Checklist bij de beëindiging van een dienstverband: wat je bedrijf moet doen

De checklist voor de beëindiging van een dienstverband gebruiken

Voor de beëindiging van het dienstverband met een werknemer is een gevoelig proces benodigd. Van zorgen dat je compliant blijft met alle relevante wetgeving tot omgaan met de emotionele aspecten: het is een gelaagde, en soms verwarrende, uitdaging.

Een checklist voor de beëindiging van een dienstverband is een sterk startpunt voor jou én je werknemer. Met deze checklist kun je systematisch beëindigingen regelen met duidelijkheid en empathie, terwijl je je bedrijf blijft beschermen.

Onze checklist gaat alleen over het offboardingsproces. Naast de volgende stappen moet je er al voor gezorgd hebben dat je voldoet aan alle juridische vereisten om de werknemer te ontslaan (waaronder prestatieverbeteringsplannen, remedial training of andere verplichte processen op de locatie van de werknemer).

Stel de werknemer op de hoogte

Wanneer de beslissing is genomen, is de eerste vervolgstap om de werknemer hiervan op de hoogte te stellen, in een formele omgeving. Dit moet face-to-face (persoonlijk of in een videogesprek, als de werknemer remote werkt).

Doe dit voordat je officiële documentatie verstuurt, zodat de werknemer niet wordt verrast en zich kan voorbereiden op de stappen die volgen.

Zorg voor formele kennisgeving

Wanneer de werknemer op de hoogte is gesteld, zorg je voor een schriftelijke kennisgeving van beëindiging. Dit geldt als officiële kennisgeving. Verduidelijk de situatie en voorkom eventuele grijze gebieden. Benoem alle essentiële details, zoals:

De laatste werkdag

De opzegtermijn en eventuele ontslagvergoeding

Hoeveel toegekend, maar nog niet gebruikt verlof er nog is

Of de werknemer verplicht is om (rand)apparatuur in te leveren

Bereken het laatste loonstrookje

Voer een dubbele check uit op de berekening van het laatste loonstrookje van de werknemer (rekening houdend met de periode die nog wordt gewerkt).

Wat het je nog kost, kan verschillen per land of per Amerikaanse staat. In sommige Amerikaanse staten hebben werknemers bijvoorbeeld juridisch gezien recht op toegekende, maar nog niet gebruikte vakantiedagen. In sommige landen is onder bepaalde omstandigheden een ontslagvergoeding verplicht, maar in andere niet. Remote kan je aansprakelijkheden en juridische verantwoordelijkheden verduidelijken bij de berekening van de laatste loonstrookjes.

Geef informatie over secundaire arbeidsvoorwaarden

Leg uit (in realtime of via e-mail) wat voor invloed de beëindiging heeft op de secundaire arbeidsvoorwaarden van de werknemer. Als de werknemer bijvoorbeeld is aangemeld voor een aandelenplan, leg je uit wat er gaat gebeuren met de aandelen (of zorg je voor een bron die dat kan).

Voor sommige secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een pensioen of levensverzekering, is de leverancier van deze arbeidsvoorwaarde verantwoordelijk voor het leveren van de informatie. Als je teamlid is aangenomen via een employer of record-leverancier (EOR) zoals Remote, regelt de EOR dit.

Voer een exitgesprek

Gebruik de mogelijkheid om feedback te krijgen over je bedrijf om te ontdekken hoe je werkplekprocedures voor huidige en toekomstige werknemers kunt verbeteren. Dit geeft je werknemer ook de kans om vragen te stellen, dus zorg dat je voorbereid bent en rustig blijft.

Indien nodig kun je verwijzen naar de eerdere prestatiebeoordelingen van de werknemer om de bedrijfsbeslissing uit te leggen. Als de beëindiging niet het resultaat is van illegaal of schadelijk gedrag, zoals diefstal, intimidatie, nalatigheid of discriminatie, kun je ook aanbieden om een referentiebrief te schrijven.

Zorg dat bedrijfseigendommen terugkomen bij het bedrijf

In de meeste arbeidsovereenkomsten is vastgelegd dat fysieke bedrijfseigendommen (laptops, telefoons, andere hardware) moeten worden ingeleverd. Maak hierover afspraken, indien van toepassing, zodat dit na de opzegtermijn is geregeld.

Als je werknemer remote werkt en je wilt dat de apparatuur wordt geretourneerd, geef dan duidelijke instructies over hoe het moet worden verpakt en verstuurd. Vraag de werknemers om een verzendbewijs zodat je het bedrag kunt vergoeden.

Werknemers hoeven apparatuur die ze hebben gekocht onder de secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een vergoeding voor het thuiskantoor, niet in te leveren, tenzij anders overeengekomen. Hieronder vallen dingen als bureaustoelen, bureaus en kantoorartikelen.

Trek alle toegang in

Zorg dat je IT-team toegang tot systemen, e-mails en (indien van toepassing) fysieke gebouwen intrekt wanneer de werknemer zijn laatste werkdag heeft afgerond. Een ex-werknemer die nog kan inloggen, kan zich toegang verschaffen tot je netwerk. Dat is een serieus veiligheidsrisico,

vooral als de beëindiging niet amicaal is verlopen. Een ontevreden individu met toegang tot bedrijfsbestanden kan flinke schade aanrichten door gevoelige of vertrouwelijke gegevens te verwijderen, stelen of delen.

