Outsourcing der Gehaltsabrechnung: Vor- und Nachteile und Tipps für die erfolgreiche Umsetzung

Die Gehaltsabrechnung ist mitunter ein komplexer, zeitaufwendiger Vorgang – vor allem, wenn du Mitarbeiter:innen in mehreren Ländern hast. Es müssen etliche Gesetze eingehalten, zahlreiche Steuervorschriften beachtet und jede Menge Daten verwaltet werden.

Da ist es kaum verwunderlich, dass viele Unternehmen die Gehaltsabrechnung auslagern – oder zumindest darüber nachdenken. Aber Outsourcing ist nicht unbedingt für jedes Unternehmen die richtige Lösung. Es gibt vieles zu bedenken und nicht zuletzt ist es auch wichtig, den richtigen Outsourcing-Partners zu wählen.

In diesem Artikeln beschäftigen wir uns mit dem Für und Wider des Payroll-Outsourcings, geben dir Tipps zur Auswahl des richtigen Partners und stellen dir einige Best Practices für das Outsourcing vor.

Dann mal los.

Was ist die ausgelagerter Gehaltsabrechnung bzw. das Payroll-Outsourcing?

Beim Payroll-Outsourcing beauftragst du einen externen Anbieter, die Gehaltsabrechnung für dein Unternehmen zu übernehmen. Die entsprechenden Anbieter haben sich auf die Abwicklung der Gehaltsabrechnung spezialisiert und übernehmen u. a. folgende Aufgaben:

• Berechnung der Gehälter

• Steuern

• Auszahlung der Gehälter

• Sicherstellung der Einhaltung aller einschlägigen Vorschriften

Durch das Auslagern der Gehaltsabrechnung kannst du nicht nur deine Arbeitsabläufe beschleunigen und den Verwaltungsaufwand verringern, sondern erhältst auch Zugang zu spezialisiertem Know-how und Technologie. Das erhöht die Effizienz und Genauigkeit des gesamten Prozesses und gibt deinen Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren.

Was sind internationale Payroll-Services?

Wenn du Teammitglieder in verschiedenen Ländern hast (oder einstellen möchtest), wird die Gehaltsabrechnung noch einmal deutlich komplexer. Beim Outsourcing der internationalen Gehaltsabrechnung arbeitest du in der Regel mit mehreren externen Anbietern zusammen, die über den gesamten Globus verteilt sind. Dadurch können weitere Probleme mit Gesetzeskonformität, unterschiedliche Währungen und Sprachbarrieren entstehen. 

Alternativ kannst du die internationale Gehaltsabrechnung an einen globalen Experten wie Remote auslagern. Das sehen wir uns in diesem Artikel näher an.

Was ist der Unterschied zwischen Payroll-Software und Payroll-Outsourcing?

Payroll-Software ist ein Tool, mit dem du deine Gehaltsabrechnung selbst verwalten kannst. Sie automatisiert zwar die Berechnungen, die Ermittlung von Steuerabzügen und die Auszahlungen, dennoch bist du nach wie vor für die reibungslose Abwicklung zuständig.

Im Gegensatz dazu übergibst du beim Outsourcing den gesamten Payroll-Prozess an einen externen Dienstleister. Er kümmert sich mit seinem Fachwissen um alle anfallenden Aufgaben von den Berechnungen bis hin zu den Steueranmeldungen und übernimmt die rechtliche Haftung.

Welche Vorteile bietet das Payroll-Outsourcing?

Das Auslagern der Gehaltsabrechnung kann deinem Unternehmen zahlreiche Vorteile bieten, wie z. B.:

Kostenersparnis

Payroll-Anbieter sind Profis auf ihrem Gebiet. Es ist ihr Job, stets über neue Steuergesetze und sonstige Vorschriften in den einzelnen Ländern auf dem Laufenden zu bleiben. Für ein kleines Inhouse-Team dürfte es ein unmögliches Unterfangen sein, sich dieses Fachwissen selbst anzueignen.

