Je HR-gegevens veilig houden

Payrollbeveiliging verwijst naar de maatregelen die een bedrijf moet nemen om de payrollgegevens en financiële assets te beschermen tegen mogelijke dreigingen, zoals fraude, een datalek of ongeautoriseerde toegang. Hiervoor zijn meerdere beveiligingsmaatregelen nodig, waaronder procedures om gegevens veilig te gebruiken, een veilige IT-infrastructuur en sterke beveiligingsbeleidsregels en -procedures.

Payrollmisbruik (ook wel bekend als payrollfraude) ontstaat wanneer een werknemer of een kwaadwillende partij kwetsbaarheden in het financiële systeem van een bedrijf gebruikt voor financiële fraude.

Payroll heeft meerdere risico's, zoals:

• Onjuiste belastingberekening

• Niet-naleving van lokale belasting- en arbeidswetten

• Cyberaanvallen

• Menselijke fouten

• Onjuiste boekhouding

Als je een internationale organisatie hebt, is het van belang om op de hoogte te zijn van de wetgevingen voor payroll (en deze na te leven) en de belastingsystemen in het land van je werknemers. Als je dit niet doet, kan het zware straffen en boetes tot gevolg hebben, evenals reputatieschade.

Als je je payroll uitbesteedt aan een onbekende externe payroll-leverancier, kun je ook risico lopen op het verlies van de controle, datalekken, slechte servicekwaliteit of niet-naleving van de regelgeving door de leverancier. Daarom is het belangrijk om je payroll uit te besteden aan een betrouwbare leverancier.

Ten slotte moet je op de hoogte zijn van interne frauderisico's, zoals:

• 'Ghost'-werknemers

• Vervalste urenstaten

• Vervalste commissies

• Manipulatie of wijziging van tarieven

Payrollgegevens kunnen op verschillende manieren worden aangetast. Ze kunnen in de verkeerde handen terechtkomen door interne dreigingen (zoals gegevensdiefstal door een ontevreden werknemer) of via aanvallen van buitenaf. Met name als je bedrijf gebruikmaakt van verouderde systemen met bekende kwetsbaarheden, kun je vatbaar zijn voor dit soort dreigingen.

Veel lekken ontstaan via de volgende methoden: 

1. Phishing-aanvallen. Aanvallers kunnen de inloggegevens van je payroll-team aftroggelen, waardoor ze ongeautoriseerd toegang krijgen tot payroll-systemen.

2. Kwaadwillende software. Malware en virussen kunnen systemen beschadigen, gegevens stelen of payroll-processen verstoren.

3. Ransomware-aanvallen. Hierbij infiltreert kwaadwillende software in je gegevens en worden deze versleuteld. De aanvaller vraagt dan meestal om een aanzienlijk bedrag aan losgeld om weer toegang tot het systeem te krijgen.

Je moet uitgebreide beveiligingsmaatregelingen nemen om je payroll te beveiligen, zoals:

• Sterke encryptie

• Verificatie in meerdere stappen

• Strenge toegangscontrole

• Solide firewalls

Als je je payroll uitbesteedt, moet je ervoor zorgen dat het door jou gekozen platform regelmatig wordt geüpdatet en goed wordt ondersteund. Het is ook belangrijk dat er ISO-standaard beveiligingsprotocollen van toepassing zijn. Train je personeel regelmatig in best practices op beveiligingsgebied, zoals hoe je een sterk wachtwoord maakt en hoe je phishing-pogingen herkent.

Ten slotte moet je de effectiviteit van je beveiliging in de gaten houden met periodieke audits en risicoanalyses.