Riesgo de establecimiento permanente: qué deben saber las empresas remotas

Si ya tienes a trabajadores en otro país, puede que te suenen los conceptos de «establecimiento permanente» o «riesgo de establecimiento permanente», ¿pero qué es el establecimiento permanente y por qué debería interesarles a las empresas con equipos distribuidos?

¿Qué es el establecimiento permanente?

Es un término fiscal que se aplica a las empresas que tienen una presencia continuada en un país y deben pagar impuestos allí. Es lo mismo que el «requisito de presencia sustancial». En ambos casos, la pregunta que debemos hacernos es la siguiente: ¿hay indicadores de que tu empresa está lo suficientemente establecida en ese país como para tener que pagar impuestos?

Por lo general, las empresas intentan evitar el establecimiento permanente en los países en los que tienen empleados, ya que esto las obliga a pagar impuestos de sociedades allí y a ceñirse a otras normas de obligado cumplimiento.

Tipos de establecimiento permanente

Hay varios tipos de establecimiento permanente que deberías conocer, ya que es probable que a tu empresa se le pueda atribuir alguno:

Establecimiento en un lugar fijo de negocios

Es el tipo de establecimiento permanente más habitual. Implica tener una sede empresarial tangible, fija y física, como una oficina, una fábrica o un taller. 

Aunque tu empresa trabaje principalmente a distancia, tener un espacio físico en un país cuenta como lugar fijo de establecimiento permanente.

Es importante saber que tener una filial extranjera no implica automáticamente un establecimiento permanente de la empresa matriz. Solo es así si la filial actúa como agente dependiente de la empresa matriz.

Establecimiento permanente de agencia

En este caso, la empresa tiene un agente, empleado o entidad dependiente que trabaja para ella en un país. 

Por ejemplo, supongamos que una empresa remota tiene un agente de ventas en otro país que se encarga de las tareas relacionadas con el cierre de acuerdos y la firma de contratos. Esto implicaría establecimiento permanente de agencia.

No obstante, lo que se considera establecimiento permanente de agencia varía de un país a otro, por lo que es importante investigar o hablar con gente experta sobre las leyes fiscales locales y los convenios fiscales internacionales para cumplir la normativa.

Establecimiento permanente por obras o proyectos

Las empresas que trabajan en proyectos de construcción o instalación en un país pueden constituir establecimiento permanente por obra o proyecto. Si la actividad empresarial dura más de un periodo determinado según las leyes o acuerdos fiscales del país, puede constituir establecimiento permanente.

Establecimiento permanente virtual

Esto es lo mismo que el establecimiento permanente convencional. La calificación de «virtual» solo hace referencia a la forma en que la empresa establece su presencia en el país.

Establecer un lugar fijo de negocios, aunque nunca haya habido representantes de la empresa físicamente en el país, es una de las razones por las que el establecimiento permanente puede ser tan complejo. Este es otro ámbito en el que la situación se aborda de una forma u otra según las leyes de cada país. 

Con todo, el riesgo de establecimiento permanente virtual no tiene por qué ser más fácil de evitar. En esta era del trabajo a distancia, los países cada vez son más estrictos con las leyes relacionadas con el establecimiento permanente.

¿Por qué es importante que las empresas remotas estén al tanto del establecimiento permanente?

Las operaciones internacionales también pueden suponer establecimiento permanente. Por ello, las empresas remotas deben comprender en qué consiste para identificar sus obligaciones fiscales, cumplir la normativa y gestionar los riesgos que puedan afectar a su negocio.

Implicaciones fiscales

Las empresas con establecimiento permanente en varios países tienen unas obligaciones fiscales específicas; por ejemplo, pueden producirse cargas tributarias o doble imposición, por lo que tu empresa podría verse obligada a pagar impuestos por los mismos ingresos en dos jurisdicciones distintas.

Cumplimiento de las leyes internacionales

Para que tu empresa cumpla la normativa internacional, tienes que conocer bien las leyes de establecimiento permanente. Así, haces que tu negocio se ajuste mejor a las disposiciones de las autoridades fiscales locales y los requisitos de declaración del país en el que operas, te evitas sanciones legales, multas o recargos, y puedes seguir haciendo negocios en mercados clave.

