Die globale HR-Plattform für kleine und mittlere Unternehmen

Mit Payroll-Software für kleine und mittlere Unternehmen können auch Betriebe ohne die unerschöpflichen Ressourcen multinationaler Konzerne Mitarbeiter:innen an mehreren Standorten verlässlich bezahlen. Der rasante Aufstieg der Remote-Arbeit hat bewirkt, dass auch kleinere Unternehmen, die traditionell bisher nur im Inland vertreten waren, Personal im Ausland beschäftigen können. Ob das nur wenige einzelne Mitarbeiter:innen oder ganze international verteilte Teams sind, spielt keine Rolle: Die Softwarelösung muss alle Anforderungen flexibel erfüllen können.

Das Angebot an Payroll-Software ist groß, wobei die einfachsten Versionen lediglich die korrekte und pünktliche Überweisung von Gehältern anbieten. Sobald mehrere Länder ins Spiel kommen, muss die Software die Mitarbeiter:innen in unterschiedlichen Währungen bezahlen können, gegebenenfalls auch über autorisierte Banken. Umfassendere Payroll-Plattformen wie Remote bieten zahlreiche zusätzliche Funktionen wie die Verwaltung von Benefits und globalen Equity-Programmen.

In den meisten Fällen haben kleine und mittlere Unternehmen nicht die nötigen Ressourcen dafür. KMU haben im Allgemeinen drei Optionen, um rechtskonform mit Menschen in anderen Ländern zu arbeiten: eine eigene Niederlassung in jedem Land gründen, Menschen über einen Employer of Record anstellen oder nur mit selbständigen Auftragnehmer:innen arbeiten.

Viele Unternehmen entscheiden sich für die letzte Option, was aber leicht zu arbeitsrechtlichen Problemen führen kann. Das größte Risiko ist Scheinselbstständigkeit: Bei der Falschklassifizierung von De-facto-Angestellten als selbstständige Auftragnehmer:innen drohen langwierige Gerichtsverfahren und empfindlichen Strafen. Die Zusammenarbeit mit Auftragnehmer:innen im Ausland bietet enorme Vorteile. Es muss sich aber auch tatsächlich um Selbstständige handeln, die unter Einhaltung aller gültigen Gesetze über eine solide Plattform für internationale Auftragnehmer:innen verwaltet werden.

Immer wieder eröffnen KMU ein oder zwei Niederlassungen im Ausland, meist in Ländern, in denen sie besonders viele Mitarbeiter:innen beschäftigen und starke wirtschaftliche Beziehungen haben. Es gibt aber nur ganz wenige KMU, die Niederlassungen in allen Ländern gründen, wo sie Menschen beschäftigen. Der zeitliche und finanzielle Aufwand wäre einfach zu groß.

Die schnellste und einfachste Methode, Mitarbeiter:innen im Ausland anzustellen, ist zweifelsfrei ein Employer of Record. EORs sind ideal für kleine Unternehmen, weil sie ihnen alle administrativen Aufgaben abnehmen. Remote ist so ein EOR. Über unsere Global-Employment-Plattform kannst du Gehälter, Steuern und Abgaben abrechnen, gesetzliche Zusatzleistungen und freiwillige Benefits verwalten und sämtliche rechtliche Aspekte abdecken.

Die Antwort ist ganz einfach: Es spart Kosten. Die meisten kleineren Unternehmen haben einfach nicht die nötigen Ressourcen für all die vielfältigen HR-Aufgaben: Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Benefits, Einbehaltung und Abfuhr von Steuern und Abgaben, Verwaltung von Equity-Programmen und die kontinuierliche Beobachtung und Anpassung an relevante Gesetze. Sogar die meisten Großkonzerne lagern diese Aufgaben an spezialisierte externe Anbieter aus.

Der Aufwand wird umso größer, in je mehr Ländern ein Unternehmen Beschäftigte hat. Remotes Leitfaden für die internationale Gehaltsabrechnung zeigt einige dieser Herausforderungen auf und enthält wertvolle Tipps, wie kleine und mittlere Unternehmen sie bewältigen können.

Die Auslagerung der Gehaltsabrechnung bietet kleineren Unternehmen zweierlei Vorteile: Sie spart Kosten und bietet den Mitarbeiter:innen mehr Zuverlässigkeit. Selbst in großen Unternehmen sind Probleme mit Gehältern und Benefits nichts Seltenes.

