Filipinas — 12 min
Gestionar las nóminas es un proceso complejo, incluso para las empresas que operan exclusivamente en un ámbito local. Si estás pensando en contratar talento internacional, es fácil tener muchas dudas al principio.
Hay que tener en cuenta una serie de factores, como el cumplimiento de la normativa sobre nóminas globales, los tipos de cambio de moneda, el coste de la vida y la oferta de paquetes de prestaciones locales. Todo esto puede hacer que la gestión de las nóminas globales sea una tarea ardua.
Eso es lo malo. Lo bueno es que las nóminas globales no tienen por qué ser una faena si sabes cómo gestionarlas.
Tanto si pretendes expandirte en todo el mundo como si solo buscas gestionar mejor las nóminas de tu personal internacional actual, esta guía es para ti.
Este artículo sirve de introducción a la nómina global. Para profundizar en el tema, te recomendamos que te descargues nuestra guía para gestionar nóminas globales.
La guía para gestionar nóminas globales de Remote proporciona consejos prácticos para gestionar las nóminas de tu equipo global de forma que tu empresa se ajuste siempre a la legislación laboral internacional.
«Nómina global» es un concepto amplio que engloba las prácticas relacionadas con la gestión de la integración y las nóminas de los empleados y los trabajadores por cuenta propia internacionales. Dependiendo del país de residencia de los empleados o los trabajadores por cuenta propia, la nómina global puede incluir una serie de cuestiones, tales como:
Retención y pago de impuestos.
Cálculo de salarios.
Distribución de nóminas.
Cumplimiento de las leyes laborales.
Aprende a gestionar las nóminas globales de tu equipo y a hacer que tu empresa se ajuste siempre a la legislación laboral internacional.
Puede que hayas oído utilizar «nómina global» y «operaciones de nómina global» indistintamente y te hayas preguntado si significan lo mismo. El caso es que, aunque «nómina» y «operaciones de nómina» son términos que suelen solaparse, hacen referencia a cosas distintas.
La nómina es el proceso de remunerar a los empleados por el trabajo que han realizado durante un periodo determinado.
No solo incluye los salarios, sino también las primas, las prestaciones y las retenciones. Aparte, implica garantizar el cumplimiento de las leyes fiscales, informar al Gobierno y mantener registros precisos.
Las nóminas son algo primordial para cualquier empresa, por lo que es importante gestionarlas a rajatabla para evitar problemas legales o el descontento de los empleados.
Las operaciones de nómina van un paso más allá y abarcan todo el abanico de acciones necesarias para gestionar y ejecutar las nóminas.
Las operaciones de nómina implican instaurar y gestionar sistemas para realizar un seguimiento preciso del tiempo de los empleados, calcular los salarios y otro tipo de remuneración, realizar los pagos, tramitar los impuestos y estar al día de los cambios en las leyes fiscales y la normativa laboral.
También incluyen gestionar las relaciones con proveedores de servicios externos, como empresas de gestión de nóminas o proveedores de prestaciones.
Así pues, la principal diferencia entre ambos términos es su alcance. Mientras que la nómina se entiende como el hecho de remunerar a los empleados, las operaciones de nómina incluyen todos los sistemas, procesos y acciones que engloba esta función.
En otras palabras, la nómina es una parte de las operaciones de nómina, que es un concepto más amplio.
En la práctica, alguien que se encargue de las operaciones de nómina tendría que gestionar las nóminas, pero sus responsabilidades también se extenderían a otras áreas relacionadas.
Dicho esto, vamos a ver en detalle cómo se coordinan los distintos componentes de las operaciones de nómina global para apoyar a los equipos internacionales.
Lo importante para alguien que no tenga ni idea de nómina global es entender las distintas opciones posibles. Hay tres métodos principales para gestionar las nóminas en otro país.
Un EOR es un servicio mediante el cual una empresa externa designada se encarga de todo el proceso de gestión de tus nóminas en un país extranjero.
Los EOR permiten contratar a personal internacional sin necesidad de crear una entidad jurídica en cada país.
Desde el punto de vista legal, son el empleador de tu personal internacional. Además de con la gestión continua de las nóminas, un EOR puede ayudar con la contratación. Por tanto, sus servicios van mucho más allá de la nómina y entran en el ámbito de las operaciones de nómina global.
