Hoe Zapier wereldwijd bedienden werft, zonder giswerk rond naleving, handmatige gegevensinvoer of administratieve rompslomp.

Zapier is een AI-platform waarmee organisaties workflows bouwen en automatiseren, AI-agents inzetten en meer dan 9000 apps met elkaar integreren. Het bedrijf werkte altijd volledig op afstand met verspreide teams, vanuit de overtuiging dat locatie geen criterium mag zijn bij het aannemen van bedienden. Zapier wilde de vrijheid hebben om telkens de meest geschikte kandidaat te kiezen, ongeacht waar die zich bevindt.

De uitdaging: Compliancerisico's in het buitenland

Het idee in de praktijk brengen betekende dat Zapier bedienden moest aannemen buiten het beperkte aantal landen waar het al een juridische entiteit had. Elk land kent echter zijn eigen arbeidswetten, belastingregels en nalevingsvereisten. Eén fout op een van die terreinen kan al grote juridische risico's veroorzaken. Laura Del Gaudio, Associate General Counsel for Global Employment bij Zapier, zegt het als volgt: "Het is heel moeilijk om in honderden landen wereldwijd inzicht te hebben in de compliancevereisten." Zapier koos daarom voor een employer of record om precies die kloof te dichten en zo het risico op verkeerde classificatie te verkleinen wanneer je bedienden aanneemt zonder eigen entiteiten.

De payrollafdeling van het bedrijf kampte met een vergelijkbaar probleem. Doordat Zapier naar nieuwe markten uitbreidde, ontstonden er soms sneller juridische entiteiten dan het payrollteam lokale expertise kon opbouwen om de payroll in te richten. Daardoor liep het team risico's door lokale regels en wetten die zij nog niet goed kenden.

De oplossing: Één partner voor EOR, payroll en HR-gegevens

Zapier wilde niet opnieuw een extra partner inschakelen om dit te coördineren. Het bedrijf zocht een partij die mee kon groeien met het team, en dat werd Remote. Remote ondersteunt nu drie nauw verbonden onderdelen van de HR-stack van Zapier: Employer of Record, Global Payroll en een native integratie met BambooHR.

"We zochten een echte partner, niet alleen een leverancier-klantrelatie."

Laura Del Gaudio, Associate General Counsel, Global Employment

Remote Employer of Record

EOR van Remote kan Zapier in markten waar het geen juridische entiteiten heeft op een wijze laten aannemen die aansluit bij lokale regels. Remote neemt de contractuele verantwoordelijkheid voor de werkgeversrelatie op zich. Daardoor kan Zapier met meer vertrouwen in extra landen mensen aannemen.

Remote Global Payroll

In markten zoals India en Spanje, waar Zapier nog weinig payroll-ervaring had, nemen de lokale teams van Remote de payrollfunctie direct voor hun rekening. Zij zorgen ook voor de naleving van lokale wet- en regelgeving. Een ingebouwde uploadfunctie verwerkt elke maand de variabele betalingen van Zapier, zodat handmatige invoer overbodig is.

BambooHR-integratie

Zapier gebruikt BambooHR als system of record voor HR-gegevens, dus een native integratie met Remote was vanaf het begin noodzakelijk. Sinds die koppeling worden updates automatisch in beide systemen doorgevoerd. Nieuwe bedienden, beëindigingen en wijzigingen in adres en salaris synchroniseren allemaal zonder dat er een spreadsheet aan te pas komt.

Het gevolg: Sneller mensen aannemen, efficiëntere payroll en meer verregaande automatisering

Remote verzorgt de EOR, payroll en HR-systemen, en elk onderdeel van de organisatie plukt daar de vruchten van.

Global HR: van onderzoek naar zekerheid

Vragen over naleving betekenden voorheen urenlang onafhankelijk onderzoek, maar het juridische team van Zapier kan nu via het team van Remote snel antwoorden opzoeken en delen. "Normaal gesproken zou ik uren aan onderzoek moeten besteden. Nu ik met Remote samenwerk, kostte het me minder dan een halfuur. En ik kan vertrouwen op de informatie die ik krijg", aldus Laura. Dat vertrouwen berust niet alleen op snelheid: doordat Remote contractueel de employer of record is, draagt Remote ook de verantwoordelijkheid om alles correct te regelen.

"Als jurist zie ik dingen graag op papier. Dat hebben ze op zich genomen en dat is ook hun taak. En daarom kies je dus een leverancier als Remote."

Laura Del Gaudio, Associate General Counsel, Global Employment

Als resultaat heeft Zapier alleen al in de afgelopen zes maanden in acht nieuwe landen bedienden aangenomen via de EOR van Remote. Binnenkort worden extra landen, waaronder Ierland, Australië en Nieuw-Zeeland, aan het platform toegevoegd.

Payroll: geen handmatige invoer meer, betrouwbare lokale expertise

Voor payroll leverde de uploadfunctie, waardoor handmatige gegevensinvoer overbodig werd, concrete tijdwinst op: Het team van Zapier merkt dat ze elke maand tot wel 80% tijd besparen bij het verwerken van variabele betalingen. "We hoeven niets meer handmatig te doen en dat is geweldig", zegt het team.

Die efficiëntie vloeit ook voort uit het grotere vertrouwen in de lokale payrolldeskundigen van Remote, vooral in markten waarmee Zapier nog niet vertrouwd was.

"Ik praat regelmatig met de lokale teams van Remote. Ze helpen en ondersteunen me zo goed dat ik niet weet wat ik zonder ze zou moeten."

Fiona Wilson, Senior Global Payroll Specialist

Door automatisering en lokale expertise vormt payroll nu geen belemmering meer voor de internationale uitbreiding van Zapier.

Integraties: Remote is ontworpen om verder op te bouwen

De BambooHR-integratie zorgt ervoor dat de belangrijkste HR-gegevens automatisch synchroniseren, maar dat was voor Zapier nog niet voldoende. Het People Ops-team ging een stap verder en ontwikkelde een reeks Zaps, met behulp van de open API van Remote, om binnen enkele dagen de volledige onkostenworkflow te automatiseren. Van onkosten indienen in Remote en controle tot goedkeuring: het hele proces verloopt nu volledig automatisch.

"Ons People Ops-team heeft een aantal Zaps en agents ontwikkeld waarmee we met één klik onkosten kunnen controleren. En als ze zijn goedgekeurd, worden ze via de API automatisch met Remote gesynchroniseerd. Dat betekent dat ze automatisch in de payroll worden meegenomen, zonder dat we verder nog iets hoeven te checken."

Fiona Wilson, Senior Global Payroll Specialist

"Het is echt een verademing om met het team van Remote te werken. Het is geweldig dat ons team dat vertrouwen heeft als het gaat om de dagelijkse werkzaamheden. Daarom wilden we Remote en ze hebben de verwachtingen helemaal waargemaakt."

Laura Del Gaudio, Associate General Counsel, Global Employment

Bekijk alle opties om je globale team te betalen.