De samenwerking met een werknemer beëindigen in Nederland

De samenwerking met een werknemer beëindigen is geen prettige ervaring. Het laatste wat je als werkgever wilt is een boze werknemer die je onterecht hebt ontslagen. Maar hoe graag je dit ook wilt vermijden, je moet voorbereid zijn op alle scenario's. Dat begint met het begrijpen van de rechten en plichten van beide partijen.

Als je onze gids over verlofrechten in Nederland hebt gelezen, weet je dat het Nederlandse arbeidsrecht werknemersvriendelijk is. Het Nederlandse proces van beëindiging begint dan ook lang voordat je een werknemer ontslag aanzegt. In deze gids beschrijven we wat je moet weten voordat je overweegt om een samenwerking te beëindigen en wat de beste optie is in verschillende scenario's.

Juridische redenen om een Nederlandse werknemer te ontslaan

In Nederland zijn er 6 manieren om een werknemer te ontslaan:

• Ontslag op staande voet

• Ontbinding van het arbeidscontract door rechterlijke uitspraak

• Op ontslag gebaseerde toestemming van de openbare dienst voor arbeidsbemiddeling (ODA)

• Beëindiging met wederzijds goedvinden

• Ontslag tijdens de proeftijd

• Einde van een arbeidscontract voor bepaalde tijd

Ontslag op staande voet in Nederland

Een werkgever heeft het recht om het arbeidscontract van een werknemer onmiddellijk te beëindigen in geval van grove nalatigheid bij de uitvoering van taken, diefstal, schade aan eigendommen of fysiek geweld. Deze worden geclassificeerd als 'dringende redenen' en stellen werkgevers in staat om snel actie te ondernemen.

Als een werknemer duidelijk gecommuniceerde bedrijfsregels schendt, kan dit soort gedrag leiden tot ontslag op staande voet. De werkgever moet de ontslagreden nog steeds schriftelijk aan de werknemer mededelen.

Het is niet ongewoon dat een werknemer het ontslag aanvecht bij de kantonrechter. Good voorbereide HR-teams wijzen in zulke gevallen op het belang van 'duidelijk gecommuniceerde bedrijfsregels'. Er zit enige subjectiviteit in deze classificatie, maar je kunt de onzekerheid verminderen met goed gedocumenteerde processen.

Ontbinding van het arbeidscontract door rechterlijke uitspraak

In sommige situaties kan de werkgever de kantonrechter vragen om de overeenkomst op redelijke gronden te ontbinden. De rechter kan een ontslag uitspreken op basis van het volgende:

• Achterblijvende prestaties

Er gelden strikte regels als je een werknemer wilt ontslaan omdat deze ondermaats presteert. Ten eerste moet de werkgever gedetailleerd documenteren welke stappen er zijn genomen om de werknemer beter te laten presteren. De ziekte van een werknemer mag niet gebruikt worden als een gerechtvaardigde reden voor achterblijvende prestaties. Het is goed om prestatiebeoordelingen te documenteren en werknemers voldoende tijd te geven om de prestaties te verbeteren. Als het niet mogelijk is om de werknemer een andere functie binnen het bedrijf te geven, kan de rechter toestemming geven voor ontslag op basis van slecht functioneren.

• Verwijtbaar gedrag of nalatigheid

Wat ontoelaatbaar gedrag is, moet worden meegedeeld aan de werknemer voordat het kan worden gebruikt als geldige reden voor ontslag. Een handige manier om dit te doen is om duidelijke richtlijnen op te nemen in het handboek van je bedrijf.

• Verstoorde arbeidsrelatie

Bij een sterk meningsverschil, een botsing van persoonlijkheden of een specifiek incident dat de arbeidsrelatie blijvend onder druk zet, kan dit leiden tot een eerlijke beëindiging. De eerste stap is om een oplossing te zoeken via bemiddeling. Als het probleem niet kan worden opgelost, kan een verstoorde relatie een geldige reden voor ontslag zijn.

• Frequente afwezigheid door ziekte

Als de langdurige afwezigheid van een werknemer door ziekte grote gevolgen heeft voor het bedrijf, kan de rechter het ontslag goedkeuren. De werkgever moet aantonen dat de bedrijfsvoering wordt bemoeilijkt doordat het bedrijf de werklast van de werknemer niet goed kan opvangen.

