Die steuerliche Absetzbarkeit von Remote-Arbeit in den USA

Ein Vermächtnis der Pandemie ist aus unserer Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken: das Homeoffice. Ganz im Gegenteil – immer mehr Menschen fordern, von zu Hause aus arbeiten zu dürfen. Zur Abdeckung der dadurch entstehenden Kosten sehen viele Länder einige Steuererleichterungen vor, die jedoch nicht im gleichen Maße für alle remote arbeitenden Mitarbeiter:innen gelten.

Gibt es Steuererleichterungen für Remote-Arbeitskräfte?

Seit der US-Steuerreform 2018 können ausschließlich selbstständige Arbeitskräfte in den USA die Kosten für das Homeoffice steuerlich geltend machen. Ausnahmen gelten in dem Land lediglich für darstellende Künstler:innen, Mitarbeiter:innen im öffentlichen Dienst und Armeereservist:innen.

Das bedeutet, dass Remote-Angestellte und entsandtes Personal von den Steuervorteilen ausgeschlossen. Zuschüsse oder Kostenerstattungen für das Homeoffice erfolgen in der Regel auf freiwilliger Basis durch den Arbeitgeber. Es gibt allerdings Ausnahmen. Einige Bundesstaaten erlauben Angestellten, nicht erstattete Spesen von ihren State-Tax-Erklärungen abzusetzen.

Wenn du während des Steuerjahres bei einem Unternehmen angestellt warst und im Homeoffice gearbeitet hast, kannst du deine Kosten für die Arbeit zu Hause nicht von der Steuer absetzen. Ganz anders sieht es aus, wenn du selbstständig warst. Für viele besteht die Lösung deshalb darin, eine selbstständige Nebenbeschäftigung anzumelden. Allerdings musst du in diesem Fall darauf achten, dass du die Homeoffice-Kosten von den steuerbaren Einkünften aus deiner selbstständigen Arbeit abziehst und nicht von deinem Angestelltengehalt.

Werden remote Arbeitende automatisch zu selbstständigen Auftraggeber:innen?

Die kurze Antwort lautet: nein. Viele Menschen arbeiten von zu Hause und sind trotzdem bei ihrem Arbeitgeber angestellt. Viele Angestellte haben während der Pandemie die Vorzüge des Homeoffice entdeckt und sind dabei geblieben. Diese Arbeitskräfte gelten vor dem Gesetz aber nach wie vor als Angestellte und nicht als Auftragnehmer:innen.

Im Unterschied zu Angestellten erbringen Auftragnehmer:innen ihre Leistungen in selbstständiger Arbeit auf Auftragsbasis. Sie können ihre Ausgaben von der Einkommensteuer absetzen. Darunter fallen auch die Kosten für das Homeoffice. 

Arbeitskräfte, die neben ihrem Angestelltenberuf einer selbstständigen Tätigkeit nachgehen, können gewisse Kosten im Zusammenhang mit ihrer selbständigen Arbeit absetzen. 

Absetzbare Ausgaben für Remote-Arbeit

Nur selbstständige Arbeitskräfte können ihre Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Da mittlerweile so viele Arbeitnehmer:innen remote arbeiten, hat die amerikanische Steuerbehörde IRS strikte Leitlinien dazu erlassen, wer welche Kosten von der Steuer absetzen kann. Daher ist es unerlässlich, deine Kosten lückenlos zu erfassen. 

Lege dir dafür am besten ein Aufzeichnungssystem zu, mit dem du deine Kosten nachweisen kannst. Bewahre auch die entsprechenden Zahlungsbelege sorgfältig auf, etwa Kreditkarten- und Kontoauszüge, Rechnungen oder Kassenbelege. Häufig reichen digitale Belege aus. Verlange bei Barzahlung Rechnungen oder Belege, aus denen der Empfänger, der Betrag und das Datum hervorgehen.

Zu den abzugsfähigen Kosten für Heimarbeit zählen beispielsweise deine Betriebsausgaben, Ausgaben für Betriebsmittel, Reise- und Fahrtkosten, Bewirtungskosten oder Ausgaben für die Einrichtung des Homeoffice.

Betriebsausgaben

Dazu gehören sämtliche Ausgaben, die direkt mit deiner Tätigkeit verbunden sind. Sie entsprechen den Kosten, die bürogebundene Unternehmen üblicherweise geltend machen dürfen, darunter:

• Versicherung

• Miete

• Energie

• Internet

• Büroausstattung (inkl. Computer, Softwareprogramme, Büromöbel)

• Wartung und Reparatur

• Wertminderung deiner Immobilie

• Absetzbare Kreditzinsen oder Mietanteil

• Werbungskosten

• Kontoführungskosten

• Wertminderung deiner Immobilie (falls zutreffend)

Betriebsmittel

Als Unternehmensinhaber:in kannst du Betriebsmittel anschaffen und die damit verbundenen Ausgaben steuerlich geltend machen. Für die steuerliche Absetzbarkeit setzt der IRS voraus, dass:

• du der rechtmäßige Eigentümer des Gutes bist und es für geschäftliche Zwecke nutzt.