„Wenn wir alles intern verwalten würden, bräuchte ich vier weitere Personen, um Niederlassungen, Anwält:innen, Steuerbüros, Buchhalter:innen sowie Gehaltsabrechnungs- und Übersetzungsdienste zu managen. Das würde mich über 500.000 US-Dollar im Jahr kosten.“

– Luke McKinlay, VP of Finance bei Fountain

Wenn du die globale Gehaltsabrechnung an einen Payroll-Experten auslagerst, vermeidest du auch andere potenzielle Kosten, die durch Fehler entstehen können, zum Beispiel wie falsch berechnete Überstunden oder falsch ausgefüllte Steuerformulare. Durch das Outsourcing stellst du sicher, dass deine Gehaltsabrechnung in fachkundigen Händen ist und dich keine Strafen und Geldbußen erwarten oder dein Unternehmen gar einen Imageschaden erleidet.

Zeitersparnis

Die Gehaltsabrechnung ist ein verwaltungsintensiver und zeitaufwendiger Vorgang. Durch die vollständige Übertragung aller an einen Payroll-Anbieter kannst du viel Zeit und Ressourcen sparen. Das ist besonders für kleine Unternehmen wichtig.

Deine Finanzabteilung kann sich stattdessen auf wertschöpfende Aufgaben wie den Ausbau des Unternehmens, die Suche nach neuen Umsatzmöglichkeiten und die Optimierung der Finanzstrategien konzentrieren.

Rechtskonformität in allen Ländern

Bei der länderübergreifenden Gehaltsabrechnung gibt es unendlich viele Vorschriften zu beachten, darunter Gehalts- und Überstundenregelungen, Steuergesetze, Sozialversicherungsabgaben und Datenschutzbestimmungen. Um das Ganze noch komplizierter zu machen, werden all die Vorgaben ständig aktualisiert. Schon kleine Unachtsamkeiten können da ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen.

Wenn du die Gehaltsabrechnung auslagerst, stehen dir lokale Expert:innen zur Verfügung, die die Gesetze und Vorschriften vor Ort kennen und sich regelmäßig über aktuelle Entwicklungen und Änderungen informieren. Bei Remote erhältst du alles aus einer Hand und musst nicht mit mehreren Anbietern zusammenarbeiten. Unsere internen Expert:innen vor Ort sind jederzeit für dich erreichbar und stehen dir bei Fragen gern zur Verfügung.

Höhere Genauigkeit

Egal, für wie viele Mitarbeiter:innen du Gehaltsabrechnungen erstellen musst – ein Fehler ist schnell passiert. Und je globaler dein Unternehmen wird, desto komplexer wird auch der Abrechnungsprozess.

Durch das Payroll-Outsourcing kannst du die Fehlerquote minimieren – und den damit einhergehenden Aufwand. Globale Payroll-Anbieter arbeiten mit Spezialsoftware und können viele Prozesse automatisieren. Intern ist es so gut wie unmöglich, ähnliche Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen zu erzielen.

Self-Service für Mitarbeiter:innen

Ein gute Payroll-Partner stellt deinen Mitarbeiter:innen ein Self-Service-Portal zur Verfügung, auf dem sie ihre Lohnzettel überprüfen, Benefits verwalten und bei Bedarf ihre Steuerdaten korrigieren können. So behalten sie die Kontrolle über ihre Daten und dein HR-Team wird erheblich entlastet.

Höhere Datensicherheit

Für Geldtransfers besteht immer ein gewisses Betrugsrisiko. Dabei ist gar nicht unbedingt nur Diebstahl gemeint, auch die sensiblen Daten deiner Mitarbeiter:innen sind gefährdet. Sie müssen immer gemäß den datenschutzrechtlichen Bestimmungen des jeweiligen Landes geschützt werden.

