Checklist destinée à la gestion et au paiement de vos freelances internationaux

Envisagez‑vous de recourir à des freelances?

Gérer des freelances peut être simple à condition de suivre quelques bonnes pratiques ; voici les points à considérer lors du choix d’une solution dédiée.

Contrats de freelance conformes au droit local

• La gestion des freelances reste maîtrisable si l’on respecte certaines étapes. Voici les éléments à vérifier au moment de sélectionner une solution.

• Choisissez une solution proposant des modèles de contrat adaptés à chaque pays, conformes aux exigences réglementaires et au droit fiscal local.

• Veillez à disposer d’un cahier des charges distinct qui précise clairement les rôles et responsabilités des freelances.

• Optez pour un système qui permet de désigner et d’administrer les signataires employeurs des contrats de freelance.

• Vérifiez que la solution offre une indemnisation couvrant le risque de requalification de contrat.

• Pour garantir la conformité, privilégiez une solution intégrant un processus KYB/KYC.

Intégration automatisée

• Favorisez une intégration en libre‑service afin d’offrir une expérience fluide à vos talents freelances.

• Envisagez une vérification d’identité automatisée pour simplifier les procédures et réduire les erreurs humaines.

• Vérifiez que la plateforme prend en charge la gestion des documents obligatoires ainsi que les contrôles de conformité.

Factures, feuilles de temps et paiements

• Sélectionnez une solution capable de gérer les factures manuellement ou automatiquement, qu’il s’agisse de factures individuelles ou consolidées.

• Assurez‑vous que la plateforme autorise les employeurs à émettre des factures au nom du freelance, fonctionnalité pratique quand vous gérez de nombreux freelances.

• Garantissez que les autorisations de validation des factures puissent être attribuées et partagées au sein de votre équipe administrative.

• Optez pour une solution qui autorise la facturation selon des périodicités définies: hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuel ou mensuel.

• Préférez une plateforme permettant de facturer et d’encaisser les paiements dans la devise de votre choix.

• Priorisez les paiements garantis pour les freelances. Choisissez une solution qui élimine les tracas liés au FX et aux conversions, avec des contrôles assurant que le freelance perçoit exactement le montant facturé.

• Vérifiez si la plateforme permet d’exporter les factures pour des périodes déterminées.

Plateforme, ergonomie et tarification

• Dans la mesure du possible, privilégiez une solution offrant un essai du service avant de vous engager financièrement.

• Favorisez une solution davantage automatisée pour réduire le temps et les efforts requis.

• Choisissez une plateforme capable d’évoluer avec votre entreprise. Estimez le nombre moyen de freelances actifs pour apprécier l’évolutivité de la solution.

• Privilégiez les suites multi‑produits plutôt que les outils isolés, car elles fournissent des solutions RH flexibles et évolutives pour gérer votre équipe répartie à l’international, freelances inclus.

• Basez votre décision sur la simplicité d’utilisation de la plateforme : veillez à ce qu’elle soit intuitive et accessible pour vous et vos freelances.

• Priorisez l’accès à une équipe d’assistance clientèle expérimentée et dédiée.

• Choisissez une plateforme facturant selon l’activité. La garantie de prix équitable de Remote vous assure que vous êtes facturé uniquement pour les freelances actifs dans le mois.

Comprendre le coût total du déploiement

• Vérifiez le tarif: le système applique‑t‑il des frais de gestion en sus de l’abonnement mensuel?

• Contrôlez si des frais supplémentaires sont facturés pour le traitement de chaque facture.

• Tenez compte du taux de change (FX) et des frais de virement bancaire lorsque vous effectuez des paiements à des freelances internationaux.