In welchem Land sind Remote-Arbeitskräfte steuerpflichtig?

Dank neuer Technologien können Mitarbeiter:innen ihre Arbeit heute von überall aus erledigen – ob bequem bei sich zu Hause oder Hunderte Kilometer von ihrem Wohnort entfernt. Dadurch erweitert sich auch der Pool an verfügbaren Arbeitskräften beträchtlich. 

Aber wie so oft ist auch diese Freiheit mit einer besonderen Verantwortung verbunden.

Obwohl die Steuervorschriften für Remote-Mitarbeiter:innen nicht komplizierter sind als für Büroangestellte, gibt es recht wenig Literatur zu diesem Thema. 

Wer von zu Hause aus oder als digitale:r Nomad:in arbeitet, hat nicht immer Zugang zu den nötigen Informationen. 

Dieser Artikel gibt dir einen Überblick darüber, welche steuerlichen Folgen die Remote-Arbeit in einem anderen US-Bundesstaat mit sich bringt, wer von diesen Gesetzen betroffen ist und welche Verantwortung du als Arbeitgeber trägst.

Dann legen wir mal los. 

Wo sind Beschäftigte, die remote arbeiten, steuerpflichtig?

Alle steuerlichen Folgen der Remote-Arbeit zu durchblicken, kann eine ziemliche Herausforderung sein. Da sich Remote-Arbeit immer größerer Beliebtheit erfreut, sollten sich sowohl Remote-Mitarbeiter:innen als auch Arbeitgeber über die damit verbundenen Aspekte informieren.

Welche steuerlichen Auswirkungen die Fernarbeit hat, hängt von verschiedenen Faktoren ab, unter anderem:

• vom Wohnsitz der Beschäftigten

• vom Sitz des Arbeitgebers

• davon, wie lange sie an einem Ort tätig sind

Zudem sind die steuerlichen Auswirkungen je nach US-Bundesstaat unterschiedlich. Einer der führenden Manager des amerikanischen Berufsverbands der Wirtschaftsprüfer AICPA beschreibt die Situation wie folgt: „Alle 50 Bundesstaaten haben ihre eigenen Vorstellungen. Es existiert derzeit keine Lösung auf nationaler Ebene. Jeder Bundesstaat hat seine eigenen Vorschriften.“

Remote-Arbeitskräfte, die ihre Arbeit in dem Bundesstaat verrichten, in dem ihr Arbeitgeber ansässig ist, sind in der Regel in diesem Bundesstaat einkommensteuerpflichtig. 

Wenn sie in einem anderen Bundesstaat arbeiten wollen, müssen sie – im Gegensatz zu Angestellten – möglicherweise in mehreren Bundesstaaten oder Ländern Steuern abführen. 

Schon so manche:r Remote-Mitarbeiter:in, der oder die aus Kostengründen in einen Bundesstaat mit niedrigerem Steuersatz umgezogen ist (z. B. nach Alaska), hat bei der Steuererklärung eine böse Überraschung erwartet. 

Unterschiedliche Arten von Remote-Arbeit

Die Arbeit im Homeoffice ist zwar die beliebteste Form der Remote-Arbeit, es existieren aber auch noch zwei andere Arten. 

Telearbeit

Bei dieser Form der Remote-Arbeit erledigen die Mitarbeiter:innen ihre Arbeit von zuhause aus oder an einem anderen Ort außerhalb der Räumlichkeiten des Arbeitgebers. In diesem Fall muss der Arbeitgeber möglicherweise Steuern im Bundesstaat, in dem die Person ihren Wohnsitz hat und im Bundesstaat, in dem sie arbeitet, einbehalten. 

Vorübergehende Arbeit außerhalb des Bundesstaats

Es kann vorkommen, dass Mitarbeiter:innen während einer Geschäftsreise oder im Rahmen eines Projekts eine Zeit lang in einem anderen Bundesstaat arbeiten müssen. Je nach Länge des Aufenthalts sind die Mitarbeiter:innen eventuell im Bundesstaat, in dem sie arbeiten, und am Sitz des Arbeitgebers steuerpflichtig. 

„Remote-Arbeit“ wird oft als Oberbegriff für verschiedene Tätigkeiten verwendet. Wie die Arbeit genau erledigt wird, kann sich aber ebenfalls auf die Steuern auswirken. 

