Wann du einen Employer of Record brauchst und welchen du wählen solltest

Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren sichtbar verändert. Wir erleben gerade einen tiefgreifenden Wandel von Präsenz- hin zu Remote-Arbeit über das Internet. Damit ändert sich aber nicht nur die Arbeit an sich, sondern auch wie Menschen eingestellt werden.

Immer mehr Unternehmen auf der ganzen Welt erkennen die weltweite Beschäftigung als Wettbewerbsvorteil und Wachstumschance, da internationale Mitarbeiter:innen ihnen Einblicke in neue Märkte eröffnen und vielfältige teils ungewohnte Ideen einbringen. Gleichzeitig bietet sie ihnen auch eine Lösung für drei drängende Probleme: den Fachkräftemangel auf lokalen Märkten, die langfristige Bindung von guten Mitarbeiter:innen und das wachsende Bedürfnis nach Mobilität. Dennoch ist die Beschäftigung von Mitarbeiter:innen in anderen Ländern alles andere als einfach und auch nicht frei von Risiken, die viele Unternehmen vor dem Sprung über die Landesgrenze abhalten.

Wie sollten Personalmanager:innen also vorgehen? In vielen Fällen besteht die einfachste Lösung in der Zusammenarbeit mit einem Employer of Record oder EOR.

Warum ein Employer of Record?

Viele Recruiter:innen kennen das: Nach langer Suche finden sie endlich die perfekte Person für eine Stelle, können sie aber nicht einstellen, weil sie in einem anderen Land lebt. Hier kann ein Employer of Record die Lösung sein.

Was ist ein Employer of Record?

Ein Employer of Record ist einfach ein im jeweiligen Land registriertes Unternehmen, das für dein Unternehmen vollkommen legal (und sehr effizient) vor Ort Mitarbeiter:innen einstellen kann. Auf dem Papier ist der EOR ihr Arbeitgeber, in der Praxis arbeiten sie aber genauso für dein Unternehmen wie dein restliches Team.

In der Regel kümmert dein EOR sich um die Einstellung und die Gehalts- und Leistungsabrechnungen sowie um die Einhaltung lokaler Arbeits- und Steuergesetze. Damit entfällt für dich ein sehr hoher Kosten- und Ressourcenaufwand.

Nähere Details zu den Tätigkeiten eines Employer of Record findest du in diesem Artikel.

Warum brauchen Unternehmen einen Employer of Record?

Die meisten Unternehmen haben einfach nicht die Ressourcen oder die Expertise, um Menschen in anderen Ländern einzustellen. Und Fehler können ihnen teuer zu stehen kommen.

Das sieht auch der Talent-Branding- und Personalexperte Sean Page so, der schon mit vielen erfolgreichen Startups zusammengearbeitet hat: „[Die weltweite Beschäftigung] ist sehr ressourcenintensiv. Es dauert mindestens ein halbes Jahr, bis ein Plan erstellt, ein Anbieter mit der nötigen Erfahrung zur Gründung einer Niederlassung gefunden und die Koordination zwischen IT-, Finanz-, Personal- und Rechtsabteilung abgeschlossen ist. Bei meinen früheren Beratungstätigkeiten haben wir meistens nur dann eine Niederlassung gegründet, wenn wir wussten, dass wir mehrere Stellen in einem Land oder in einer Region ausschreiben würden.“

Aber auch für Unternehmen mit den nötigen Ressourcen stellt die Gründung einer Niederlassung nicht unbedingt die sinnvollste Lösung dar. Hier ist ein EOR, der bereits eine Niederlassung im Zielland hat, sehr oft die günstigere und effizientere Option. Remote beispielsweise ist ein Employer of Record, der in Dutzenden Ländern weltweit eigene Niederlassungen hat und für seine Dienste einen günstigen Pauschalpreis ohne versteckte Kosten oder Vorauszahlungen verlangt. Nähere Details zu unserer transparenten Preisgestaltung findest du in unserer Fair-Preis-Garantie.

Niedrige Kosten und die einfache Beschäftigung von Personal im Ausland sind nur zwei Vorteile eines EOR. Ein weiterer – entscheidender – Vorteil ist die arbeits- und steuerrechtliche Sicherheit: Neben vielen anderen Stolperfallen im ausländischen Arbeitsrecht ist vor allem Scheinselbstständigkeit eine ernstzunehmende Gefahr.