Una alternativa a dejar la gestión de las nóminas globales en manos de un EOR es asociarte con una organización profesional de empleadores.
La diferencia entre una PEO y un EOR es que al trabajar con una PEO se entabla una relación de pluriempleo con tu empleado y la PEO en cuestión. Ambos contratáis a la persona a la vez, mientras que la PEO gestiona los RR. HH. en tu nombre.
Así pues, al igual que el EOR, una PEO hace las veces de tu departamento de RR. HH. No obstante, hay una diferencia fundamental entre ambas opciones: si optas por una PEO, es necesario que cuentes con una entidad jurídica en el país o la región donde vayas a contratar.
Esto se aplica tanto a PEO nacionales como globales. Una PEO global sigue siendo una PEO, solo que puede ofrecer sus servicios a las empresas en varios países.
Aunque una PEO global puede hacer de EOR y asumir ciertas responsabilidades legales en los países en los que viven tus empleados, solo puedes trabajar con una PEO (global o no) si tienes tu propia entidad jurídica local.
En resumen: para poder colaborar con una PEO, tienes que poseer una entidad jurídica local y entablar una relación de pluriempleo. Un EOR, en cambio, puede contratar a empleados en otros países por ti sin que exista una relación de pluriempleo y sin que tengas que abrir una entidad jurídica local.
Una tercera forma de gestionar tus operaciones de nómina global es internamente. Eso sí, se presupone que, si te decantas por esta opción, es porque tu personal dispone del tiempo y los recursos necesarios para gestionar el cumplimiento de los RR. HH. internacionales.
Antes de decidirte por esta opción, asegúrate de que tienes capacidad para:
Crear entidades jurídicas en todos los países en los que tengas personal.
Centralizar y supervisar la gestión de las nóminas.
Tener suficiente representación legal local.
Tener relación con los administradores de prestaciones locales.
Comprender los matices culturales de las nóminas, las prestaciones y los impuestos en cada país.
Para poder gestionar internamente las operaciones de nómina global, es esencial utilizar programas informáticos como un sistema de información de recursos humanos (HRIS) o un sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) que puedan automatizar al menos parte del proceso y analizar los datos de las nóminas de los empleados.
Para explicar mejor las diferencias entre la PEO, el EOR y la gestión interna de nóminas, podemos decir que los proveedores de nómina global se dividen, a grandes rasgos, en dos tipos:
Si cuentas con un proveedor de este tipo, las nóminas de tu empresa las gestionan entidades externas ubicadas en el país en el que contratas.
Conviene evitarlos en la medida de lo posible, ya que no solo tienen un control limitado sobre la experiencia y la nómina de tus empleados, sino que protegen poco la propiedad intelectual y suelen tener muchos costes ocultos.
Estos proveedores solo operan en países en los que tienen y gestionan al completo sus propias entidades jurídicas. Eso significa que están perfectamente al tanto de la nómina, la administración de las prestaciones, los impuestos y los contratos de tus empleados en todo momento.
Si tienes dudas o necesitas ayuda, un proveedor con entidad propia puede ayudarte de inmediato, mientras que un proveedor que dependa de socios tiene que pasarle el mensaje a un tercero desconocido.
Para saber más sobre las diferencias entre los socios de empleo global que cuentan con entidad propia y los que dependen de otros, lee nuestra guía al respecto.
Pasamos a ver los principales retos que entraña la nómina global, ya que hay varias cosas que debes tener en cuenta si te estás preparando para establecerte internacionalmente.
¿Deberías pagarles a todos lo mismo o habría que tener en cuenta el coste de la vida?
El coste de la vida puede variar drásticamente de un lugar a otro. Si tienes en cuenta el coste de la vida, te aseguras de que tus empleados tengan el mismo poder adquisitivo independientemente de su ubicación, lo cual contribuye a que nadie del equipo se sienta discriminado.
A su vez, puede ayudarte a captar y retener talento, ya que a los empleados les parecerá que su remuneración es justa y competitiva para la economía local.