Gestión del riesgo

Familiarizarse con el establecimiento permanente ayuda a los equipos globales en desarrollo a evaluar y mitigar los riesgos que conlleva su expansión global, como los retos financieros, legales y operativos. Aparte, ayuda a desarrollar un negocio internacional de forma más eficiente y sostenible desde el punto de vista fiscal.

Retos de establecimiento permanente a los que se enfrentan las empresas remotas

Las empresas sin sede física fija se enfrentan a retos específicos en cuanto al establecimiento permanente. Aquí mencionamos algunos:

Identificar los riesgos de la presencia virtual

Determinar los riesgos que conllevan el trabajo y los servicios digitales, como la venta a través de una tienda en línea, es uno de los obstáculos que afrontan las empresas remotas. Una configuración eminentemente virtual puede provocar establecimiento permanente de forma accidental si tu empresa parece tener una gran presencia empresarial en otro país.

Familiarizarse con el cumplimiento normativo específico de cada país

Cada país tiene su propia legislación en cuanto al establecimiento permanente. Para las empresas remotas es especialmente difícil (aparte de largo) comprender y adaptarse a todas esas normas. El más mínimo descuido, como clasificar mal a un trabajador a distancia, puede acarrear sanciones importantes.

Si te preguntas cuál es la mejor manera de evitar la clasificación errónea de los empleados, la calculadora del riesgo de clasificación errónea de Remote puede ayudarte a comprobar el nivel de riesgo al que se expone tu empresa.

Gestionar las obligaciones fiscales globales

Cuando tienes a los empleados dispersos por todas partes, puede resultar complicado entender los diferentes regímenes y acuerdos fiscales. Si obtienes asesoramiento experto o te asocias con profesionales como Remote, que se especializa en legislación fiscal internacional, te aseguras el cumplimiento normativo en todo el mundo y minimizas los riesgos.

¿Qué determina el establecimiento permanente?

El establecimiento permanente funciona de forma diferente según el lugar. Cada país tiene sus criterios para determinar si una empresa está clasificada correctamente. Dicho esto, la mayoría de los países siguen criterios similares para determinar la situación de una empresa. Revisa estas preguntas y comprenderás mejor qué determina el establecimiento permanente:

• ¿La empresa tiene un lugar fijo de negocios en el país?

En este caso, una dirección fija no significa necesariamente una dirección física. Algunos registros pueden considerarse un lugar fijo de negocios, al igual que otras operaciones comerciales, aunque la empresa no tenga una oficina física. En la era del trabajo remoto, comprender la normativa sobre los lugares fijos de negocios puede ser todo un reto.

• ¿Hay alguien que haga negocios como agente de la empresa en el país de forma habitual? 

En otras palabras, ¿hay alguien en el país que tenga poder de decisión en nombre de la empresa? Aquí no solo entran gerentes que gestionen sociedades o inversiones, por ejemplo; los comerciales, que cierran tratos y firman contratos, también pueden activar el establecimiento permanente.

• ¿Cuánto controla la empresa a sus trabajadores en el país?

Aquí es donde las cosas pueden complicarse. Las empresas deben conocer no solo la clasificación de sus trabajadores por cuenta propia, sino también la relación que mantienen con sus empleados. En parte, trabajar con un empleador por cuenta ajena protege a las empresas de este riesgo, pero deberán hablar con sus socios de empleo global en el país para saber con qué protección cuentan contra el riesgo de establecimiento permanente.

• ¿Cómo genera ingresos la empresa en el país?

Cuando una empresa genera ingresos en un país, la administración suele quedarse una parte de esos ingresos. Los convenios fiscales determinan dónde están obligadas a pagar impuestos las empresas, pero el establecimiento permanente puede hacer que esas normas cambien. Si los empleados que viven en un país contribuyen directamente a los ingresos corrientes de la empresa, esas actividades podrían constituir establecimiento permanente.

• ¿Cuánto tiempo lleva la empresa haciendo negocios en el país? 

El establecimiento permanente no suele producirse por que un representante viaje de vez en cuando a un país para cerrar acuerdos, pero eso no significa que las empresas puedan hacer negocios libremente en el extranjero solo porque sus empleados sean viajeros y no residentes. Cuanto más tiempo haga negocios la empresa en el país, mayor será el riesgo de establecimiento permanente y más inspecciones llevarán a cabo las autoridades.

• ¿La empresa toma las decisiones estratégicas desde dentro del país?