• du angeben kannst, wie lange du das Gut geschäftlich nutzen kannst. 

• du das Gut mindestens ein Jahr lang nutzen kannst. du das Gut nicht im selben Jahr wieder verkaufst.

Selbstständige können bis zu 1.050.000 US-Dollar für Betriebsmittel von der Steuer absetzen. Als Betriebsmittel zählen etwa Computer, Drucker, und Einrichtungsgegenstände, aber auch Büromaterialien wie Papier und Tinte. 

Bewirtungs-, Fahrt- und Reisekosten

Wenn du geschäftlich mobil sein musst, kannst du die entsprechenden Kosten von der Steuer absetzen. Dabei ist es unwesentlich, ob es sich dabei um einen Langstreckenflug oder um kurze Fahrten in deiner Stadt handelt. Es gibt zwei Möglichkeiten, die Kosten abzusetzen: Entweder du erfasst deine tatsächlichen Kosten oder setzt einfach die von der IRS festgelegte Kilometerpauschale an.

Auch wenn du dich für die Pauschale entscheidest, musst du ein Fahrtenbuch führen, um die private und geschäftliche Nutzung deines Fahrzeugs zu trennen. Die Pauschale wurde 2022 von bisher 58,5 auf 62,5 US-Cent pro Meile erhöht. Die Pauschale wird immer wieder angepasst. Du solltest also jedes Jahr nachsehen, wie hoch sie gerade ist.

Wenn du Fahrzeugkosten absetzen willst, musst du genaue Aufzeichnungen über die entsprechenden Ausgaben führen. Bewahre sämtliche Belege auf, auch für Dinge wie Parken, Maut und Reparaturen. Auch Ausgaben für öffentliche Verkehrsmittel wie Bus, Bahn oder Flugzeug sind abzugsfähig. Unter die absetzbaren Bewirtungskosten fallen Ausgaben für Essen und Unterhaltung im Rahmen geschäftlicher Tätigkeiten.

Haushaltsbezogene Ausgaben

Für Selbstständige gibt es die Möglichkeit, einige haushaltsbezogene Ausgaben steuerlich geltend zu machen. Selbstständig bezeichnet in diesem Zusammenhang Personen, die im Haupt- oder Nebenerwerb (d. h. neben einem Angestelltenberuf) einer freiberuflichen Tätigkeit nachgehen, also als selbstständige Auftragnehmer:innen handeln. 

Als Selbstständige:r kannst du dein Homeoffice als Betriebsausgabe absetzen, wenn du es zur Ausübung deiner selbstständigen (und nicht deiner angestellten) Tätigkeit benötigst. Telefon- und Internetrechnungen können in der Regel zwischen selbstständiger Nutzung, Nutzung als Angestellte:r und privater Nutzung aufgeteilt werden. 

Kosten für das Homeoffice

Damit du die Kosten für dein Arbeitszimmer von der Steuer absetzen kannst, musst du es regelmäßig und ausschließlich für deine selbstständige Tätigkeiten nutzen. Dann ist es auch möglich, zusätzliche Immobilienkosten wie Kreditzinsen, Grundsteuer, Gebäudeversicherung und Energiekosten abzusetzen.

Der IRS legt bei der Anwendung des Prinzips der regelmäßigen und ausschließlichen Nutzung sehr strenge Maßstäbe an. Ausschließliche Nutzung bedeutet, dass der betreffende Raum nur für die Ausübung der selbständigen Tätigkeit verwendet werden darf und für nichts anderes. Wenn du im Nebenerwerb selbständig bist und dein Arbeitszimmer auch als Remote-Arbeitsplatz für deinen Angestelltenberuf nutzt, kannst du es nicht von der Steuer absetzen. 

Regelmäßige Nutzung bedeutet, dass du dein Homeoffice beständig nutzt. Als Homeoffice kann ein abgegrenzter Teil einer Wohnung oder eines Hauses dienen, aber auch eine eigenständige Struktur auf deinem Grundstück wie ein Gartenhaus, eine Garage oder eine Scheune. 

Zudem muss das Heimbüro der Ort sein, an dem du deine unternehmerischen Tätigkeiten hauptsächlich ausführst bzw. regelmäßig Kunden empfängst. 

Wenn du angestellt bist und selbständig arbeitest und für diese Tätigkeiten zwei separate Bereiche in deinem Zuhause hast, kannst du den für die selbstständige Tätigkeit steuerlich geltend machen. Den Bereich für deine angestellte Tätigkeit kannst du nicht absetzen.

Um den Anteil der professionellen Nutzung deines Heimbüros zu ermitteln, vergleichst du deine jährlich gearbeiteten Stunden mit der Gesamtanzahl der Stunden im Jahr. Dann teilst du deine Arbeitsstunden durch diese Zahl, um den prozentualen Anteil zu ermitteln. Multipliziere dann das Ergebnis mit dem prozentualen Anteil deines Wohnraums, den du für das Homeoffice nutzt. 

Es gibt zwei Methoden, um deine absetzbaren Homeoffice-Kosten in den USA zu berechnen: die Standardmethode und die vereinfachte Methode. 

