リモート従業員の雇用と管理が簡単に（専門ガイド）

リモート雇用はさまざまなチャンスをもたらします。グローバルな人材プールの活用、多様性の拡大、オフィスの賃料削減など、枚挙にいとまがありません。現在の企業は、こうした大きなチャンスの存在に気づいています。実際、今後数年間で3,260万人の米国人がリモートワークで就労するようになると推定されています。

柔軟で多様性のあるチームの存在は魅力的ですが、一朝一夕に実現できることではありません。意思疎通の難しさから各国の雇用法に至るまで、現実的な課題は山積しています。

今回の記事では、リモート雇用プロセスを管理しやすいステップに分けて説明し、世界のどこからでも自信を持って従業員を雇用する上で必要な情報を提供します。

リモート従業員の雇用が今後も続く理由

コロナ禍の間にリモートワークへの移行は大きく進み、在宅勤務を行う米国人の数は2019年から2021年で3倍以上に増加しました。 その後、徐々に減少に転じているとはいえ、リモートワークは現在も労働文化の一部となっています。 

従来の出社勤務への回帰を唱える企業もありますが、調査によれば、リモートワークは定着していくと考えられます。世界各国の企業がリモートワークのもたらすメリットを目の当たりにしているだけに、出社勤務のみの就労モデルに戻る可能性は低いでしょう。

FlexJobsのレポートによると、リモートワークは過去20年間で世界全体で159%増加しています。この傾向は今後も強まり、わずか数年後には全チームの73%がリモートワーカーを採用すると予測されています。

ドイツのコングロマリットであるSiemensは、数千人の従業員がリモートワークを行えるよう、常時フレックス勤務制度に切り替えました。

Siemens AGの副CEO兼労務担当取締役のRoland Busch氏は当時、次のように語っています。「Siemensでは常にモバイルワークを取り入れてきましたが、さらに一歩前進させようとしています。こうした変化は、社内にいる時間よりも成果を重視する、これまでとは異なるリーダーシップスタイルにも関連しています」

オフィスでデスクに向かっている時間よりも、成果が重要であるという考え方は、リモートワークのメリットの1つです。上司は部下がデスクに向かっている時間を管理するのではなく、部下を信頼して業務を任せ、その上で部下のアウトプットを管理できるようになります。

とはいえ、オフィスから解放されるということは、あらゆるオフィスから解放されるということです。リモートチームを雇用することで、企業は世界各国に目を向け、募集職種に最適な人材を厳選できます。オフィスが存在しないため、人材プールをその地域に限定する必要はありません。

リモート雇用のメリット

リモート雇用を行う企業にとっての主なメリットは以下のとおりです。

世界中から従業員を雇用

従来、企業が欠員を補充しようとするときには、地理的な制約がありました。

自社の近辺に在住している人材を採用するか、その求人が、優秀な人材が移住を決意してくれるほど魅力的に見えるよう祈るほかはありませんでした。米国国勢調査局によると、2022年には米国の191万人が新しい職場の近隣地域に転居しています。

しかし、リモート雇用を行うことで、人材プールは自社の周辺地域から、あらゆる地域へと拡大します。優秀な人材がいれば、その居住地に関係なく、労働力を提供してもらうことができます。

チームの豊かな多様性

また、旧来のアプローチでは限界があります。地元での採用は多様性の機会を制限することになるためです。リモートワークは包括性を意識的に高めるものであり、企業は世界中から多様な人材を積極的に採用できます。  

リモート雇用は、労働者階級出身者や障害者など、就業機会を得にくい人々にも、多くの雇用機会を創出できます。 リモートワークでは、通勤の必要がなく、自分のニーズに合った環境で柔軟に働くことができます。障がいを持つ労働者は、長い間従来の職場環境での苦労を抱えてきました。例えば、自宅で働けるようにするための配慮を求めて闘ってきたのです。

リモート優先の職場は、家庭の事情で休暇を取ることを心配しがちな親や介護者を含め、職場の制約によって排除される可能性のある人々が好待遇の仕事に就業しやすくなる重要な一歩なのです。

