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El trabajo a distancia ha generado oportunidades increíbles para que las empresas contraten a personas de todo el mundo. Al contratar a empleados internacionales con un empleador por cuenta ajena (o si abres tus propias entidades internacionales), puedes enriquecer tu cultura corporativa, hacer que la empresa sea más creativa e innovadora y ofrecer mejores servicios y soluciones a tus clientes.
Eso sí, cada nueva incorporación internacional conlleva una serie de leyes laborales locales nuevas, que pueden afectar al proceso de pago y dar lugar a una falta de cumplimiento normativo. Elegir el método adecuado para gestionar las nóminas de los empleados internacionales te ahorra tiempo, garantiza el cumplimiento de las leyes locales y hace que tus empleados estén contentos.
Aquí tienes una guía rápida y sencilla sobre cómo pagar a los empleados internacionales:
Decide si quieres abrir una entidad, trabajar con un empleador por cuenta ajena o colaborar con trabajadores por cuenta propia. Puedes registrar una entidad jurídica local en el país donde vive y trabaja el empleado y, luego, contratar a empleados directamente. También puedes contar con un empleador por cuenta ajena para que los contrate en tu nombre. La tercera opción sería colaborar con trabajadores por cuenta propia. Cada opción tiene sus propias ventajas e inconvenientes. Si optas por un empleador por cuenta ajena (EOR), hay que saber elegir.
Clasifica correctamente a tus empleados. ¿Tu personal trabaja a tiempo completo, por cuenta propia o de otra forma? En el Reino Unido, por ejemplo, existe otra categoría a caballo entre los empleados y los trabajadores por cuenta propia. Conocer la diferencia es esencial para que la contratación internacional sea efectiva.
Determina qué tipo de herramientas y conocimientos necesitas. ¿Qué tipo de software de gestión de nóminas internacionales vas a utilizar? ¿Necesitas contratar a más gente para gestionar tu creciente carga de RR. HH. o un empleador por cuenta ajena puede aliviarte esa carga?
Cumple la legislación local. Contratar internacionalmente obliga a tu empresa a cumplir una serie de leyes laborales nuevas. Necesitas un equipo de expertos jurídicos que te ayuden a controlar todas esas normativas.
Fija tu presupuesto. Abrir una entidad lleva mucho tiempo y, dependiendo del país, puede ser extremadamente caro. Trabajar con un EOR suele ser la mejor opción para contratar a empleados a tiempo completo de forma rápida y conforme a la legalidad, pero puede que, con el tiempo, quieras abrir una entidad si tu equipo en otro país es lo suficientemente grande (más de 25 personas). Pagar a la gente como autónomos es la opción más barata, pero, si clasificas incorrectamente a los empleados como trabajadores por cuenta propia, tu empresa puede meterse en problemas serios.
Esta es la versión resumida. En lo que queda de guía, te ayudamos a conocer todos los retos que supone el empleo global y te ofrecemos soluciones sencillas y útiles para que puedas hacer crecer tu equipo en el extranjero con confianza.
Si te interesa saber cómo funciona la nómina internacional más en detalle, aquí tienes algunos recursos que te recomendamos:
Guía para gestionar las nóminas globales: todo lo que hay que saber para gestionar las nóminas globales con eficacia.
¿Cuándo debes recurrir a un empleador por cuenta ajena?: aprende cómo funcionan los EOR y a comparar varias opciones.
¿Qué hace un empleador por cuenta ajena?: descubre los servicios básicos que prestan los EOR.
Empleo global con entidad propia o dependiente de un socio: algunos EOR tienen sus propias entidades locales, como Remote, mientras que otros subcontratan sus servicios a terceros, lo que provoca riesgos de cumplimiento normativo y aumenta los costes.
Guía especializada para pagar a los trabajadores por cuenta propia internacionales: la guía definitiva para pagar a los autónomos en otros países.
Veamos cómo puedes pagar a empleados internacionales, empezando por la opción de crear tu propia entidad jurídica local.
