Employer of Record und PEO 16 min

Unkomplizierte Einstellung und Verwaltung von Remote-Mitarbeiter:innen (detaillierter Leitfaden)

Beitrag von Preston Wickersham
6. Februar 2024
Preston Wickersham

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Remote-Arbeit ist inzwischen ein fester Bestandteil der Business-Welt

Die Corona-Pandemie sorgte für zusätzlichen Schub und verlieh dem Homeoffice in den Jahren 2020 und 2021 neuen Auftrieb. Doch der Trend hätte sich auch ohne das Virus durchgesetzt. Dank der Pandemie wissen Unternehmen (und die Menschen) jetzt , dass Remote-Arbeit nicht nur möglich, sondern sogar ein echter Vorteil ist. Denn wenn die Arbeit nicht mehr ortsgebunden ist, können Unternehmen sich die besten Talente rund um den Globus suchen und die Menschen können für Unternehmen überall auf der Welt arbeiten.

Die Zukunft ist remote

Laut einer Studie des US-Beratungsunternehmens Gartner planen 74 % aller Unternehmen, Remote-Arbeit zumindest teilweise dauerhaft bei sich zu etablieren. Diese Zahlen decken sich mit denen von McKinsey, nach denen ca. 20-25 % aller Arbeitnehmer:innen in Ländern mit hoch entwickelten Wirtschaftssystemen drei bis fünf Tage pro Woche von zu Hause aus arbeiten könnten. Das entspricht mindestens 400 % mehr Remote-Arbeit als vor Corona. Auch Remotes eigene Untersuchungen stützen diese Zahlen und ergeben zudem, dass 81 % der Beschäftigten gern in eine andere Region oder ein anderes Land ziehen würden, sofern das nicht ihre Karriere beeinträchtigt.

So führte beispielsweise Siemens im vergangenen Jahr eine flexible Arbeitszeitregelung ein, die es Tausenden von Mitarbeiter:innen ermöglicht, zu Hause oder woanders zu arbeiten.

„Wir hatten immer schon flexible Arbeitsbedingungen bei Siemens, aber jetzt gehen wir noch einen Schritt weiter“, erklärte Roland Busch, damals Deputy CEO and Labor Director der Siemens AG. „Diese Änderungen werden auch mit einem neuen Führungsstil einhergehen, der verstärkt auf Ergebnisse achtet und weniger auf die im Büro verbrachte Arbeitszeit.“

Dass Ergebnisse wichtiger sind als die Zeit, die jemand an einem Schreibtisch an einem festgelegten Ort verbringt, gehört zu den Vorteilen der Remote-Arbeit. Führungskräfte müssen nicht mehr kontrollieren, wie viel Zeit ihre Mitarbeiter:innen im Büro verbringen. Stattdessen können sie ihnen vertrauen, dass sie selbstständig arbeiten, und müssen sich lediglich auf die Resultate konzentrieren

Die Abkehr vom Büro eröffnet viele weitere Möglichkeiten. Denn mit Remote-Teams können Unternehmen rund um den Globus auf Personalsuche gehen und überall die besten Kandidat:innen finden. Wenn man ohne Büro auskommt, braucht man sich schließlich auch bei der Talentsuche nicht mehr auf einen bestimmten Ort zu beschränken.

Vorteile der Einstellung von Remote-Mitarbeiter:innen

Bisher waren Unternehmen bei der Stellenbesetzung immer geografische Grenzen gesetzt.

Sie mussten sich auf das Arbeitskräfteangebot in der Nähe ihre Standorte beschränken oder darauf hoffen, dass ihre Stellenangebote so attraktiv waren, dass geeignete Kandidat:innen dafür ein Umzug in Kauf nehmen. Nach den Zahlen des US Census Bureaus zogen allein in den USA zwischen 2019 und 2020 3,4 Millionen Menschen aus beruflichen Gründen um.

Wenn ein Unternehmen seine Stellen aber remote macht, steht ihm plötzlich die ganze Welt offen. Wo auch immer die besten Kandidat:innen leben − sie können jetzt für dich arbeiten.

Die traditionelle Suche nach Mitarbeiter:innen ist in mehr als nur einer Hinsicht beschränkt: lokale Talentpools sind meistens weniger divers als internationale. Remote-Stellen sind dagegen per se inklusiv, da sie für Kandidat:innen aus der ganzen Welt geeignet sind.

