Warum Unternehmen asynchron arbeiten sollten

Unternehmen stellen ausländische Top-Fachkräfte nach wie vor remote ein. Die Zahlen unseres Remote Workforce Report 2023 sprechen eine deutliche Sprache: 60 % der Unternehmen geben an, höherwertige Bewerbungen zu erhalten, seit sie auf ein verteiltes Beschäftigungsmodell umgestellt haben. 55 % sagen, dass sie sich auf jeden Fall für die besser qualifizierte Person entscheiden würde, auch wenn diese in einem anderen Land lebt.

In verteilten Remote-Teams ist eine asynchrone Arbeitsorganisation die einzig vernünftige. Aus den Daten unseres Remote Workforce Report 2023 geht hervor, dass 44 % der befragten Unternehmen die Personaleinstellung im Ausland intensivieren. Das bedeutet, dass immer mehr Belegschaften über mehrere Zeitzonen verteilt sind.

Verteilte Teams benötigen verteilte Prozesse. Wenn sich Mitarbeiter:innen kein Büro mehr teilen, können sie nicht mehr auf herkömmliche Weise zusammenarbeiten. Ein verändertes Arbeitsumfeld muss mit einer entsprechenden Veränderung der Arbeitsabläufe einhergehen.

Wie sieht diese Veränderung aus? Um in einer Remote-Umgebung maximale Produktivität und Effizienz zu erreichen, muss die veraltete Denkweise, dass alle Mitarbeiter:innen zeitgleich arbeiten müssen, über Bord geworfen werden. Früher wurden Dinge synchron erledigt – alles fand zur gleichen Zeit am gleichen Ort statt. Gegenwart und Zukunft des Arbeitens aber sind asynchron – unabhängig von Zeit und Ort.

Unternehmen, die grenzüberschreitend einstellen, profitieren von höheren Bindungsraten, gesteigerter Produktivität und kostengünstigeren Teams. Aber es gibt auch eine Kehrseite. Die Beschäftigung von Mitarbeiter:innen in anderen Ländern stellt die Unternehmen vor neue Herausforderungen im Hinblick auf das Prozessmanagement und die interne Kommunikation. Dies ist besonders dann der Fall, wenn der Bedarf an internationalen Mitarbeiter:innen größer ist als die zu ihrer Unterstützung vorhandenen Strukturen.

Die Lösung: asynchrones Arbeiten Mit mehr als 1.000 Mitarbeiter:innen in 70 Ländern hat Remote eine hocheffiziente, vollständig remote Organisation aufgebaut, die das Prinzip der Asynchronität konsequent umsetzt Unser Unternehmen ist der lebende Beweis dafür, dass asynchrones Arbeiten in Zeiten, in denen Teams aus Mitarbeiter:innen aus aller Welt bestehen, nicht nur möglich, sondern das Mittel der Wahl ist. In diesem Blog-Beitrag beschreiben wir, was asynchrones Arbeiten ist, wie sich asynchrone Prozesse strukturieren lassen und wie du mit einem verteilten Team die Produktivität und Effizienz maximieren kannst.

Was ist asynchrones Arbeiten?

Asynchrones Arbeiten bezeichnet eine Arbeitsform für Teams, bei der nicht alle Teammitglieder gleichzeitig online sein müssen. Bei dieser Form der zeitversetzten Zusammenarbeit kann jedes Teammitglied maximal produktiv arbeiten und muss nicht darauf warten, dass andere ihre Aufgaben erledigt haben. Der Schlüssel liegt einerseits in der Entwicklung von Prozessen, die es erlauben, autonom zu arbeiten, und andererseits im Vertrauen der Vorgesetzten, dass ihre Mitarbeiter:innen die ihnen übertragenen Aufgaben auch ohne Aufsicht zufriedenstellend erledigen.

Eine gut geplante, agile Pipeline liefert exakt die richtige Menge an Output für die jeweiligen Anforderungen. Die einzelnen Phasen sind im Hinblick auf Effizienz und Geschwindigkeit ausbalanciert, sodass weder Zeit noch Ressourcen verschwendet werden. Inspiriert wurde diese Arbeitsform vom 3M-Modell des Toyota-Produktionssystems: mehr dazu hier.

