Cómo pagar a trabajadores remotos en México

¿Te interesa contratar al mejor talento remoto que haya en México?

Seguro que sí, pero también es muy posible que tengas dudas sobre si conviene aventurarte sin antes conocer bien las normativas y leyes del país. Tal vez te frenen los temores a las multas o sanciones relacionadas con la clasificación errónea, o el incumplimiento de las leyes fiscales, laborales y de empleo.

Si este es tu caso, estás en el lugar adecuado.

En nuestra guía sobre la contratación de empleados en México, tocamos por encima el tema de cómo pagar a los trabajadores remotos en México. En este artículo, analizamos en mayor detalle las dificultades que pueden surgir al pagar a trabajadores en México y te enseñamos a pagarles de forma que cumplas las leyes laborales mexicanas de forma escrupulosa.

Requisitos bancarios para las empresas en México

En 2017, los cambios en las leyes laborales establecieron nuevas normas que obligan a las empresas a pagar a todos los empleados a tiempo completo que viven en México como si fueran ciudadanos mexicanos permanentes. Ahora, la misma normativa se aplica a los expatriados y los ciudadanos, lo que simplifica las cosas para el Gobierno mexicano, aunque genera algunas complicaciones para las empresas extranjeras.

Ahora, las empresas que contratan a trabajadores en México deben pagar a sus trabajadores en pesos mexicanos a través de bancos mexicanos que haya aprobado el gobierno. Los empleados pueden convertir los pagos después, pero no pueden cobrar en dólares estadounidenses ni en ninguna otra moneda.

Las empresas suelen crearles cuentas a los empleados, pero son específicas para la nómina: las empresas meten depósitos en estas cuentas y los empleados pueden gastarlos con una tarjeta de débito que les proporcione el banco.

Aunque las cuentas bancarias de nómina permiten a los empleados acceder a su dinero, no ofrecen una gran variedad de servicios, por lo que los empleados deben abrir sus propias cuentas para uso personal.

Aunque también puedes elegir entre otras opciones de pago, como los sistemas de transferencia de dinero por internet (PayPal, por ejemplo) o los cheques impresos, estas suelen cobrar comisiones o gastos de servicio. Aparte, corres el riesgo de que se retrasen los pagos.

Las empresas deben ser diligentes para garantizar que el salario de los trabajadores de México sea constante. Dependiendo del tipo de empresa que tengas, el ciclo de las nóminas deberá ser semanal o quincenal para ceñirte a las leyes de empleo mexicanas.

Remote ofrece a las empresas servicios completos de empleador por cuenta ajena en México por una tarifa plana. Garantizamos el cumplimiento de todas las leyes laborales locales, una experiencia excepcional y unos pagos constantes a tus trabajadores a distancia.

Obligaciones que afectan a las nóminas en México

Hasta 2017, las empresas solo tenían que pagar las cotizaciones sociales y los impuestos de los salarios de los trabajadores en México. 

Ahora que las empresas tienen que usar bancos mexicanos para pagarles el salario neto a los empleados en México, son ellas las responsables de todas las deducciones y contribuciones de la nómina. 

Algunas de estas deducciones son:

• Seguridad social.

• Impuestos sobre la renta federales y estatales.

• Otros impuestos de la nómina que varían según la ciudad y el estado.

Las empresas no pueden gestionar fuera de México las nóminas de los empleados que trabajan allí. Hay empresas acostumbradas a dividir la nómina entre dos países, pero en México no pueden hacer eso. 

Al gestionarlas en México, todas las deducciones de las nóminas de los empleados se realizan también en México y están sujetas a las leyes mexicanas que las regulan.

También debes conocer estas otras normativas en cuanto a las nóminas de trabajadores mexicanos a distancia:

• En México, el salario mínimo se calcula por día, no por hora. Actualmente, es de 248,93 MXN al día en todos los estados, excepto en la Zona Libre de la Frontera Norte, donde es de 374,89 MXN al día.

• Los trabajadores mexicanos tienen derecho a un mes de paga extra (también llamado «aguinaldo» en México) o a un pago de fin de año compuesto por 15 días de salario normal si han trabajado un año entero.

• Tendrás que pagarles horas extraordinarias si trabajan más de las 48 horas máximas estipuladas a la semana. Las primeras nueve horas se cobran al doble del salario.