Die steuerlichen Folgen der Remote-Arbeit in einem anderen Bundesstaat

Angestellte in den USA zahlen meist zwei Arten von Steuern: an den Bund (federal taxes) und an die Bundesstaaten (state taxes). Auf Bundesebene greift die Besteuerung dort, wo die jeweilige Person tatsächlich arbeitet, und nicht dort, wo ihr Arbeitgeber angesiedelt ist.

Die Steuern der Bundesstaaten sind etwas komplizierter. 

Wenn jemand beispielsweise im Bundesstaat Washington lebt und dort remote für ein Unternehmen mit Sitz in Kalifornien arbeitet, fallen für diese Person in Kalifornien keine Steuern an. 

Wer aber in einen anderen Bundesstaat reist und von dort aus arbeitet, muss unter Umständen einen sogenannten nonresident state tax return (Steuererklärung für Nichtansässige) einreichen. 

Das ist aber nur dann erforderlich, wenn jemand physisch in einen anderen Bundesstaat reist und auf dieser Reise arbeitet. 

In manchen Fällen gibt es steuerliche Gegenseitigkeitsabkommen, sodass Remote-Arbeitskräfte in dem Staat, in dem sie arbeiten (und wo ihr Arbeitgeber ansässig ist), keine Steuern einbehalten müssen, auch wenn sie woanders leben.

Nicht alle Bundesstaaten erheben eine Einkommensteuer. Beim Verfassen dieses Artikels gab es in folgenden Bundesstaaten keine Einkommensteuer:

• Alaska

• Florida

• Nevada

• New Hampshire

• South Dakota

• Tennessee

• Texas

• Washington

• Wyoming

Die texanische Verfassung verbietet der Regierung sogar ausdrücklich, Einkommensteuern einzuführen. Remote-Mitarbeiter:innen, die in diesen Bundesstaaten leben und arbeiten, müssen nur auf Bundesebene Steuern zahlen.

Mitarbeiter:innen in New Hampshire und Tennessee müssen unter Umständen Steuern auf Kapitalerträge und andere Einkünfte zahlen. Löhne werden hingegen nicht besteuert. Im Unterschied zu Voll- und Teilzeitangestellten gibt es für Freiberufler:innen jedoch Umstände, unter denen New Hampshire Einkommenssteuern erhebt.

Für die Bestimmung der abzuführenden Steuern für Remote-Mitarbeiter:innen in den USA kommt es also vor allem darauf an, wo sie arbeiten. 

Arbeitgeber, die Mitarbeiter:innen in verschiedenen US-Bundesstaaten beschäftigen, sind verpflichtet, die Steuern für jeden einzelnen Bundesstaat separat abzuführen.

Was versteht man unter der „Convenience of the Employer“-Regelung?

Dabei handelt es sich um ein Steuergesetz für Remote-Mitarbeiter:innen, die für einen Arbeitgeber in einem anderen Bundesstaat tätig sind. 

Laut diesem Gesetz sind Mitarbeiter:innen, die remote für einen Arbeitgeber mit Sitz in einem anderen Bundesstaat arbeiten, nur in ihrem Wohnsitzstaat steuerpflichtig. 

Damit diese Regelung zur Anwendung kommen kann, müssen jedoch gewisse Voraussetzungen erfüllt sein. 

Mit dem „Convenience of the Employer“-Test kann anhand einer Reihe von Fragen ermittelt werden, ob es vorrangig zum Vorteil eines Arbeitgebers ist, dass jemand remote arbeitet. 

Dieser Fall liegt beispielsweise vor, wenn der Arbeitgeber von einer Person verlangt, dass sie ihre Arbeit remote erledigt, nicht aber, wenn ein:e Mitarbeiter:in aus praktischen Gründen selbst entscheidet, remote zu arbeiten. 

Außerdem darf der oder die betroffene Mitarbeiter:in nicht in dem Bundesstaat arbeiten, in dem der Arbeitgeber ansässig ist. 

Diese Regelung gilt jedoch nicht in allen US-Bundesstaaten. Aktuell wird sie von folgenden Bundesstaaten angewendet:

• Connecticut

• New York

• Nebraska

• Pennsylvania

• Delaware

• Arkansas

• Massachusetts

Besteuerung von Remote-Mitarbeiter:innen außerhalb der USA

Unternehmen sind bei der Personalsuche keine Grenzen mehr gesetzt. Doch wer Mitarbeiter:innen im Ausland beschäftigt, sollte sich im Klaren über die steuerlichen Folgen sein. 

