Guide de communication facile pour les équipes à distance

Qu'on le veuille ou non, le travail à distance est là pour rester. D'ailleurs, aux États-Unis, 58 % des salariés travaillent désormais à domicile au moins une fois par semaine.

Toutefois, lorsque les membres d'une équipe sont éloignés physiquement, la collaboration et la prise de décision deviennent plus difficiles. En effet, les équipes peuvent se sentir déconnectées et avoir du mal à travailler ensemble sur des projets.

La mise en place d'une communication efficace est un élément fondamental pour la réussite d'une entreprise décentralisée. 72 % des dirigeants aimeraient que leur entreprise dispose de meilleurs outils pour communiquer plus efficacement.

Que votre équipe à distance compte quelques personnes ou plusieurs centaines, nous vous expliquons ce qu'implique exactement la communication à distance et quelles sont les meilleures pratiques du télétravail.

Qu'est-ce que la communication à distance ?

À l'heure où de nombreuses équipes mondiales travaillent à distance sur différents fuseaux horaires, il est essentiel que les entreprises mettent en place des moyens de communication adaptés et efficaces.

Une entreprise peut adopter un mode de travail entièrement à distance ou être simplement favorable au télétravail. Le style de communication peut varier en fonction du modèle choisi. Les entreprises pratiquant le travail entièrement à distance ont généralement des équipes exclusivement à distance, et peu ou pas de bureaux physiques. Les entreprises favorables au télétravail font quant à elles preuve de flexibilité, mais n'autorisent généralement leurs employés à travailler à domicile qu'une partie du temps.

La communication asynchrone est bénéfique pour les équipes à distance qui travaillent dans des fuseaux horaires différents. Cinquante-sept pour cent des chefs d'entreprise déclarent que leurs clients préfèrent également la communication asynchrone. La communication asynchrone englobe les méthodes de communication suivantes :

• E-mail

• Chat

• Messages vidéo enregistrés

• Outils de gestion de projet

• Documents collaboratifs

6 conseils pour une meilleure communication à distance

Améliorez votre communication à distance grâce aux six conseils suivants :

1. Chacun reste maître de son travail

Les responsables doivent veiller à ce que leurs employés à distance aient la confiance nécessaire pour assumer leur rôle et leurs prises de décisions quotidiennes. Ainsi, plus besoin de microgestion.

Limitez l'utilisation des outils de communication tels que Slack pour éviter de tomber dans la codépendance. Envoyer des messages est un bon moyen d'obtenir des réponses rapides ou de profiter d'un moment de détente avec des collègues. Toutefois, si vous constatez que vous êtes constamment en attente de la réponse d'un collaborateur pour agir, prenez du recul et réfléchissez aux causes de cette situation. Apprenez à prendre vos responsabilités : menez à bien vos projets, documentez-les et partagez les informations une fois le travail achevé.

2. Limitez les notifications

Selon une étude de la Harvard Business Review, les travailleurs passent d'une application à l'autre environ 1 200 fois par jour. Avec autant de canaux de communication et d'outils différents à gérer, le risque de saturation est bien réel.

Pour y remédier, suggérez à vos employés de personnaliser leurs paramètres de notification afin de limiter les moments où ils consultent et répondent aux notifications. Certains outils de chat comme Slack permettent de mettre les notifications en pause pendant une durée déterminée, ce qui est pratique pour les tâches où la concentration est de rigueur.

En instaurant un cadre qui n'exige pas de répondre instantanément à toutes les notifications, vos employés à distance peuvent accomplir davantage de travail sans se sentir constamment sollicités.

3. Documentez les processus

La création de processus détaillés applicables aux tâches et activités courantes peut simplifier votre flux de travail, accroître votre productivité et faire gagner des heures de travail à vos équipes.

Lorsque vous devez organiser des réunions, identifiez dès le départ la personne chargée de consigner la teneur des propos. Il peut s'agir de prendre des notes complètes ou d'enregistrer une vidéo, au cas où quelqu'un voudrait la visionner plus tard.

N'ayez pas peur d'interpeller vos collaborateurs (avec bienveillance, bien sûr) lorsqu'ils s'éloignent des meilleures pratiques en matière de documentation. Rappelez-leur qu'ils peuvent trouver les réponses à leurs questions dans les sources uniques de vérité (SSoT) de l'entreprise. Si une conversation dans un fil d'e-mails ou Slack commence à s'éterniser, c'est le signe qu'une réponse détaillée est nécessaire. Déterminez qui doit s'en charger et sous quelle forme.

