Checkliste zur Kündigung von Mitarbeiter:innen – welche Schritte Ihr Unternehmen durchführen muss

Anleitung zur Anwendung der Checkliste

Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses verlangt eine sorgfältige Vorgehensweise. Neben der Einhaltung geltender Gesetze ist auch die Rücksichtnahme auf die betroffene Person zentral.

Wir haben eine Checkliste erarbeitet, die Sie und Ihr Team als praktische Vorlage nutzen können. Sie liefert einen klaren Ablauf, der Ihr Unternehmen schützt und dem ausscheidenden Teammitglied den Übergang erleichtern soll.

Hinweis: Die Checkliste behandelt ausschliesslich den Ablauf der Kündigung. Sie setzt voraus, dass die rechtliche Zulässigkeit zuvor geklärt wurde — etwa vorgeschriebene Mediationsverfahren, Schulungen oder Möglichkeiten zur Leistungsverbesserung.

Informieren Sie das betroffene Teammitglied

Sobald die Entscheidung gefallen ist, sollten Sie die betroffene Person umgehend informieren. Vereinbaren Sie dafür ein persönliches Gespräch in einem formellen Rahmen oder — bei Remote-Mitarbeiter:innen — eine Videokonferenz.

Übergeben Sie das formelle Kündigungsschreiben erst nach diesem Gespräch, damit die Person nicht völlig unvorbereitet getroffen wird.

Übergabe des Kündigungsschreibens

Nach dem Gespräch geben Sie das formelle Kündigungsschreiben aus. Damit wird die Kündigung wirksam und die gesetzliche Frist beginnt zu laufen. Erklären Sie die Situation klar und vermeiden Sie Missverständnisse. Informieren Sie die Person über alle relevanten Punkte:

Ihr letzter Arbeitstag

Die Dauer der Kündigungsfrist und gegebenenfalls die Höhe einer Abfindung

Den angesammelten Resturlaub

Eventuelle Geräte und weiteres Firmeneigentum, das zurückzugeben ist

Erstellen Sie die abschliessende Gehaltsabrechnung

Kontrollieren Sie den letzten Lohnzettel besonders genau: Stimmen die verbleibenden Arbeitstage? Wird der Resturlaub korrekt ausbezahlt? Enthält die Abrechnung eine allfällige Abfindung?

Die Vorschriften unterscheiden sich stark von Land zu Land – in den USA mitunter sogar von Bundesstaat zu Bundesstaat. In manchen Rechtsordnungen müssen nicht genutzte Resturlaubstage ausbezahlt werden, anderswo können Arbeitgeber eigene Regeln definieren. Teilweise ist eine Abfindung vorgeschrieben, andernorts nicht.Remote unterstützt Sie bei der Klärung dieser und weiterer juristischer Fragen im Rahmen der letzten Gehaltsabrechnung.

Stellen Sie Informationen zu Benefits bereit

Erläutern Sie — entweder im persönlichen Gespräch oder per E-Mail —, was mit den Benefits des ausscheidenden Teammitglieds nach der Kündigung geschieht. Wenn die Person etwa Firmenanteile besitzt, muss klar sein, wie damit verfahren wird.

Bei bestimmten Benefits, wie Altersvorsorge oder Lebensversicherung, ist es oft der Anbieter, der entsprechende Informationen bereitstellt. Ist das Teammitglied über einen Employer of Record (EOR) wie Remote angestellt, sorgt der EOR für die Bereitstellung aller relevanten Auskünfte.

Führen Sie ein Austrittsgespräch

Nutzen Sie das Gespräch, um mit der scheidenden Person über interne Abläufe zu sprechen und mögliche Verbesserungsfelder zu identifizieren. Bereiten Sie sich gut vor und rechnen Sie mit schwierigen Fragen oder Aussagen.

Ziehen Sie bei Bedarf frühere Performance-Reviews und Mitarbeitergespräche hinzu, um die Entscheidung zu erläutern. Liegt kein rechtswidriges oder schwerwiegendes Fehlverhalten vor (z. B. Diebstahl, Belästigung, grobe Fahrlässigkeit oder Diskriminierung), können Sie ein Empfehlungsschreiben anbieten.

Organisieren Sie die Rückgabe von Unternehmenseigentum

Die meisten Arbeitsverträge verlangen die Rückgabe von Firmeneigentum wie Notebooks, Mobiltelefonen oder sonstiger Hardware. Planen Sie eine Rückgabemöglichkeit nach Ablauf der Kündigungsfrist ein.

Geben Sie Remote-Mitarbeiter:innen klare Instruktionen, wie Geräte verpackt und versandt werden sollen. Bitten Sie sie, den Versandbeleg aufzubewahren, damit Sie das Porto erstatten können.

Bitte beachten Sie: Arbeitsmittel, die Mitarbeiter:innen im Rahmen eines Benefits (z. B. Homeoffice-Zuschlag) erworben haben, sind meist nicht zurückzugeben. Dazu zählen oft Bürostühle, Schreibtische und Büromaterial.

Sperren Sie sämtliche Zugänge

Nach dem letzten Arbeitstag sollte Ihr IT-Team unverzüglich alle Server-, E-Mail- und sonstigen Zugänge sperren. Dasselbe gilt für physische Zutrittskarten und -codes. Ehemalige Mitarbeiter:innen mit noch funktionierenden Zugangsdaten stellen ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar.

