufgrund von gesetzeswidrigem oder schädlichem Verhalten erfolgt (z. B. Diebstahl, Belästigung, Fahrlässigkeit oder Diskriminierung), kannst du ein Empfehlungsschreiben anbieten.
Organisiere die Rückgabe von Unternehmenseigentum
Die meisten Arbeitsverträge sehen vor, dass Unternehmenseigentum wie Notebooks, Handys oder andere Geräte zurückgegeben werden müssen. Organisiere eine Rückgabemöglichkeit nach Ablauf der Kündigungsfrist.
Gib Remote-Mitarbeiter:innen klare Anweisungen, wie sie die Geräte verpacken und versenden sollen. Bitte sie, den Versandbeleg aufzubewahren, damit du ihnen das Porto erstatten kannst.
Bitte beachte: Arbeitsmittel, die Mitarbeiter:innen im Rahmen eines Benefits (z B. Homeoffice-Zuschlag) erworben haben, müssen in der Regel nicht zurückgegeben werden. Dazu gehören häufig Dinge wie Bürostühle, Schreibtische und Schreibwaren.
Deaktiviere alle Zugänge
Nach dem letzten Arbeitstag sollte dein IT-Team umgehend sämtliche Server-, E-Mail- und weitere Zugänge deaktiviert werden. Dies gilt auch für physische Zutrittskarten oder -Codes. Ehemalige Mitarbeiter:innen, deren Zugangsdaten immer noch funktionieren, stellen ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar.
Dies gilt umso mehr, wenn die Kündigung nicht einvernehmlich war. Es wäre nicht das erste Mal, dass verärgerte ehemalige Angestellte sensible oder vertrauliche Daten stehlen oder zerstören, um dem früheren Arbeitgeber enormen finanziellen und rechtlichen Schaden zuzufügen.
Informiere den Rest des Teams
Um Verwirrung vorzubeugen und eine transparente Kommunikation sicherzustellen, solltest du auch die übrigen Mitarbeiter:innen über die Kündigung informieren. Sei professionell und nenne keine Details über den Kündigungsgrund. Der beste Zeitpunkt ist sofort nach dem letzten Arbeitstag und der erfolgten Sperrung aller Zugänge.
Nenne vor allem den direkten Kolleg:innen des ausgeschiedenen Teammitglieds eine Ansprechperson und gib ihnen klare Informationen darüber, wie es für sie weitergeht. Wenn der oder die Mitarbeiter:in Kontakt zu Kunden oder anderen Stakeholdern hatte, solltest du auch diese informieren.
Archiviere die Personalunterlagen
Bewahre alle Unterlagen des ausgeschiedenen Teammitglieds auf, denn einige – vor allem Steuerunterlagen – könnten später noch benötigt werden. Achte darauf, dass alle Unterlagen vor korrekt aktualisiert wurden.
Die HR-Managementlösung von Remote vereinfacht auch diesen Schritt. Mit wenigen Mausklicks aktualisiert du den Mitarbeiterstatus im System, dokumentierst die Details zur Kündigung und speicherst die relevante Korrespondenz und Dokumentation sicher ab. Sie ist auch vollständig in unsere anderen Personalverwaltungsfunktionen integriert, darunter Arbeitszeiterfassung, Spesenerstattung, Gehaltsabrechnung und (für EOR-Benutzer) Benefitsmanagement. So kann der Kündigungsprozess rasch und nahtlos erfolgen.
Mit unserem zentralen, sicheren Datenspeicher sind sämtliche Unterlagen leicht zugänglich und werden datenschutzrechtlich einwandfrei aufbewahrt.
Best Practices zur Kündigung von Mitarbeiter:innen
Die Checkliste bietet dir zwar eine systematische Vorlage für die Kündigung von Mitarbeiter:innen und enthält die wichtigsten Punkte, es wird aber immer Nuancen geben, die du im Einzelfall berücksichtigen musst.
Wir haben daher einige Best Practices für alle Szenarien zusammengestellt. Als feste Regel solltest du immer so vorgehen:
Wäge die Risiken einer Kündigung sorgfältig ab
Stelle sicher, dass du alle Arbeitsgesetze sowie auch deine eigenen Unternehmensrichtlinien einhältst. Du öffnest ansonsten einer Klage vor dem Arbeitsgericht Tür und Tor, insbesondere bei Kündigungen, die ohnehin schon riskant sind.
Wenn du Teammitglieder im Ausland beschäftigst, musst du die geltenden lokalen Arbeitsgesetze genau kennen. Beachte auch, dass der Prozess je nach Position der zu kündigenden Person variieren kann.
Deshalb ist es sinnvoll, mit einem globalen Personaldienstleister wie Remote zusammenzuarbeiten. Bei jeder geplanten Kündigung beurteilen wir anhand der Informationen, die du uns bereitstellst, das Risiko und stellen die lokale Compliance sicher. Du minderst so das rechtliche Risiko für dein Unternehmen und sorgst für eine angenehmere Erfahrung für das ausscheidende Teammitglied.
Dokumentiere alles schriftlich
Wie schon erwähnt, ist die Dokumentation extrem wichtig: Sie dient als zentrale Informationsquelle, verhindert Missverständnisse und kann sogar als Beweismittel verwendet werden, falls es zu Rechtsstreitigkeiten kommt. Du schützt dein Unternehmen und dich selbst, indem du jeden Schritt vom Kündigungsschreiben bis zur nachfolgenden Korrespondenz genau dokumentierst.
Nicht zuletzt belegt die Dokumentation auch die Transparenz und Integrität des Kündigungsverfahrens.
Standardisiere den Prozess
Das ist nicht einfach, denn die Umstände sind immer anders – umso mehr, wenn du Mitarbeiter:innen in mehreren Ländern beschäftigst.
Trotzdem solltest du dich im Sinne der Gleichbehandlung und Vorurteilsfreiheit um ein möglichst einheitliches Vorgehen bemühen, auch wenn die Gesetze in den einzelnen Ländern sehr unterschiedlich sein können.
Was kann Remote Unternehmen leisten?
Remote macht nicht nur das Komplizierte einfach, sondern auch das Unangenehme. Unser Employer-of-Record-Service gibt dir die Sicherheit, dass Kündigungen immer rechtssicher erfolgen.
Mit unserem Payroll-Tool berechnest du mühelos alle Positionen für den letzten Lohnzettel, während dir unsere kostenlose HR-Managementlösung einen Großteil des administrativen Overheads abnimmt. Wenn du deine Mitarbeiter:innen über unsere EOR-Plattform beschäftigst, kümmern wir uns auch um die Verwaltung der Benefits und die Einhaltung aller lokalen Gesetze.
Möchtest du im Detail erfahren, wie Remote auch deine Personalverwaltung vereinfachen kann? Dann sprich jetzt mit unseren Expert:innen.