Por otro lado, pagar salarios parejos pueden dar lugar a disparidades entre los empleados. Por ejemplo, los empleados de zonas con un coste de vida elevado pueden tener dificultades para hacer frente a los gastos, mientras que los de zonas con un coste de vida más bajo a lo mejor los pagan de sobra.
¿Qué se debe hacer si los empleados de un país reciben una prestación del Gobierno que los empleados de otro país no tienen?
Al igual que el coste de la vida, los programas de seguridad social, las prestaciones sanitarias, los planes de pensiones y otras disposiciones del Gobierno varían mucho de un país a otro.
Las empresas pueden plantearse «compensar» estas prestaciones para garantizar la equidad. Por ejemplo, si un país tiene un sistema público de salud férreo y otro no, una empresa podría ofrecer un seguro médico privado a sus empleados en este último.
El objetivo es garantizar que todos los empleados reciban prestaciones similares vivan donde vivan, ya sea a través de programas públicos o de la empresa.
Es necesario revisar las prestaciones y normativas locales periódicamente para mantener la equidad y la legalidad en este aspecto.
Para ver estas cuestiones comentadas en mayor detalle, consulta la guía de remuneración global de Remote.
¿Sabes cuándo debes clasificar a tus trabajadores como empleados o como trabajadores por cuenta propia?
En pocas palabras, las empresas controlan cómo y cuándo llevan a cabo su trabajo los empleados, que suelen tener derecho a las prestaciones de la empresa y se les retienen impuestos del salario.
Los trabajadores por cuenta propia o autónomos, en cambio, controlan cómo realizan su trabajo, no suelen recibir prestaciones de sus clientes y se encargan de gestionar el pago de sus impuestos.
Si te equivocas en la clasificación del país en el que contratas, pueden imponerte multas o sanciones e incluso prohibirte la actividad. Sé diligente y revisa las relaciones laborales con cierta frecuencia para garantizar el cumplimiento normativo.
Como los trabajadores remotos pueden trabajar desde cualquier parte, tienes que cumplir distintas leyes de propiedad intelectual (PI) allá donde hagas negocios.
Las empresas con trabajadores remotos distribuidos por todo el mundo deben respetar las distintas leyes de propiedad intelectual de cada lugar. Esto implica asegurarse de que los trabajadores respetan las leyes locales de propiedad intelectual al crearla, compartirla o utilizarla.
Controlar todas estas leyes puede ser complejo, ya que difieren de un país a otro, pero no hacerlo puede dar lugar no solo a la pérdida de derechos de PI, sino también a disputas legales y daños a la reputación.
Al contratar a trabajadores remotos, también tienes que saber dónde pagan los impuestos sobre la renta y quién tiene que encargarse de gestionar los pagos. De normal, las empresas están obligadas a retener impuestos a los empleados, mientras que los trabajadores por cuenta propia suelen ser plenamente responsables de gestionar sus impuestos.
Consulta dónde pagan impuestos los trabajadores a distancia para obtener más información.
El establecimiento permanente es un régimen fiscal que afecta a las empresas con presencia continuada en un país. Que se aplique a tu empresa o no dependerá de la consideración que tenga el Gobierno local con respecto a tus actividades en el país.
El hecho de trabajar con un EOR o una PEO no influye en absoluto en tu riesgo de establecimiento permanente, pero un buen socio puede ayudarte a saber si corres riesgo o no y gestionarlo. Consulta nuestra guía del riesgo de establecimiento permanente para obtener más información.
Las nóminas globales pueden conllevar retos considerables, pero, si cuentas con el socio adecuado, como un EOR, puedes crear un equipo internacional rápida y fácilmente, y con un riesgo mínimo.
Después de haber visto los retos a los que puedes enfrentarte al contratar globalmente, te damos algunos motivos por los que quizá te convendría trabajar con un proveedor de nómina global.
Contratar a gente de varios países no significa necesariamente que tengas que hacer más papeleo. Como EOR, Remote facilita el cumplimiento de los requisitos legales de cada país, como los impuestos, las prestaciones y las cotizaciones sociales.
Si te preocupan las multas por incumplimiento normativo o no tienes claro cómo gestionar las retenciones en programas sociales para extranjeros, tu proveedor de servicios de nómina global debería poder ayudarte con las nóminas de cualquier país en el que contrates.