Dies gilt besonders bei nicht einvernehmlichen Kündigungen. Es kommt immer wieder vor, dass verärgerte Ex-Angestellte sensible oder vertrauliche Daten entwenden oder zerstören und dem ehemaligen Arbeitgeber dadurch erhebliche finanzielle und rechtliche Schäden zufügen.

Informieren Sie den Rest des Teams

Um Unklarheiten zu vermeiden und eine transparente Kommunikation zu gewährleisten, sollten Sie die übrigen Mitarbeiter:innen informieren. Bleiben Sie professionell und nennen Sie keine Einzelheiten zum Kündigungsgrund. Der beste Zeitpunkt ist unmittelbar nach dem letzten Arbeitstag und der Sperrung aller Zugänge.

Nennen Sie insbesondere den direkten Kolleg:innen des ausgeschiedenen Teammitglieds eine Ansprechperson und geben Sie klare Hinweise zum weiteren Vorgehen. Hatte die betroffene Person Kontakt zu Kund:innen oder anderen Stakeholdern, informieren Sie auch diese.

Archivieren Sie die Personalunterlagen

Bewahren Sie alle Unterlagen des ausgeschiedenen Teammitglieds auf, denn einige — insbesondere Steuerunterlagen — könnten später noch benötigt werden. Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente korrekt aktualisiert wurden.

Die HR-Managementlösung von Remote vereinfacht diesen Schritt zusätzlich. Mit wenigen Klicks passen Sie den Mitarbeiterstatus im System an, dokumentieren die Kündigungsdetails und speichern relevante Korrespondenz sowie Dokumente sicher. Die Lösung ist vollständig in unsere weiteren Personalverwaltungsfunktionen integriert — darunter Arbeitszeiterfassung, Spesenrückerstattung, Gehaltsabrechnung und (für EOR-Nutzende) das Benefitsmanagement. So kann der Kündigungsprozess schnell und nahtlos ablaufen.

In unserem zentralen, sicheren Datenspeicher sind alle Unterlagen leicht zugänglich und werden datenschutzkonform aufbewahrt.

Empfohlene Vorgehensweisen bei der Kündigung von Mitarbeiter:innen

Die Checkliste liefert Ihnen eine strukturierte Vorlage für Kündigungen und fasst die wichtigsten Punkte zusammen. Dennoch gibt es stets Nuancen, die im Einzelfall zu beachten sind.

Deshalb haben wir Best Practices für verschiedene Szenarien zusammengestellt. Als grundsätzliche Regel sollten Sie stets folgendermassen vorgehen:

• Wägen Sie die Risiken einer Kündigung sorgfältig ab

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Arbeitsgesetze sowie Ihre internen Richtlinien einhalten. Andernfalls öffnen Sie das Tor für eine Klage vor dem Arbeitsgericht — insbesondere bei ohnehin risikobehafteten Kündigungen.

Wenn Sie Teammitglieder im Ausland beschäftigen, müssen Sie die jeweils geltenden lokalen Arbeitsgesetze genau kennen. Beachten Sie zudem, dass der Ablauf je nach Position der betroffenen Person variieren kann.

Deshalb ist es oft sinnvoll, mit einem globalen Personaldienstleister wie Remote zusammenzuarbeiten. Bei jeder geplanten Kündigung bewerten wir anhand Ihrer Angaben das Risiko und sorgen für die Einhaltung lokaler Vorschriften. So reduzieren Sie das rechtliche Risiko und ermöglichen dem ausscheidenden Teammitglied eine möglichst schonende Abwicklung.

• Dokumentieren Sie alles schriftlich

Die Dokumentation ist zentral: Sie dient als Referenz, verhindert Missverständnisse und kann als Beweismittel dienen, falls es zu Rechtsstreitigkeiten kommt. Schützen Sie Ihr Unternehmen und sich selbst, indem Sie jeden Schritt — vom Kündigungsschreiben bis zur anschliessenden Korrespondenz — sorgfältig festhalten.

Zudem belegt die Dokumentation die Transparenz und Integrität des Verfahrens.

• Standardisieren Sie den Prozess

Das ist nicht einfach, denn die Umstände sind stets verschieden — umso mehr, wenn Sie Mitarbeiter:innen in mehreren Ländern haben.

Dennoch sollten Sie im Sinne von Gleichbehandlung und Fairness ein möglichst einheitliches Vorgehen anstreben, auch wenn die gesetzlichen Vorgaben stark variieren.

Was kann Remote für Unternehmen leisten?

Remote vereinfacht nicht nur komplexe Abläufe, sondern auch unangenehme Aufgaben. Unser Employer-of-Record-Service gibt Ihnen die Gewissheit, dass Kündigungen rechtssicher abgewickelt werden.

Mit unserem Payroll-Tool berechnen Sie unkompliziert alle Posten für den letzten Lohnzettel, während Ihnen unsere kostenfreie HR-Managementlösung einen Grossteil des administrativen Aufwands abnimmt. Beschäftigen Sie Ihre Mitarbeiter:innen über unsere EOR-Plattform, übernehmen wir zudem die Verwaltung der Benefits und sorgen für die Einhaltung lokaler Vorschriften.

Möchten Sie im Detail erfahren, wie Remote Ihre Personalverwaltung vereinfachen kann? Dann sprich jetzt mit unseren Expert:innen.