Tealbook, eine Plattform für Anbieterdaten, konnte etwa ihren Personalstand dank der Einstellung von Remote-Mitarbeiter:innen zwischen 2020 und 2021 mehr als verdoppeln. Stephany Lapierre, Gründerin und CEO des Unternehmens, ist es dadurch gelungen, einem ihrer wichtigsten Prinzipien treu zu bleiben.

„Wir wollen mehr Vielfalt, aber in Forschung und Entwicklung arbeiten meist eher Männer. Wenn sich also Bewerberinnen und Bewerber mit den gleichen Qualifikationen bei uns melden, überlegen wir immer, ob wir die Stelle nicht der Frau anbieten können“, schrieb Lapierre 2021. „Inzwischen ist unsere F&E-Abteilung zu 40 % mit Frauen besetzt. Und das ist für ein Technologieunternehmen eine echte Ausnahme.“

Remote-Arbeit macht es auch Menschen leichter, die ansonsten nur unter großen Schwierigkeiten ins Büro kommen könnten. So haben es vor allem Menschen mit körperlichen Behinderungen seit jeher schwerer in der herkömmlichen Arbeitswelt. Sie kämpfen daher schon seit Langem darum, auch von zu Hause aus arbeiten zu können. Remote-first-Arbeit ist ein wichtiger Schritt hin zu zugänglicheren gut bezahlten Arbeitsplätzen für Menschen, die ansonsten von der Arbeitswelt ausgeschlossen wären. Davon profitieren unter anderem Eltern und Pflegende, die aufgrund ihrer familiären Verpflichtungen oft zu Hause bleiben müssen.

Vor diesem Hintergrund verwundert es kaum, dass Remote-Arbeit und flexible Arbeitszeiten schon lange auf der Wunschliste vieler Arbeitskräfte stehen. Schon 2017 nannten 88 % der Mitarbeiter:innen flexible Arbeitsbedingungen als den wichtigsten Benefit. Und 80 % gaben sogar an, dass die Arbeit im Homeoffice das wichtigste Argument für oder gegen ein Stellenangebot sei.

Wer also Remote-Arbeit anbietet, verbessert damit unmittelbar die Zufriedenheit seiner Mitarbeiter:innen und ihre Bindung an sein Unternehmen. Aber es gibt auch Herausforderungen.

Herausforderungen der Remote-Arbeit

Remote-Arbeitskräfte zu finden, ist häufig kein Problem. Dafür müssen aber die Voraussetzungen im Unternehmen stimmen. Landesgrenzen haben ihre Bedeutung noch lange nicht verloren. Sie spielen eine Rolle bei der Gehaltsabrechnung und bringen unterschiedliche arbeitsrechtliche Bestimmungen und Steuerregelungen mit sich.

Die folgenden Faktoren können die Einstellung von internationalen Mitarbeiter:innen erschweren. Das gilt insbesondere, wenn du gerade erst anfängst, nach Remote-Fachkräften zu suchen.

Gehaltsabrechnungen

Auch unter den einfachsten Bedingungen ist die Gehaltsabrechnung keine einfache Aufgabe, vor allem für kleinere Unternehmen mit begrenzten Ressourcen. Wer internationale Mitarbeiter:innen einstellen und sich selbst um die Gehälter kümmern will, muss sich auf einen enormen administrativen Aufwand einstellen.

Dafür benötigt man nämlich eine eigene Niederlassung im entsprechenden Land. Egal, ob das eine Option für ein Unternehmen ist oder nicht, die Auslagerung der internationalen Personalverwaltung und Gehaltsabrechnung an einen globalen Personaldienstleister ist immer eine gute Idee.

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So bezahlst du internationale Mitarbeiter:innen

Der richtige Ansatz bei der Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter:innen im Ausland spart Zeit, gewährleistet die Rechtskonformität im Zielland und sorgt für Zufriedenheit in deiner Belegschaft.

Vergütung berechnen

Sollten Remote-Arbeitskräfte genauso bezahlt werden wie ihre lokalen Pendants? Was ist im Zielland angemessen? Wie hoch sind dort die Lebenshaltungskosten? Welche Zusatzleistungen werden erwartet? Wie sieht eine wettbewerbsfähige Vergütung aus? Es gibt einige Möglichkeiten, die Vergütung von Remote-Mitarbeiter:innen zu berechnen. Auf das richtige Gleichgewicht kommt es an, und das ist nicht immer leicht zu finden.