Une documentation réussie peut prendre la forme d'un enregistrement des éléments suivants :

• En quoi consiste le processus

• Qui doit l'exécuter

• Quand il doit être exécuté

• Les différentes étapes requises

• Comment et où il sera documenté

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4. Respecter les conventions de dénomination

Au fur et à mesure que les équipes se développent et que les besoins évoluent, ne perdez pas de vue vos sources uniques de vérité (SSoT) afin de vous assurer que la documentation évolue comme prévu. Une documentation désordonnée ne vaut guère mieux qu'aucune documentation. En effet, si les réponses ne sont pas facilement accessibles, vos collaborateurs finiront pas interroger les autres au lieu de poursuivre leurs recherches. Standardisez le stockage et la dénomination des documents afin que votre équipe comprenne où se trouvent, ou devront se trouver, les documents actuels et futurs.

Faites preuve de patience envers vos collaborateurs qui se familiarisent avec votre stratégie de documentation. Vous connaissez peut-être Notion et GitLab sur le bout des doigts, mais, pour un nouvel employé qui ne connaît pas vos outils, ce qui vous semble simple peut s'apparenter à un labyrinthe.

5. Utiliser les réunions virtuelles à bon escient

Pour gagner du temps et optimiser la productivité, envisagez de supprimer les réunions qui ne sont pas absolument nécessaires. Soixante-dix-huit pour cent des employés affirment qu'un simple e-mail pourrait facilement remplacer une grande partie des réunions auxquelles ils assistent.

Analysez l'objet des réunions pour déterminer si ces informations pourraient être communiquées plus efficacement d'une autre manière. Les outils d'enregistrement d'écran ou de communication vocale peuvent se révéler pratiques et efficaces pour fournir davantage de contexte et des feedbacks directifs plus rapides.

Toutefois, si vous gérez des équipes à distance, il est important de prévoir un suivi régulier. Dans un contexte où votre équipe n'est pas présente sur site, il est essentiel de donner à vos employés la possibilité de poser des questions, d'exprimer leurs préoccupations et de sentir qu'ils font partie de l'équipe. Vous les aiderez ainsi à lutter contre le sentiment d'isolement qui accompagne souvent le télétravail.

6. Utiliser les bons outils numériques

Les équipes à distance doivent impérativement se doter des bons outils de communication. Quatre-vingt-sept pour cent des travailleurs affirment que le fait de travailler à distance en utilisant des outils de communication numériques a amélioré leurs conditions de travail.

Voici quelques outils qui pourraient être utiles à votre équipe à distance :

• Logiciel de gestion des tâches : aidez vos équipes à s'organiser grâce à des outils de suivi des projets et des tâches, comme Asana, ClickUp et Monday.com.

• Logiciel de visioconférence : réunissez vos équipes au cours de réunions vidéo à l'aide d'outils à distance tels que Zoom et Google Meet.

• Outils de chat et de communication : restez en contact par le biais de messages directs, d'appels vidéo et du partage de documents à l'aide d'applications de messagerie telles que Slack et Microsoft Teams.

• Logiciel d'enregistrement des appels et de prise de notes : ne perdez plus aucune information importante grâce à des logiciels de prise de notes basés sur l'IA, tels que Sybill et Fireflies.ai qui enregistrent les appels, prennent des notes à votre place et vous fournissent des transcriptions.

• Logiciel d'enregistrement d'écran : faites des feedbacks unilatéraux et fournissez un contexte supplémentaire à l'aide d'outils d'enregistreurs d'écran et de vidéo tels que Loom et Quicktime.

Au-delà de la communication : Remote vous aide à mieux gérer votre équipe, quel que soit son lieu de travail

Compte tenu des nombreuses tendances actuelles en matière de télétravail, en particulier depuis la pandémie de COVID-19, les entreprises doivent constamment évoluer pour rester compétitives. Au départ, les équipes à distance peuvent avoir du mal à trouver l'équilibre entre une communication excessive et une communication insuffisante. Toutefois, grâce à de bonnes pratiques en matière de documentation et à une culture de collaboration, vos équipes peuvent se sentir informées et en mesure de bien faire leur travail.

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