Jedes Land der Welt hat eigene Steuergesetze. 

Jeglicher Versuch, die massiven Unterschiede in der Gesetzgebung in ein wenigen Absätzen zusammenzufassen, ist von Vorneherein zum Scheitern verurteilt.

Daher konzentrieren wir uns hier auf die Steuerpflichten von Remote-Mitarbeiter:innen, die außerhalb der USA leben, aber für Unternehmen in den USA arbeiten.

Mitarbeiter:innen von Unternehmen mit Sitz in den USA, die keine US-Staatsbürger:innen sind und auch keinen Wohnsitz in den USA haben, müssen keine US-Steuern bezahlen. 

US-Staatsbürger:innen, die remote aus einem anderen Land für ein US-Unternehmen arbeiten, müssen zwar ein paar Formulare ausfüllen, sind aber generell auch nur dort steuerpflichtig, wo sie leben und arbeiten. 

US-Staatsbürger:innen mit besonders hohen Einkünften (über 100.000 US-Dollar im Jahr) unterliegen jedoch einer Sonderregelung: Sie sind eventuell auch dann in den USA steuerpflichtig, wenn sie im Ausland arbeiten. Alle im Ausland arbeitenden US-Bürger:innen sollten auf jeden Fall eine Steuererklärung einreichen, selbst wenn sie keine Steuern schulden.

Unternehmen in den USA können Mitarbeiter:innen im Ausland nicht selbst einstellen.

US-Unternehmen haben zwei Möglichkeiten: Entweder sie gehen den oft mühsamen, langwierigen und kostspieligen Weg der Eröffnung einer Niederlassung im betreffenden Land, oder sie nehmen die Dienste eines Employer of Record (EOR) wie z. B. Remote in Anspruch und regeln die Beschäftigung darüber.

Ohne EOR entscheiden sich die meisten US-Unternehmen, ihre Mitarbeiter:innen im Ausland als arbeitnehmerähnliche Selbstständige zu beauftragen. Bei diesen Arbeitsverhältnissen gibt es jedoch einige Fallen, die sehr schnell zu Problemen für Mitarbeiter:innen und Unternehmen führen können.

So müssen Selbstständige in der Regel völlig frei wählen können, wann sie arbeiten, wie sie bezahlt werden, wie hoch ihre Honorare sind und ob sie für mehrere Unternehmen gleichzeitig arbeiten. 

Werden diese Kriterien nicht erfüllt, gelten sie nach lokalem Recht häufig als angestellte Mitarbeiter:innen.

Diese Art der Scheinselbstständigkeit kann hohe Strafen für Unternehmen nach sich ziehen – unabhängig davon, ob sie ihren Sitz in den USA oder im Ausland haben. 

Damit solche Probleme gar nicht erst auftreten, sollten die Parteien ein Dokument unterzeichnen, in dem das Beschäftigungsverhältnis genau beschrieben wird, und regelmäßig prüfen, ob sich etwas geändert hat.

Arbeitnehmerähnliche Selbstständige, die außerhalb der USA leben, müssen daran denken, Geld für ihre eigenen Steuern zu sparen. In den allermeisten Fällen führen Unternehmen keine Steuern für Selbstständige ab und behalten daher auch keine Steuern ein. 

Die Steuern für Selbstständige sind in jedem Land anders. Sie sollten sich daher unbedingt in ihrem Wohnsitzland über die anfallenden Steuern und mögliche Steuersparmodelle informieren.

Bewährte Praktiken für Beschäftigte, die remote in einem anderen Bundesstaat arbeiten

Für Remote-Mitarbeiter:innen innerhalb und außerhalb der USA gibt es einige Möglichkeiten, ihre Steuerlast zu senken. 

Hier ein paar Tipps:

• Du musst wissen, ob du als selbstständig oder angestellt giltst.Mache keine Annahmen über die Natur deines Arbeitsverhältnisses, wenn es nicht schriftlich definiert ist. Mach dich über deine lokalen Gesetze schlau, damit du weißt, was Selbstständige und Angestellte unterscheidet. Frag bei deinem Arbeitgeber nach, unter welche Kategorie du fällst. Stellt ein Arbeitgeber fest, dass er Mitarbeiter:innen falsch klassifiziert hat, muss er den Fehler sehr schnell beheben.