Betriebsstättenrisiko

Welche Steuern musst im betreffenden Land zahlen? Als „Betriebsstätte“ wird in steuerlicher Hinsicht eine dauerhafte Präsenz in einem Land bezeichnet. Wenn es in deinem Land eine Betriebsstättenregelung gibt, musst du möglicherweise auch im Ausland Körperschaftssteuer zahlen. Und es kann sein, dass du noch weitere Rechtsvorschriften beachten musst. Mehr über Betriebsstätten und das damit verbundene steuerliche Risiko findest du in unserem detaillierten Leitfaden.

Scheinselbstständigkeit

Wenn Unternehmen ihre Angestellten als selbstständige Auftragnehmer:innen behandeln, gilt das Scheinselbstständigkeit. Und das Risiko ist enorm, egal ob das absichtlich oder unbeabsichtigt geschieht. Sie riskieren Geldbußen, Strafen, den Entzug der Betriebserlaubnis und Rechtsstreitigkeiten mit Mitarbeiter:innen.

Achte genau auf die Formulierung deiner Stellenbeschreibungen. Was genau sind die Aufgaben deiner Teammitglieder? In welcher Beziehung stehen sie zu deinem Unternehmen? Arbeitest du bereits mit Auftragnehmer:innen im Ausland zusammen? Vielleicht solltest du sie lieber in fest angestellte Mitarbeiterinnen umwandeln. Und auch hier gibt es einiges zu beachten.

Erfinderrechte und Schutz des geistigen Eigentums

Wenn dein ganzes Unternehmen in ein und demselben Büro arbeitet, ist das Thema geistiges Eigentum relativ unkompliziert – schon allein, weil sich ein Büro immer nur in einem Land befindet. Wer dagegen auch Beschäftigte in anderen Ländern hat, hat es etwas schwerer.

Remote-Mitarbeiter:innen sind nicht immer in deiner Betriebsstätte tätig und nutzen nicht zwangsläufig deine Arbeitsgeräte und dieselben Arbeitszeiten. Wer durch fehlende Kenntnisse des internationalen Rechts geistiges Eigentum verliert, kann in ernste Schwierigkeiten geraten – denke etwa an Gerichtsverfahren, Rufschädigung und vieles mehr. Mehr zu diesem Thema erfährst du in unserem umfassenden Leitfaden zum Schutz der geistigen Eigentumsrechte in Remote-Teams.

Wo sind Remote-Mitarbeiter:innen steuerpflichtig?

Wie funktioniert die Einkommensteuer, wenn dein Team rund um den Globus verteilt ist? Zahlen deine Mitarbeiter:innen ihre Steuern in ihren Wohnsitzländern oder im Land deines Unternehmens?

An und für sich ist das Steuersystem bei Remote-Arbeit kaum komplizierter als bei traditionellen Beschäftigungsverhältnissen. Allerdings gibt es sehr wenig Informationen dazu. Die meisten Ressourcen beziehen sich auf die traditionelle Versteuerung. Aber es ist wichtig zu wissen, wo Remote-Beschäftigte steuerpflichtig sind – für dich und für deine Beschäftigten.

Zum Glück gibt es einfache Lösungen für alle diese kompliziert erscheinenden Fragen. Du brauchst einen kompetenten Partner, der sich mit dem Arbeitsrecht vor Ort auskennt und dich in allen Fragen rund um Personalbeschaffung, Risikomanagement und Skalierung beraten kann.

Tipps zur Beschäftigung von Remote-Mitarbeiter:innen

In vielerlei Hinsicht unterscheidet sich das Einstellungsverfahren bei Remote-Mitarbeiter:innen im Ausland kaum von dem traditioneller Angestellter vor Ort. Trotzdem solltest du dir vor der Einstellung und dem Onboarding überlegen, wie genau die Arbeit aus der Distanz funktionieren soll.

  • Stellenausschreibung. Du brauchst eine unmissverständliche Beschreibung der offene Stelle und einen klaren Plan, wie die Remote-Arbeit ablaufen soll. Außerdem musst du bedenken, welche Arbeitsmittel und Kenntnisse erforderlich sind. Bevor es losgeht, überlege dir genau, wo dein Stellenangebot veröffentlicht wird und welche Leistungen und Gehälter die jeweilige Zielgruppe erwartet.

  • Bewerbungsgespräch. Überlege dir im Vorfeld, wie und mit welcher Technologie du das Bewerbungsgespräch führen wirst. Mittlerweile kennen sich die meisten Leute mit den gängigen Programmen für Videokonferenzen aus. Trotzdem solltest du dich für ein Verfahren entscheiden, das für alle Beteiligten leicht zugänglich ist.