Siehe auch: Die Folgen der Falschklassifizierung von Angestellten als Selbstständige

Die Personalexpertin Christy Zajack, die im Auftrag von Großunternehmen wie American Airlines, Hilton oder Pfizer Mitarbeiter:innen sucht, erklärt: „Arbeitsgesetze können sehr verwirrend sein, weil die Praxis anders [als der eigentliche Gesetzestext] ist. Oder sie sind derart vage gehalten, dass erst ein Gerichtsurteil für Klarheit sorgt.“ Gesetzliche Regelungen zu Arbeitszeiten, Überstunden, Kündigungen, Wohnsitz, Arbeitsort, Lohn und Lohnnebenkosten, Steuern und Abgaben sind nur einige der Aspekte, die ein Arbeitgeber laut Christy Zajack kennen muss, bevor er Menschen in einem anderen Land einstellt.

Ein EOR bietet große Entlastung für seine Kunden. Sie erhalten Zugang zu Arbeitsrechts- und Businessexpert:innen, die sich um die technischen Belange der globalen Beschäftigung kümmern. Damit können sich die eigenen HR-Abteilungen auf das konzentrieren, was sie am besten können: die besten Talente finden und im Unternehmen halten. Die Auseinandersetzung mit veränderlichen Arbeitsgesetzen können sie den Spezialist:innen des EOR überlassen.

Was genau zeichnet einen Employer of Record aus?

Viele Unternehmen haben bereits Erfahrung mit Personalagenturen, Payroll-Anbietern oder auch Professional Employer Organizations (PEOs) gemacht. Sie alle sind jedoch nicht mit einem Employer of Record vergleichbar. Es ist wichtig, dass du die Unterschiede kennst, damit du die passende Lösung für deine individuellen Anforderungen finden kannst.

Was ist der Unterschied zwischen einem EOR und einer Personalagentur?

Eine Personalagentur vermittelt Unternehmen Personal meistens zur Deckung eines kurzfristigen oder höchstens mittelfristigen Bedarfs. Dazu greift sie auf ihr Kandidat:innennetzwerk zurück, prüft die Qualifikationen, stellt den Kontakt zum Unternehmen her und holt Rückmeldungen von beiden Seiten ein. Ein großer Unterschied zum EOR besteht darin, dass eine Personalagentur keine Mitarbeiter:innen im Auftrag des Kunden einstellen kann.

Ein Employer of Record übernimmt hingegen die vollständige Beschäftigung und schließt auch den Arbeitsvertrag mit den Mitarbeiter:innen ab. Er nimmt dir die Abrechnung und Bezahlung von Gehältern, Steuern und Zusatzleistungen ab und kümmert sich um alle rechtlichen Belange. Die Serviceleistung eines EOR geht also weit über das Angebot einer Personalagentur hinaus.

Was ist der Unterschied zwischen einem EOR und einem Payroll-Anbieter?

Ein Payroll-Anbieter liefert die Softwareumgebung zur Automatisierung von Gehaltsabrechnungen und Steuererklärungen am Jahresende. Manche bieten auch begrenzte Personaldienstleistungen an, können aber selbst keine Mitarbeiter:innen in anderen Ländern einstellen.

Auch hier gehen die Serviceleistungen für die internationale Beschäftigung eines EOR weit über die eines Payroll-Anbieters hinaus. Payroll-Anbieter sind in erster Linie Finanzdienstleister, während ein EOR auch alle weiteren Aspekte der internationalen Personalbeschäftigung abdeckt.

Was ist der Unterschied zwischen einem EOR und einer PEO?

Eine PEO bzw. Professional Employer Organization ist im Grunde nichts anderes als eine ausgelagerte Personalabteilung, die die Abrechnung von Gehältern und Zusatzleistungen übernimmt. Auf den ersten Blick ist eine PEO einem EOR nicht unähnlich, aber es gibt einige signifikante Unterschiede.

Bei einer PEO muss das Kundenunternehmen bereits eine Niederlassung in dem Land haben, in dem es Menschen einstellen will. Darüber hinaus entsteht durch die Zusammenarbeit mit einer PEO ein Co-Beschäftigungsverhältnis, bei dem dein Unternehmen und die PEO gemeinsam als Arbeitgeber auftreten.

Genauere Informationen zu den Unterschieden zwischen einer PEO und einem EOR findest du in diesem Artikel.