• Mach dich mit den lokalen Steuergesetzen vertraut.Staaten, Bundesländer oder Provinzen und manchmal sogar Städte können jeweils unterschiedliche Vorschriften zur Einkommensteuer haben. Informiere dich über die Gesetze an deinem neuen Wohnort, bevor du umziehst. In vielen Fällen ist ein:e Steuerberater:in günstiger, als zu versuchen, dich selbst im Dschungel der Steuergesetze zurechtzufinden. Arbeitgeber, die Selbstständige und Angestellte im Ausland beschäftigen, nehmen meist die Dienste eines externen EOR oder einer PEO in Anspruch, damit sie gegen keine Gesetze verstoßen.

• Bitte deinen Arbeitgeber, dich über einen EOR einzustellen.Personen, die außerhalb der USA selbstständig oder im Angestelltenverhältnis arbeiten, erhalten oft nicht die Unterstützung, die sie bräuchten. Wenn Unternehmen die Gehaltsabrechnung, Benefits, Steuerfragen und Rechtskonformität an einen EOR wie Remote auslagern, können sie sicher sein, dass sie alle lokalen Arbeits- und Steuergesetze einhalten. Gleichzeitig bieten sie ihrem internationalen Team ein sicheres Arbeitsumfeld.

Deine Aufgaben als Arbeitgeber

Als Arbeitgeber trägst du die Verantwortung dafür, dass deine Remote-Mitarbeiter:innen alle arbeits- und steuerrechtlichen Vorschriften einhalten.

Wenn du Mitarbeiter:innen aus einem anderen Bundesstaat remote beschäftigst, solltest du dich unbedingt über die gesetzlichen Vorschriften des Bundesstaats in folgenden Bereichen informieren:

• Steuern

• Fälligkeit des Gehalts

• Abzüge

• Arbeitsunfallversicherung

• Lohnsteuern

• Bezahlter Urlaub

• Mindestlöhne und Überstundenzuschläge

Natürlich ist es auch sinnvoll, über die Steuergesetze und sonstige einschlägige Vorschriften in deinem eigenen Bundesstaat Bescheid zu wissen.

Das erscheint dir vielleicht wie eine Mammutaufgabe. Aber wenn du deine Steuerpflichten von Anfang an korrekt erfüllst, ist es später ein Leichtes, deine Steuererklärung einzureichen und alle Vorschriften einzuhalten.

Ein Leitfaden zur internationalen Gehaltsabrechnung kann dir dabei helfen, dir einen Überblick über die steuerlichen Folgen der Beschäftigung von Remote-Mitarbeiter:innen zu verschaffen.

Im umfassenden Leitfaden von Remote erfährst du, wie du die Gehaltsabrechnung für Remote-Beschäftigte einrichtest, welche länderspezifischen Dienste es gibt und wie du deine Freelancer:innen am besten bezahlst. Du kannst ihn hier herunterladen. 

Unsere Empfehlungen helfen dir dabei, deine Steuerpflichten als Arbeitgeber zu erfüllen und rechtliche Konsequenzen sowie Geldstrafen zu vermeiden. 

Hol dir unsere Checkliste für die Einstellung internationaler Mitarbeiter:innen

Gehe die Checkliste durch, um auch bei grenzüberschreitenden Arbeitsverhältnissen alle Vorschriften einzuhalten.

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Steuern sind nicht alles

Steuern sind ein wichtiger Aspekt der Remote-Arbeit im Ausland, aber nicht der einzige. Wer in einem anderen Land arbeitet, muss sich häufig auch mit Visumsfragen, kulturellen Unterschieden und sprachlichen Barrieren auseinandersetzen. Und für Arbeitgeber tut sich mit Lohnabrechnungen, Benefits und Compliance gleich ein weites Feld an neuen Themengebieten auf.

Alle Menschen verdienen gute Arbeitsbedingungen, egal wo sie leben. Und das ist der Daseinszweck von Remote: Wir helfen Unternehmen, weltweit die besten Köpfe zu finden, und nehmen ihnen die Lohnabrechnung, Steuerangelegenheiten und die Einhaltung lokaler Gesetze ab. Auf unserer Länderliste findest du alle Orte, an denen wir bereits Mitarbeiter:innen für Unternehmen beschäftigen.

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