Checklist HR naleving

Wat is een checklist voor HR naleving?

Met een checklist voor HR naleving kunnen HR-professionals zorgen dat hun organisatie zich houdt aan de relevante wetten, regels en interne beleidslijnen voor alle HR-activiteiten. Met een goede checklist voor naleving kun je juridische risico's beperken en wordt een FAIR, veilige en rechtvaardige werkplek bevordert. 

Als HR-professional wil je dat je organisatie compleet en compliant is met alle relevante tewerkstellingen. Je organisatie moet voldoen aan alle lokale wetten in de gebieden waar je bedrijf actief is. 

De checklist voor HR naleving hieronder is bedoeld voor bedrijven in de VS. Het proces kan in andere landen vergelijkbaar zijn, hoewel specifieke wetten en overheidsinstanties anders zullen zijn.

Checklist voor HR naleving voor groeiende bedrijven

• Functiebeschrijvingen
  Zorgen dat alle functiebeschrijvingen up-to-date zijn en de essentiële taken en kwalificaties van elke functie nauwkeurig weergeven. Zorg ervoor dat er geen discriminerende taal in je functiebeschrijvingen staat.

• Naleving werkgeverswetgeving gelijke kansen (EEO)
  Volg de EEO-richtlijnen om discriminatie op grond van ras, huidskleur, religie, geslacht, afkomst, leeftijd, arbeidsongeschiktheid of genetische informatie te voorkomen.

• Antecedentenonderzoek
  Wanneer je een antecedentenonderzoek moet doen, zorg er dan voor dat antecedentenonderzoek compliant is met de Eerlijke Kredietrapportage Wet (FCRA) en verkrijg de juiste autorisaties.

• Naleving immigratiewetgeving
  Controleer of werknemers op bepaalde locaties mogen werken. Als je een HR-professional bent bij een internationaal bedrijf met Remote werknemers, check dan of een werknemer in het land mag werken voordat je een nieuw aannemen onboarding.

• Werknemers handboek
  Handhaaf en deel een up-to-date werknemers handboek met alle kritieke beleidslijnen zoals anti-discriminatie, intimidatie, aanwezigheid en disciplinaire procedures.

• Ontvangstbevestiging
  Zorgen dat alle werknemers een ontvangstbevestiging ondertekenen en het werknemershandboek begrijpen.

• Regelmatige beleidsupdates
  Check en actualiseer je beleid jaarlijks (of wanneer nodig) om veranderingen in de wet en organisatorische praktijken op te nemen.

• Fair Labor Standards Act (FLSA)
  Zorgen dat naleving van de FLSA-vereisten met betrekking tot minimum loon, overuren, administratie en kinder arbeid.

• Staatswetgeving inzake loon
  Voor landen als de VS, houd je aan staatsspecifieke wetten voor lonen en uren, die hogere tarieven voor minimum lonen en andere bepalingen buiten de federale vereisten kunnen bevatten.

• Payroll
  Implementeer nauwkeurige en tijdige Payroll processen, inclusief de juiste inhoudingen en documentatie.

• Occupational Safety and Health Administration (OSHA) naleving: Voldoe aan de OSHA-voorschriften om een veilige en gezonde werkplek te bieden.

• Noodprocedures
  Handhaaf en deel duidelijke, goed gecommuniceerde nood- en evacuatieprocedures.

• Medewerkers vergoeding
  Beheer en onderhoud medewerker vergoeding verzekering en behandelen claims snel en eerlijk.

• Wet gezins- en medisch verlof (FMLA) 
  Ga op de juiste manier om met de FMLA-verlofrechten voor in aanmerking komende werknemers.

• Wet betaalbare opvang (ACA)
  Voldoen aan de ACA bepalingen met betrekking tot ziektekosten verzekering dekking voor in aanmerking komende werknemers.

• Verlofwetten werknemers
  Andere soorten verlof beheren (bijv. militair verlof, jurydienst, rouwverlof) volgens de landelijke voorschriften.

• Werknemers gegevens
  Sla werknemers gegevens veilig op en verwerk ze, zorg dat ze veilig zijn en dat de toegang beperkt is volgens de relevante wetten voor gegevensbescherming.

• Vertrouwelijkheidsovereenkomsten
  Gebruik waar nodig vertrouwelijkheidsovereenkomsten om gevoelige informatie te beschermen.

• Trainingsprogramma's
  Regelmatige trainingen organiseren over antidiscriminatie- en intimidatiebeleid voor alle werknemers.

• Klachten procedures
  Handhaaf en deel duidelijke procedures voor de behandeling van klachten over discriminatie en intimidatie.

• Onderzoek
  Voer snel, grondig en onpartijdig onderzoek uit naar claims van werknemers.

• Procedures voor beëindiging
  Volg duidelijke, consistente en wettige procedures voor vrijwillige en onvrijwillige beëindigingen.

• Eindsalaris
  Zorgen dat laatste loonstrookjes worden verwerkt in overeenstemming met de nationale wetgeving.

• Exitgesprekken
  Voer een exitgesprek om feedback te verzamelen en eventuele laatste tewerkstelling zaken af te handelen.

• Bewaarbeleid
  Bewaar tewerkstelling gedurende de wettelijk vereiste periode.

• Rapportagevereisten
  Voldoen aan alle vereiste rapportage met betrekking tot tewerkstelling. Werkgevers in de VS kunnen bijvoorbeeld verplicht zijn om EEO-1 meldingen te doen en OSHA logboeken bij te houden.