Asynchrones Arbeiten erlaubt den Teammitgliedern, die Reihenfolge, in der die Aufgaben erledigt werden, auf ihre eigenen Zeitpläne abzustimmen. Beim asynchronen Arbeiten findet keine Echtzeitkommunikation statt. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter:innen ihre Arbeit so organisieren können, dass weder auf ihnen selbst noch auf ihren Kolleg:innen zu viel Druck lastet. Asynchrones Arbeiten beruht auf drei Säulen: Multiplexen, Kommunizieren und Agieren.

Was ist der Unterschied zwischen asynchronem und synchronem Arbeiten?

Durch asynchrones Arbeiten wird die Produktivität maximiert, weil die Arbeit von der synchronen Kommunikation abgekoppelt wird. Beim synchronen Arbeiten sind Arbeitsfortschritt und Kommunikation fest miteinander verbunden. Ist ein Teammitglied aufgrund von abweichenden Arbeitszeiten oder Urlaubstagen nicht verfügbar, kommt der Projektfortschritt im Team zum Erliegen.

• Beim asynchronen Arbeiten ist es nicht erforderlich, dass alle Teammitglieder zur gleichen Zeit online sind.

• Asynchrones Arbeiten setzt verstärkt auf Dokumentation und Transparenz.

• Synchrones Arbeiten verlangsamt Projekte, da die Produktivität künstlich gehemmt wird.

• Im Büroumfeld kommt synchrones Arbeiten häufiger vor als bei Remote-Arbeitsstrukturen, ist aber auch dort nicht optimal.

• Asynchrones Arbeiten setzt mehr Vertrauen in Mitarbeiter:innen und ihre Leistungsfähigkeit.

Auf die Ergebnisse bezogen bietet das asynchrone Arbeiten massive Vorteile gegenüber dem synchronen Arbeiten. Unternehmen, die asynchron arbeiten, können Projekte viel schneller voranbringen als ihre Mitbewerber. Zudem zeigt sich in Unternehmen mit asynchronen Workflows eine höhere Mitarbeiter:innenmoral, was auf das entgegengebrachte Vertrauen, die verbesserte Kommunikation und die Dokumentationspraxis zurückzuführen ist, die für einen asynchronen Ansatz erforderlich sind.

Asynchrone Workflows verwalten

Die Verwaltung asynchroner Workflows verlangt von den Unternehmen ein Umdenken, wenn es darum geht, die Produktivität zu messen und den Mitarbeiter:innen ein hohes Maß an Vertrauen entgegenzubringen. Dazu stützt sich das asynchrone Arbeiten auf drei Hauptsäulen: Multiplexen, Kommunizieren und Agieren.

Multiplexen

Wir leben in einer synchronen Welt, in der wir an die Zeit gebunden sind und uns Sekunde für Sekunde vorwärtsbewegen. Die Art und Weise, wie wir Dinge erledigen, hat jedoch enorme Auswirkungen auf das Ergebnis unserer Pipeline. Planung ist das A und O.

Synchrone Arbeitsplanung

Bei der typischen (synchronen) Planung wird die Gesamtheit der Aufgaben in Angriff genommen. Per se ist das keine schlechte Idee. Ein System ist jedoch immer nur so schnell wie sein langsamstes Element. Das bedeutet, dass sich eine Verzögerung durch die gesamte Pipeline fortsetzt, da jeder Arbeitsschritt vom vorherigen Arbeitsschritt abhängig ist.

Die Abbildung zeigt eine auf synchroner Planung beruhende Softwareentwicklungspipeline mit drei Terminals. Um eine Funktion bereitzustellen, müssen die Aufgaben A, B und C erledigt werden. Diese Aufgaben wurden so geplant und verteilt, dass pro Bereitstellung ein Zyklus von 9 Arbeitsstunden erforderlich ist. Diese Arbeitsweise eignet sich zwar gut für nicht aufteilbare Aufgaben, ist aber ansonsten sehr langsam, da Bereitstellungszyklen nicht beliebig verkürzt werden können.

Asynchrone Arbeitsplanung

Beim asynchronen Arbeiten werden Aufgaben so weit wie möglich in kleinere Arbeitsschritte unterteilt und so oft wie möglich sogenannte „Minimum Viable Changes“ (MVC) freigegeben. Diese Vorgehensweise beruht auf der Hypothese, dass bei kleinen, dafür aber umso häufigeren Änderungen Erfolg und Misserfolg leichter beurteilt und ungewollten Konsequenzen schneller entgegengewirkt werden kann. Außerdem erlaubt sie eine differenziertere Ressourcenzuweisung, da wegen des geringeren Aufgabenumfangs mehr Aufgaben in der gleichen Zeit erledigt werden können.