La nómina global es una alternativa más rápida y barata que establecer tus propias entidades en varios países. Abrir una entidad internacional puede costar decenas de miles de dólares y el proceso puede tardar meses. Un proveedor de servicios de nómina global te permite contratar a candidatos internacionales inmediatamente en lugar de meses después.
Una nómina fiable es absolutamente fundamental para que tu equipo esté satisfecho. Si te expandes a nuevos países y sigues gestionando internamente las operaciones de nóminas, podrían producirse retrasos en los pagos sin que te dieras cuenta, lo cual podría hacer que tu equipo se frustrara y empezara a desconfiar. Un socio que gestione la nómina global te ayuda a garantizar siempre los pagos puntuales a todo tu equipo.
¿Cuánto tiempo se pasa tu equipo de recursos humanos revisando hojas de cálculo, comprobando las cuentas y llamando a los proveedores de prestaciones? Cuando tienes un proveedor de servicios de nómina global que se encarga de los detalles, tu equipo puede centrarse en lo más importante: tu personal.
Es importante comprender todas las responsabilidades que tiene un proveedor de servicios de nómina global, ya que esto te ayudará a decidir si te conviene más dedicar recursos internos o asociarte con una empresa como Remote para gestionarlas. Aquí tienes un desglose de los principales aspectos:
Para cada empleado, hay que proporcionar lo siguiente:
El tipo de contrato de trabajo adecuado.
El registro legal de tu entidad en el mercado local, si procede.
El pago puntual de impuestos y otras obligaciones locales (tanto de tu empresa como del empleado).
Las prestaciones reglamentarias (como el decimotercer mes de sueldo o la paga extra de verano) y las prestaciones opcionales que buscan los mejores talentos.
Las modificaciones necesarias según los constantes cambios de leyes y normas.
Antes de contratar a gente en un mercado nuevo, asegúrate de garantizar el cumplimiento normativo en todo el proceso de gestión de las nóminas. Comprender estas responsabilidades es el primer paso para poder contratar internacionalmente sin problemas.
Hay que tener en cuenta varios factores culturales a la hora de contratar internacionalmente.
Tu proveedor de servicios de nómina global debería poder ayudarte con todas estas cosas:
Días festivos:al contratar en varios países, los miembros del equipo tendrán días festivos distintos. Tu proveedor de servicios de nómina global puede ayudarte a tener claro cuáles son según donde estén.
Vacaciones pagadas:cada país tiene sus leyes respecto a la cantidad de días de permiso y vacaciones remuneradas que corresponden a los empleados y cuándo pueden disfrutarlas. Aparte, tampoco son siempre los mismos: muchos países tienen normas distintas para los permisos retribuidos por enfermedad, cuidados familiares, fallecimiento de un familiar, maternidad, paternidad y otros casos.
Diferencias horarias:imagínate que lo tienes todo listo para cerrar la nómina, pero los bancos del país de tu empleado han cerrado hace seis horas. Tu proveedor de servicios de nómina global puede prevenir cualquier contratiempo.
Consideraciones sobre el salario y la moneda:en primer lugar, debes fijar salarios competitivos en el mercado del lugar en el que viva el empleado y que se ajusten a la normativa local de allí. En determinados estados de EE. UU., por ejemplo, el salario mínimo es mucho más elevado que el mínimo federal. Además, los salarios de tus empleados deben ser coherentes en la moneda en la que se fijan, ya que la conversión de moneda puede complicarse sin la ayuda adecuada.
Cuando contratas a trabajadores internacionales, te haces responsable de sus datos. Tu proveedor de servicios de nómina global los deja en manos de expertos locales que saben dónde pueden alojarse o transferirse y dónde no, por lo que están protegidos.
Toda empresa con datos de ciudadanos europeos está sujeta al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), una ley que promulgó la Unión Europea en 2018 para proteger la privacidad y los datos personales de la ciudadanía.
El RGPD establece directrices para la recopilación y el tratamiento de información personal, permite a las personas controlar sus datos e impone sanciones estrictas en caso de incumplimiento por parte de las organizaciones. Por tanto, si contratas a trabajadores europeos, es fundamental que te ciñas al RGPD.
