Comment Zapier recrute à l’international, sans incertitudes sur la conformité, sans saisie manuelle ni formalités administratives lourdes.

Zapier est une plateforme d’orchestration d’IA qui aide les entreprises à concevoir et automatiser des flux de travail, à déployer des agents d’IA et à connecter plus de 9’000 applications. Depuis sa création, cette entreprise répartie opère intégralement à distance, convaincue que les frontières géographiques ne doivent pas dicter la composition des équipes. Si l’ingénieur recherché se trouve en Pologne, Zapier souhaite pouvoir le recruter là-bas, comme partout ailleurs.

Le défi : Gérer les risques liés à la conformité à l’étranger

Pour appliquer ce principe, Zapier devait recruter en dehors des quelques pays où elle disposait déjà d’une entité juridique. Chaque marché impose son propre ensemble de règles — droit du travail, fiscalité et obligations de conformité — et une erreur sur l’un de ces points aurait exposé l’entreprise à un risque juridique non négligeable. Comme l’indique Laura Del Gaudio, Associate General Counsel for Global Employment de Zapier : « C’est vraiment difficile de comprendre la conformité à l’échelle mondiale, dans des centaines de pays. » Pour répondre à ce besoin précis, Zapier a opté pour l’Employer of record : cette solution lui permet de diminuer le risque de requalification des contrats lors de recrutements hors de ses entités.

Parallèlement, l’entreprise faisait face à un autre enjeu lié à la paie. Lors de l’arrivée sur de nouveaux marchés, certaines entités démarraient leur activité avant que la petite équipe paie n’ait eu le temps d’acquérir l’expertise locale requise, la confrontant ainsi à des règles locales qu’elle ne maîtrisait pas complètement.

La solution : Un seul partenaire pour l’EOR, la paie et les données RH

Zapier ne souhaitait pas ajouter un prestataire supplémentaire à gérer, mais un partenaire prêt à accompagner son équipe au fil de la croissance. Remote a répondu à ce besoin en soutenant Zapier sur trois axes liés à la gestion de l’emploi : l’Employer of record, la paie multipays et une intégration native avec BambooHR.

« Nous recherchions un véritable partenaire, et non un prestataire dont nous aurions simplement été le client. »

Laura Del Gaudio, Associate General Counsel, Global Employment

L’Employer of record de Remote

L’EOR de Remote permet à Zapier de recruter en conformité sur les marchés où l’entreprise n’a pas d’entité : Remote assume la responsabilité contractuelle de l’employeur. Pour Zapier, cela représente un gage de confiance qui facilite l’embauche dans de nouveaux pays.

La paie multipays de Remote

Sur des marchés comme l’Inde ou l’Espagne, où Zapier n’avait pas d’expérience en matière de paie, les équipes locales de Remote ont contribué au bon fonctionnement du service paie en guidant l’entreprise à travers un cadre légal méconnu. Par ailleurs, chaque mois, une fonction intégrée importe automatiquement les données relatives aux paiements variables de Zapier, auparavant saisies manuellement.

Intégration avec BambooHR

BambooHR constitue la source unique des données RH chez Zapier. Une intégration native avec Remote était non négociable. Grâce à elle, les informations circulent automatiquement entre les deux systèmes : nouvelles recrues, ruptures de contrat, changements d’adresse et modifications salariales sont synchronisés sans recourir à une feuille de calcul.

Le résultat : Des recrutements accélérés, une paie simplifiée et des automatisations approfondies

En confiant à Remote l’EOR, la paie et les systèmes RH, les bénéfices se font sentir à plusieurs niveaux au sein de l’entreprise.

Recrutement à l’international : de la recherche à la confiance

Là où la conformité demandait auparavant des heures de recherche interne, l’équipe juridique de Zapier obtient désormais une réponse claire et rapide en sollicitant l’équipe réactive de Remote. « En temps normal, j’aurais fait plusieurs heures de recherche, mais avec Remote, cela m’a pris moins d’une demi-heure. Et j’avais confiance dans les informations fournies », explique Laura. Cette confiance s’appuie également sur le fait que, en tant qu’Employer of record contractuel, Remote prend la responsabilité de veiller à la conformité.

« Je suis avocate : j’aime que tout soit écrit ! Les équipes de Remote s’en sont chargées. Voilà leur rôle. C’est pour cela qu’on fait appel à un partenaire comme Remote. »

Laura Del Gaudio, Associate General Counsel, Global Employment

Résultat : en l’espace de six mois seulement, Zapier a recruté dans huit nouveaux pays via l’EOR de Remote. D’autres entités, notamment en Irlande, en Australie et en Nouvelle-Zélande, intègrent désormais la plateforme.

Paie : Remplacement de la saisie manuelle et confiance dans l’expertise locale

Côté paie, la fonction d’import qui supprime la saisie manuelle s’est traduite par un gain de temps concret : l’équipe estime que jusqu’à 80 % du temps auparavant consacré chaque mois aux paiements variables a été récupéré. « Nous n’avons plus rien à faire manuellement, et c’est ce qu’il nous faut », précise l’équipe.

Cette efficacité s’accompagne d’un solide appui des experts locaux de la paie de Remote, essentiel sur les marchés où Zapier intervenait pour la première fois.

« Je suis régulièrement en contact avec les équipes locales de Remote. Leur aide est si précieuse que je serais complètement perdue sans elles. »

Fiona Wilson, Senior Global Payroll Specialist

Associées à l’expertise locale, les automatisations ont levé l’obstacle de la paie pour les prochaines étapes d’expansion de Zapier.

Intégrations à Remote : Une solution pensée pour en créer d’autres

L’intégration BambooHR synchronise automatiquement les données RH essentielles. Mais l’équipe de Zapier a choisi d’aller plus loin : elle a exploité l’API ouverte de Remote pour développer une série de Zaps : en quelques jours, son flux de gestion des dépenses a été entièrement automatisé. Des contrôles et validations jusqu’à l’enregistrement des dépenses sur Remote, le processus s’exécute désormais de bout en bout, sans intervention manuelle.

« Notre équipe RH a développé toute une série de Zaps et d’agents, ce qui nous permet de vérifier et valider les dépenses en un seul clic. Une fois validées, elles sont automatiquement synchronisées sur Remote grâce à l’API. Elles sont donc directement intégrées à la paie, sans avoir à les vérifier. »

Fiona Wilson, Senior Global Payroll Specialist

« Honnêtement, travailler avec l’équipe de Remote est un véritable plaisir. Au quotidien, le simple fait de se sentir en confiance est un atout fantastique pour notre équipe. C’est pour cela que nous avons choisi Remote, qui a su être à la hauteur de nos attentes. »

Laura Del Gaudio, Associate General Counsel, Global Employment

Découvrez toutes les solutions pour rémunérer vos équipes mondiales.