Checkliste für das Onboarding in HR-Teams

Worum handelt es sich bei einer HR-Onboarding-Checkliste?

Die HR-Onboarding-Checkliste fasst die notwendigen Schritte zusammen, mit denen Sie neue Mitarbeiter:innen zügig und effizient in Ihre Organisation aufnehmen. Sie schafft einen strukturierten Ablauf für das Onboarding, hilft neuen Kolleg:innen, sich willkommen zu fühlen, macht die Unternehmenskultur zugänglich und stellt sicher, dass alle erforderlichen Mittel vorhanden sind, damit sie ihre Aufgaben erfolgreich übernehmen können.

Wenn Sie neue Teammitglieder aufnehmen, ist eine übersichtlich gegliederte Checkliste unverzichtbar. Sie unterstützt Sie bei der Organisation und sorgt zugleich für einen positiven ersten Eindruck. Interessant: Untersuchungen zeigen, dass ein gut gestaltetes Onboarding die Mitarbeiter:innenfluktuation um bis zu 82% reduzieren.

Gutes Onboarding beginnt mit einer klaren Planung. Unsere umfassende HR-Onboarding-Checkliste begleitet Sie Schritt für Schritt durch jede Phase einer Neueinstellung.

Pre-Onboarding – Vorphase

Als HR-Expert:in ist Ihnen sicher bekannt, dass der Onboarding-Prozess bereits vor dem ersten Arbeitstag beginnt. Im Pre-Onboarding – also der Phase vor dem offiziellen Start – betreuen Sie neue Kolleg:innen, noch bevor sie ihren ersten Arbeitstag antreten. So reduzieren Sie unnötigen Papieraufwand, zeigen Ihr Engagement für neue Mitarbeiter:innen und heben die Professionalität Ihres Onboarding-Ablaufs.

• Willkommens-E-MailVersenden Sie eine Willkommens-E-Mail, um neue Teammitglieder zu begrüßen. Fügen Sie idealerweise die Stellenbeschreibung bei und geben Sie nützliche Hinweise, zum Beispiel, welche Vorgesetzten zuständig sind.

• Angebotsunterlagen und ArbeitsvertragSchicken Sie neuen Mitarbeiter:innen das Angebotsschreiben sowie den Arbeitsvertrag, prüfen Sie den Eingang der unterschriebenen Unterlagen und archivieren Sie die Dokumente im System.

• Zugangsdaten, Geräte und Arbeitsplätze einrichtenStellen Sie sicher, dass am ersten Arbeitstag alle benötigten Ressourcen bereitstehen – zum Beispiel Laptop, Telefon, erforderliche Software und Zugangsdaten.

• DokumentationErfassen Sie alle Angaben und Formulare neuer Mitarbeiter:innen – darunter persönliche Daten, Beschäftigungsformulare, steuerliche Informationen, Kontodaten und Notfallkontakte.

• Handbuch für Mitarbeiter:innenÜbergeben Sie neuen Kolleg:innen das Mitarbeiterhandbuch, damit sie sich mit Unternehmensrichtlinien, der Unternehmenskultur und den Erwartungen vertraut machen können.

• Onboarding planen und eine:n Kolleg:in für die Anfangstage bestimmenErstellen Sie für die erste Woche einen Zeitplan mit Schulungen und Einführungsveranstaltungen. Bestimmen Sie eine Person aus Ihrem Team als Mentor:in, damit der Einstieg in Ihr Unternehmen gelingt.

Erster Arbeitstag

Begrüßen Sie neue Mitarbeiter:innen persönlich und heißen Sie sie in Ihrem Unternehmen willkommen. Der erste Arbeitstag bietet Ihnen die Chance, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.

• Persönliche BegrüßungBegrüßen Sie neue Mitarbeiter:innen persönlich – oder per Videokonferenz, wenn sie ortsunabhängig arbeiten oder in verschiedenen Ländern tätig sind. Nutzen Sie die Gelegenheit, die übrigen Teammitglieder vorzustellen.

