La plateforme de RH à l’international pour les petites entreprises

Un logiciel de paie permet aux petites entreprises, qui ne disposent pas des ressources des grandes entreprises, d’assurer la paie des membres d’équipes distribuées géographiquement. Certaines entreprises peuvent fonctionner de manière entièrement locale. L’augmentation du télétravail permet cependant aux entreprises de toutes les tailles de travailler avec des membres d’équipes basés dans plusieurs lieux, ce qui comprend d’autres pays. Qu’une petite entreprise ait besoin de procéder à la paie de quelques membres de l’équipe ou d’une équipe distribuée complète, le logiciel de paie doit être en mesure de s’adapter aux besoins de l’entreprise.

Un logiciel de paie pour les petites entreprises peut inclure seulement des éléments de base, comme le paiement correct et à temps des membres de l’équipe. Le logiciel de paie permet également de garantir que les membres d’équipes internationales sont payés dans les devises correctes et, le cas échéant, via des banques approuvées. Les plateformes logicielles de paie comme Remote incluent des services supplémentaires, tels que l’administration des avantages sociaux et des plans d’options d’achat d’actions pour les employés conformes à l’échelle internationale.

Dans la plupart des cas, les petites entreprises ne peuvent pas assurer la paie des équipes internationales en interne. Les petites entreprises ont trois options pour assurer le paiement en toute légalité des membres de l’équipe basés dans d’autres pays : ouvrir une entité dans chaque pays où vivent les employés, travailler avec un Employer of record ou recruter les collaborateurs en tant que freelances.

Si certaines entreprises choisissent de recruter tous les collaborateurs en tant que freelances, cela peut créer des problèmes de conformité. Une requalification de contrat (de freelance à employé) est un problème grave qui peut coûter des milliers d'euros aux petites entreprises, sans parler du temps consacré à des procès dans des tribunaux étrangers. Le recours à des freelances internationaux peut être un formidable pas en avant mais uniquement avec des freelances légitimes et en utilisant une plateforme de gestion des freelances internationaux.

Les petites entreprises choisissent parfois d’ouvrir une ou deux entités dans les pays où elles ont beaucoup d’employés et une base d’activité solide. Peu de petites entreprises optent toutefois pour l’ouverture d’entités partout où elles embauchent, de telles ouvertures peuvent en effet être coûteuses et nécessiter des mois.

Un Employer of record est le moyen le plus simple et le plus rapide pour la paie des équipes internationales de petites entreprises. Un EOR permet aux petites entreprises d'embaucher des employés légalement dans d’autres pays. Une plateforme d’emploi internationale comme Remote gère la paie et les taxes internationales, assure l’administration des avantages pour répondre aux obligations locales en matière d’emploi et traite tous les problèmes de conformité.

Les petites entreprises sous-traitent leurs services de RH parce que cela constitue généralement une solution plus économique que de disposer de chaque fonction de RH en interne. Les petites entreprises ne disposent tout simplement pas des ressources nécessaires à l’exécution de la paie, à la gestion des avantages, au prélèvement des taxes, à la réalisation des retenues salariales requises, à la prise en charge des plans d’options d’achat d’actions pour les employés et à la conformité avec les réglementations en constante évolution. La plupart des entreprises sous-traitent les services de RH à des fournisseurs spécialisés dans ce domaine.

Les défis associés à la gestion des RH ne font qu’augmenter pour les petites entreprises qui embauchent à l’international. Le guide pour le traitement de la paie internationale de Remote détaille plusieurs des défis que les petites entreprises doivent relever tout en fournissant des conseils utiles pour surmonter ces obstacles.

La sous-traitance de la paie permet aux petites entreprises de réaliser des économies tout en proposant une expérience exceptionnelle à leurs employés. Les problèmes de gestion des avantages et de la paie sont fréquents avec les outils internes, même dans les grandes entreprises.

