So stellt Zapier weltweit Fachkräfte ein – ohne rechtliche Unsicherheiten, manuelle Dateneingaben oder Verwaltungsaufwand.

Zapier ist eine Plattform zur KI‑Orchestrierung für das Erstellen und Automatisieren von Workflows, den Einsatz von KI‑Agenten und die Vernetzung von Systemen. Mehr als 9.000 Apps lassen sich einbinden. Das dahinterstehende Unternehmen war schon immer vollständig remote und dezentral organisiert. Der Wohnort soll bei Einstellungen keine Rolle spielen: Findet Zapier die ideale Besetzung für eine Stelle in Polen, muss es möglich sein, diese Person auch in Polen einzustellen.

Die Herausforderung: In allen Ländern Rechtssicherheit schaffen

Zapier strebt an, nicht nur in den wenigen Ländern mit eigenen Niederlassungen Menschen einzustellen. Die lokalen Arbeits‑ und Steuergesetze unterscheiden sich jedoch teils erheblich. Unachtsamkeit kann schwerwiegende rechtliche Folgen nach sich ziehen. Das bestätigt auch Zapiers Expertin für internationales Personalrecht, Laura Del Gaudio: „Es ist wirklich schwer, die Vorschriften in Hunderten Ländern genau zu kennen.“ Zapier entschied sich bewusst für das Employer of Record‑Modell, um das Risiko der Scheinselbstständigkeit zu verringern. Dieses Risiko besteht immer dann, wenn Mitarbeiter:innen nicht ausschließlich direkt beschäftigt werden.

Ein weiterer heikler Bereich ist die Payroll. Durch das rasante Wachstum kam es vor, dass schneller Niederlassungen eröffnet wurden, als das kleine Personalteam entsprechendes Fachwissen aufbauen konnte. Diese fehlende Kenntnis lokaler Regelungen stellte ein reales Risiko dar.

Die Lösung: Ein Partner für alles: EOR, Payroll und HR‑Daten

Zapier wollte keinen zusätzlichen Anbieter, sondern einen Partner, der das Wachstum ganzheitlich begleitet. Die Entscheidung fiel auf Remote und seine drei eng verzahnten Leistungen: Employer of Record, Remote Global Payroll und die native Integration mit BambooHR.

„Wir wollten keinen Lieferanten, sondern einen echten Partner.“

Laura Del Gaudio, Associate General Counsel, Global Employment

Remote Employer of Record

Remote EOR ermöglicht es Zapier, auch in Ländern ohne eigene Niederlassung legal Personal zu beschäftigen. Remote trägt die vertragliche Verantwortung für das Arbeitsverhältnis. Das schafft das nötige Vertrauen, um weitere Märkte zu erschließen.

Remote Global Payroll

In Ländern wie Indien oder Spanien, in denen Zapier keine Payroll‑Erfahrung hatte, unterstützen lokale Payroll‑Spezialist:innen von Remote Zapier direkt und begleiten bei der Einarbeitung in die neuen Regeln und Vorschriften. Eine integrierte Upload‑Funktion ersetzt die manuelle Eingabe und ermöglicht Zapier jeden Monat variable Zahlungen.

Integration mit BambooHR

Da Zapier seine Belegschaft in BambooHR verwaltet, war eine native Integration mit Remote unverzichtbar. Seit der Implementierung synchronisieren sich beide Systeme laufend und nahtlos: Einstellungen, Austritte, Adressänderungen und Gehaltserhöhungen.

Das Ergebnis: Schnelleres Hiring, schlankere Payroll, intensivere Automatisierung

Remotes Wirkung in den Bereichen EOR, Payroll und HR zeigt sich in unterschiedlichen Ergebnissen.

Global Hiring: vom Zögern zur Zuversicht

Wo es früher wegen vieler unbeantworteter Rechtsfragen große Zweifel gab, herrscht jetzt Zuversicht dank schneller, klarer Rechtsberatung. „Eigentlich müsste es stundenlang dauern, die Antworten zu recherchieren. Von Remote bekomme ich in weniger als einer halben Stunde genau die zuverlässige Auskunft, die ich brauche“, so Del Gaudio. Schnelligkeit allein reicht nicht: Da Remote rechtlich als Arbeitgeber auftritt, liegt das damit verbundene Risiko ebenfalls bei Remote.

„Als Anwältin mag ich es gern schriftlich. Remote übernimmt das, das ist Remotes Rolle. Das ist auch der Grund, einen Anbieter wie Remote zu wählen.“

Laura Del Gaudio, Associate General Counsel, Global Employment

Ergebnis: Allein im letzten halben Jahr hat Zapier über Remote EOR Mitarbeiter:innen in acht neuen Ländern eingestellt. Weitere Länder wie Irland, Australien und Neuseeland folgen.

Payroll: Lokale Expertise, keine manuelle Dateneingabe

Die Upload‑Funktion ersetzt die manuelle Eingabe und spart so enorm Zeit bei der Gehaltsabrechnung: Zapier gab an, bis zu 80 % des bisherigen monatlichen Aufwands für variable Zahlungen eingespart zu haben: „Es sind überhaupt keine manuellen Schritte mehr nötig. Fantastisch!“

Diese neue Effizienz wird ergänzt durch die verlässliche Unterstützung von Remotes lokalen Payroll‑Spezialist:innen, die besonders in neuen Ländern eine wichtige Stütze sind.

„Ich stehe in regelmäßigem Austausch mit den lokalen Teams von Remote und erhalte so viel Hilfe und Unterstützung, dass ich ohne sie wirklich verloren wäre.“

Fiona Wilson, Senior Global Payroll Specialist

Dank der Kombination aus Automatisierung und lokalem Fachwissen ist die Payroll nun kein Hemmnis für das Wachstum mehr.

Integrationen: Remote bildet das Fundament, auf dem Kunden bauen

Mit der automatischen Synchronisierung wichtiger Personaldaten bildet die BambooHR‑Integration das Fundament. Zapier ging noch einen Schritt weiter und entwickelte über die offene Remote-API innerhalb weniger Tage mehrere „Zaps“, die auch die gesamte Spesenabrechnung automatisieren. Prüfung, Genehmigung, Verbuchung – alles in Remote: Der ganze Prozess läuft nun vollautomatisch, ohne manuelles Zutun.

„Unsere People Ops Team hat eine Reihe von Zaps und Agenten gebaut, damit wir Spesen mit einem Klick genehmigen können. Sobald sie genehmigt sind, werden sie über die API automatisch mit Remote synchronisiert. So fließen sie automatisch in die Gehaltsabrechnung ein, ohne dass wir sie gesondert prüfen müssen.“

Fiona Wilson, Senior Global Payroll Specialist

„Die Zusammenarbeit mit Remote macht wirklich Freude. Allein schon die Zuverlässigkeit und das Vertrauen sind eine echte Erleichterung in unserem Arbeitsalltag. Genau dafür wollten wir Remote, und wir wurden nicht enttäuscht.“

Laura Del Gaudio, Associate General Counsel, Global Employment

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