Nalevingschecklist voor HR

Wat houdt een checklist voor HR-naleving in?

Met een HR-nalevingschecklist kan je als HR-professional nagaan of je organisatie voldoet aan de toepasselijke wetten, regels en interne richtlijnen voor alle HR-processen. Een degelijke checklist beperkt juridische risico's en bevordert een FAIR, veilige en rechtvaardige werkomgeving.

Als HR-professional wil je dat je organisatie volledig in orde is en voldoet aan alle relevante regels rond tewerkstelling. Je bedrijf moet zich houden aan de lokale wetgeving in de landen en regio's waar het actief is.

De HR-nalevingschecklist hieronder is opgesteld met het oog op bedrijven in de VS. Het proces kan in andere landen soortgelijk zijn, maar de concrete wetten en bevoegde instanties kunnen afwijken.

HR-nalevingschecklist voor snelgroeiende ondernemingen

Werving en aanname

• FunctiebeschrijvingenHou alle functiebeschrijvingen actueel en omschrijf duidelijk de kerntaken en vereiste kwalificaties per functie. Vermijd daarbij formuleringen die discriminerend kunnen overkomen.

• Gelijke kansen-wetgeving voor werkgevers (EEO)Volg de EEO-richtlijnen en voorkom discriminatie op grond van ras, huidskleur, religie, geslacht, nationaliteit, leeftijd, handicap of genetische informatie.

• AntecedentenonderzoekAls je een antecedentenonderzoek uitvoert, zorg er dan voor dat dat onderzoek in overeenstemming is met de Eerlijke Kredietrapportagewet (FCRA) en vraag de vereiste toestemmingen aan.

• Naleving immigratiewetgevingControleer of werknemers in een bepaald land of regio mogen werken. Werk je voor een internationaal bedrijf met Remote-werknemers, verifieer dan of iemand in dat land mag tewerkgesteld worden vóór je een nieuwe aanwerving of onboarding start.

Beleid en werknemershandboek

• WerknemershandboekStel een actueel werknemershandboek op en verspreid het met alle cruciale richtlijnen zoals antidiscriminatie, intimidatie, aanwezigheid en disciplinaire procedures.

• OntvangstbevestigingLaat alle werknemers een ontvangstbevestiging ondertekenen en controleer of zij het handboek begrepen hebben.

• Regelmatige beleidsupdatesControleer en werk je beleid jaarlijks bij (of wanneer nodig) zodat wijzigingen in wetgeving en interne werkwijzen worden verwerkt.

Wetgeving rond loon en werkuren

• Fair Labor Standards Act (FLSA)Zorg dat je voldoet aan de FLSA-eisen betreffende minimumloon, overuren, administratie en kinderarbeid.

• Staatswetgeving omtrent lonenIn landen zoals de VS moet je rekening houden met staatsgebonden regels over lonen en werktijden, die vaak hogere minimumlonen of aanvullende bepalingen bovenop de federale eisen bevatten.

• PayrollImplementeer nauwkeurige en tijdige payrollprocessen, met correcte inhoudingen en de vereiste documentatie.

Arbeidsveiligheid en gezondheid

• Occupational Safety and Health Administration (OSHA) naleving: Voldoe aan de voorschriften van de Occupational Safety and Health Administration (OSHA) om een veilige en gezonde werkomgeving te garanderen.

• NoodproceduresStel duidelijke nood- en evacuatieprocedures op en communiceer die helder naar het personeel.

• Medewerkers vergoedingBeheer werknemersverzekeringen, houd ze up-to-date en behandel schadeclaims snel en rechtvaardig.

Secundaire arbeidsvoorwaarden en verlof

• Wet gezins- en medisch verlof (FMLA)Behandel aanvragen onder de FMLA op de juiste manier voor werknemers die daarvoor in aanmerking komen.

• Wet betaalbare opvang (ACA)Zorg voor naleving van de ACA-bepalingen met betrekking tot de ziektekostenverzekering voor in aanmerking komende werknemers.

• Verlofwetten werknemersBeheer andere verloftypes (bv. militair verlof, juryverplichtingen, rouwverlof) conform de nationale regelgeving.

Privacy en gegevensbeveiliging

• Werknemers gegevensBewaar en verwerk werknemersgegevens veilig, beperk de toegang en voldoe aan de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming.

• VertrouwelijkheidsovereenkomstenGebruik vertrouwelijkheidsovereenkomsten waar nodig om gevoelige informatie te beschermen.

Antidiscriminatie en intimidatie

• Trainingsprogramma'sOrganiseer periodieke opleidingen voor alle werknemers over antidiscriminatie- en intimidatiebeleid.

• Klachten proceduresHanteer en maak bekend heldere procedures voor de afhandeling van klachten over discriminatie en intimidatie.

• OnderzoekVoer klachtenonderzoeken snel, grondig en onafhankelijk uit.

Beëindiging en offboarding

• Procedures voor beëindigingVolg heldere, consistente en wettelijke stappen bij zowel vrijwillige als onvrijwillige beëindigingen.

• EindsalarisZorg dat de laatste loonbetaling en loonstroken worden afgehandeld conform de nationale wetgeving.

• ExitgesprekkenHoud een exitgesprek om feedback te verzamelen en eventuele openstaande tewerkstellingszaken af te handelen.

Registratie en rapportage

• BewaarbeleidBewaar personeelsdossiers voor de wettelijk voorgeschreven periode.

• RapportagevereistenVoldoe aan alle verplichte rapportages over tewerkstelling. Werkgevers in de VS kunnen bijvoorbeeld verplicht zijn om EEO-1 meldingen te doen en OSHA logboeken bij te houden.

HR-naleving met Remote HRIS

Met een volledige HR-nalevingschecklist kan je als HR-professional ervoor zorgen dat je organisatie binnen de wettelijke kaders opereert, zodat zowel de onderneming als de werknemers beschermd blijven.

Remote HRISRemote HRIS tilt global HR-naleving naar een hoger niveau. Dankzij realtime meldingen over lokale wetswijzigingen helpt Remote je HR-processen continu in lijn te houden met internationale vereisten. Bewaar contracten en werknemersgegevens veilig, beheer verlof en urenregistratie en beperk nalevingsrisico's met workflows afgestemd op land, functie en tewerkstelling.Of je nu werknemers, zelfstandigen of EOR-medewerkers beheert, Remote HRIS helpt je om je onderneming compliant te houden, allemaal via één uniform platform.

Volg actuele informatie over global HR-naleving met Remote HRIS vandaag.