Hier gibt es eine Vielzahl möglicher Fallstricke, insbesondere, wenn dir nicht genügend Ressourcen für den Datenschutz zur Verfügung stehen. Mit dem richtigen Payroll-Partner an deiner Seite, kannst du dich darauf verlassen, dass die Daten deiner Mitarbeiter:innen sicher sind, die neuesten standardisierten Sicherheitsprotokolle Anwendung finden und die gesamte Abrechnung auf potenzielle Betrugsvorfälle überwacht wird.

Welche Herausforderungen sind mit dem Payroll-Outsourcing verbunden?

Das Outsourcing der Gehaltsabrechnung ist zwar mit vielen Vorteilen, aber auch mit einigen Herausforderungen verbunden. Über Folgendes solltest du dir im Klaren sein:

Weniger Kontrolle

Wenn du die Gehaltsabrechnung an einen externen Dienstleister auslagerst, vertraust du ihm sensible Daten an. Unter anderem erlangt er Kenntnis über persönliche Daten, Steuerinformationen und sogar Anwesenheitszeiten deiner Mitarbeiter:innen.

In einigen Ländern wie beispielsweise den USA bist du weiterhin für die korrekte Steueranmeldung verantwortlich (es sei denn, dein Payroll-Partner ist auch der Employer of Record (EOR)).

Deshalb ist es absolut wichtig, dass du dich auf deinen Payroll-Anbieter zu 100 % verlassen kannst.

Überlegungen zur Datensicherheit

Wenn du einem externen Unternehmen personenbezogene und finanzielle Daten anvertraust, musst du dir sicher sein können, dass es rechtskonform arbeitet und deine Daten vor Diebstahl schützt.

Wähle daher einen Payroll-Partner aus, der lückenlosen Datenschutz gewährleistet. Er sollte verschlüsselte Systeme nutzen, strengste Datenschutzvorkehrungen treffen und alle relevanten Datenschutzgesetze (wie die DSGVO in Europa oder den CCPA in Kalifornien) einhalten. Remote erfüllt alle diese Kriterien und arbeitet nach der DSGVO und den Standards SOC 2 und ISO 27001.

Kommunikationsprobleme

Die Zusammenarbeit mit einem externen Payroll-Anbieter (oder mehreren) kann mit verspäteten Antworten oder Missverständnissen einhergehen. Das ist umso eher der Fall, wenn du mit Anbietern in fremden Märkten zusammenarbeitest, in denen deutliche kulturelle Unterschiede bestehen und deren Sprache du nicht sprichst.

Um das zu vermeiden, solltest du eine positive Geschäftsbeziehung aufbauen und eine klare Kommunikationbasis finden. Du könntest verlangen, regelmäßig in kurzen Meetings auf den aktuellen Stand gebracht zu werden und eine persönliche Ansprechperson beim Payroll-Anbieter zu haben.

„Bei Remote bekomme ich immer klare Antworten auf meine Fragen. Das ist für mich als Nicht-Muttersprachlerin sehr wichtig. Der Kommunikationsstil ist sehr angenehm. Ich fühle mich nie alleingelassen mit meinen Fragen.“

- Evgeniia Maksimova, HR Ops Specialist bei Semrush

Wie sieht es mit den Kosten aus?

Wie erwähnt, bietet das Outsourcing der Gehaltsabrechnung ein hohes Einsparungspotenzial – je nach Größe und Umständen des Unternehmens. Sehen wir uns die Kosten und Vorteile der einzelnen Lösungen an.

Interne Gehaltsabrechnung

Wenn du die Gehaltsabrechnung selbst abwickelst, musst du die Gehälter des Teams zahlen, das sich darum kümmert. Deine Mitarbeiter:innen brauchen auch regelmäßige Schulungen, damit sie über aktuelle Tools und Trends auf dem Laufenden bleiben. Möglicherweise müssen auch andere Mitarbeiter:innen einige Payroll-Aufgaben erledigen.

Das kann dazu führen, dass sie mit der Gehaltsabrechnung beschäftigt sind, statt das Wachstum des Unternehmens voranzutreiben. Alle internationalen Vorschriften zu kennen und keine Fehler zu machen, kann eine ziemliche Herausforderung sein – ganz zu schweigen von der Budgetierung dieser Arbeiten.

