Cómo utilizar la lista de comprobación al rescindir un contrato
Las rescisiones laborales requieren delicadeza. Suponen un reto en varios aspectos, desde garantizar el cumplimiento de todas las leyes pertinentes hasta gestionar los elementos emocionales. A veces, el proceso puede resultar confuso.
Por eso, una lista de comprobación es un sólido punto de partida para ti y para tu equipo, ya que os ayudará a gestionar sistemáticamente las rescisiones con claridad y empatía, al tiempo que mantenéis protegida a la empresa.
Ten en cuenta que nuestra lista de comprobación solo abarca el proceso de gestión de salida de los empleados. Aparte de estos pasos, debes asegurarte de que ya has cumplido todos los requisitos legales relativos a la rescisión del empleado (como planes de mejora del rendimiento, formación compensatoria o cualquier otro proceso obligatorio en el lugar en el que se encuentre el empleado).
Informar al trabajador
Una vez tomada la decisión, el primer paso es comunicársela al trabajador en un entorno formal. Esto debe hacerse en una reunión cara a cara (en persona o, si el empleado está lejos, por videollamada).Hazlo antes de enviar documentación formal para que no le pille por sorpresa y pueda prepararse para lo que vendrá después.
Notificárselo formalmente
Una vez que has informado al empleado, hazle llegar la rescisión por escrito. Esto servirá de notificación oficial. Deja clara la situación y evita las ambigüedades. Incluye todos los detalles importantes, como:
• El último día de trabajo.
• El importe de la indemnización por despido (si procede).
• El tiempo libre remunerado acumulado sin utilizar que quede.
• Si debe devolver el equipo u otros periféricos.
Calcular el finiquito
Comprueba que has calculado correctamente el finiquito del empleado (teniendo en cuenta el tiempo que le queda por trabajar).
Lo que se le debe puede variar según el país o el estado de EE. UU. Por ejemplo, en algunos estados de EE. UU., los empleados tienen derecho legal a los días de vacaciones acumulados sin utilizar, mientras que, en otros, depende de la política de la empresa. Algunos países imponen indemnizaciones por despido en determinadas condiciones. Remote puede ayudarte a aclarar tus obligaciones y responsabilidades legales a la hora de calcular los finiquitos.Facilitar información sobre las prestaciones
Explícale al empleado (en persona o por correo electrónico) cómo va a afectar la rescisión a sus prestaciones. Por ejemplo, si está en un plan de acciones como incentivo, explícale qué va a ocurrir con sus acciones (o proporciónale un recurso para que pueda informarse).
En el caso de algunas prestaciones, como pensiones o seguros de vida, la información deberá facilitarla el proveedor de la prestación. Si el miembro de tu equipo está contratado a través de un empleador por cuenta ajena (EOR) como Remote, el EOR se encarga.Realizar una entrevista de salida
Aprovecha para pedir opinión sobre tu empresa con el objetivo de plantearte cómo podrías hacer mejor las cosas con los empleados actuales y futuros. El empleado también podrá hacer preguntas, así que prepárate de antemano y mantén la compostura.
Si hace falta, remítete a las evaluaciones de su rendimiento para explicarle la decisión tomada. Si la rescisión no se debe a un comportamiento ilegal o perjudicial (como robo, acoso, negligencia o discriminación), también puedes ofrecerte a escribirle una carta de recomendación.
Organizar la devolución de los bienes de la empresa
La mayoría de los contratos de trabajo obligan a devolver los bienes físicos de la empresa (ordenadores portátiles, teléfonos o cualquier otro hardware). Si procede, haz los arreglos necesarios para que esto ocurra una vez finalizado el período de aviso.
Si tu empleado trabaja a distancia y quieres que devuelva el equipo, dale instrucciones claras para empaquetarlo y enviarlo. Pídele una factura del envío para que puedas reembolsarle el importe.
Ten en cuenta que, a menos que se estipule lo contrario, los empleados no tienen que devolver los equipos adquiridos a través de una prestación, como un bono por gastos de teletrabajo. Esto incluye cosas como sillas, escritorios y material de oficina.
Retirar todos los accesos
Una vez acabada la última jornada laboral del empleado, asegúrate de que tu equipo informático le retira el acceso a los sistemas, correos electrónicos y (si procede) a las instalaciones. Cualquier exempleado que aún disponga de credenciales válidas podría acceder a tu red, lo que supone un grave riesgo para la seguridad.