  • Kommunikation. Eine gute Kommunikation ist wichtig für Remote-Teams – und zwar von Anfang an. Teile deinen Bewerber:innen klar verständlich mit, was du von ihnen erwartest. Frage sie nach Referenzen und relevanter Erfahrung und sei dir darüber im Klaren, dass Abschlüsse sich von Land zu Land unterscheiden. Kommuniziere klar die Erwartungen an die zu besetzende Stelle auf und wie du mit deinem Remote-Team zusammenarbeiten willst. Ansonsten könnten die Bewerber:innen denken, dass die Remote-Arbeit für ein ausländisches Unternehmen riskant ist. Achte also darauf, dass du gut vorbereitet bist und alle Fragen beantworten kannst. Und falls du doch mal keine Antwort hast, gib das ehrlich zu und melde dich wieder, sobald du sie weißt.

  • Onboarding. Bei der Arbeit über Grenzen und Zeitzonen hinweg müssen alle Beteiligten wissen, wie das Onboarding abläuft. Baue ein solides Einarbeitungsprogramm auf und kümmere dich um die Unterlagen, Meldepflichten etc., die bei jeder Neueinstellung anfallen. In diesem Bereich besteht meist der größte Unterstützungsbedarf.

Hol dir unseren Leitfaden mit hilfreichen Experten-Tipps zum Remote-Onboarding

Lerne Verfahren kennen, mit denen du Remote-Mitarbeiter:innen findest, anwirbst und einstellst (ohne dabei gegen geltendes Recht zu verstoßen).

Zusammenarbeit mit einem globalen Personaldienstleister

Wenn dein Unternehmen kein multinationaler Konzern mit enormen Ressourcen ist, wird es die Unterstützung eines globalen Personaldienstleisters benötigen. Diese Anbieter kümmern sich um Dinge wie Gehaltsabrechnung, Compliance, Steuern und andere Verwaltungsaufgaben. Ohne das nötige Wissen riskierst du Gesetzesverstöße, die häufig mit empfindlichen Strafen geahndet werden.

Deshalb ist ein vertrauenswürdiger und leistungsfähiger Partner sehr wichtig. Aber Anbieter und Modelle gibt es viele. Was genau du benötigst, hängt von deinen Umständen und Zielen ab.

PEO und EOR

Wenn du schon eine Niederlassung bzw. juristische Person in einem Land hast, reichen dafür die Dienste einer Professional Employer Organization (PEO) wahrscheinlich aus. Eine PEO ist sozusagen deine ausgelagerte Personalabteilung, die sich um die internationale Gehaltsabrechnung und alle anderen Personalaufgaben kümmert.

Wenn du allerdings Personal in mehreren Ländern einstellen möchtest, nützt dir ein Employer of Record (EOR) wahrscheinlich mehr. Ein EOR stellt über seine Niederlassung im jeweiligen Land deine Mitarbeiter:innen für dich ein. Die Personalführung bleibt deine Sache. Der EOR kümmert sich aber um die gesamte Personalverwaltung vor Ort und ist in juristischer Hinsicht der Arbeitgeber der Mitarbeiter:innen. Dein Unternehmen bekommt also die Möglichkeit, Personal im Ausland zu beschäftigen, ohne selbst dort präsent sein zu müssen.

Mehr über die Unterschiede zwischen EOR und PEO erfährst du in unserem ausführlichen Leitfaden zu diesem Thema.

Eigenständige und partnerabhängige Anbieter

Es gibt zwei Arten von Anbietern globaler Personaldienstleistungen: Einige verfügen über eigene Niederlassungen in den Ländern, in denen sie tätig sind, während andere auf Partnernetzwerke zurückgreifen. Wo liegt der Unterschied?

Eigenständige Anbieter haben eine eigene Niederlassung in dem Land, in dem du Mitarbeiter:innen einstellen möchtest. Damit erfüllen sie alle rechtlichen Voraussetzungen vor Ort und sind sofort bereit, deine Personalverwaltung für dich zu übernehmen: Alles von Gehälter, Steuern und Abgaben bis hin zum Schutz deines geistigen Eigentums.

Im Unterschied dazu nutzen partnerabhängige Anbieter die Strukturen von externen Drittanbietern. Das hat manchmal den Vorteil, dass sie kurzfristig ein breiteres Angebot an Dienstleistungen haben. Mittel- und langfristig besteht aber ein beträchtliches Risiko. Die Kommunikation ist schwieriger, weil Dritte beteiligt sind, und sie haben selbst beträchtliche Kosten, von denen du im Vorfeld meistens nichts weißt und die unweigerlich auf dich abgewälzt werden. Wenn es Probleme gibt, sind die Zuständigkeiten oft nicht eindeutig geklärt und es dauert länger, bis du eine Antwort erhältst.