Der große Vorteil der internen Gehaltsabrechnung besteht wiederum darin, dass du mehr Kontrolle über das Was und Wie hast. Du kannst deine internen Systeme einfach synchronisieren und bei Änderungen der Unternehmenspolitik oder Umstrukturierungen schnell reagieren. Du hast Fachwissen im Haus, profitierst von kurzen Kommunikationswegen und bist nicht von Dritten und deren betrieblichen Abläufen abhängig.

Ausgelagerte Gehaltsabrechnung

Die Kosten für die externe Gehaltsabrechnung lassen sich etwas leichter planen. Im Allgemeinen umfassen sie einen bestimmten monatlichen oder jährlichen Betrag sowie Aufschläge für Zusatzleistungen. Versteckte Kosten sind bei manchen Anbietern nicht ganz ausgeschlossen, aber meist ist die Budgetierung einfacher.

Außerdem entsteht durch das Outsourcing ein gewisser Dominoeffekt: Da sich dein Team nicht mehr um die Gehaltsabrechnung kümmern muss, bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben. Du bezahlst Expert:innen ihres Fachs, die mit verschiedenen Anforderungen vertraut sind, weniger teure Fehler machen, Zugang zu moderner Technologie haben und flexibel mit deinem Unternehmen mitwachsen können.

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Du möchtest wissen, wie du die internationale Gehaltsabrechnung für dein Team managen und gleichzeitig internationale Arbeitsgesetze einhalten kannst?

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Wie findest du den richtigen Outsourcing-Partner?

Wie schon erwähnt, ist die Wahl des richtigen Payroll-Partner von grundlegender Bedeutung. Doch wie findest du heraus, wer der Richtige ist?

Diese Schritte sollen dir bei der Auswahl helfen:

1. Ermittle deine Bedürfnisse

Gehe wie bei jedem anderen Kauf vor: Überlege, was dein Unternehmen wirklich braucht. 

Stelle dir folgende Fragen:

• Wie groß ist mein Unternehmen derzeit und wie sehr wird es voraussichtlich wachsen?

• Wie komplex sind meine Anforderungen an die Gehaltsabrechnung?

• Gibt es irgendwelche besonderen Erfordernisse wie z. B. globale Gehaltsabrechnung in gewissen Ländern oder spezielle Branchenkenntnisse?

Über diese Punkte musst du dir im Klaren sein, bevor du mit der Suche beginnst.

2. Informiere dich umfassend

Eine umfassende Kenntnis der lokalen Steuer- und Arbeitsgesetze ist für die Gehaltsabrechnung unumgänglich. Denn wer (unabsichtlich) gegen Vorschriften verstößt, gerät schnell in eine heikle Lage.

Es ist nicht immer einfach, die Kenntnisse eines Payroll-Anbieters zu beurteilen, vor allem, wenn du Anbieter in neuen Märkten suchst. Versuche auf jeden Fall, so viel wie möglich über potenzielle Partner herauszufinden, und prüfe sie sorgfältig. Frag bei Kontakten nach, lies Erfahrungsberichte auf seriösen Websites wie G2 und finde heraus, ob deine ausgewählten Unternehmen in irgendwelchen Ländern Compliance-Probleme oder andere rechtliche Schwierigkeiten haben oder hatten.

Wenn du dir eine Demo ansiehst oder an einem Verkaufsgespräch teilnimmst, lass dir das Modell des jeweiligen Anbieters genau erklären. Frage nach, ob Aspekte wie Compliance und Steuerfragen intern geregelt oder an Dritte ausgelagert werden. Trage so viele Informationen wie möglich zusammen, bevor du dich endgültig auf einen Anbieter festlegst.

3. Denke an deine Sicherheit

Wie bereits gesehen, ist Sicherheit von absolut höchster Priorität. Frage direkt nach, wie die Anbieter sensible Daten schützen. und lass dich nicht mit Floskeln abspeisen.