Die Standardmethode

Bei der Standardmethode bzw. direkten Methode sind die absetzbaren Kosten nicht gedeckelt. Du musst jede einzelne Ausgabe, auch für Reparaturen und Instandhaltungen, sorgfältig dokumentieren und die Belege aufbewahren. 

Du kannst auch andere Kosten geltend machen, basierend auf dem prozentualen Anteil deines Homeoffice-Bereichs zum Rest deiner Wohnfläche. 

Teile dazu einfach die Quadratmeterzahl deines Arbeitsbereichs durch die Gesamtgrundfläche deines Wohnraums. So erhältst du den Prozentsatz deiner Wohnung, den du als Homeoffice nutzt. Anschließend kannst du diesen Prozentsatz auf deine Haushaltsausgaben anwenden und auf diese Weise ausrechnen, was du ungefähr als Betriebsausgaben absetzen kannst.

Angenommen, du hast ein 15 m2 großes Arbeitszimmer in einer Wohnung mit einer Grundfläche von 150 m2. 15 geteilt durch 150 ergibt 10 %. Der Anteil der beruflichen Nutzung deines Wohnraums beträgt also 10 %

Wenn alle Räume in deiner Wohnung ungefähr gleich groß sind, kannst du auch eine einfachere Berechnung anstellen: Du teilst einfach die Anzahl der privat genutzten Räume durch die Anzahl der beruflich genutzten Räume.

Die vereinfachte Methode

Dieses Verfahren ist etwas einfacher als die Standardmethode. Du kannst damit pauschal 5 US-Dollar pro Quadratfuß Büroraum von der Steuer absetzen, bis zu einer Maximalfläche von 300 Quadratfuß. Um den Absatzbetrag auszurechnen, multiplizierst du einfach die Grundfläche deines Heimbüros in Quadratfuß mit 5. Der absetzbare Betrag ist allerdings auf 1.500 US-Dollar gedeckelt.

Falls du die Standardmethode verwendest und in deiner eigenen Immobilie wohnst, kannst du auch die Wertminderung teilweise steuerlich geltend machen. Bei der vereinfachten Methode geht das nicht. Da es bei der Standardmethode keinen Höchstbetrag gibt, kannst du damit gegebenenfalls höhere Kosten absetzen.

Es ist ohne Weiteres möglich, jedes Jahr neu zwischen der Standard- und der vereinfachten Methode zu wählen. Du musst keine Gründe dafür angeben. Rechne am besten beide Varianten durch, bevor du dich in deiner Steuererklärung für eine davon entscheidest

Berufliche Weiterbildung

Du kannst Ausgaben für berufliche und professionelle Aus -und Weiterbildungen von der Steuer absetzen. Dazu zählen zum Beispiel berufsrelevante Online- oder Präsenzkurse, Lehrmaterialien und Lizenzgebühren. Auch Abonnements für Branchen- oder Berufspublikationen und Spenden oder Mitgliedsbeiträge für Berufsverbände gelten als abziehbare Kosten. 

Für Selbstständige gelten viele dieser Ausgaben als notwendig für die Durchführung ihrer unternehmerischen Tätigkeiten. Auch Artikel, die zur besseren Ausübung deiner beruflichen Tätigkeit beitragen, sind absetzbar. Vergiss nicht, sämtliche Belege sorgfältig aufzubewahren. 

Homeoffice-Kosten in der Steuererklärung angeben

Die Erklärung der Homeoffice-Kosten erfolgt über zwei Steuerformulare: Schedule C und Form 8829.

Schedule C ist ein kurzes Formular, das du ausfüllen musst, wenn du die vereinfachte Methode gewählt hast. 

Form 8829 ist deutlich umfangreicher und hilft bei der genauen Ermittlung der abzugsfähigen Ausgaben für das Homeoffice. Es besteht aus 4 Teilen:

• Teil 1: Die Ermittlung des Anteils der beruflichen Nutzung deines Wohnraums. In den meisten Fällen musst du einfach nur deine Gesamtwohnfläche durch die Grundfläche des deines Arbeitszimmers teilen. 

• Teil 2: Angabe deiner Geschäftseinkünfte und der abzugsfähigen Ausgaben. Dieser Teil des Formulars führt dich durch die Berechnung der absetzbaren Kosten für die berufliche Nutzung deiner Wohnung.

• Teil 3: Die Berechnung der Wertminderung des beruflich genutzten Teils deiner Wohnung. Dieser Teil des Formulars enthält Anleitungen zur Berechnung des absetzbaren Anteils an der Wertminderung. 

• Teil 4: Ermittlung der Kosten, die auf das darauffolgende Steuerjahr übertragen werden können. 

Wer sich mit der Absetzbarkeit von betrieblichen Ausgaben auskennt, spart Geld und kann als Selbstständige:r bessere Investitionsentscheidungen treffen. Es ist immer ratsam, sich von einem Steuerbüro beraten zu lassen. 

Um noch mehr zu sparen, solltest du dich über langfristige Strategien zur Reduzierung deiner Steuerlast informieren. Dazu gibt es viele Möglichkeiten, von privater Altersvorsorge bis hin zur Bezahlung einer Büromiete an dich selbst für dein Homeoffice.

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