Checklist HR-naleving

Wat is een checklist voor HR-naleving?

Met een checklist voor HR-naleving kunnen HR-professionals zorgen dat hun organisatie zich houdt aan de relevante wetten, regels en interne beleidslijnen voor alle HR-activiteiten. Met een goede checklist voor HR-naleving kun je juridische risico's beperken en wordt een eerlijke, veilige en rechtvaardige werkplek bevordert.

Als HR-professional wil je dat je organisatie goed op orde is en voldoet aan alle relevante arbeidswetten. Je organisatie moet voldoen aan alle lokale wetten in de gebieden waar je bedrijf actief is.

Bekijk voor internationale compliance hieronder checklist voor HR-naleving van Remote.

Checklist voor HR-naleving voor groeiende bedrijven

Mensen in dienst nemen en recruitment

• Functiebeschrijvingen
  Zorg dat alle functiebeschrijvingen up-to-date zijn en de essentiële taken en kwalificaties van elke functie nauwkeurig weergeven. Zorg ervoor dat er geen discriminerende taal in je functiebeschrijvingen staat.

• Naleving gelijke kansen voor werkgevers (EEO)
  Volg de EEO-richtlijnen om discriminatie op basis van ras, huidskleur, religie, gender, afkomst, leeftijd, arbeidsongeschiktheid of genetische gegevens te voorkomen.

• Antecedentenonderzoek
  Als je een antecedentenonderzoek moet doen, zorg er dan voor dat antecedentenonderzoek compliant is met de Fair Credit Reporting Act (FCRA) en verkrijg de juiste autorisaties.

• Naleving immigratiewetgeving
  Controleer of werknemers op bepaalde locaties mogen werken. Als je een HR-professional bent bij een internationaal bedrijf met remote werknemers, controleer dan het recht op werk voordat je een nieuwe werknemer aanneemt.

Werknemersbeleid en handboek

• Handboek voor werknemers
  Zorg voor een up-to-date werknemershandboek met alle belangrijke beleidsregels, zoals antidiscriminatie-, intimidatie-, aanwezigheids- en disciplinaire procedures.

• Ontvangstbevestiging
  Zorg dat alle werknemers een bevestiging ondertekenen dat ze het werknemershandboek hebben ontvangen en begrijpen.

• Beleid regelmatig bijwerken
  Controleer en actualiseer het beleid jaarlijks (of wanneer nodig) om veranderingen in de wet en organisatorische praktijken op te nemen.

Wetgeving voor loon en werkuren

• Eerlijke arbeidsnormen wet (FLSA)
  Zorg dat de FLSA-vereisten met betrekking tot minimumloon, overuren, administratie en kinderarbeid worden nageleefd.

• Loonwetten van de staat
  Houd je in landen als de VS aan de loon- en urenwetten van de staat, die een hoger minimumloon en andere bepalingen kunnen bevatten die de federale vereisten overstijgen.

• Payroll
  Implementeer nauwkeurige en tijdige payroll-processen, inclusief de juiste inhoudingen en documentatie.

Gezondheid en veiligheid

• Naleving van de OSHA-voorschriften (Occupational Safety and Health Administration):
  Zorg dat je aan de OSHA-voorschriften voldoet om een veilige en gezonde werkplek te bieden.

• Noodprocedures
  Handhaaf en deel duidelijke, goed gecommuniceerde nood- en evacuatieprocedures.

• Vergoeding voor medewerkers
  Beheer en onderhoud de verzekering voor werknemerscompensatie en behandel claims snel en eerlijk.

Secundaire arbeidsvoorwaarden en verlof

• Wet op gezins- en medisch verlof (FMLA)
  Ga op de juiste manier om met de FMLA-verlofrechtenvoor werknemers die hier recht op hebben.

• Wet Betaalbare Zorg (ACA)
  Voldoe aan de bepalingen van de ACA met betrekking tot de dekking van ziektekostenverzekeringen voor werknemers die daarvoor in aanmerking komen.

• Verlofwetten voor werknemers
  Beheer andere soorten verlof (bijv. militair verlof, jurydienst, rouwverlof) volgens de landelijke voorschriften.

Privacy en beveiliging van gegevens

• Werknemersgegevens
  Sla werknemersgegevens veilig op en verwerk ze, zorg dat ze veilig zijn en dat de toegang beperkt is volgens de relevante wetten voor gegevensbescherming.

• Overeenkomsten over vertrouwelijkheid
  Gebruik waar nodig vertrouwelijkheidsovereenkomsten om gevoelige informatie te beschermen.

Anti-discriminatie en intimidatie

• Trainingsprogramma's
  Geef regelmatig trainingen over antidiscriminatie- en intimidatiebeleid aan alle werknemers.

• Klachten
  Handhaaf en deel duidelijke procedures voor het afhandelen van klachten over discriminatie en intimidatie.

• Onderzoek
  Voer snel, grondig en onpartijdig onderzoek uit naar claims van werknemers.

Beëindiging dienstverband en offboarding

• Procedures voor beëindiging
  Volg duidelijke, consistente en wettige procedures voor vrijwillige en onvrijwillige beëindigingen.

• Eindloon
  Zorg dat de loonstrookjes worden verwerkt in overeenstemming met de wetten van het land.

• Exitgesprekken
  Voer gesprekkenom feedback te verzamelen en eventuele laatste arbeidszaken af te handelen.

Registratie en rapportage

• Bewaarbeleid
  Bewaar arbeidsgegevens gedurende de wettelijk vereiste periode.

• Meldingsvereisten
  Voldoe aan alle vereisten met betrekking tot arbeid. Werkgevers in de VS kunnen bijvoorbeeld verplicht zijn om EEO-1 meldingen te doen en OSHA logboekenbij te houden.