• Los empleados acumulan 12 horas de vacaciones pagadas anuales si llevan, al menos, un año en su empresa actual. Estas vacaciones anuales se van acumulando por cada año más trabajado.

• La baja de maternidad es de dos a seis semanas antes del nacimiento y de seis a diez semanas después, y debe sumar 12 semanas en total. Los padres tienen derecho a cinco días libres remunerados.

• Si un empleado está enfermo, tiene derecho a una baja por enfermedad con salario completo durante los tres primeros días. Después, recibe el 60 % de su salario hasta un año si lleva trabajando un mes mínimo.

• A los trabajadores les pertenecen siete días festivos pagados en México.

• En México, se puede rescindir un contrato sin notificación previa ni causa justificada. Eso sí, si no hay causa para rescindirlo, la empresa debe pagarle una indemnización por despido.

El incumplimiento de estas normas puede acarrear multas, sanciones o la prohibición de hacer negocios en el país.

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Normas para empresas extranjeras que pagan a sus empleados en México

Las empresas de fuera de México solo pueden pagar directamente a los trabajadores en México si son trabajadores por cuenta propia. 

A los empleados a tiempo completo en México debe contratarlos una entidad jurídica local y deben tener un permiso de trabajo mexicano que permita trabajar en el país. Las empresas no pueden pretender pagar a los empleados en México como si fueran autónomos, porque el Gobierno mexicano se toma muy en serio la clasificación errónea.

Las empresas pueden optar por abrir sus propias entidades jurídicas en México mediante los canales gubernamentales apropiados y contratando a sus propios abogados, gestores de nóminas y de prestaciones. 

De todos modos, constituir una entidad jurídica es un proceso largo, lento y caro que suelen llevar a cabo las grandes empresas o corporaciones nada más. Si tu empresa opta por esta vía, sigues teniendo que comprender y gestionar las complejidades de las leyes laborales y fiscales mexicanas para mantener el cumplimiento normativo.

Si vas a contratar a trabajadores mexicanos, también debes tener en cuenta los riesgos del establecimiento permanente, que se aplican aunque estés gestionando la integración de un personal eminentemente remoto.

Lo que hacen la mayoría de las empresas para mitigar estos riesgos es trabajar con un empleador por cuenta ajena como Remote.

Nuestros servicios de empleador por cuenta ajena incluyen la gestión de las nóminas, las prestaciones, los impuestos y el cumplimiento normativo de las empresas con empleados en México y en otros países de todo el mundo. Hacemos que las empresas se ajusten a todas las leyes laborales aplicables y ofrecemos la mejor experiencia posible a los empleados remotos.

Proceso para obtener la aprobación para pagar a los empleados en México

Las empresas no pueden coger y pagar a los empleados, retener las cotizaciones sociales y declarar los impuestos en México sin más. Las empresas con empleados mexicanos también deben presentar los recibos de las nóminas al Servicio de Administración Tributaria (SAT), la Hacienda mexicana, para que las apruebe.

La empresa solo podrá remitirle el recibo de la nómina al empleado después de que este organismo lo reciba y lo apruebe. El SAT verifica que el importe que la empresa debe pagarle al empleado coincide con el que se le paga realmente. 

Este proceso y el de aprobación de bancos autorizados a pagar nóminas por parte del Gobierno están diseñados para proteger a los empleados del fraude.

Remote gestiona este proceso automáticamente para todos nuestros clientes.

¿Todo listo para pagarle a tu equipo en México?

En México hay una gran cantidad de trabajadores muy buenos para empresas de todo tipo de sectores; de la tecnología a las finanzas, pasando por la sanidad y los bienes de consumo, las empresas que buscan expandirse en México encontrarán mucho talento allí.

Ahora que conoces los aspectos básicos de cómo contratar y pagar a trabajadores mexicanos a distancia, es hora de pasar a la acción. Si no te interesa constituir una entidad jurídica (y, dicho sea de paso, quieres minimizar el riesgo de establecimiento permanente), ¿por qué no te planteas una plataforma diseñada con las necesidades de tu empresa en mente?

La plataforma de RR. HH. globales de Remote permite a empresas de todos los tamaños contratar y pagar a los mejores talentos en todo el mundo. Con nuestra sólida solución de empleador por cuenta ajena, ofrecemos la mayor garantía de cumplimiento normativo y la mejor experiencia para los miembros de tu equipo en México. 

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