Constituir una entidad jurídica local puede ser la mejor opción si tienes previsto contratar, al menos, a 25 personas en el país y no te importa dedicar el dinero y el tiempo necesarios para poseer tú la infraestructura.
Cada país tiene sus normas, por lo que hay una serie de cuestiones que tendrás que tener en cuenta, como los requisitos legales y los trámites gubernamentales. Por ejemplo, podrías necesitar información sobre los requisitos mínimos de los accionistas, el capital social mínimo, las licencias empresariales, las cuentas bancarias, los impuestos y la normativa laboral.
Hay tres tipos principales de entidades locales que puedes crear: oficina de representación, sucursal o filial extranjera, cada cual con sus ventajas y sus limitaciones.
Una oficina de representación es más rápida y fácil de montar, pero no te permite contratar a personas que se encarguen de generar ingresos, como comerciales, administradores, ingenieros de software, etc. Una sucursal es más flexible que la primera, pero también es mucho más cara y tarda más en crearse. En cuanto a una filial extranjera, aunque te da derecho a beneficiarte de las desgravaciones fiscales locales, no solo es muy caro dirigirla, sino que también requiere mucho tiempo. Sea como sea, la opción que elijas debe ir en consonancia con tu estrategia de expansión global.
Dependiendo del tipo de entidad local que elijas, habrá varios pasos más que deberás dar en el aspecto financiero, por ejemplo:
Encontrar y registrar una oficina.
Reunir toda la documentación pertinente.
Contratar a una persona administradora o directora local.
Abrir cuentas bancarias y fiscales locales.
Crear un sistema de nóminas.
Darte de alta en las autoridades fiscales locales.
Contratar e integrar a personal local.
Este proceso dependerá del país en el que establezcas tu entidad local y de sus requisitos legales. Los costes también variarán, pero siempre tendrás que sufragar una serie de cosas universales, como los gastos de registro, el capital inicial, el asesoramiento jurídica y la documentación.
Un empleador por cuenta ajena (EOR) es un servicio que ayuda a las empresas a contratar a gente en otros países. Los EOR se encargan de todas las tareas diarias de RR. HH., como gestionar las nóminas, pagar los impuestos y las cotizaciones sociales y administrar las prestaciones, siempre garantizando que tu empresa cumpla la legislación local.
Colaborar con un EOR es la opción de empleo global que más tiempo y dinero te ahorra. Al trabajar con un EOR, te evitas crear una entidad jurídica local en cada país en el que quieras contratar y proteges a tu empresa de cualquier posible riesgo de cumplimiento normativo. El EOR emplea al trabajador en tu nombre y firma un acuerdo de servicios con tu empresa para transferir la titularidad de toda la propiedad intelectual.
A este respecto, es importante entender que los EOR no son sistemas de contratación conjunta. Sobre el papel, son el único empleador, pero, en la práctica, no participan en la gestión diaria de tus trabajadores. Digamos que tu EOR es como tu propio equipo local de RR. HH., pero en otro país.
Puedes contar con trabajadores por cuenta propia en lugar de con empleados. Lo único es que debes clasificar correctamente a tus empleados. Si no lo haces, te expones a multas y sanciones.
Antes de contratar a trabajadores por cuenta propia, comprueba si realmente se los puede considerar como tal. Ten en cuenta que los requisitos legales varían según el país. Puede haber casos en los que tengas que convertir a tus trabajadores por cuenta propia en empleados a tiempo completo para cumplir la ley, en cuyo caso tendrías que abrir una entidad o trabajar con un EOR.
A la hora de pagar a trabajadores por cuenta propia en el extranjero, el proceso es sencillo. Según lo que estipulen vuestros acuerdos, puedes pagarles por hora o por proyecto. En la mayoría de los casos, los trabajadores por cuenta propia tienen que pagar sus impuestos y seguros, y no tienen derecho a ninguna prestación laboral (ni siquiera a la baja por enfermedad) salvo que hayas acordado lo contrario. Tú solo tienes la obligación de pagarles las facturas, para lo cual tienes varias opciones, por ejemplo:
Transferencias bancarias internacionales.