In einem KMU haben die einzelnen Mitarbeiter:innen einen wichtigen Anteil am Erfolg des Unternehmens. Da können Fehler bei der Gehaltsabrechnung fatale Folgen haben und das Vertrauen nachhaltig beschädigen.

Die Auslagerung der Payroll reduziert das Risiko von Fehlern und spart darüber hinaus Zeit und administrativen Aufwand. Die pünktliche, korrekte und zuverlässige Bezahlung ist die Grundlage jedes Beschäftigungsverhältnisses.

In kleineren Unternehmen mit beschränkten Ressourcen sind hundertprozentig fehlerfreie Abläufe bei der internen Gehaltsabrechnung nur sehr schwer zu erreichen. Die Auslagerung an einen professionellen Anbieter schafft Verlässlichkeit und Vertrauen.

Startups operieren unter ganz anderen Voraussetzungen und haben auch andere Erwartungen als etablierte kleine und mittlere Unternehmen. Sie können unerwartete Phasen rasanten Wachstums erleben, auf die sie entsprechend reagieren müssen. Auch KMU wachsen natürlich. Das geschieht aber gewöhnlich in geordneteren Bahnen.

Eins haben aber beide gemeinsam – den Bedarf nach einer zuverlässigen und flexiblen Payroll-Lösung. Ein KMU hat meist nicht dieselben finanzkräftigen Investoren wie ein Startup, was bedeutet, dass es seine Kosten durch den Verkauf seiner Produkte und Dienstleistungen decken muss. Daher sollte es besonders darauf achten, Anbieter mit versteckten Gebühren und unvorhersehbaren Kosten zu meiden.

Ein KMU muss vor der Vertragsunterzeichnung mit einem Payroll-Anbieter unbedingt die richtigen Fragen stellen.

Die Kosten einer Payroll-Lösung variieren je nachdem, wo deine Mitarbeiter:innen leben und arbeiten, welche Benefits du ihnen anbietest und wie hoch deine Gehälter sind. In der Regel sind die Kosten für einfache Payroll-Services in kleineren Unternehmen recht überschaubar, vor allem für lokale Belegschaften.

Für verteilte Teams in mehreren Ländern steigen die Kosten zwar, aber der Service beinhaltet dann auch zusätzliche Leistungen: die Verwaltung von gesetzlichen Zusatzleistungen und freiwilligen Benefits, die Einbehaltung und Abfuhr von Steuern und Abgaben sowie die Einhaltung aller arbeitsrechtlichen Vorschriften.

Langfristig sind diese Kosten jedoch eher eine Investition, die sogar zu Einsparungen führen kann. Nämlich dann, wenn du Stellen mit hochqualifizierten Kandidat:innen besetzen kannst und nicht monate- oder gar jahrelang ergebnislos im eigenen Land nach geeigneten Mitarbeiter:innen suchen musst. Weitere Informationen zu den Kosten für die länderübergreifende Gehaltsabrechnung findest du in der unserer Preisübersicht.

Lange Zeit waren Employer of Record (EOR) etwas, das Großkonzernen mit sehr viel Geld vorbehalten war. Mit dem Aufkommen der Remote-Arbeit sind die Preise für EOR-Dienstleistungen jedoch überall gefallen, sodass die Beschäftigung im Ausland jetzt auch für kleinere Betriebe interessant ist.

Kleine und mittlere Unternehmen, die sich für eine EOR-Lösung interessieren, sollten sich unbedingt die folgenden Fragen stellen, bevor sie sich für einen Anbieter entscheiden:

• Hat der Anbieter eigene Niederlassungen in allen Ländern in seinem Programm oder lagert er Leistungen in einigen Ländern an Dritte aus?

• Mit welchen Mechanismen schützt der Anbieter Erfinderrechte und geistiges Eigentum?

• Wie gut schützt der Anbieter die sensiblen personenbezogenen Daten von Mitarbeiter:innen?

• Wenn es in deinem Unternehmen ein Equity-Programm für Mitarbeiter:innen gibt: Kann der Anbieter es ins Ausland übertragen und steuerlich korrekt behandeln?

• Brauchst du zwei getrennte Plattformen für Angestellte und selbständige Auftragnehmer:innen?

• Gibt es versteckte, nachträgliche Kosten, die in jedem Land unterschiedlich sind?

• Bietet der Anbieter Rabatte für Startups oder gemeinnützige Organisationen?