So stellt Zapier weltweit Fachkräfte an – ohne rechtliche Unsicherheiten, manuelle Dateneingabe und zusätzlichen administrativen Aufwand.

Zapier ist eine KI‑Orchestrierungsplattform, mit der du Workflows erstellst und automatisierst, KI‑Agenten einsetzt und Systeme vernetzt. Über 9'000 Apps lassen sich anbinden. Das dahinterstehende Unternehmen war von Anfang an vollständig remote und dezentral organisiert. Der Wohnort soll bei Einstellungen keine Rolle spielen: Findet Zapier die ideale Besetzung für eine Stelle in Polen, muss es auch möglich sein, diese Person in Polen anzustellen.

Die Herausforderung: In allen Ländern Rechtssicherheit herstellen

Zapier will nicht nur in den wenigen Ländern mit eigener Niederlassung einstellen. Die lokalen Arbeits‑ und Steuergesetze unterscheiden sich oft stark. Unachtsamkeit kann erhebliche rechtliche Folgen haben. Das bestätigt auch Zapiers Expertin für internationales Personalrecht, Laura Del Gaudio: „Es ist wirklich schwer, die Vorschriften in Hunderten Ländern genau zu kennen.“ Zapier hat sich bewusst für das Employer of Record‑Modell entschieden und reduziert so das Risiko der Scheinselbstständigkeit. Dieses Risiko besteht immer dann, wenn Mitarbeitende nicht ausschliesslich direkt beschäftigt werden.

Auch die Payroll ist ein sensibles Thema. Durch die schnelle Expansion wurden teilweise schneller Niederlassungen eröffnet, als das kleine HR‑Team das nötige Fachwissen aufbauen konnte. Diese Unkenntnis lokaler Regelungen stellte ein reales Risiko dar.

Die Lösung: Ein Partner für alles: EOR, Payroll und HR‑Daten

Zapier suchte keinen zusätzlichen Anbieter, sondern einen Partner, der das Wachstum ganzheitlich begleiten kann. Die Entscheidung fiel auf Remote und die drei eng verzahnten Services: Employer of Record, Remote Global Payroll und die native Integration mit BambooHR.

„Wir wollten keinen Lieferanten, sondern einen echten Partner.“

Laura Del Gaudio, Associate General Counsel, Global Employment

Remote Employer of Record

Remote EOR kann Zapier auch in Ländern ohne eigene Niederlassung rechtlich Personal beschäftigen. Die vertragliche Verantwortung für das Arbeitsverhältnis liegt dabei bei Remote. So entsteht das Vertrauen, das nötig ist, um in weitere Länder zu expandieren.

Remote Global Payroll

In Ländern wie Indien oder Spanien, in denen Zapier noch keine Payroll‑Erfahrung hatte, unterstützen lokale Payroll‑Spezialist:innen von Remote Zapier direkt und helfen beim Einarbeiten in die neuen Regeln und Vorschriften. Eine integrierte Upload‑Funktion ersetzt die manuelle Eingabe und ermöglicht Zapier jeden Monat variable Zahlungen.

Integration mit BambooHR

Da Zapier seine Belegschaft in BambooHR verwaltet, war eine native Integration mit Remote unumgänglich. Seit der Implementierung synchronisieren sich beide Systeme fortlaufend und nahtlos: Einstellungen, Austritte, Adressänderungen und Gehaltsanpassungen.

Das Ergebnis: Schnellere Einstellungen, schlankere Payroll, stärker automatisiert

Remotes Wirkung in den Bereichen EOR, Payroll und HR zeigt sich in verschiedenen Ergebnissen.

Global Hiring: Vom Zaudern zur Zuversicht

Früher gab es wegen zahlreicher unbeantworteter Rechtsfragen grosse Zweifel, heute herrscht Zuversicht dank rascher und klarer Rechtsberatung. „Eigentlich müsste es stundenlang dauern, die Antworten zu recherchieren. Von Remote bekomme ich in weniger als einer halben Stunde genau die zuverlässige Auskunft, die ich brauche“, sagt Del Gaudio. Geschwindigkeit allein ist aber nicht alles: Da Remote rechtlich als Arbeitgeber auftritt, verbleibt auch das komplette Risiko bei Remote.

„Als Anwältin mag ich es gern schriftlich. Remote übernimmt das, das ist Remotes Rolle. Das ist auch der Grund, einen Anbieter wie Remote zu wählen.“

Laura Del Gaudio, Associate General Counsel, Global Employment

Ergebnis: Allein im vergangenen halben Jahr hat Zapier über Remote EOR Mitarbeitende in acht neuen Ländern eingestellt. Weitere Länder wie Irland, Australien und Neuseeland stehen noch an.

Payroll: Lokales Fachwissen, keine manuelle Dateneingabe

Die Upload‑Funktion ersetzt manuelle Eingaben und reduziert so den Zeitaufwand bei der Lohnabrechnung deutlich: Zapier gibt an, bis zu 80 % des bisherigen monatlichen Aufwands für variable Zahlungen eingespart zu haben. „Es sind überhaupt keine manuellen Schritte mehr nötig. Fantastisch!“

Diese Effizienzsteigerung wird ergänzt durch die verlässliche Unterstützung von Remotes lokalen Payroll‑Spezialist:innen, die insbesondere in neuen Ländern eine wichtige Stütze sind.

„Ich stehe in regelmässigem Austausch mit den lokalen Teams von Remote und erhalte so viel Hilfe und Unterstützung, dass ich ohne sie wirklich verloren wäre.“

Fiona Wilson, Senior Global Payroll Specialist

Dank Automatisierung und lokalem Fachwissen bremst die Payroll das Wachstum nicht mehr.

Integrationen: Remote bildet das Fundament, auf dem Kunden bauen

Die automatische Synchronisierung zentraler Personaldaten macht die BambooHR‑Integration zum Fundament. Zapier ging noch einen Schritt weiter und entwickelte über die offene Remote‑API innerhalb weniger Tage mehrere „Zaps“, die auch die vollständige Spesenabrechnung automatisieren. Prüfung, Genehmigung, Verbuchung – alles in Remote: Der ganze Prozess läuft jetzt vollautomatisch, ohne manuelles Zutun.

„Unser People Ops‑Team hat eine Reihe von Zaps und Agenten gebaut, damit wir Spesen mit einem Klick genehmigen können. Sobald sie genehmigt sind, werden sie über die API automatisch mit Remote synchronisiert. So fliessen sie automatisch in die Gehaltsabrechnung ein, ohne dass wir sie gesondert prüfen müssen.“

Fiona Wilson, Senior Global Payroll Specialist

„Die Zusammenarbeit mit Remote macht wirklich Spass. Allein die Zuverlässigkeit und das Vertrauen erleichtern unseren Arbeitsalltag deutlich. Genau deshalb wollten wir Remote, und wir wurden nicht enttäuscht.“

Laura Del Gaudio, Associate General Counsel, Global Employment

So bezahlst du internationale Mitarbeiter:innen auf jede erdenkliche Art.