Giros postales internacionales.
Servicios de pago en línea.
Lo importante es elegir una opción que os funcione a ambas partes. Recuerda revisar con frecuencia la relación con el trabajador por cuenta propia para asegurarte de no incurrir nunca en clasificación errónea. En algunos países, el simple hecho de trabajar con el mismo autónomo durante un periodo de tiempo prolongado puede hacer que esa persona deba considerarse empleada.
Ya hemos hablado de tus opciones de contratación, así que pasemos a los retos que puedes tener que afrontar al contratar a empleados internacionales.
El establecimiento permanente es un término fiscal que se utiliza para describir la presencia continua de una empresa extranjera en un mercado. En general, las autoridades fiscales locales están pendientes de las empresas que cumplen determinados criterios para obtener el estatus de «establecimiento permanente», es decir, empresas que deben pagar el impuesto de sociedades dentro del país. Si las autoridades fiscales locales consideran que tu empresa es un establecimiento permanente, pasas a tener que pagar otros impuestos. En el peor de los casos, a tu empresa podría aplicársele una doble imposición sobre los mismos ingresos en tu país y en el de tus empleados.
Aunque la definición de lo que significa «establecimiento permanente» varía de país a país, estos son algunos de los indicadores:
Tener un lugar fijo de negocios (no solo una dirección registrada, sino también un lugar recurrente de operaciones y ventas).
Generar ingresos en el país.
Tener cierto nivel de control sobre el personal local o los trabajadores por cuenta propia.
Llevar determinado tiempo en el mercado.
Que los empleados locales tengan cierto poder de decisión.
Elegir el método equivocado para contratar y pagar a los empleados internacionales también puede contribuir al riesgo de establecimiento permanente.
La única forma que tienen las empresas que contratan a personal internacional de evitar el establecimiento permanente es informarse bien. Trabajar con un EOR no afecta necesariamente al riesgo de establecimiento permanente en ningún caso, pero un buen EOR cuenta con los conocimientos jurídicos y el personal necesarios para estar al día de las leyes locales y ayudar a tu empresa a evitar pagar una cantidad de impuestos excesiva.
Si contratas a empleados en todo el mundo, una de las cuestiones más importantes, aparte de contratar a las personas adecuadas, es cumplir la normativa legal. Eso implica estar siempre al tanto de las leyes laborales y las normativas fiscales locales, que no solo son complejas, sino que, además, cambian bastante.
Los especialistas en nóminas suelen creer que el cumplimiento es uno de los mayores retos que deben afrontar al gestionar las nóminas de empleados internacionales. Hay una serie de cuestiones que deben tener bajo control:
Los plazos de declaración de impuestos, que varían según el país.
La documentación que se debe presentar.
La gestión de las responsabilidades fiscales de los empleados.
Además de todo esto, las empresas tienen que recordar a qué prestaciones (sobre todo, las reglamentarias) tienen derecho los empleados, qué debe incluirse en cada nómina, cómo calcularla y qué deducciones aplicar. Si no cuentas con un socio local, esa responsabilidad puede ser abrumadora.
Y, por si las cosas no fueran lo suficientemente complejas, también tienes que tener en cuenta la normativa transfronteriza, como el RGPD europeo. Si no te ajustas a él, podrías enfrentarte a multas de hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual. En el mejor de los casos, te impondrán sanciones económicas y, en el peor, se te prohibirá acceder al talento y a los mercados locales. Asegúrate siempre de conocer las leyes del lugar donde contrates.
Estos son algunos de los retos que implica gestionar las nóminas internacionales:
Cumplimiento normativo local: las leyes laborales varían enormemente de un país a otro, incluso en los países de la UE. Sabérselas bien y cumplir la normativa de todas puede resultar confuso. Tu mejor opción es trabajar con un EOR o contratar a tus propios expertos locales en asuntos jurídicos, nóminas y RR. HH. para que te ayuden a gestionar tus entidades locales en cada país.
