Was ist das Formular W-8 BEN? Ein Leitfaden für US-Arbeitgeber 

US-Unternehmen mit Mitarbeiter:innen oder Auftragnehmer:innen im Ausland, müssen wissen, wie das Formular W-8 BEN funktioniert. In diesem Artikel lernst du die Grundlagen des Formulars W-8 BEN kennen, damit du und dein Team die Anforderungen der US-Steuerbehörde IRS erfüllt.

Was ist das Formular W-8 BEN?

Das Steuerformular W-8 BEN dient der Klassifikation nichtansässiger Steuerausländer:innen zu Steuerzwecken und wird an die US-Steuerbehörde IRS übermittelt. Die offizielle englischsprachige Bezeichnung des Formulars lautet „Certificate of Foreign Status of Beneficial Worker for United States Tax Withholding and Reporting (Individuals)“.

Du findest das Formular auf IRS.gov.

Wozu dient das Formular W-8 BEN?

Die IRS ist für die Besteuerung sämtlicher Gehaltszahlungen US-amerikanischer Unternehmen zuständig. Wer in den USA lebt, eine Green Card besitzt oder die meiste Zeit des Jahres in den USA verbringt, ist in den Vereinigten Staaten einkommensteuerpflichtig. Ausländer:innen, die nicht in den USA leben, werden dagegen als sogenannte Non-Resident Alien (NRA) eingestuft und anders besteuert.

Einige Länder haben Steuerabkommen mit den USA geschlossen, die ihre Bürger:innen und Einwohner:innen zu geringeren Steuersätzen berechtigen. Wer als sogenannte:r NRA Einkommen in den USA erzielt, ist zur Angabe seines Wohnsitzlandes verpflichtet. Auf dieser Grundlage entscheidet der IRS dann, ob im Einzelfall Anspruch auf eine Steuerermäßigung besteht. Mit dem Formular W-8 BEN können Mitarbeiter:innen und Selbstständige bestehende Steuerabkommen geltend machen. Der Auftraggeber behält dann die Einkommenssteuer in der jeweiligen Höhe ein.

Wann müssen Auftragnehmer:innen das Formular W-8 BEN ausfüllen?

Auftraggeber sind vor der Bezahlung der erbrachten Leistungen verpflichtet, das Formular W-8 BEN von den dazu verpflichteten ausländischen Auftragnehmer:innen anzufordern. Die Kriterien für Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen lauten:

• Die Person hat keine US-amerikanische Staatsbürgerschaft.

• Die Person ist nicht in den USA ansässig.

• Die Person besitzt keine Green Card

• Die Person erzielt Einkommen aus erbrachten Leistungen.

Mit unserer Checkliste für Auftragnehmer:innen vermeidest du Fehlklassifizierungen

Gehe diese Checkliste durch, um zu ermitteln, ob du eine Person, die für dich arbeitet, als Mitarbeiter:in oder Auftragnehmer:in klassifizieren musst.

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Wie füllt man das Formular W-8 BEN aus?

Auftragnehmer:innen und Mitarbeiter:innen müssen das Formular W-8 BEN folgendermaßen ausfüllen:

1. Fülle diese Felder aus:

• Vollständiger Name

• Staatsangehörigkeit

• Postanschrift

• US-Steuernummer (ITIN) oder US-Sozialversicherungsnummer (SSN)

• Ausländische Steueridentifikationsnummer

• Geburtsdatum (MM/TT/JJJJ)

• Besteuerungsland

• Einbehaltener Steuersatz (falls zutreffend)

2. Unterschrift und Datum.

3. Schicke das Formular an das Unternehmen, das dich aufgefordert hat, es auszufüllen.

Wer ist dafür zuständig, das Formular W-8 BEN bereitzustellen?

Es ist die Aufgabe des Arbeitgebers bzw. Auftraggebers, seinen Mitarbeiter:innen bzw. Auftragnehmer:innen das Formular bereitzustellen und sie aufzufordern, es auszufüllen.

Die Liste der Länder mit entsprechenden Abkommen ist sehr lang und unterliegt Änderungen. Für die globale Gehaltsabrechnung sollten US-Unternehmen von allen ausländischen Arbeitskräften, die die Kriterien erfüllen, verlangen, dass sie das Formular ausfüllen.

Wer muss das Formular W-8 BEN ausfüllen?

Gebietsfremde Ausländer:innen, die wirtschaftliche Eigentümer von Beträgen sind, für die eine Quellensteuer abgeführt werden muss, müssen das Formular ausfüllen.

Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen müssen das Formular einreichen, wenn sie von einem Unternehmen, das die Quellensteuer einbehält oder zahlt, dazu aufgefordert werden. Das gilt auch dann, wenn sie in einem Land mit einem Steuerabkommen leben, sodass sie von der Quellensteuer befreit sind oder niedrigere Sätze für sie gelten.

Worin unterscheiden sich W-8 und W-8 BEN?