In diesem Beispiel konnten durch die Aufteilung der Aufgaben A, B und C in A1, A2, A3, B1 usw. dreimal so viele Bereitstellungen realisiert werden wie im vorherigen Beispiel (M1). Vielleicht können wir nach den 9 Stunden die gleiche Anzahl an Funktionen bereitstellen. Aber durch das Multiplexen der Aufgaben mit asynchroner Aufgabenverteilung konnten wir Teilaufgaben freigeben und waren dadurch in der Lage, die Auswirkungen zu rasch zu beurteilen, kleine Entwicklungsschritte wieder zurückzunehmen und die nachfolgenden Schritte neu zu betrachten. In anderen Worten: Wir haben die Iterationszeit auf ein Drittel des ursprünglich geplanten Aufwands reduziert.

Dank dieser Methode können wir Aufgaben multiplexen und so miteinander kombinieren, dass wir schnellere Ergebnisse erzielen.

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Kommunikation

Gute Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg, für Menschen ebenso wie für Maschinen.

Es gibt viele Arten der Kommunikation: E-Mails, Nachrichten, Sprachanrufe oder Videoanrufe – oder auch nur ein einfaches „Komm, lass uns auf einen Kaffee gehen“. Jeder Kommunikationskanal hat andere Auswirkungen auf die Produktivität. Deshalb ist die Wahl der richtigen Kommunikationsform für den Produktionsablauf genauso wichtig wie jede andere Aufgabe.

Was ist synchrone Kommunikation?

Wir tendieren zur synchronen Kommunikation, weil sie einfach und bequem ist.

Für ein Gespräch sind (in der Regel) mindestens zwei Personen erforderlich. Es gibt mehrere Möglichkeiten, solche Gespräche zu führen:

• In Meetings

• Mit Video- oder Sprachanrufen

• Über einer Tasse Kaffee

• Beim Mittagessen

• Mit Sofortnachrichten (und sofortigen Antworten)

Das sind gute Optionen für Situationen, die ein Live-Gespräch erfordern und asynchron nur schwer möglich wären: Leistungsbeurteilungen, Strategiegespräche, Jobinterviews, Einzelgespräche usw.

Die meisten Meetings können durch sorgfältige Dokumentation und klar formulierte E-Mails oder Nachrichten ersetzt werden. Meetings sind einer der größten Kostenfaktoren im Unternehmen und sollten deshalb mit Bedacht geplant werden.

In Beispiel 3 arbeiten zwei Developer:innen an ihren Aufgaben. Dabei kann die Bereitstellung erst erfolgen, wenn eine Gruppe von Tasks (A, B und C) abgearbeitet wurden:

Diese Situation ist in der Praxis häufig anzutreffen. Beide müssen ihre Arbeit unterbrechen, um sich über irgendeine technische Spezifikation auszutauschen. Kaum sind sie wieder an der Arbeit, kommt schon wieder die nächste Ablenkung – ein Anruf, um zu klären, was jemand als Nächstes tun soll.

Das ist definitiv nicht so, wie synchrone Kommunikation aussehen sollte. Durch die Unterbrechungen verzögert sich der gesamte Ablauf, und die Bereitstellung kann nicht erfolgen. Die Pipeline ist ineffizient und schwerfällig.

Was ist asynchrone Kommunikation?

Asynchrone Kommunikation ermöglicht unabhängiges Arbeiten, denn sie zielt darauf ab, dass ein Task und dessen Wirkung nicht davon abhängig sind, wer ihn plant oder wer ihn ausführt.

Asynchrone Kommunikation bedingt fast zwangsläufig einige Best Practices, die seit Langem gefordert werden, darunter:

• Präzise Dokumentation der Arbeitsschritte

• Schriftlich festgehaltene Abläufe

• Mehr Nachrichten, weniger Anrufe

• Unterbrechungsfreie Arbeitseinheiten

In Beispiel 4 bearbeiten die gleichen zwei Personen aus Beispiel 3 wiederum eine Reihe von Aufgaben, kommunizieren diesmal aber asynchron.