Cálculo de las nóminas: para que tus empleados estén felices y sean productivos, debes pagarles bien y a tiempo. Hay que tener en cuenta las horas extras, las deducciones fiscales, las prestaciones y las cotizaciones sociales de cada país. Si no lo haces bien, no solo incumples la normativa, sino que, además, ofreces una mala experiencia a los empleados.
Declaración precisa: cuanto más internacional es la empresa, más se complica la declaración. Hay varios elementos que pueden hacer que no sea precisa, como el cálculo de los ingresos por nómina, la retención de impuestos sobre la nómina y los distintos tipos de cambio de moneda.
Errores humanos: es normal cometerlos, pero identificarlos y solucionarlos cuanto antes mitiga los daños. Si cometes una infracción grave, sobre todo en un país extranjero, la administración local puede imponerte sanciones y, probablemente, te empezará a tener más en el punto de mira.
¿Quieres saber qué hacer para ahorrar al pagar a los empleados internacionales? Pues aquí tienes algunas opciones:
Investiga los convenios fiscales entre los países de tus empleados y el tuyo. Puede que te eximan de determinados impuestos que se apliquen a las empresas de otros mercados. El Centro Internacional para los Impuestos y el Desarrollo (ICTD, por sus siglas en inglés) ofrece un explorador de convenios fiscales que puede servir de punto de partida.
Entérate de los criterios locales respecto al establecimiento permanente. Como ya hemos dicho, si un país te asigna el estatus de establecimiento permanente, se te podría aplicar una doble imposición. Toma medidas para evitar el riesgo de establecimiento permanente.
Busca una plataforma que ofrezca comisiones bajas en el pago de impuestos. Si tu empresa tiene sede en la UE, colabora con un trabajador por cuenta propia de otro país de la UE y en ambos países se usa el euro, puedes ahorrarte comisiones por transacción y conversión de moneda que pueden ser caras. Para todos los demás países, pueden aplicarse comisiones adicionales, además de las comisiones por transacción normales y corrientes. Busca una plataforma de pago en línea como Remote para pagar a tus trabajadores por cuenta propia sin comisiones adicionales.
Simplifica las nóminas y reduce los costes operativos. El coste de pagar a los empleados internacionales también depende del tiempo que tarde tu personal de RR. HH. en gestionar el proceso. Busca una solución que te permita gestionar pagos, facturación y transferencias con un solo clic, todo en una única plataforma.
Si quieres saber qué herramientas utilizar para pagar a los empleados internacionales, el software de nóminas internacionales es la respuesta. Dependiendo de si tienes una entidad jurídica local o no, puedes trabajar con un empleador por cuenta ajena o con una organización profesional de empleadores.
Un software de nóminas te aporta una serie de ventajas:
Menos errores: el software de nóminas hace que la probabilidad de cometer errores humanos se reduzca al mínimo, ya que no hay que meter datos a mano.
Ahorro de tiempo: calcular bien las nóminas requiere tiempo y personal. Con un software de nóminas fiable, tus equipos de RR. HH. pueden dedicar más tiempo a tu personal y menos a la burocracia.
Seguridad de los datos: gestionar las nóminas implica manejar información sensible, como datos bancarios, fechas de nacimiento, números de la seguridad social, etc., que hay que proteger con sumo cuidado. Si utilizas el software de nóminas adecuado, tus datos se almacenan de forma segura para que no pueda acceder nadie ajeno a tu organización.
Gestión más sencilla: cuanto mayor es la organización, más cuesta calcular las nóminas. Con un buen software de nóminas, pagar a tu equipo internacional puede ser tan fácil como hacer clic en un botón.
Gestionar los impuestos y las declaraciones es, seguramente, el mayor reto de contratar a empleados internacionales.