Dans une petite entreprise, chaque employé joue un rôle essentiel dans la réussite de l’entreprise, une mauvaise gestion de la paie peut donc rapidement nuire à la qualité de la relation entre l’employeur et l’employé.

La sous-traitance de la paie permet aux petites entreprises de gagner du temps sur les tâches administratives tout en supprimant ou en réduisant grandement les erreurs liées à la paie. Pour les employés, la condition de base à toute relation de travail est une paie correcte et cohérente, versée dans les délais.

Pour les petites entreprises avec des ressources limitées, il est difficile de se conformer à la norme d’une paie sans aucune erreur avec un outil ou une solution interne. Une solution de paie externalisée permet aux entreprises, même les plus petites, de profiter d’une fiabilité de la paie de premier ordre.

Les start-up et les petites entreprises ont des attentes différentes et doivent relever des défis différents. Les périodes de croissance des start-up peuvent être soudaines et imprévisibles, avec des pivotements et des changements rapides. Les petites entreprises connaissent également des périodes de croissance, ces changements sont cependant moins chaotiques pour les entreprises établies.

Les start-up et les petites entreprises ont besoin de services de paie fiables et flexibles. Les petites entreprises ne bénéficient souvent pas du même soutien des investisseurs que les start-up, ce qui signifie que leurs coûts doivent être financés par la vente de leurs produits et services, et non par l’argent d’investisseurs. Les petites entreprises doivent donc veiller à éviter les fournisseurs de services de paie qui facturent des frais cachés et d’autres dépenses imprévisibles.

Il est important que les petites entreprises posent les bonnes questions en ce qui concerne la paie lorsqu’elles démarrent des relations avec un fournisseur de services de paie.

Les coûts des services de paie pour les petites entreprises peuvent varier en fonction du lieu où vivent les employés, des coûts totaux de paie de l’entreprise et des avantages que l’entreprise choisit de proposer. Toutefois, les petites entreprises n’ont généralement pas à payer de coûts élevés pour des services de paie simples, surtout pour des équipes locales.

Les petites entreprises possédant des équipes réparties dans plusieurs pays dépensent davantage pour la paie, ces coûts couvrent cependant des frais tels que l’administration des avantages, les prélèvements de taxes à l’étranger et la conformité aux réglementations locales en matière d’emploi.

Si vous vous demandez si vous devez embaucher la personne qui convient à un poste vacant ou continuer à rechercher pour embaucher localement, sachez que l’intégration d’un employé dans un autre pays peut représenter des économies importantes au fil du temps. Pour plus d’informations sur les coûts de la paie dans plusieurs pays pour les petites entreprises, reportez-vous à la page de tarification de Remote.

Les Employers of record (EOR) étaient auparavant un service réservé aux grandes entreprises avec beaucoup d’argent, ce n’est plus le cas. Le développement du télétravail a entraîné la baisse des prix des services d'EOR, les petites entreprises peuvent ainsi embaucher des talents internationaux sans devoir payer des frais élevés ou un pourcentage sur les salaires.

Les petites entreprises qui souhaitent faire appel à un EOR pour l’intégration de talents internationaux doivent poser les questions suivantes au potentiel fournisseur de services d'EOR :

• L’EOR dispose-t-il d’entités dans chaque pays ou sous-traite-t-il ses services à des tiers dans certains pays ?

• Quelle est la protection mise en place par l’EOR pour les droits d’invention et de propriété intellectuelle ?

• L’EOR traite-t-il les informations personnelles sensibles des employés de manière sûre ?

• Si vous proposez un plan d’achat des actions des employés, l’EOR peut-il en assurer la gestion pour vous, prélèvements fiscaux inclus ?

• Avez-vous besoin de différentes plateformes pour les freelances et les employés ?

• Y a-t-il des frais cachés qui varient d’un pays à l’autre ?

• L’EOR propose-t-il des réductions spéciales pour les start-up ou les organisations à but social ?