Der Austausch erfolgt mittels Nachrichten und sorgfältiger Dokumentation. Obwohl über die gesamte Bearbeitungszeit hinweg ein intensiver Nachrichtenaustausch stattfindet, schlägt er zeitmäßig kaum zu Buche. Das bedeutet, dass mehr Tasks abgearbeitet werden können.

Warum solltest auch du asynchrone Arbeitsmodelle einführen?

Der Mensch ist in der Regel nicht in der Lage, ohne Aufmerksamkeitsverlust von der totalen Konzentration auf Aufgabe A in die totale Konzentration auf Aufgabe B zu wechseln (wie in der folgenden Abbildung dargestellt). Stell dir vor, du bist in ein Buch vertieft und wirst aus deiner Konzentration gerissen. Danach dauert es einen Moment, bis du wieder voll hineinkippen kannst.

In Beispiel 5 sehen wir ein Diagramm mit den Achsen Zeit und Produktivität. Dieses Beispiel veranschaulicht die Konzentrationsspannen eines Backend-Developers, der zweimal unterbrochen wird: Das erste Mal von einer Kollegin aus dem Frontend, die eine Frage zur Payload einer API-Anfrage hat, und das zweite Mal von einem neuen Teammitglied, das wissen möchte, wie die Projektdatenbank eingerichtet wird.

Der Backend-Developer braucht eine gewisse Zeit, sich auf seine Aufgabe einzustimmen (1), und erreicht schließlich einen Zustand der totalen Konzentration (2). Diesen Zustand (2) wollen wir maximieren, weil wir hier am leistungsfähigsten sind. Dann kommt die Unterbrechung. Der Developer richtet seine Aufmerksamkeit auf die Frage seiner Kollegin (3), bevor er sich wieder seiner Aufgabe zuwendet (1). Gerade als er wieder den Zustand der totalen Konzentration erreicht (2), kommt es zu einer weiteren Unterbrechung (3).

Bis hierher wird dir das alles sehr bekannt vorkommen.

Aber jetzt stellen wir dir ein Konzept vor, das du vielleicht noch nicht kennst: den „Flow“ (2). Wikipedia erklärt es folgendermaßen (den ganzen Artikel findest du hier):

Flow (englisch für „fließen, rinnen, strömen“) bezeichnet das als beglückend erlebte Gefühl eines mentalen Zustandes völliger Vertiefung (Konzentration) und restlosen Aufgehens in einer Tätigkeit („Absorption“), die wie von selbst vor sich geht – auf Deutsch in etwa Schaffens- bzw. Tätigkeitsrausch oder auch Funktionslust.

Sich wirklich auf etwas konzentrieren ist schon schwierig genug, und in den Flow zu gelangen ist noch einmal um einiges anstrengender. Aber je länger du es schaffst, auf eine Sache konzentriert zu bleiben, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass du diesen Zustand der völligen Vertiefung erreichst. Wer aber schon von vornherein ernsthafte Konzentrationsschwierigkeiten hat, für den wird der Flow wohl ein Wunschtraum bleiben.

Die asynchrone Kommunikation ist hier eine wertvolle Hilfe, da sie vor Ablenkungen schützt und die Konzentrationsspanne verlängert. Asynchron Arbeitende schaffen es, deutlich länger bei der Sache zu bleiben. Und dann ist der Schritt hinein in den Flow gar nicht mehr so groß.

Asynchrones Arbeiten heißt handeln, nicht warten

Zum Schluss der wichtigste Grundsatz der asynchronen Arbeit. Es geht nicht um die Abläufe, es geht um die Einstellung. Es geht um das, was du selbst kannst, und um das, wo du dein Projekt hinführen willst.

Wie häufig kommt es vor, dass wir etwas nicht angehen können, weil Vorarbeiten noch nicht abgeschlossen sind, weil Arbeitsschritte noch nicht durchgeplant sind oder weil Entscheidungsträger gerade nicht online sind? Erfolgreiche Teams handeln trotzdem. Sie riskieren, dass sie einzelne Elemente später noch einmal überarbeiten oder anpassen müssen, aber sie vergeuden keine wertvolle Zeit mit Warten.