Por ejemplo, Canadá cobra 1000 CAD por cada día que no presentes los registros de empleo de los últimos 36 meses. En el caso de EE. UU., aplican una penalización por impago si se incumple el plazo. El fisco puede cobrar una multa del 0,5 % del saldo impagado por cada mes de retraso. Además, esta multa puede aumentar continuamente hasta alcanzar el 25 % del importe adeudado.
Y cabe no olvidar el riesgo de establecimiento permanente. Si la autoridad fiscal de un país cree que te has convertido en sujeto pasivo de los impuestos locales, podrías tener un montón de problemas fiscales nuevos que te darían muchos dolores de cabeza y que se volverían peores aún si, por no saberlo, no los pagaras.
Apóyate en esta lista de comprobación para cumplir la normativa al contratar en el extranjero.
Te explicamos con todo lujo de detalle cómo pagar a tus empleados internacionales:
Antes de decidir cómo pagar a los empleados internacionales, merece la pena repasar los pasos que hay que dar para gestionar las nóminas internamente en comparación con trabajar con un socio de nóminas globales. Si lo haces, podrás determinar si dispones de los recursos adecuados, incluyendo presupuesto, personal y tiempo, para cada una de las opciones.
Para gestionar las nóminas de los empleados internacionales, tienes que asegurarte de que tu empresa está autorizada a operar en un mercado concreto. Esto implica registrar tu empresa en el país en el que reside el empleado. Antes de crear una entidad en cada país, tendrás que hablar con expertos jurídicos locales para que te ayuden.
Una vez registrada, entérate bien de la legislación laboral local. Cada país tiene sus normas y leyes que se deben cumplir para evitar errores en las nóminas y posibles multas. Por ejemplo, si vas a contratar a un empleado en el Reino Unido, hay ciertos plazos de registro fiscal que debes cumplir antes de su primer día de trabajo, así como otros requisitos para el siguiente mes fiscal. Si no cumples todas las normas, es posible que no puedas seguir con la contratación.
Aquí entran en juego dos factores. Primero, hay que recopilar los datos de los empleados, como el nombre, la dirección, el NIF y el número de cuenta bancaria. En segundo lugar, hay que garantizar una gobernanza adecuada de los datos.
Cada país tiene su lista de datos de los empleados que necesitas para gestionar las nóminas. Una vez introducidos estos datos en tu software de nóminas, pasas a administrarlos tú, lo que significa que debes utilizar una solución que cumpla la legislación local sobre protección de datos. Investiga bien siempre la seguridad de los datos que ofrecen tus socios de empleo global.
Después de reunir todos los datos, asegúrate de que la persona cumple los requisitos para trabajar en el país en el que vive. Un visado o estado de residente no siempre significa que la persona tenga acceso al mercado laboral. Contratar a alguien que no cuenta con permiso de trabajo puede acarrear problemas legales y multas importantes para tu empresa, así que no descuides este paso.
Una vez que hayas reunido todos los datos necesarios, comprobado si la contratación es factible y avisado de la nueva contratación a las respectivas oficinas, puedes pasar al pago.
La frecuencia con la que pagues a tus empleados depende tanto de los acuerdos contractuales como de los requisitos legales. En algunos países, es habitual pagar los salarios quincenalmente, mientras que, en otros, los pagos se efectúan al final de cada mes. Prefieras lo que prefieras, asegúrate de que tu calendario de pagos se ajusta a las leyes locales de cada país donde tengas empleados, lo cual podría implicar tener que gestionar las nóminas varias veces al mes.
Por último, tu empresa debe pagar los impuestos y prestaciones del empleado e informar a las autoridades competentes mediante las declaraciones. En general, a cuanto más personal contrates en todo el mundo, más plazos de pago de impuestos, prestaciones y salarios tendrás que respetar.
Veamos ahora los pasos que debes seguir si trabajas con un socio de nóminas globales, como un EOR.