Finde im Detail heraus, welche Sicherheitsmaßnahmen sie treffen, und frage nach, welche offiziellen Sicherheitszertifikate und -protokolle sie nutzen. Besprich die Antworten wenn möglich mit deinen eigenen Sicherheitsexpert:innen oder frage unabhängige Expert:innen um Rat, wenn du unsicher bist. Wenn ein Payroll-Anbieter diese Informationen nicht bereitstellen kann oder will, solltest du dich ernsthaft fragen, ob du ihm wirklich vertrauen kannst.

4. Kläre die Kostenfrage

Eines der größten Probleme beim Outsourcing der Gehaltsabrechnung sind versteckte Gebühren und raffiniert getarnte Kosten. Man fühlt sich nicht nur hintergangen, diese Kosten können auch das ganze Personalbudget durcheinanderbringen.

Deshalb solltest du von Anfang an klären, welche Leistungen im Grundpreis des Anbieters enthalten sind und wofür du extra bezahlen musst. Frage nicht nur nach den Kosten für Standardaufgaben, sondern besprich deine Anforderungen im Detail und gehe hypothetische Szenarien durch. Manche Anbieter berechnen z. B. (versteckte) Gebühren für die Kündigung von Mitarbeiter:innen oder beim Wechsel zu einem anderen Anbieter.

Employer of Record und PEO —

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Die Fair-Preis-Garantie von Remote: keine versteckten Gebühren, keine Vorauszahlungen und keine Überraschungen

Wir stellen vor: die Fair-Preis-Garantie von Remote. Du bezahlst einen Pauschalpreis für jedes deiner Teammitglieder. Und das ist alles. Es gibt keine bösen Überraschungen am Monatsende. Außerdem verlangen wir keine langfristige Bindung oder Exklusivverträge.

5. Teste den Kundensupport

Ein hilfsbereiter, verlässlicher Kundenservice kann bei der Gehaltsabrechnung einen entscheidenden Unterschied machen – vor allem, wenn es schnell gehen muss.

Sieh dir deshalb den Kundenservice des jeweiligen Anbieters ganz genau an. Sind die Mitarbeiter:innen sieben Tage die Woche rund um die Uhr erreichbar? Wie kannst du Kontakt mit ihnen aufnehmen? Sprechen sie deine Sprache? Hast du eine:n persönliche:n Account-Manager:in?

Informiere dich auch, auf welche Ressourcen du selbst zugreifen kannst. Manchmal braucht man einfach nur eine kurze Auskunft, die man nicht unbedingt telefonisch erfragen muss. Verfügt der Anbieter über eine gut dokumentierte Wissensdatenbank? Findest du leicht Antworten auf deine Fragen?

Es ist sehr ärgerlich, eine Partnerschaft einzugehen, und dann keine Antworten auf seine E-Mails und Anrufe zu erhalten.

„Wir hatten sofort das Gefühl, dass Remote unser Erfolg wichtig ist. Wir wussten, dass wir einen Partner gefunden hatten, der uns zuhört und ehrlich nach Lösungen sucht, statt uns nur auf die FAQs auf seiner Website zu verweisen.“

– Maria Shkaruppa, Senior Global Mobility und Remote Hiring Manager bei Semrush

6. Prüfe die Integrationsmöglichkeiten

Wenn sich dein HR-Tech-Stack nahtlos in die Payroll-Plattform integrieren lässt, sparst du dir viel Arbeit. Idealerweise ist eine API-Schnittstelle vorhanden, damit du die Integration auf deine Bedürfnisse zuschneiden kannst.

Noch einfacher ist es, mit einer globalen All-in-one-Lösung wie Remote zu arbeiten, die sämtliche Funktionen bietet.

Auf unserer Plattform stehen dir verschiedene Tools (sowie Integrationen und API-Schnittstellen) zur Verfügung, darunter:

• Employer-of-Record-Services (EOR)

• Globale Gehaltsabrechnung

• Benefits-Management

• Personalinformationssystem (HRIS)

• Verwaltung von Auftragnehmer:innen

Erfahre mehr darüber, wie du dein Unternehmen mit unseren globalen HR-Lösungen optimieren und vergrößern kannst.