Ein EOR ist die sicherste Lösung für die Beschäftigung von Menschen im Ausland

Wenn du zum ersten Mal jemanden im Ausland einstellen möchtest, ist ein EOR die einfachste und sicherste Lösung. Ob für einzelne Remote-Stellen, hybride Teams oder global verteilte Standorte, ein EOR ist immer die beste Wahl zum Schutz deines Unternehmens während des Einstellungsprozesses und über die gesamte Dauer des Beschäftigungsverhältnisses hinweg.

Scheinselbstständigkeit und andere arbeitsrechtliche Verstöße

Die meisten HR-Abteilungen machen sich vor allem Sorgen um die Eigenheiten fremder Arbeitsgesetze – und ihre mangelnde Kenntnis derselben. Aus diesem Grund gehen viele Unternehmen lieber den vermeintlich sicheren Weg und arbeiten mit selbstständigen Auftragnehmer:innen zusammen – ein möglicherweise kostspieliger Fehler, wie viele im Nachhinein erfahren müssen.

Gar nicht selten stellt sich nämlich heraus, dass vermeintlich selbstständige Arbeitskräfte eigentlich Mitarbeiter:innen sind und daher Anspruch auf Zusatzleistungen und gesetzliche Absicherung haben. In solchen Fällen werden nicht nur Nachzahlungen von Lohnsteuern und Sozialabgaben auf die bisher gezahlten Honorare fällig. Je nach der spezifischen Situation und Land kommen auch noch Bußgelder, Zinsen und andere Strafen hinzu.

Mit einem EOR kannst du diesem Risiko aus dem Weg gehen, weil er selbstständige Auftragnehmer:innen leicht in Vollzeitangestellte umwandeln kann.

Siehe auch: Wann solltest du selbstständige Auftragnehmer:innen in Angestellte umwandeln?

Nicht nur Scheinselbstständigkeit stellt ein Risiko für dich dar, sondern auch Änderungen an den Arbeitsgesetzen in einem fremden Land. Die wenigsten HR-Abteilungen haben eigene Expert:innen, die diese Änderungen verfolgen und gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen können. Ein EOR räumt auch dieses Problem aus dem Weg: Bei relevanten Gesetzesänderungen informiert er dich sofort und nimmt alle nötigen Anpassungen vor.

Lokal angepasste, rechtskonforme Benefitspakete

Gesetzlich vorgeschriebene und freiwillige Zusatzleistungen sind ein weiterer wichtiger Aspekt der internationalen Beschäftigung. Alles, was du deinen Mitarbeiter:innen anbietest, muss auch den lokalen Gesetzen entsprechen.

Wenn du gute Mitarbeiter:innen anziehen möchtest, musst du attraktive Benefits bieten. Dazu musst du die Erwartungshaltung lokaler Arbeitskräfte kennen und wissen, was attraktive Sonderleistungen ausmachen. Auch hier kann ein Employer of Record dich unterstützen, denn er kennt den Arbeitsmarkt und weiß, worauf es den Menschen vor Ort ankommt.

Unterstützung bei Kündigungen

Es wird immer wieder vorkommen, dass du jemanden kündigen musst. Wenn die betreffende Person im Ausland beschäftigt ist, musst du wahrscheinlich anders vorgehen als in deinem eigenen Land und mögliche Fehler könnten dich teuer zu stehen kommen.

Kündigungen sind in jedem Land geregelt, aber nicht überall gleich. Unrechtmäßige Kündigungen können kostspielige internationale Rechtsstreitigkeiten nach sich ziehen. In den USA beispielsweise gibt es nur einen schwachen Kündigungsschutz und du kannst ein Beschäftigungsverhältnis mehr oder weniger jederzeit beenden. In der Tschechischen Republik gibt es hingegen eine gesetzliche Kündigungsfrist von zwei Monaten.

Ein Employer of Record kennt die lokalen Gesetze und passt deine Arbeitsverträge und Dinge wie Kündigungsfristen und Abfindungen entsprechend an. Außerdem hilft er dir beim Schutz sensibler Firmendaten und deines geistigen Eigentums nach dem Ausscheiden von Mitarbeiter:innen.