• Gewetensbezwaar

Als een werknemer vanwege gewetensbezwaar weigert te werken, moeten de twee partijen eerst proberen om samen tot een oplossing te komen. Als er geen oplossing mogelijk is en de afwezigheid van de werknemer schade toebrengt aan de activiteiten van het bedrijf, kan de werkgever ontslag aanvragen.

Toestemming van het UWV

Om de samenwerking met een werknemer in Nederland te beëindigen heb je soms toestemming nodig van het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV). Dit zijn de gevallen van beëindiging waarvoor toestemming nodig is:

• Zakelijke redenen

Als het bedrijf grote financiële verliezen heeft geleden, minder werk heeft, moet krimpen of als er technologische veranderingen zijn, moet de werkgever een ontslagvergunning aanvragen bij het UWV om ontslag te kunnen aanzeggen. Het duurt meestal zo'n zes weken om toestemming te krijgen. Je kunt de tijd die je kwijt bent aan het verkrijgen van een ontslagvergunning aftrekken van de opzegtermijn.

• Collectief ontslag in Nederland

Als een werkgever binnen 3 maanden ten minste 20 werknemers om economische redenen moet ontslaan, dan wordt dit gezien als 'collectief ontslag'. Werkgevers moeten zo'n ontslag melden bij het UWV en de vakbonden die de werknemers vertegenwoordigen.

• Langdurige arbeidsongeschiktheid door ziekte

Volgens de Nederlandse wet moeten werkgevers zieke werknemers maximaal twee jaar doorbetalen. Meestal krijgen ze 70% van hun salaris. De werkgever is verplicht om maatregelen te nemen om de werknemer te re-integreren en terugkeer naar het werk te faciliteren. Deze re-integratiemaatregelen moeten duidelijk worden gedocumenteerd voor het geval beëindiging uiteindelijk nodig is. Als de werknemer na twee jaar nog steeds niet in staat is om zijn taken uit te voeren (en waarschijnlijk niet binnen 26 weken zal herstellen), mag de werkgever aan het UWV toestemming vragen om het arbeidscontract te beëindigen.

• Beëindiging met wederzijds goedvinden

Het is mogelijk om een Nederlands arbeidscontract in der minne te beëindigen met wederzijds goedvinden. Beide partijen moeten schriftelijk instemmen met een schikkingsovereenkomst om de beëindiging geldig te laten zijn, en de instemming van de werknemer moet expliciet en duidelijk zijn.

Met een vaststellingsovereenkomst is het niet verplicht om de opzegtermijn of regels met betrekking tot ontslagvergoedingen in acht te nemen. Als beide partijen besluiten om een ontslagvergoeding op te nemen, moet dit in de overeenkomst worden vermeld. Er is ook een bedenktijd van twee weken, waarin de werknemer de overeenkomst mag ontbinden.

• Ontslag tijdens de proeftijd

Er zijn geen voorwaarden voor beëindiging tijdens de proeftijd in Nederland. Het staat de werknemer en werkgever vrij om het arbeidscontract te beëindigen zonder de standaard opzegtermijn. De werknemer heeft het recht om geïnformeerd te worden over de reden van ontslag.

• Verstrijken van een arbeidscontract voor bepaalde tijd

Volgens het Nederlandse arbeidsrecht hoeft een arbeidscontract voor bepaalde tijd niet verlengd te worden. Als de werkgever het contract voor bepaalde tijd van een werknemer niet wil verlengen, moet de werknemer hiervan op de hoogte worden gesteld, ook al betekent het einde van het contract een beëindiging. Als het bedrijf een contract voor bepaalde tijd vóór de einddatum wil beëindigen, kan dat alleen als de voorwaarden vooraf schriftelijk zijn overeengekomen. De opzegtermijn is dan één maand.

Proeftijd in Nederland

De proeftijd wordt in Nederland meestal gebruikt als proefperiode. Zo kunnen beide partijen het contract beëindigen zonder opzegtermijn of reden. Het is mogelijk om geen proeftijd op te nemen in het contract, hoewel dit niet aan te raden is. Zonder proeftijd is het lastig om iemand te ontslaan, omdat de werknemer dan meteen een volwaardige status krijgt.

De maximale proeftijd in het Nederlandse arbeidsrecht is afhankelijk van de duur van het contract:

• Contracten voor onbepaalde tijd hebben een proefperiode van twee maanden.

• Voor contracten van minder dan twee jaar geldt een proeftijd van maximaal een maand.

• Voor contracten van twee jaar of langer geldt een proeftijd van maximaal twee maanden.