7. Denke an Skalierbarkeit

Behalte stets die Wachstumsstrategie deines Unternehmens im Hinterkopf. Wenn du vorhast, dein Team aus Mitarbeiter:innen aus einem Land zusammenzustellen, ist es sinnvoll, dir auch dort einen Payroll-Partner zu suchen.

Willst du hingegen die unzähligen Vorteile eines globalen Teams nutzen, sollte auch dein Payroll-Anbieter dafür gewappnet sein. Stell dir vor, wo du in 5 oder 10 Jahren sein möchtest. Kann dein Anbieter mithalten? Wenn nicht, solltest du lieber keinen Vertrag mit ihm unterschreiben.

Übergang zur ausgelagerten Gehaltsabrechnung

Plane den Prozess sorgfältig und nimm die Bedenken deiner Mitarbeiter:innen ernst. Folgendes solltest du bei der Umstellung von der internen auf die externe Gehaltsabrechnung beachten:

Kommuniziere mit deinem Team

Teile deinen Mitarbeiter:innen deine Absichten mit, bevor du die ersten Schritte unternimmst. Informiere sie, was sich ändern wird, warum du etwas ändern willst und vor allem, was das für sie bedeutet. Indem du deine Mitarbeiter:innen auf dem Laufenden hältst, kannst du ihre Erwartungen besser steuern, etwaige Sorgen und Bedenken ausräumen und sicherstellen, dass sich dein Team gehört und eingebunden fühlt.

Bereinige deine Payroll-Daten

Prüfe deine Payroll-Daten auf Richtigkeit und Vollständigkeit, kläre Ungereimtheiten und lösche veraltete Informationen, bevor du die Daten dem Anbieter übergibst. Damit legst du den Grundstein für die erfolgreiche Auslagerung der Gehaltsabrechnung und sparst dir später viel Zeit und zusätzlichen Aufwand.

Plane den Übergang

Wir empfehlen, einen genauen Plan zu erstellen und umzusetzen. Lege einen Zeitrahmen, Zuständigkeiten und die wichtigsten Meilensteine des Prozesses fest. Besprich den Plan auch mit deinem Payroll-Anbieter, um sicherzugehen, dass er realistisch und umsetzbar ist.

Arbeite eng mit deinem Anbieter zusammen

Lass dich von deinem Anbieter unterstützen, wo auch immer es geht. Durch seine Erfahrung und sein Fachwissens kann er mögliche Probleme früh erkennen und gegensteuern. Vergiss nicht: Der Vorteil dieser Partnerschaft besteht nicht nur darin, dass du Aufgaben übertragen kannst. Mit seiner Expertise kann der Anbieter den Prozess auch erheblich vereinfachen – für beide Seiten.

Outsourcing der Gehaltsabrechnung mit Remote

Du willst deine internationale Gehaltsabrechnung auslagern? Eine Möglichkeit ist es, mehrere Partner zu suchen, zu prüfen und mit ihnen zu arbeiten. Dabei sind Ineffizienz und unnötige Personalkosten aber oft vorprogrammiert. Auch Vertrauen aufzubauen, ist schwierig.

Viel einfacher und transparenter ist es, einen Partner zu wählen, der mit einer optimierten Lösung sowohl länderspezifische als auch länderübergreifende Leistungen anbietet. Wir unterstützen dich dabei:

• Payroll-Prozesse zusammenzuführen

• Verwaltungsaufgaben zu reduzieren

• lokale Steuer- und Arbeitsgesetze einzuhalten

• die Kosten für die Gehaltsabrechnung zu verringern

• internationale Zahlungen und Überweisungen abzuwickeln

• Steuerfragen zu klären und Steuererklärungen abzugeben

Remote nimmt dir viel Arbeit ab, damit du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst.

Wende dich an eine:n unserer Expert:innen, um zu erfahren, was Remote für dein Unternehmen tun kann.

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