Schutz des geistigen Eigentums

Unternehmen müssen genau wissen, wie sie ihr geistiges Eigentum schützen können, wenn sie Mitarbeiter:innen im Ausland einstellen. Die entsprechenden Gesetze sind schon in einem einzigen Land nur schwer zu durchschauen. Kommen mehrere Länder ins Spiel, wird es sehr schnell unübersichtlich und es entstehen gefährliche Zweifel, wem kritische Informationen und Arbeiten letztendlich gehören.

Siehe auch: Erfinder- und geistige Eigentumsrechte in Unternehmen mit Remote-Teams

Ein Employer of Record hat entweder hauseigene Rechtsexpert:innen oder arbeitet eng mit lokalen Spezialist:innen zusammen. Remote schützt seine Kunden mit Remote IP Guard, einem kompromisslosen Service zum Schutz von geistigem Eigentum, der garantiert, dass deine geistigen Eigentumsrechte auch im Ausland bei dir bleiben. Besonders wichtig ist das für Unternehmen, bei denen ein tiefgreifender Wandel der Organisationsstruktur bevorsteht, etwa durch eine Übernahme oder einen Börsengang.

Zentrale Verwaltung aller internationalen Arbeitskräfte

Wenn du mit einem Employer of Record wie Remote zusammenarbeitest, befindet sich der gesamte Datenbestand aller deiner internationalen Mitarbeiter:innen an einem zentralen Ort. Du kannst ihn dort mühelos verwalten und jederzeit aufrufen. Dein EOR kümmert sich um die rechtskonforme Aufbewahrung von Unterlagen und Daten, einschließlich für ehemalige Mitarbeiter:innen. Die einfache Verwaltung und Aufbewahrung von Daten und Unterlagen ist ein weiterer Vorteil, der in deine Nutzenrechnung einfließen sollte.

Hol dir unsere Checkliste für die Einstellung internationaler Mitarbeiter:innen

Gehe die Checkliste durch, um auch bei grenzüberschreitenden Arbeitsverhältnissen alle Vorschriften einzuhalten.

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In addition to the risk of misclassification, staying abreast of changes in local labor laws in foreign countries falls well outside the scope of most talent and HR roles. Instead, when laws change in the countries where you have employees, your EOR notifies you swiftly and makes changes on your behalf.

Create locally compliant benefits packages

To secure the best talent, you need to be competitive with the packages you offer. This requires you to understand the expectations of workers in those regions, which may include supplementary employee benefits.

This is where an employer of record can help, tailoring benefits packages to match what is customary in the country where you wish to hire. But it also considers statutory and supplementary benefit packages, ensuring that your benefits that comply with local laws.

Manage terminations effectively

Every country has its own laws around termination. For example, hiring in the United States is based on “at-will employment,” meaning an employee can be terminated at any time. But terminating employees in countries like the Czech Republic requires a two-month notice period.

Failure to comply with these requirements can result in expensive international legal disputes.

An employer of record knows the protocols for termination in each country, which is essential when drafting employment agreements with clauses for notice periods and severance. Your EOR can also help manage issues — like safeguarding sensitive client company data and intellectual property — after termination.

Protect your intellectual property

Risks around intellectual property ownership are crucial for companies to consider when hiring an employee in another country. Laws regarding intellectual property rights are complicated enough in one country. Add multiple to the mix? Questions of ownership quickly arise.

See also: Intellectual property and invention rights for remote teams

Employers of record either work with local legal experts or hire their own to handle IP transfers.

At Remote, for example, every client company is protected by Remote IP Guard. This ironclad IP protection service guarantees the maximum retention of your intellectual property rights when you hire internationally. Companies approaching major financial events, such as IPOs or acquisitions, must be especially vigilant about their IP.

Centralize management of international hires

When working with an employer of record like Remote, all necessary documentation for your hires is centralized in one place. This makes it easy to manage and review employee information at a glance.

Your EOR will also ensure your recordkeeping aligns with local requirements, including maintaining documentation for terminated employees. The ease of managing and keeping records is just one additional benefit to consider when considering the value of an EOR.

Globale Gehaltsabrechnung —

19 min

So bezahlst du internationale Mitarbeiter:innen

Der richtige Ansatz bei der Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter:innen im Ausland spart Zeit, gewährleistet die Rechtskonformität im Zielland und sorgt für Zufriedenheit in deiner Belegschaft.

So findest du den richtigen Employer of Record für dein Unternehmen

Sobald du beschlossen hast, Mitarbeiter:innen im Ausland über einen Employer of Record einzustellen, besteht der nächste Schritt darin, den richtigen Anbieter zu finden.