優秀な人材を引き付ける

リモートワークやフレックス勤務が従業員の特典と見なされるのも当然のことです。調査によると、世界中の労働者の83%が、柔軟な働き方ができない仕事は辞退すると回答しています。また、従業員の半数以上が、勤務地を選択できることは一流企業に勤務することよりも重要だと回答しています。

この点を考慮すると、リモートワークは従業員の満足度と定着率を即時に、かつ明らかに高めるものです。54%の企業では、リモートワークによって従業員の定着率が高まったと回答しています。しかし、課題がない訳ではありません。

リモートワーカーを雇用する際の注意点

リモート人材の雇用はしやすいとしても、リモートワーカーを迎え入れられる職場に移行するにはそれなりの努力が必要です。複数の国で給与処理を行い、複数の雇用法を遵守し、納税に対応しようとする場合、やはり国境は問題になります。

各国で従業員を採用する際、以下のような面で複雑化する可能性があります。特に、初めてリモート雇用を行う場合には注意が必要です。

給与の管理

給与処理は単純な環境でも手間がかかる作業ですが、経理要員が限られている中小企業にとってはなおさらです。新しい国で雇用する場合、現地の法律に抵触することなく自社で給与処理を行おうとすると、複雑な作業になることがあります。

海外に現地法人を設立する予定があるかどうかにかかわらず、グローバルHRと給与管理をグローバル雇用パートナーに外部委託することは賢明な選択です。

報酬の計算

リモートワーカーには、現地の従業員と同じ賃金を支払うべきか？その国では何が公平なのか？現地の生活費は？どのような福利厚生が期待されているのか？競争力のある給与とは？リモート従業員の報酬を計算する際には複数の選択肢がありますが、自社に合ったバランスを見つけるのは依然として難しい場合があります。

恒久的施設（PE）リスク

ある国で事業を行う場合に納めるべき税について理解できているでしょうか。「恒久的施設」とは、その国に継続的に存在する企業を指す税務用語です。 恒久的施設が自国で適用される場合、海外で法人税が課される可能性があります。また、他の国際企業には求められていない、他のコンプライアンス基準を満たす必要が生じる場合もあります。恒久的施設の詳細については、Remoteの詳細ガイドをご覧ください。

従業員を契約社員に誤分類した場合の影響

故意であるかどうかにかかわらず、従業員を契約社員に誤分類すると、重大なリスクが生じます。さまざまな現地法により、罰金、ペナルティ、営業禁止などの処分を受ける可能性があるほか、従業員との訴訟問題に発展する可能性もあります。

職務を定義する際には慎重を期してください。チームメンバーは具体的にどのような仕事をするのか？自社とチームメンバーとの関係は？他の国にもすでに契約社員がいるか？また、一部の契約社員を従業員に転換することを検討すべき場合もあります（これも難しい状況になる可能性があります）。

知的財産と発明権

従来のオフィス環境では、オフィスが常に1つの国にしか存在しないため、知的財産権の取り扱いが比較的シンプルになります。国際雇用となると、知的財産の扱いはやや複雑化します。

リモート従業員は、必ずしもオフィスの中で、社内の設備を使用して、就業時間内に働くとは限りません。国際法を知らないがために知的財産権を失った場合、訴訟や風評被害など、さまざまな問題が起きる可能性があります。詳しくは、リモートチームにおける知的財産権と発明権に関する詳細ガイドをご覧ください。

リモート従業員の納税地の管理

自社の拠点がある国とは別の国にチームが分散している場合、所得税はどのように計算すればいいでしょうか。メンバーの居住国、あるいは自社の本社所在国で納税するのでしょうか。

幸い、リモートワーカーの税金は従来の出社勤務者の税金に比べてそれほど複雑ではありません。残念な点は、税金に関するほとんどの教育資料が、従来環境の納税者を対象としていることです。リモートワーカーの納税地を把握しておくことは、企業もリモートワーカーも法令を遵守するうえで重要です。

幸いにも、上記の問題はすべて、一見難しくそうに見えても対処は可能です。必要なのは、現地の雇用法を専門とし、採用、リスク管理、事業拡大の効率化を指導できる専門家との提携です。

リモート従業員の雇用方法: 4つのステップ

多くの点で、国際的なリモート従業員の採用プロセスは、従来の出社勤務の従業員の採用プロセスとほぼ変わりません。 とはいえ、採用からオンボーディングまでのプロセスを通じて、リモートワークで業務を進める方法に重点を置く必要があります。