Het is mogelijk dat de proefperiode als nietig wordt beschouwd. Dit kan gebeuren in de volgende scenario's:

• Wanneer de proefperiode niet schriftelijk is overeengekomen

• Met een tijdelijk contract van zes maanden of minder

• Wanneer het contract van de werknemer wordt gewijzigd van tijdelijk naar vast

• Wanneer het contract wordt verlengd zonder veranderingen in de werkverantwoordelijkheden van de werknemer

Opzegtermijn in Nederland

Een opzegtermijn is van toepassing wanneer een werknemer ontslag wil nemen of wanneer het bedrijf een werknemer om een gerechtvaardigde reden wil ontslaan. De opzegtermijn is verplicht en wordt meestal in het arbeidscontract vermeld. Als in de overeenkomst geen vereisten voor de opzegtermijn zijn opgenomen, geldt het wettelijke minimum van een maand. De opzegtermijn geldt zowel voor werknemers met een contract voor onbepaalde tijd als, in sommige gevallen, voor werknemers met een contract voor bepaalde tijd.

Er zijn een paar scenario's waarin werknemers in Nederland zonder opzegtermijn ontslagen kunnen worden:

• De werknemer zit nog in zijn proeftijd

• Ontslag vanwege wangedrag

• De werknemer wordt onmiddellijk ontslagen (ook wel ontslag op staande voet genoemd)

Opzegtermijnen voor werknemers in Nederland

Een werknemer in proeftijd heeft het recht om zijn contract te ontbinden (door ontslag te nemen) zonder opzegtermijn. De opzegtermijn die geldt bij vaste contracten is afhankelijk van de duur van het contract van de werknemer of de eerder met het bedrijf overeengekomen opzegtermijn. Doorgaans is de opzegtermijn voor een werknemer één maand en begint deze altijd op de eerste dag van de maand.

Als er een langere opzegtermijn is afgesproken, moet de opzegtermijn van de werkgever twee keer zo lang zijn als die van de werknemer. Als de opzegtermijn van de werknemer bijvoorbeeld vier maanden is, dan is de opzegtermijn van de werkgever acht maanden.

Opzegtermijnen voor werkgevers in Nederland

Volgens het Nederlandse arbeidsrecht is een werkgever verplicht om een opzegtermijn in acht te nemen wanneer hij het arbeidscontract van een werknemer beëindigt. De vereiste opzegtermijn hangt af van hoe lang de werknemer al bij het bedrijf werkt.

• Als iemand minder dan vijf jaar in dienst is, is de opzegtermijn één maand.

• Als iemand tussen de vijf en tien jaar in dienst is, is de opzegtermijn twee maanden.

• Als iemand tussen 10 en 15 jaar in dienst is, is de opzegtermijn drie maanden.

• Als iemand 15 jaar of langer in dienst is, is de opzegtermijn vier maanden.

HR-teams moeten zich houden aan de regels voor opzegtermijnen. Als je dit nalaat, kan dit leiden tot extra vergoedingen voor de werknemer. Als een werknemer met een opzegtermijn van een maand bijvoorbeeld op 18 augustus te horen krijgt dat het contract op 1 september wordt beëindigd, is het bedrijf in overtreding. In dit geval zou de werknemer toestemming moeten krijgen om door te werken tot 30 september, wanneer de opzegtermijn van een maand afloopt.

Ontslag aanzeggen aan werknemers met een contract voor bepaalde tijd

Contracten voor bepaalde tijd hebben een duidelijke einddatum, maar als een contract zes maanden of langer geldig is, is de werkgever verplicht om de werknemer minstens een maand van tevoren te informeren als het contract niet wordt verlengd. Als een werkgever niet op tijd opzegt, heeft de werknemer recht op een vergoeding die wordt berekend op basis van zijn arbeidscontract en hoe laat de werkgever was met opzeggen.

Het is ook mogelijk dat een contract voor bepaalde tijd later wordt gezien als een contract voor 'onbepaalde tijd' onder het Nederlandse arbeidsrecht. Als er tussen contracten voor bepaalde tijd maximaal drie maanden zitten of als de som van de contracten voor bepaalde tijd van de werknemer drie jaar bedraagt, kan een contract voor bepaalde tijd worden beschouwd als een contract voor onbepaalde tijd. In deze gevallen is de beëindiging hetzelfde als bij een contract voor onbepaalde tijd.

Wanneer hebben werknemers in Nederland recht op een transitievergoeding?

