Onboarding-Checkliste speziell für HR-Teams

Wozu dient eine HR-Onboarding-Checkliste?

Eine HR-Onboarding-Checkliste legt in klaren Schritten fest, wie HR-Fachpersonen neue Mitarbeiter:innen strukturiert und effizient in die Organisation eingliedern. Sie schafft Verlässlichkeit im Onboarding und sorgt dafür, dass Neuzugänge sich willkommen fühlen, die Unternehmenskultur verstehen und alles Nötige haben, um ihre Aufgaben erfolgreich zu übernehmen.

Wenn Sie mit der Einstellung neuer Teammitglieder betraut sind, ist eine übersichtliche Checkliste unverzichtbar. Sie erleichtert die Planung und trägt zu einem professionellen ersten Eindruck bei. Studien belegen ausserdem, dass ein durchdachtes Onboarding die Mitarbeiterfluktuation um bis zu 82% reduzieren kann.

Ein strukturiertes Onboarding beginnt mit guter Planung. Unsere detaillierte Checkliste für das HR-Onboarding begleitet Sie durch alle Etappen einer Neueinstellung.

Pre-Onboarding

Als HR-Expert:in kennen Sie sicher, dass das Onboarding bereits vor dem ersten Arbeitstag beginnt. Im Pre-Onboarding kümmern Sie sich um die Neuzugänge, bevor sie starten. So vermeiden Sie unnötige Administrationsaufwände, signalisieren Wertschätzung und heben den Professionalitätsgrad Ihres Prozesses.

• BegrüessungsmailVersenden Sie eine Begrüessungsmail, um neue Teammitglieder willkommen zu heissen. Legen Sie idealerweise die Stellenbeschreibung und hilfreiche Hinweise bei, etwa wer die direkten Vorgesetzten sind.

• Angebotsschreiben und ArbeitsvertragSenden Sie das Angebotsschreiben und den Arbeitsvertrag an die neuen Mitarbeitenden, überprüfen Sie den Eingang der unterschriebenen Dokumente und archivieren Sie diese im System.

• Einrichtung von Zugangsdaten, Geräten und WorkstationsStellen Sie sicher, dass am ersten Arbeitstag Laptop, Telefon, benötigte Software und alle Zugangsdaten bereitstehen.

• DokumentationFordern Sie alle relevanten Angaben und Formulare von den Neuzugängen an, darunter persönliche Daten, Anstellungsformulare, Steuerangaben, Bankverbindung und Notfallkontakte.

• UnternehmenshandbuchÜbergeben Sie das Mitarbeiterhandbuch an die Neuzugänge, damit sie sich mit Unternehmensrichtlinien, Kultur und den Erwartungen vertraut machen können.

• Onboarding planen und Kolleg:in für die ersten Tage zuweisenPlanen Sie für die erste Woche Schulungen und Einführungsmeetings und bestimmen Sie eine Person aus Ihrem Team als Begleitung für den Einstieg.

Erster Tag

Begrüssen Sie neue Mitarbeiter:innen persönlich und heissen Sie sie im Unternehmen willkommen. Der erste Arbeitstag bietet die Möglichkeit, von Anfang an einen positiven Eindruck zu vermitteln.

• Persönliche BegrüessungBegrüssen Sie die neuen Mitarbeitenden persönlich oder per Videokonferenz, wenn sie remote oder an verschiedenen Standorten arbeiten, und stellen Sie die weiteren Teammitglieder vor.

• Arbeitsplatz einrichtenSorgen Sie dafür, dass der Arbeitsplatz vorbereitet ist und alle benötigten Geräte funktionieren. Prüfen Sie zudem, ob das E-Mail-Konto und die zugewiesene Software korrekt eingerichtet sind.

• Dokumente vervollständigenPrüfen Sie, ob alle erforderlichen Unterlagen vorhanden und korrekt im System erfasst sind. Gehen Sie die Dokumente gemeinsam mit dem neuen Teammitglied durch.

• OrientierungVerschaffen Sie einen Überblick über das Unternehmen und das Team. Erklären Sie die wichtigsten Richtlinien, die Erwartungen an die Rolle und die Sicherheitsvorgaben.

Erste Woche

Begleiten Sie die rollenspezifischen Schulungen zu Beginn, damit sich Ihr neues Teammitglied sicher fühlt.

• Rollenspezifische SchulungenStarten Sie mit ersten, auf die Rolle abgestimmten Schulungen. Definieren Sie klare Erwartungen und stellen Sie schriftliche Unterlagen zur Verfügung, die das Einfinden erleichtern.

• Kaffeepause mit TeammitgliedernGeben Sie neuen Mitarbeitenden Zeit, sich in informellen Runden mit Kolleg:innen und relevanten Ansprechpartner:innen auszutauschen.

• Mentor:inBenennen Sie eine Ansprechperson, die neuen Mitarbeitenden als Mentor:in beim Einfinden in die Rolle zur Seite steht.

• Feedback-SitzungenBieten Sie informelle Treffen an, um Fragen und Anliegen der neuen Mitarbeiter:innen offen zu besprechen.

Erster Monat

Nach ungefähr einem Monat sollte die neue Person das Team und die Abläufe besser verstehen. Setzen Sie das Onboarding fort, damit sie sich in ihrer Rolle vollumfänglich einleben kann.

• Weitere Schulungen und FörderungPlanen Sie zusätzliche, rollenspezifische Weiterbildungen.

• LeistungszieleFormulieren Sie erste Leistungsziele und besprechen Sie die Erwartungen noch einmal klar und nachvollziehbar.

• Integration ins TeamBeziehen Sie neue Mitarbeitende aktiv in Team-Meetings und laufende Projekte mit ein.

Erstes Review-Meeting

Vereinbaren Sie ein Meeting, um Fortschritte und Feedback mit den neuen Mitarbeiter:innen zu besprechen. Bitten Sie auch um Feedback zum Onboarding und passen Sie den Ablauf bei Bedarf an.

Die ersten 90 Tage und danach

Das Ziel ist, neue Mitarbeiter:innen innerhalb der ersten drei Monate umfassend in ihre Rolle einzuführen.

• LeistungsreviewFeiern Sie den Abschluss des Onboarding-Programms und führen Sie nach den ersten 90 Tagen ein Leistungsreview durch, um Erreichtes, Entwicklungsfelder und künftige Ziele zu besprechen.

• Regelmaessiger AustauschBieten Sie bei Bedarf weitere Einzelgespräche an. Mit fortlaufenden persönlichen Treffen signalisieren Sie den Mitarbeitenden, dass sie jederzeit Anliegen ansprechen können.

Schnelles, regelkonformes Onboarding mit HRIS

Mit einem globalen HRIS wie Remote entfällt die manuelle Erstellung von Onboarding-Checklisten. Der Onboarding-Ablauf von Remote erlaubt es Ihnen, neue Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen zentral an einer Stelle zu erfassen und zu verwalten.

Laden Sie neue Mitarbeitende zum Onboarding ein, indem Sie deren Daten auf eine zentrale, sichere Plattform hochladen. Weil alle notwendigen Informationen bereits in Remote HRIS hinterlegt sind, gewinnen Sie die Ruhe und Zeit, sich sorgfältig um die Einarbeitung neuer Teammitglieder zu kümmern.

Unabhängig von der Grösse Ihres Unternehmens können Sie mit dem skalierbaren, flexiblen HR-Managementsystem von Remote das Wachstum Ihres Geschäfts weltweit in Ihrem eigenen Tempo vorantreiben.Registriere dich jetzt für Remote HRIS, damit das Onboarding stets reibungslos verläuft.