1. 魅力的な求人広告を作成する

明確な職務記述書と、その仕事がどのようにリモートで行われるのかに関する具体的な理解が必要です。また、候補者が必要とするツールや能力についても把握しておく必要があります。プロセスを開始する前に、その求人広告の掲載先や、その求人広告の対象者が期待している福利厚生や給与を把握しておきましょう。

2. 面接を実施する

面接の実施方法や、利用するテクノロジーを前もって把握しておきましょう。現在では、ほとんど誰もが標準的なビデオ会議テクノロジーを使い慣れていますが、すべての関係者が利用しやすいテクノロジーを選ぶことが重要です。

3. オープンなコミュニケーションを維持する

リモートチームにとって重要なのは良好なコミュニケーションであり、それはチーム結成当初から始まっています。 

応募者に対する期待事項を明確にし、応募者とその推薦者に過去の経験について話を聞き、資格は多くの場合、国によって変わることを理解しましょう。その仕事に求められる期待事項、リモートチームとの仕事の進め方、リモートチームに求める要件を明確にしてください。 

応募者が国際的な雇用主のもとでのリモート勤務にリスクを感じている場合もあるので、事前に十分調査をして、応募者の質問に答えられるようにしておきましょう。その場で回答できない場合は、その旨を正直に伝え、回答が得られたらできるだけ早くその応募者に連絡するようにしてください。

4. 徹底したオンボーディングを実施する

時差がある中でさまざまな国から仕事をする場合、オンボーディングに関しては全員が同じ認識を持つことが重要です。これは、しっかりとした研修プログラムを用意することと、従業員を雇用する際に伴う法務事務に関係しています。このステップでは、サポートが必要になるでしょう。

グローバル雇用パートナーとの提携による規模拡大

莫大なリソースを持つ大手多国籍企業を除いて、給与処理、コンプライアンス、税金、その他の管理業務に対応するには、グローバルHRパートナーの支援が必要になります。専門家でなければ、国際的な要件や義務に抵触しやすくなり、厳しいペナルティを科される場合があります。

このため、こうしたさまざまな問題を管理できる組織との提携が極めて重要になります。ただし、すべてのプロバイダーが同じように対応してくれるとは限らず、自社の状況や目標によって最善策は変わります。

PEOとEOR

すでに海外に現地法人を所有している場合は、その国の専門雇用主組織（PEO）と提携する方が合理的な場合もあります。 PEOは一種の外部委託人事部門として、グローバル給与処理やその他の人事関連業務を管理します。

しかし、複数の国で雇用を予定しているのであれば、Employer of Record（EOR）の方が適切な場合があります。 EORは、企業に代わって他国で適法に労働者を雇用します。従業員の日常的な管理はすべて企業が行いますが、書類上、厳密にはEORが雇用主となります。これにより、（EORの現地法人を通じて）他国で適法に人材を雇用できます。

EORとPEOの違いについて詳しくは、Remoteの詳細ガイドをご覧ください。

所有法人ソリューションとパートナーシップ主体ソリューション

グローバル雇用ソリューションプロバイダーには2種類あることに注意しましょう。 自社が操業する国で法人を所有するプロバイダーもいれば、パートナーネットワークに委ねるプロバイダーもいます。では、違いは何でしょうか。

所有法人プロバイダーは、あなたが雇用する国に現地法人を所有しています。すでに現地の法律を遵守しており、税金や給与処理から人事管理や知的財産保護に至るまで、すべてを社内で処理する準備が整っています。

一方、パートナーシップ主体プロバイダーは、第三者企業を通じて運営されています。短期的には多くのサービスを提供できることもありますが、その分リスクも大きくなり、対応時間も通常より遅くなるうえ、必ず余計なコスト（多くの場合は追加料金）が発生し、あなたに転嫁されることになります。 問題が発生した場合、窓口が複数になることもあります。