Werknemers die worden ontslagen hebben soms recht op een 'transitievergoeding', wat niet hetzelfde is als een ontslagvergoeding. Een transitievergoeding compenseert een werknemer voor het verlies van zijn werk terwijl hij overstapt naar een nieuwe baan.

Een werknemer moet minstens twee jaar voor een bedrijf hebben gewerkt om in aanmerking te komen voor een transitievergoeding. De Nederlandse transitievergoeding verschilt van de ontslagvergoeding volgens het Nederlandse arbeidsrecht in die zin dat de ontslagvergoeding wordt gegeven bij een onderling overeengekomen ontslag. Een werknemer heeft recht op een transitievergoeding in de volgende gevallen:

• Een contract voor bepaalde tijd is beëindigd.

• Het arbeidscontract is op verzoek van de werkgever door de rechter ontbonden.

• De werknemer heeft zijn arbeidscontract beëindigd wegens wangedrag van de werkgever (bij ernstige verwijtbare handelingen of nalatigheid kan de rechter een aanvullende transitievergoeding toekennen die bekend staat als 'eerlijke vergoeding').

• De werkgever heeft van het UWV toestemming gekregen om de werknemer ontslag aan te zeggen.

De werkgever is in de volgende gevallen vrijgesteld van het betalen van een transitievergoeding:

• Het arbeidscontract van de werknemer werd beëindigd met wederzijds goedvinden.

• De werknemer is ontslagen omdat hij ernstig verwijtbaar of grof nalatig heeft gehandeld.

• De ontslagen werknemer is jonger dan 18 jaar en werkte gemiddeld 12 uur per week parttime.

• Het bedrijf is failliet verklaard.

• De werknemer heeft de pensioengerechtigde leeftijd bereikt.

• Het tijdelijke contract van de werknemer wordt verlengd voordat het oude afloopt.

Hoe wordt de transitievergoeding in Nederland berekend?

De hoogte van de transitievergoeding waar een werknemer recht op heeft, is gebaseerd op leeftijd, aantal dienstjaren en bruto maandsalaris. Wanneer een werknemer wordt ontslagen, heeft hij recht op 1/3 van zijn maandsalaris voor elk dienstjaar, tot € 84.000. Als de werknemer meer dan € 84.000 per jaar verdient, dan is de grens voor de transitievergoeding gelijk aan het jaarsalaris.

Een werknemer die bijvoorbeeld € 5000 per maand verdient en vijf jaar bij het bedrijf heeft gewerkt, zou recht hebben op een ontslagvergoeding van € 8333,33. Dit wordt berekend door vijf (het aantal gewerkte jaren) te vermenigvuldigen met 1/3 en de uitkomst vervolgens te vermenigvuldigen met het brutoloon van € 5000 per maand.

In Nederland beschouwt de belastingdienst transitievergoedingen als inkomen en belast ze als zodanig. Als de werknemer besluit om de transitievergoeding aan een opleiding te besteden, hoeft over dat inkomen geen belasting betaald te worden. Bij het verwerken van de transitievergoeding van een werknemer moet het bedrijf ook uitstaande vakantiegelden, winstuitkeringen en jaarlijkse bonussen meerekenen.

Laat Remote je werknemers in Nederland helpen beheren

We zijn het ermee eens dat beëindigingen nooit makkelijk zijn, maar door duidelijke verwachtingen te stellen en de wet naar de letter te volgen, kan het voor beide partijen makkelijker worden. Het is belangrijk dat je weet wat het proces inhoudt voordat je besluit om een werknemer te ontslaan, zodat je bedrijf voldoende beschermd is.

Het mooie van werken met een EOR als Remote is dat we niet alleen het onboardings- en payrollproces afhandelen, maar ook via onze eigen Nederlandse entiteit je samenwerking met werknemers kunnen beëindigen, precies volgens alle regels. Ons team van HR- en arbeidsrechtexperts in Nederland neemt de verantwoordelijkheid op zich om dit ingewikkelde proces af te handelen door nauw samen te werken met het UWV om ervoor te zorgen dat al het papierwerk nauwkeurig wordt verwerkt en alle uitstaande betalingen aan de werknemer worden uitbetaald, zodat je altijd compliant blijft.

Wil je meer weten? Bekijk de pagina over Nederland in onze Landenverkenner voor meer informatie.

Je wereldwijde team werven en betalen met maximale snelheid en veiligheid

Ga binnen een paar minuten aan de slag met de onboarding van werknemers en zzp'ers met Remote, G2's beste software voor payroll in voor meerdere landen.

Aan de slagEen demo plannen