Cada país tiene sus propias leyes en materia de protección de datos y sus propios procedimientos para imponer sanciones importantes a las empresas que no las cumplen. Si no tienes equipos de protección de datos con conocimientos locales a tiempo completo en tu empresa, te convendría trabajar con un proveedor de servicios de nómina global que cuente con miembros del equipo en cada país en el que contrates.
Una de las consideraciones más importantes a la hora de contratar a personal global es decidir el tipo de contrato adecuado, es decir, la clasificación de tus trabajadores.
Dependiendo del país en el que viva la persona a la que quieras contratar, se la puede considerar trabajadora por cuenta propia o empleada a tiempo completo, contratada directamente por la empresa.
En algunos lugares, como en el Reino Unido, existen otros regímenes laborales aparte de estos dos, que son los más tradicionales. Por lo general, los empleados tienen más cobertura legal y prestaciones que los trabajadores por cuenta propia.
Dicho esto, cuando decidas incorporar a un nuevo miembro a tu equipo, debes ser consciente de qué requisitos legales son responsabilidad tuya.
Entérate de los siguientes aspectos laborales, que varían según el lugar:
Prestaciones (por ejemplo, paga extra de verano o salarios con 13 o 14 pagas al año).
Límite y remuneración de las horas extras.
Salario mínimo.
Condiciones de rescisión del contrato de los trabajadores (es decir, posibles periodos de protección o remuneración).
Baja por enfermedad (de los empleados y sus familiares).
Cobertura de los seguros (seguro médico, pensión, seguridad social y otros).
Permiso parental.
Primas por condiciones de trabajo.
Una vez que tengas claro quién debe sufragar estas y otras cuestiones, sabrás cómo gestionar los informes y las nóminas. Por lo general, los trabajadores por cuenta propia se ocupan de sus impuestos y cotizaciones. En el caso de los empleados a tiempo completo, la parte contratante suele costear, al menos, una parte del seguro y otras prestaciones relacionadas con la nómina.
Para evitar cualquier problema de cumplimiento normativo o clasificación errónea, consulta nuestro recurso sobre la clasificación errónea de empleados y trabajadores por cuenta propia.
Hay situaciones en las que externalizar la nómina global es la mejor opción:
¿Tu modelo de nóminas actual es adecuado para la expansión internacional? ¿Tienes capacidad para llevar a cabo los procesos correspondientes? ¿Tienes suficiente personal para gestionar la carga de trabajo y la experiencia necesaria para operar en otra región? Si no es así, externalizar las nóminas globales puede ser la opción más acertada.
Las nóminas locales ya son complejas de por sí, pero las nóminas globales pueden complicarse bastante más sin ayuda. Debes tener en cuenta diferentes legislaciones laborales, regímenes fiscales, prestaciones y cambios de divisas. Gestionar todo esto por tu cuenta es difícil; trabajar con un socio de confianza es fácil.
En función de dónde estén tus empleados, tendrás que atenerte a distintas leyes de empleo. Pueden producirse cambios en la legislación sin previo aviso, por lo que quizá tengas que afrontar consecuencias desagradables sin esperártelo. Al externalizar las nóminas globales, el cumplimiento normativo está garantizado independientemente de la ubicación.
Si decides gestionar las nóminas globales de forma interna, tus empleados tendrán que formarse y dedicar mucho tiempo a instaurar procesos nuevos, con todo lo que eso puede implicar: software nuevo, más contrataciones y periodos de formación largos. La externalización te permite ahorrarte la espera y proporcionar a tus empleados una mejor experiencia desde el principio.
Es crucial controlar y llevar un registro de los costes para garantizar un enfoque ampliable de las nóminas globales.
Una vez más, tienes dos opciones: una herramienta o archivo interno para llevar un seguimiento y aplicar los cambios a mano, o un software integrado en una solución de nóminas globales.
Llevar el seguimiento de lo que cuestan las nóminas globales con un software es una forma mucho más ampliable y rentable de gestionar los gastos. Es cierto que hay hojas de cálculo gratuitas, pero el gran volumen de datos que se manejan (por no hablar de los costes que acarrean los errores humanos, que son inevitables) hacen que las herramientas manuales sean una mala opción.