第三者の介在はリスクを伴います。所有法人プロバイダーは、対応が早く現地法も遵守しており、人事や知的財産のニーズを第三者企業に外部委託することはありません。

国際雇用の際に避けるべき一般的な間違い

リモート環境の職場作りは、単にオンラインで何人かを雇用するだけではありません。

ハイブリッドワークモデルは、国際雇用を拡大するための短期的な基盤としては適していますが、リモートチームや世界中に分散するチームが、社内の従業員と同じようにつながり、連携し、尊重されていると感じられるようにする必要があります。長期的に見ると、ハイブリッドモデルは、企業がリモート化に着手する際に陥りがちな間違いのために、従業員が断絶感、過労感、非効率感を覚えてしまう可能性があります。

その結果、意識的にリモート優先の文化を構築しない限り、リモート従業員を孤立させてしまう危険性があります。リモートワークは大きな特典ですが、仕事後の飲み会やランチ、対面の会議など、現場での交流活動から取り残されたように感じさせることは、企業文化全体にとって得策ではありません。

また、リモートチームと仕事をする際には、明確なコミュニケーションも重要です。特に言語や文化の壁がある中で仕事をしている場合、デジタルコミュニケーションは誤解を招きがちです。 優れたリモートチームはすべてを文書化しています。メンバーはそれぞれ勤務時間帯が異なるため、就寝時間中の業務状況を正確に理解する必要があります。

リモートワーカーのニーズを確実に先取りすることで、チームの連携体制を整え、誰もが働きやすい環境作りをし、世界中から雇用した人材の定着に大きく貢献します。リモートチームにおけるコミュニケーションの詳細については、当社のCTOであるMarcelo Lebreによる非同期な働き方に関する記事をご覧ください。

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グローバル雇用パートナーとの提携による規模拡大

莫大なリソースを持つ大手多国籍企業を除いて、給与処理、コンプライアンス、税金、その他の管理業務に対応するには、グローバルHRパートナーの支援が必要になります。専門家でなければ、国際的な要件や義務に抵触しやすくなり、厳しいペナルティを科される場合があります。

このため、こうしたさまざまな問題を管理できる組織との提携が極めて重要になります。ただし、すべてのプロバイダーが同じように対応してくれるとは限らず、自社の状況や目標によって最善策は変わります。

PEOとEOR

すでに海外に現地法人を所有している場合は、その国の専門雇用主組織（PEO）と提携する方が合理的な場合もあります。 PEOは一種の外部委託人事部門として、グローバル給与処理やその他の人事関連業務を管理します。

しかし、複数の国で雇用を予定しているのであれば、Employer of Record（EOR）の方が適切な場合があります。 EORは、企業に代わって他国で適法に労働者を雇用します。従業員の日常的な管理はすべて企業が行いますが、書類上、厳密にはEORが雇用主となります。これにより、（EORの現地法人を通じて）他国で適法に人材を雇用できます。

EORとPEOの違いについて詳しくは、Remoteの詳細ガイドをご覧ください。

所有法人ソリューションとパートナーシップ主体ソリューション

グローバル雇用ソリューションプロバイダーには2種類あることに注意しましょう。 自社が操業する国で法人を所有するプロバイダーもいれば、パートナーネットワークに委ねるプロバイダーもいます。では、違いは何でしょうか。

所有法人プロバイダーは、あなたが雇用する国に現地法人を所有しています。すでに現地の法律を遵守しており、税金や給与処理から人事管理や知的財産保護に至るまで、すべてを社内で処理する準備が整っています。

一方、パートナーシップ主体プロバイダーは、第三者企業を通じて運営されています。短期的には多くのサービスを提供できることもありますが、その分リスクも大きくなり、対応時間も通常より遅くなるうえ、必ず余計なコスト（多くの場合は追加料金）が発生し、あなたに転嫁されることになります。 問題が発生した場合、窓口が複数になることもあります。

第三者の介在はリスクを伴います。所有法人プロバイダーは、対応が早く現地法も遵守しており、人事や知的財産のニーズを第三者企業に外部委託することはありません。

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国際雇用の際に避けるべき一般的な間違い

リモート環境の職場作りは、単にオンラインで何人かを雇用するだけではありません。

ハイブリッドワークモデルは、国際雇用を拡大するための短期的な基盤としては適していますが、リモートチームや世界中に分散するチームが、社内の従業員と同じようにつながり、連携し、尊重されていると感じられるようにする必要があります。長期的に見ると、ハイブリッドモデルは、企業がリモート化に着手する際に陥りがちな間違いのために、従業員が断絶感、過労感、非効率感を覚えてしまう可能性があります。