Das macht einen guten EOR aus

Du kannst von einem guten EOR verlangen, dass er weltweite HR-Lösungen, Gehaltssimulationen, Onboarding, Gehaltsabrechnungen, Zusatzleistungen, lokale Steuerzahlungen und mehr bietet – an einem Ort zentral verwaltet.

Aber das sollte noch lange nicht alles sein. Sicherheit, also Datenschutz, die die Einhaltung aller relevanten Gesetze und Schutzmechanismen für dein geistiges Eigentum sind ebenso wichtig.

Außerdem solltest du genau wissen, wie der EOR im Ausland im Namen deines Unternehmens auftritt. Deine Mitarbeiter:innen überall auf der Welt verdienen einen respektvollen und professionellen Umgang. Ein guter EOR legt großen Wert auf die Betreuung deiner Mitarbeiter:innen und stellt sicher, dass sie sich als vollwertige Mitglieder deines Teams fühlen.

Warum ein EOR unbedingt eigene Niederlassungen haben muss

Eines der wichtigsten Qualitätsmerkmale eines EOR-Anbieters sind eigene Niederlassungen in den Ländern, in denen er arbeitet. Weniger zuverlässige EORs arbeiten häufig mit lokalen Drittanbietern bzw. Partnern zusammen.

Angenommen, du trittst mit einem dringenden Anliegen an deinen EOR heran. Ein partnerabhängiger EOR muss sich erst durch die gesamte Kette von Drittanbietern durcharbeiten, um die gesuchten Informationen zu erhalten und entsprechend zu handeln. Das kann Tage dauern. Und wenn die Informationen dann auch noch falsch kommuniziert oder verstanden werden, kommt es schnell zu Problemen. Solche Konstrukte sind zudem teuer, denn je mehr Mittelsleute es gibt, desto mehr muss man auch für sie bezahlen.

Ein EOR mit eigenen Niederlassungen kann ganz anders vorgehen. Er kontrolliert den gesamten Einstellungsprozess und verwaltet alle deine globalen Mitarbeiter:innen selbst. Das führt zu weniger Reibungspunkten, geringeren Kosten und einer besseren Betreuung deines Teams.

Mehr über die Unterschiede zwischen EORs mit eigenen Niederlassungen und partnerabhängigen EORs erfährst du in unserem hilfreichen Einseiter sind ebenso wichtig.

Diese Fragen solltest du einem EOR vor Vertragsabschluss stellen

Bevor du dich für einen Employer of Record entscheidest, gibt es einige wichtige Fragen, die du unbedingt stellen solltest:

• Hat der EOR eine eigene Niederlassung im Land oder ist er auf Drittanbieter angewiesen? Vorsicht: Einige EORs haben Niederlassungen in einem Land und arbeiten in anderen mit Partnern. Das führt möglicherweise zu chaotischen Verhältnissen und unvorhersehbaren Kosten.

• Wie schützt der EOR dein geistiges Eigentum? Hier solltest du genau nachfragen und dich auf keinen Fall mit vagen Zusicherungen zufriedengeben. Ein guter EOR weiß ganz genau, wie sich die Gesetze eines Landes auf deine geistigen Eigentumsrechte auswirken und was du tun musst, um sie zu schützen

• Gibt der EOR deine Daten an Dritte weiter? Wie oben kurz angesprochen: Partnerabhängige EORs haben Verflechtungen mit unzähligen Partnern. Und viele davon haben wiederum selbst externe Anbieter, sodass du im Endeffekt den Überblick darüber verlierst, wo deine sensiblen Daten überall landen.

• Sind alle Unterlagen und Informationen zentral abrufbar? Ein guter EOR erledigt nicht nur seine Arbeit, sondern bietet dir auch ein gutes Nutzungserlebnis. Teste die Softwarelösung des Anbieters und sieh dir an, ob du alles Nötige schnell und einfach an einem Ort finden kannst.

Mit den Antworten auf diese Fragen kannst du zuletzt entscheiden, mit welchem EOR du zusammenarbeiten möchtest.

Der beste Employer of Record für dein globales Team

Du weißt jetzt, wann du einen Employer of Record brauchst und wie du den passenden für deine individuellen Anforderungen findest. Wie geht es jetzt also weiter?

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