En cuanto a proveedores de servicios de nómina global, hay muchas opciones disponibles. Evalúa minuciosamente tus opciones y elige la que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa. Aquí van algunas preguntas pertinentes:
¿Tienen sus entidades locales propias en todos los países en los que vas a contratar?
¿Cuentan con los conocimientos jurídicos que necesitas?
¿Pueden gestionar tanto a trabajadores por cuenta propia como a empleados en la misma plataforma?
¿Cobran un porcentaje del salario, tarifas por integración o alguna comisión más?
Al haber tantas variables en juego, algunos proveedores de servicios de nómina global cobran varias comisiones y costes adicionales. Quédate con un proveedor que ofrezca un modelo de precios justo y transparente; así, te ahorrarás dinero y disgustos.
Gestionar las nóminas con precisión y puntualidad afecta directamente a que la experiencia del empleado sea positiva. Solo los proveedores que son dueños de toda su infraestructura pueden garantizar unas nóminas rápidas y precisas, ya que no dependen de terceros que les hagan el trabajo. Tus empleados no deberían tener que preocuparse nunca por recibir su salario o prestaciones a tiempo y sin problemas.
Crea una política de remuneración global para retribuir a tu equipo global como corresponde. Recomendamos revisar el paquete de remuneración total de arriba abajo para ofrecer sueldos justos a todos los empleados, teniendo en cuenta sus responsabilidades, ubicación y otros factores. Tu proveedor de servicios de nómina global puede ayudarte a fijar esta estructura retributiva.
Contratar con un EOR te permite pagar a empleados internacionales de forma rápida, sencilla y conforme a la legalidad. Si necesitas crear tu propia entidad en el futuro (por ejemplo, si tienes más de 25 empleados en un país y deseas asumir las responsabilidades internamente), tu EOR puede ayudarte a llevar a cabo esta transición.
Durante la transición, te convendría conocer las diferencias entre una PEO y un EOR. Una PEO presta muchos de los servicios que ofrece un EOR, pero no contrata a empleados en tu nombre, por lo que, si cuentas con tu propia entidad, puedes ahorrar dinero con una PEO.
Te explicamos algunas de ellas:
Colaborar con una empresa de nóminas globales puede ahorrarte una cantidad de dinero importante. Te quitas tener que contratar a personal interno que se ocupe de toda la burocracia, los cálculos salariales y fiscales, la administración de prestaciones, el asesoramiento jurídico y los pagos. Si tu EOR gestiona todas tus tareas relacionadas con las nóminas, tu equipo de RR. HH. puede centrar sus energías en crear un buen ambiente para tu equipo internacional.
Entender las leyes laborales locales puede ser difícil, y se complica aún más si integras a empleados en más países. No obstante, con un buen EOR, puedes contratar a empleados en decenas de países sin apenas complicaciones. Tu socio de nóminas globales se asegura de que cumplas todos los requisitos legales y te avisa de los cambios en las leyes locales. Cuando no tienes que preocuparte por el cumplimiento normativo, puedes contratar globalmente con tranquilidad.
Alrededor del 27 % de las empresas son víctimas del fraude de nómina. La probabilidad de que se produzcan fraudes aumenta cuando la nómina se gestiona internamente, ya que tienen acceso a los datos más personas. Delegar la gestión en un socio global de nóminas te ayuda a aumentar la seguridad de los datos, ya que cuentas con un equipo de especialistas dedicado y comprometido a que tu información esté protegida en todo momento.
Cuando trabajas con un socio especializado en nóminas, se minimiza la posibilidad de que haya errores en las nóminas. No solo se aseguran de que los salarios se calculen correctamente, sino también de que todos los pagos se realicen a tiempo. Al gestionar las nóminas de forma rápida y fiable, la experiencia de tus empleados internacionales en tu empresa será excelente.
Si la contratación de empleados internacionales te ha quitado el sueño en algún momento, ya puedes relajarte. Con el proveedor de servicios de nómina global ideal a tu lado, puedes hacer crecer tu equipo global con seguridad.
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