W-8 ist der Überbegriff für fünf Formulare, die ausländische natürliche und juristische Personen ausfüllen müssen, um von der Quellensteuer befreit zu werden. Das Formular W-8 BEN wird von natürlichen Personen ausgefüllt, die als Steuerausländer eingestuft werden wollen. Arbeitgeber sollten wissen, dass Formular W-8BEN-E geringfügig abgewandelt ist. Es kommt zum Einsatz, wenn sie mit ausländischen juristischen Personen wie zum Beispiel Unternehmen zusammenarbeiten.

Wo muss ich das Formular W-8 BEN einreichen?

Mitarbeiter:innen oder Auftragnehmer:innen von Unternehmen schicken das Formular an die Entität, die sie zum Ausfüllen aufgefordert haben, meist also an ihren Arbeitgeber oder den Auftraggeber, der dafür zuständig ist, die Quellensteuer einzubehalten.

Wie lange gilt das Formular W-8 BEN?

Das Formular muss alle drei Jahre erneuert werden.

Was passiert, wenn Arbeit-/Auftraggeber und Mitarbeiter:innen/Auftragnehmer:innen das Formular W-8 BEN nicht einreichen?

Arbeit-/Auftraggeber und Mitarbeiter:innen/Auftragnehmer:innen haben jeweils unterschiedliche Zuständigkeitsbereiche.

Arbeit-/Auftraggeber

Wenn Mitarbeiter:innen/Auftragnehmer:innen das Formular W-8 BEN nicht einreichen, wird ihr Einkommen auch dann mit 30 % besteuert, wenn für sie eigentlich ein geringerer Steuersatz gilt. Ohne Formular entgeht ihnen also möglicherweise Geld, auf das sie eigentlich Anspruch haben.

Arbeit-/Auftraggeber und Personalverantwortliche

Wenn kein gültiges Formular W-8BEN vorliegt, musst du den Einkommensteuersatz in Höhe von 30 % einbehalten. Das kann dazu führen, dass du deine Mitarbeiter:innen oder Auftragnehmer:innen nicht angemessen bezahlst. Und das wiederum kann gravierende Folgen wie die Verletzung geltender Arbeitsverträge oder andere juristische Konsequenzen nach sich ziehen.

Wie stellt man bei ausländischen Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen die Rechtskonformität sicher?

Die Rechtskonformität ist ein wichtiger Aspekt bei der Arbeit mit internationalen Mitarbeiter:innen oder Auftragnehmer:innen. Wenn du gegen Gesetze verstößt, riskierst du Bußgelder, Geldstrafen und Gerichtsverfahren. Du brauchst daher eine wirksame Lösung. Und genau hier kommt ein Employer of Record (EOR) wie Remote ins Spiel.

Weitere Infos zu Remote für das weltweite Personalmanagement findest du auf unserer Website.

Wie bezahlt man ausländische Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen am besten?

Die Bezahlung einer internationalen Belegschaft kann recht kompliziert sein. Eine Möglichkeit besteht darin, eine Niederlassung in jedem Land zu gründen, in dem man Mitarbeiter:innen einstellen möchte. Aber das ist zeitaufwändig, kompliziert und vor allem teuer. Ist die Gründung ausländischer Niederlassungen keine Option, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem EOR, der dann die Einstellung und das Onboarding der ausländischen Mitarbeiter:innen übernimmt.

Weshalb ist ein EOR die sicherste Lösung für das weltweite Personalwesen?

Wer für seine ausländischen Arbeitskräfte keine Tochtergesellschaften gründen will, kommt an einem EOR nicht vorbei. Er kümmert sich darum, dass du alle geltenden Vorschriften der einzelnen Länder einhältst.

Ein EOR kennt sich in diesen Ländern bestens aus und kann sich perfekt um dein Team vor Ort kümmern. Und nicht nur das: Ein EOR unterstützt dich auch beim Onboarding und entlastet damit deine Personalabteilung. Mehr zu der Frage, worauf man bei der Wahl eines Employer of Record achten sollte, findest du in unserem kurzen Leitfaden.

Mit Remote internationale Teams verwalten und bezahlen

Die globale Gehaltsabrechnung hat so ihre Tücken. Deshalb sollten US-Unternehmen und Personalverantwortliche, die Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen im Ausland haben, sich mit den Steuergesetzen der USA auskennen, einschließlich Formular W-8 BEN. Wenn du das Formular W-8 BEN korrekt ausfüllst, stellst du sicher, dass du die Vorschriften einhältst und dein Team richtig vergütest.

Doch Steuerformulare sind nur einer der Aspekte, die es im internationalen Personalwesen zu beachten gilt. Egal ob ausländische Auftragnehmer:innen oder ganze Teams − Remote ist immer an deiner Seite. Kontaktiere uns noch heute mit deinen Fragen zur globalen Beschäftigung oder zu ausländischen Auftragnehmer:innen.