Laat het anderen weten

Om verwarring te voorkomen en transparant te blijven, is het goed om de rest van het team te informeren dat de werknemer het bedrijf verlaat. Wees professioneel en geef geen details over de vertrekreden. Het is aan te raden om de beëindiging mede te delen nadat de werknemer zijn laatste dag heeft afgerond en toegang tot systemen en gegevens is ingetrokken.

Regel voor de mensen die rechtstreeks met de werknemer samenwerkten een contactpersoon en begeleiding. Als de werknemer rechtstreeks samenwerkte met klanten en andere stakeholders, moet je deze mensen ook op de hoogte stellen.

Behoud documentatie

Houd een lijntje open voor eventueel noodzakelijke toekomstige communicatie (zoals belastingformulieren) en zorg ervoor dat alle HR-documenten die zijn gerelateerd aan het dienstverband van de werknemer en de beëindiging ervan up-to-date en correct opgeslagen zijn.

Met Remote HR Management is deze stap heel eenvoudig. Je kunt de werknemersstatus in het systeem bijwerken, de beëindigingsdetails noteren en relevante communicatie die of papierwerk dat gerelateerd is aan het vertrek veilig opslaan. Het is ook volledig geïntegreerd met onze andere HR-functies, zoals tijd en aanwezigheid, onkosten, payroll en (voor EOR-gebruikers) beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden. Hierdoor is het gehele beëindigingsproces vanuit een administratief oogpunt snel en naadloos.

Een centrale, veilige plek voor deze documenten zorgt ervoor dat alles makkelijk toegankelijk blijft. Remote zorgt dat je compliant blijft met alle relevante gegevensbeschermingswetten.

Best practices bij de beëindiging van een dienstverband

De checklist hierboven biedt een systematische aanpak bij de beëindiging van een dienstverband en gaat in op de belangrijkste punten. Er zijn altijd nuances die je geval per geval moet overwegen.

Daarom is het verstandig om in elke situatie wat best practices in het achterhoofd te houden, die je in elk scenario kunt gebruiken. Als vuistregel kun je je aan het volgende houden:

• Wees altijd op de hoogte van de risico's bij beëindiging

Zorg ervoor dat je bij elke stap van het traject voldoet aan alle relevante arbeidswetten en -praktijken, en aan je eigen bedrijfsbeleid. Je kunt anders te maken krijgen met juridische acties, zeker als het gaat om een zeer risicovolle beëindiging.

Als je teamleden hebt in verschillende landen, moet je volledig op de hoogte zijn van de relevante wetgeving voor de beëindiging van een dienstverband in het betreffende land. Het proces kan ook aanzienlijk verschillen voor elk van je personeelsleden.

Daarom is het een goed idee om met een global HR-partner te werken, zoals Remote. Als je besluit tot beëindiging van een dienstverband, beoordelen wij op basis van de informatie die je ons geeft de mogelijke risico's en zorgen we voor volledige naleving van de lokale arbeidswetten. Zo verklein je het risico voor je bedrijf aanzienlijk en is de ervaring voor de vertrekkende werknemer positiever.

• Zet alles op papier

Zoals eerder benoemd, is documentatie van essentieel belang. Het is de enige bron van waarheid, voorkomt misverstanden en kan zelfs worden gebruikt als bewijs in het geval van eventuele juridische complicaties. Door elke stap van het traject vast te leggen, van de beëindigingsbrief tot follow-up-communicatie, bescherm je je bedrijf.

Documentatie is ook een proactieve manier om tijdens het beëindigingsproces transparant en integer te blijven.

• Maak het proces standaard

Dit kan lastig zijn, omdat de omstandigheden van de beëindiging van een dienstverband enorm kunnen verschillen. Het is ook ingewikkeld als je teamleden hebt in verschillende landen, met verschillende regelgeving.

Door een standaardprocedure te implementeren, kun je gelijkwaardigheid promoten en vooroordelen voorkomen. Je moet wellicht voldoen aan verschillende juridische verplichtingen, maar je checklist moet gericht zijn op gelijkwaardige behandeling van elke werknemer.

Hoe kan Remote helpen?

Remote neemt het ingewikkelde administratieve werk van de beëindiging van een dienstverband van je over. Met ons product Employer of Record heb je de zekerheid dat de beëindiging op een compliant manier namens jou wordt geregeld.

Met onze Payroll-tool bereken je nauwkeurig het laatste loonstrookje van de werknemer, en onze gratis HR Management-tool stroomlijnt alle administratieve vereisten. Als je je mensen via ons EOR-platform aanneemt en beheert, regelen wij ook het beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden en zorgen we dat de beëindiging bij elke stap legaal en compliant met lokale wetgeving is.

Ontdek meer over hoe het uitgebreide HR-platform van Remote kan zorgen voor minder stress binnen je team en neem vandaag nog contact op met een van onze experts.