Un buen sistema de gestión de los gastos de las nóminas globales debería ofrecerte lo siguiente:
Una vista mensual o anual de lo que cuestan las nóminas en general.
Análisis por empleado.
Comparaciones e informes entre países.
Resúmenes de impuestos, cotizaciones sociales y otros gastos por país.
Un proveedor de nómina global está preparado de sobra para ayudarte con todas estas cuestiones.
Si decides externalizar la nómina global, elegir proveedor es solo una pequeña parte de todo el proceso. Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a empezar.
Es vital que la empresa sea capaz de gestionar diferentes tipos de contratos de trabajo en diferentes países. Un socio a largo plazo debería poder gestionar todas tus necesidades a través de sus entidades locales en todos los países en los que operes, además de ofrecer asistencia a los trabajadores por cuenta propia internacionales.
El socio que elijas debe ofrecer un software de nóminas fácil de usar y tener experiencia local en cosas como las cotizaciones sociales, la administración de prestaciones y los impuestos.
La experiencia de tus empleados lo es todo. Una mala experiencia con el socio de las nóminas podría hacer que tus empleados no tardaran en perder confianza en la capacidad de tu empresa para pagar a tiempo o proporcionar las prestaciones necesarias.
Asegúrate de que tu socio te transmita confianza a la hora de pagar a tu equipo en la moneda correcta y por los canales adecuados. Por ejemplo, en México, los empleados solo pueden cobrar a través de bancos que apruebe el gobierno.
¿Tus trabajadores están debidamente clasificados como empleados o trabajadores por cuenta propia? De lo contrario, tu empresa podría tener que afrontar importantes sanciones y multas en distintos países. Ser noticia porque tu empresa ha clasificado incorrectamente a los trabajadores también podría mermar tus opciones a la hora de contratar.
Trabaja con tu proveedor de nómina global para asegurarte de que clasificas correctamente a los miembros de tu equipo. Si hace falta, tu socio de nómina global puede ayudarte a convertir a trabajadores por cuenta propia en empleados.
Una remuneración adecuada es la base de tu capacidad para contratar talento global. Por suerte, tu socio de nómina global te ayudará a saber cómo es un paquete salarial y de prestaciones adecuado en el país del trabajador al que quieras contratar. Si necesitas ayuda para diseñar una estrategia de remuneración global, un buen socio también puede ofrecértela.
¿Tienes pensado contratar a decenas de empleados en un país? Si es así, probablemente deberías barajar la posibilidad de crear tu propia entidad local. Para un equipo pequeño o mediano, trabajar con un servicio de EOR puede ser la opción más sensata desde el punto de vista económico.
Incluso si tu idea es contratar a un equipo grande, puedes plantearte trabajar con un EOR al principio y transferir a los empleados a tu propia entidad una vez que lo tengas todo a punto para dar el paso. Así, puedes comenzar a contratar localmente de inmediato en vez de tener que esperar un año o más.
A medida que tu equipo se expande a más países, es importante elegir la mejor solución de nómina global para tu negocio.
Tanto si quieres contratar a una persona como a 1000, Remote puede ayudarte. Combinamos pagos a trabajadores por cuenta propia de todo el mundo, servicios de EOR, administración de prestaciones y gestión de nóminas en una plataforma muy fácil de usar y que está disponible en más de 170 países.
Con Remote, puedes:
Consolidar la gestión de las nóminas.
Ahorrarle las tareas administrativas y la gestión manual de las nóminas a tu equipo interno.
Ajustarte a la legalidad en más de 60 países gracias a los expertos jurídicos locales de Remote.
Reducir los costes de gestionar las nóminas.
Centralizar la administración de nóminas con acceso a datos y herramientas de informes.
Gestionar las nóminas globales no tiene por qué ser difícil.Ponte en contacto con Remote hoy mismo para obtener más información sobre cómo podemos ayudarte a ampliar tu equipo global. Si lo tienes todo listo, puedes registrarte ya mismo para empezar a integrar a trabajadores por cuenta propia y empleados internacionales cuanto antes.
Consolida las nóminas con Remote para reducir los costes, gestionar los impuestos, administrar las prestaciones y cumplir la normativa mundial.
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