En el caso de que la rescisión no haya sido amistosa, el peligro es aún mayor. Una persona descontenta con acceso a los archivos de la empresa podría borrar, robar o compartir datos sensibles o confidenciales y causar graves daños.
Avisar al resto
Para evitar confusiones y garantizar la transparencia, debes informar al resto de tu equipo sobre la salida del trabajador de la empresa. Sé profesional y no reveles detalles de por qué se ha ido. Se aconseja anunciar las rescisiones después del último día del empleado y de que se le haya retirado el acceso.
Habla con quienes trabajaban directamente con el empleado para ofrecerles un punto de contacto y orientación sobre qué deben hacer. Si trabajaba directamente con clientes y otras partes interesadas, también tendrás que comunicárselo.
Actualizar la documentación
Permite cualquier comunicación futura necesaria (como formularios fiscales), y asegúrate de actualizar y archivar correctamente todos los documentos de RR. HH. relacionados con el desempeño y la rescisión del empleado.
El servicio de gestión de RR. HH. de Remote hace que este paso sea mucho más fácil. Puedes actualizar el estado del empleado en el sistema, documentar los detalles de su rescisión y almacenar de forma segura cualquier comunicación o documentación relevante relativa a su salida de la empresa. Aparte, se integra perfectamente con nuestras otras funciones de RR. HH., como la gestión del tiempo y la asistencia, los gastos, las nóminas y (para los usuarios del servicio de EOR) la gestión de las prestaciones, lo que hace que todo el proceso de rescisión sea rápido y fluido desde el punto de vista administrativo.
Tener todos estos documentos en un lugar centralizado y seguro hace que se pueda acceder a todo fácilmente (y Remote cumple a rajatabla todas las leyes de protección de datos pertinentes).
Buenas prácticas a la hora de rescindir contratos
Esta lista de comprobación es una aproximación sistemática a la rescisión de un contrato de trabajo y abarca los puntos clave, pero siempre habrá matices que habrá que considerar según el caso.
Por tanto, sea cual sea la situación, conviene recordar algunas buenas prácticas que se aplican a todos los casos. Por regla general, deberías hacer lo siguiente:
Evaluar siempre los riesgos de la rescisión
Asegúrate de que se cumplan todas las leyes y prácticas laborales pertinentes, así como las políticas de tu propia empresa, en cada fase del proceso. De lo contrario, puedes enfrentarte a una demanda, sobre todo si la rescisión es muy arriesgada.
Si hay miembros de tu equipo en varios países, tienes que conocer a la perfección las leyes de rescisión pertinentes de cada país, lo cual también puede variar mucho para cada miembro del personal.
Por eso es aconsejable trabajar con un socio de RR. HH. globales como Remote. Si decides rescindir un contrato, evaluamos los riesgos potenciales según la información que nos facilites y garantizamos el pleno cumplimiento de las leyes laborales locales. Así, se reduce significativamente el riesgo legal para tu empresa y se le garantiza una experiencia más positiva al miembro del equipo que se marcha.
Ponerlo todo por escrito
Como ya se ha mencionado, la documentación es esencial, ya que es la fuente de información última, evita malentendidos e incluso puede servir de prueba en caso de que surja alguna complicación legal. Si dejas constancia de absolutamente todo, desde la carta de rescisión hasta cualquier comunicación posterior, estás protegiendo a tu empresa.
Además, la documentación sirve para mantener la transparencia y la integridad de forma proactiva en todo el proceso de rescisión.
Estandarizar el proceso
Esto puede ser complicado, ya que las circunstancias de cada rescisión pueden no tener nada que ver, y más si los miembros del equipo están en países diferentes, cada uno con su normativa.
Sin embargo, al tratar de implementar un procedimiento estandarizado, fomentas la igualdad y evitas los prejuicios. Aunque tengas que acatar distintas obligaciones legales, el objetivo de la lista de comprobación debe ser garantizar un trato equitativo a todos los empleados.
¿Cómo puede ayudar Remote?
Remote acaba con el arduo trabajo administrativo que implica gestionar las rescisiones. Nuestro servicio de Employer of Record te da la seguridad de que las rescisiones se gestionan conforme a la legalidad en tu nombre.
Nuestra herramienta de gestión de nóminas te permite calcular con precisión la nómina final de tu empleado, mientras que nuestra herramienta gratuita de gestión de RR. HH. agiliza todos los requisitos administrativos. Si contratas y administras a tu personal con nuestra plataforma de EOR, también nos encargamos de la gestión de las prestaciones y te ayudamos a garantizar que la rescisión sea legal y se ajuste a las leyes locales en todo momento.
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