• Arbeitsplatz einrichtenStellen Sie sicher, dass der Arbeitsplatz eingerichtet ist und alle Geräte einwandfrei funktionieren. Prüfen Sie zudem, ob das E‑Mail‑Konto der neuen Person und die zugewiesene Software einsatzbereit sind.

• Unterlagen ergänzen und prüfenKontrollieren Sie, ob alle erforderlichen Unterlagen vollständig vorliegen und korrekt im System erfasst sind. Gehen Sie die Dokumente gemeinsam mit der neuen Person durch, um Vollständigkeit und Aktualität sicherzustellen.

• Orientierung und EinführungVerschaffen Sie einen Überblick über das Unternehmen und das Team. Erörtern Sie die zentralen Richtlinien, die Erwartungen an die Rolle sowie die relevanten Sicherheitsvorschriften.

Erste Woche

Konzentrieren Sie sich in der ersten Woche auf rollenspezifische Schulungen, damit sich die neue Person rasch sicher und integriert fühlt.

• Rollenspezifische SchulungenBeginnen Sie mit ersten, auf die Tätigkeit zugeschnittenen Schulungen. Definieren Sie klare Erwartungen an die Rolle und stellen Sie schriftliche Unterlagen als Nachschlagewerk bereit.

• Kaffeepause zum informellen KennenlernenGeben Sie neuen Mitarbeiter:innen Gelegenheit, sich in lockerer Atmosphäre mit Kolleg:innen und relevanten Teams auszutauschen.

• Mentor:inOrdnen Sie neuen Teammitgliedern eine Ansprechpartner:in zu, die sie bei der Einarbeitung in die neue Funktion unterstützt.

• Feedback-SitzungenBieten Sie informelle Feedback‑Termine an, um Fragen oder Anliegen der neuen Mitarbeiter:innen zu klären.

Erster Monat

Im ersten Monat sollte die neue Mitarbeiter:in zunehmend vertrauter mit dem Team und dem Unternehmen werden. Führen Sie das Onboarding‑Programm fort, damit sich die Person in ihrer Rolle rundum wohlfühlt.

• Weiterführende Schulungen und EntwicklungPlanen Sie zusätzliche, auf die Rolle abgestimmte Weiterbildungen.

• LeistungszieleFormulieren Sie erste Leistungsziele und besprechen Sie die Erwartungen nochmals.

• Integration ins TeamBeziehen Sie neue Mitarbeiter:innen aktiv in Teammeetings und Projekte mit ein.

Erstes Review-Meeting

Planen Sie ein Gespräch, um mit neuen Mitarbeiter:innen den Stand der Einarbeitung und das erhaltene Feedback zu besprechen. Fordern Sie außerdem Rückmeldungen zum Onboarding‑Ablauf an und passen Sie bei Bedarf zukünftige Prozesse an.

Die ersten 90 Tage und der weitere Verlauf

Ziel ist es, neue Mitarbeiter:innen innerhalb der ersten drei Monate umfassend in ihre Funktion einzuarbeiten.

• LeistungsreviewSchließen Sie das Onboarding‑Programm formell ab. Nach etwa 90 Tagen bieten Sie ein Leistungsreview an, um Erreichtes, Entwicklungsfelder und künftige Ziele zu besprechen.

• Regelmäßiger AustauschBieten Sie bei Bedarf weitere vertrauliche Einzelgespräche an. Solche Folgetermine signalisieren neuen Mitarbeiter:innen, dass sie jederzeit Anliegen in Ihrem Unternehmen ansprechen können.

Effizientes, regelkonformes Onboarding mit einem HRIS

Wenn Sie ein globales HRIS wie Remote einsetzen, entfällt die Sorge um die manuelle Erstellung von Onboarding-Checklisten. Der Onboarding‑Ablauf von Remote erlaubt es Ihnen, neue Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen zentral an einem Ort zu erfassen und zu verwalten.

Laden Sie neue Mitarbeiter:innen zum Onboarding ein, indem Sie deren Daten auf eine zentrale, sichere Plattform hochladen. Da alle erforderlichen Informationen bereits in Remote HRIS vorhanden sind, gewinnen Sie Zeit und Ruhe, um sich vollumfänglich der Einarbeitung neuer Teammitglieder zu widmen.

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