その結果、意識的にリモート優先の文化を構築しない限り、リモート従業員を孤立させてしまう危険性があります。リモートワークは大きな特典ですが、仕事後の飲み会やランチ、対面の会議など、現場での交流活動から取り残されたように感じさせることは、企業文化全体にとって得策ではありません。

また、リモートチームと仕事をする際には、明確なコミュニケーションも重要です。特に言語や文化の壁がある中で仕事をしている場合、デジタルコミュニケーションは誤解を招きがちです。 優れたリモートチームはすべてを文書化しています。メンバーはそれぞれ勤務時間帯が異なるため、就寝時間中の業務状況を正確に理解する必要があります。

リモートワーカーのニーズを確実に先取りすることで、チームの連携体制を整え、誰もが働きやすい環境作りをし、世界中から雇用した人材の定着に大きく貢献します。リモートチームにおけるコミュニケーションの詳細については、当社のCTOであるMarcelo Lebreによる非同期な働き方に関する記事をご覧ください。

持続的な成功を築くための国際雇用の拡大

もう1つ考慮すべき点は、国際雇用の規模を拡大する方法です。一か国で1人の従業員から雇用を始め、その後、その地域でさらに多くの人材を発掘し、規模を拡大したいと考えることもあるでしょう。

だからこそ、ビジネスとともに成長するツールを選択することが重要です。リモート優先の文化を築くには、その文化も拡大する必要があります。

リモート優先の文化を築くには

文化を育むには戦略が必要であり、リモートファーストの価値観を軸にチームを構築するという意識的な決断が求められます。つまり、多様性の促進と包括的な雇用に積極的に取り組むということです。また、自社の価値観と、チームメンバーがその価値観をどのように体現すべきかを決定する必要もあります。リモートで働くデザイナー、マーケティング担当者、営業担当者、開発者のいずれを雇用する場合でも、企業の価値観は一貫した本質的なものでなければなりません。

グローバルチームを意識的に編成し、従業員を地域内で孤立させないようにしましょう。人々が会議や生産性プラットフォーム、プロジェクト作業を通じて互いに交流することを促しましょう。全員の勤務時間が同じでなくても、全員が一緒に働いていると感じられるはずです。予算に余裕があれば、対面での交流会もチームスピリットを育む上で効果的です。

縦割りの枠にとらわれない従業員は、より多くの成果を上げる傾向があります。このため、従業員が協力し合えるよう、できる限り脱サイロ化できるようにしてください。

オンボーディングから始まるリモート文化

文化は、自覚の有無にかかわらず、雇用するたびに醸成されていきます。オンボーディングプログラムでは、リモート優先の働き方を明確に伝え、新規採用者がストレスなく共同作業を始められるようにする必要があります。

オンボーディングは、新規採用者がその企業で初めて経験することです。この時間を利用して自社の概要や企業文化を紹介してください。期待されるコミュニケーションのあり方を説明し、自ら実演することで、コミュニケーションの指針を明確に伝えましょう。

非同期コミュニケーションは、ミーティングが少なくドキュメンテーションが十分に整理されている場合に有効であるため、新規採用者が利用できるメディアを多数用意しておく必要があります。

新規採用者が自分のタイムゾーンでバディを持つことも検討し、新規採用者が組織の一員になっていると感じられ、質問がある場合の窓口がわかるようにしましょう。

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初めてリモート従業員、特に国外に居住する従業員を雇用する場合には、不安を感じるものです。リスクを心配するのは当然です。何から着手すべきかわからなくても当然です。そして、コンプライアンス、税金、コストなど、難しい問題に囲まれるのも当然です。しかし、初めての国際雇用でも、単に「できる」だけでなく、Remoteを利用すれば、スピーティに、そして手軽に行うことができます。

当社が提供するグローバル給与処理やグローバルHRISといった専門サービスを利用することで、企業は世界中の従業員を簡単に管理できます。また、EORサービスも提供しているため、管理やコンプライアンスの問題に煩わされず、事業拡大に注力できます。

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