„Nicht warten, sondern handeln“ lautet auch unsere Devise bei Remote. Das bedeutet, dass auch wenn niemand da ist, der dir helfen kann oder dir sagt, was als Nächstes zu tun ist, du deinen gesunden Menschenverstand benutzt und aktiv wirst.

Angenommen, es stehen drei Tasks an. Nur zwei davon sind genau beschrieben. Du musst du also auf einen Product-Manager oder eine Product-Managerin warten, um die vollständigen Anweisungen zu erhalten.

Beispiel 6 veranschaulicht diese Situation: Dev 1 ist jemand, der selbst aktiv wird, während Dev 2 lieber wartet.

Dev 1 folgt der oben beschriebenen Devise „Nicht warten, sondern handeln“ und kümmert sich in der Zwischenzeit um eine andere, vielleicht auch nicht so dringende Aufgabe. Dev 2 hingegen wartet so lange, bis genaue Anweisungen kommen.

Dieses Beispiel stammt direkt aus der Praxis. Ich würde gern sagen können, es wäre übertrieben ist, aber leider ist dem nicht so. Man sieht dieses Verhalten jeden Tag.

Wenn du bei Remote unbedingt jemanden brauchst, der dir bei deiner nächsten Aufgabe hilft, und du wirklich nichts anderes erledigen kannst, ist es besser, die Zeit für dich zu nutzen. Geh ins Fitnessstudio, lauf eine Runde mit dem Hund oder schau dir deine Lieblingsserie an (ja, auch das ist mitten am Arbeitstag möglich!).

Das setzt natürlich ein etwas schärferes Urteilsvermögen voraus. Es gibt heikle Aufgaben, bei denen genaue Anweisungen sehr wichtig sind. Wenn du das Gefühl hast, dass diese fehlen, ist es besser, in der Zwischenzeit etwas anderes zu machen. Es geht nicht darum, Risiken zu ignorieren, sondern darum, Verantwortung zu übernehmen und sich dieser auch bewusst zu sein.

Fazit

Asynchrone Arbeit bildet das Fundament, auf dem verteilte Unternehmen aufgebaut sind. In Teams, die über mehrere Zeitzonen verteilt sind, ist es schlicht und einfach nicht möglich, auf die seltenen Momente zu warten, in denen sich die Arbeitszeiten aller Teammitglieder überschneiden. In einer solchen Situation ist Umstieg auf asynchron nicht nur ratsam, sondern unerlässlich.

Aber asynchrone Arbeitsmodelle empfehlen sich nicht nur für Remote-Teams. Warum sollten sich Teammitglieder im Büro gegeneinander ausbremsen? Wenn alle asynchron arbeiten, können alle ihre Aufgaben mit maximaler Effizienz abarbeiten – ganz egal, wo sie arbeiten oder wann.

Asynchrones Arbeiten versetzt Teams in die Lage, mit weniger Unterbrechungen, höherer Effizienz und höherer Zuverlässigkeit mehr zu schaffen. Ausschlaggebend dafür sind die hier beschriebenen Schlüsselkonzepte:

• Unternehmen sollten statt auf synchrone Arbeitsabläufe verstärkt auf asynchrone setzen, da sie ein besseres Ressourcenmanagement ermöglichen, Zeitverschwendung vermeiden und die Produktivität verbessern.

• Durch das Multiplexen und die daraus resultierende Umfangreduzierung kannst du Bereitstellungszeiten verkürzen, Hypothesen früher testen und letztlich verlässlichere Resultate erzielen.

• Der gesamte Austausch im Team sollte grundsätzlich asynchron erfolgen. Synchrone Kommunikation sollte nur dann stattfinden, wenn es die Situation unbedingt erfordert. Mitarbeiter:innen, die diese Regel befolgen, können sich besser auf ihre Aufgaben konzentrieren und lernen wichtige Best Practices, von denen das ganze Unternehmen profitiert: die schriftliche Planung von Abläufen und die präzise Dokumentation der eigenen Arbeit.

• Wenn die Devise „Nicht warten, sondern handeln“ (mit Augenmaß) befolgt wird, kommt das gesamte Team schneller voran, verschwendet weniger Zeit und übernimmt mehr Verantwortung.

Was denkst du über asynchrones Arbeiten? Ich freue mich auf dein Feedback! Du findest mich auf Twitter.

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