Por ejemplo, ¿la junta se reúne en el país con cierta regularidad? Que los dirigentes de una empresa celebren reuniones podría ser un indicador de establecimiento permanente. Si se contrata a ejecutivos de alto nivel y miembros de la junta a través de un empleador por cuenta ajena, el lugar donde se celebren las reuniones de la junta empieza a tener relevancia.

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¿Qué tiene que ver el pluriempleo con el establecimiento permanente?

El pluriempleo y el establecimiento permanente no son lo mismo. El pluriempleo describe una situación en la que dos empresas son responsables de un mismo empleado de forma simultánea. Afortunadamente, no es un factor que determine el riesgo de establecimiento permanente.

Trabajar con un empleador por cuenta ajena no afecta directamente al riesgo de establecimiento permanente, ni tampoco se puede afirmar que tener una relación con un empleador por cuenta ajena implique necesariamente el pluriempleo. Como la mayoría de las empresas que recurren a un empleador por cuenta ajena no tienen una oficina en el país, solo por eso ya se considera que están lejos de incurrir en establecimiento permanente.

Hay que ir con especial cuidado con los empleadores por cuenta ajena que intentan evadir las normas de establecimiento permanente. Si se descubre que tu empresa incumple la normativa de forma deliberada, podría ser objeto de multas y sanciones importantes, o incluso prohibírsele hacer negocios en dicho país. Por ejemplo, si un empleador por cuenta ajena se ofrece a contratar a tus trabajadores en un país distinto de aquel en el que trabajan, podrías poner a tu empresa en grave peligro.

Puedes evitar el riesgo de establecimiento permanente sin dejar de ceñirte a la legalidad. Hacer las cosas bien y cumplir las normas es siempre preferible a infringir la ley y esperar que no te descubran.

¿Qué les ocurre a las empresas que incurren en establecimiento permanente?

Lo principal es que está obligada a pagar el impuesto de sociedades en el país en el que se produjo el establecimiento permanente. Pueden entrar en juego otros factores, como nuevas normativas para las empresas que operen en el país, pero el establecimiento permanente es una cuestión de fiscalidad más que nada.

A las empresas les conviene evitar tributar dos veces por los mismos ingresos en dos países distintos. En algunos casos, una vez que se constituye el establecimiento permanente, puede ser difícil evitar pagar el doble. Por eso es esencial comprender y prever el riesgo de establecimiento permanente desde el principio. Si es inevitable, tener unos acuerdos claros sobre los precios de transferencia puede ayudar a determinar qué flujos de ingresos se generan en el país.

Las empresas con empleados en diferentes países deben extremar las precauciones. Cada país establece sus propios criterios de establecimiento permanente y recauda sus propios impuestos, por lo que una empresa que gestione mal el riesgo de establecimiento permanente podría acabar constituyéndolo en varios países.

¿Qué deben hacer las empresas remotas para evitar el riesgo de establecimiento permanente?

Al no existir una solución universal, la forma más segura de evitar el riesgo de establecimiento permanente es trabajar con una solución de empleo global que pueda ayudarlas a familiarizarse con las leyes específicas del país en cuestión.

La forma de evaluar el establecimiento permanente no para de evolucionar. Estas evaluaciones son fácticas, no subjetivas. Las autoridades locales pueden actualizar sus criterios en cualquier momento, por lo que no siempre vale la misma solución.

Siempre es más seguro trabajar con un socio que tenga una entidad jurídica local en cada país que con un socio que dependa de terceros. Los empleadores por cuenta ajena y otros proveedores de soluciones de empleo global sin entidades propias deben subcontratar los servicios con otras empresas que quizás no tengan los conocimientos o la experiencia necesarios para aplacar el riesgo de establecimiento permanente. Aunque tener muchos socios puede dificultar a las autoridades determinar el riesgo de establecimiento permanente en primera instancia, es mucho más fácil cumplir la normativa con un solo punto de contacto y experiencia.

Consulta también: Empleo global con entidad propia o dependiente de un socio

Lo más importante es que las empresas conozcan siempre los convenios fiscales vigentes entre su país de origen y el país en el que quieren hacer negocios. Para poder cumplirlos, lo mejor es contratar a tus propios representantes legales en el país en cuestión o trabajar con una solución de empleo global que tenga una entidad allí.

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