Die Abhängigkeit von Dritten ist riskant. Eigenständige Anbieter kennen hingegen die Gesetzeslage im jeweiligen Land genau und lagern sensible Angelegenheiten nicht an dir unbekannte Dritte aus.

Fallstricke bei der Arbeit mit internationalen Teams

Remote-Arbeit bedeutet viel mehr als „online arbeiten“.

Hybride Arbeitsmodelle sind auf kurze Sicht eine gute Grundlage, um dein Team international zu vergrößern. Dennoch musst du kontinuierlich dafür sorgen, dass sich deine Remote-Teams gut verbunden, zugehörig und genauso geschätzt fühlen wie deine Präsenz-Mitarbeiter:innen. Langfristig können hybride Arbeitsmodelle andernfalls dazu führen, dass einzelne Mitarbeiter:innen sich isoliert, überarbeitet und ohnmächtig fühlen. Dies liegt an den Fehlern, die viele Unternehmen machen, wenn sie Remote-Arbeit einführen.

Um der Entfremdung deiner Remote-Teams vorzubeugen, musst du bewusst in den Aufbau einer Remote-first-Kultur investieren. So schön die Remote-Welt auch sein mag − wenn sich einige wenige Mitarbeiter:innen von sozialen Ereignissen wie dem Feierabendbier, gemeinsamen Mittagessen und persönlichen Besprechungen ausgeschlossen fühlen, schadet das der Unternehmenskultur.

In Remote-Teams ist eine klare Kommunikation unverzichtbar. Im digitalen Raum kommt es häufig zu Missverständnissen, die durch unterschiedliche Sprachen und Kulturen noch weiter verschärft werden können. Deshalb sollte wirklich alles dokumentiert werden. Da deine Mitarbeiter:innen in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten, sollten immer alle wissen, was passiert ist, während sie offline waren.

Behalte immer die Bedürfnisse deines Remote-Teams im Blick. So schaffst du eine gemeinsame Grundlage und eine angenehme Arbeitsatmosphäre für alle und bindest deine internationalen Arbeitskräfte an dein Unternehmen. Übrigens hat unser CTO, Marcelo Lebre, Einiges zur Kommunikation in Remote-Teams zu sagen, die asynchron arbeiten.

Mit großen internationalen Teams zu langfristigem Erfolg

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Skalierung deiner internationalen Beschäftigungsstrategie. Möglicherweise fängst du mit einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin im Ausland an und findest dann weitere geeignete Kandidat:innen in der Region und willst dich weiter vergrößern.

Spätestens jetzt solltest du für dein Wachstum geeignete Tools verwenden. Richte deine gesamte Unternehmenskultur auf Remote-Arbeit aus.

Wie gelingt „Remote-first“?

Eine Unternehmenskultur zu verändern, erfordert eine Strategie und die bewusste Entscheidung für Remote-Arbeit als Mittelpunkt. Du solltest bei der Personalsuche vor allem auf Vielfalt und Inklusion achten. Außerdem musst du die Werte deines Unternehmens kritisch überprüfen, sie auf Remote-Arbeit ausrichten und dann überlegen, wie deine Teams sie leben sollen. Egal ob du Designer, Marketingspezialistinnen, Verkaufsmitarbeiterinnen oder Entwickler einstellst – deine Werte müssen stimmig sein.

Gehe bewusst beim Aufbau deines globalen Teams vor, um zu verhindern, dass du deine Mitarbeiter:innen nach Regionen in getrennte Gruppen unterteilst. Lade deine Mitarbeiter:innen zu Besprechungen und auf Plattformen ein und rege den gegenseitigen Austausch bei der Arbeit an Projekten an. Auch wenn nicht alle zur gleichen Zeit arbeiten, schaffst du so ein Zugehörigkeitsgefühl zu deinem Unternehmen. Wenn dein Budget es zulässt, sind auch persönliche Treffen ein großartiges Mittel zur Stärkung des Teamgeists.

Denn Mitarbeiter:innen, die nicht in Silos gefangen sind, schaffen meist mehr. Achte darauf, Schubladendenken zu vermeiden und Barrieren einzureißen, damit alle zusammenarbeiten können.

Remote beginnt beim Onboarding

Mit jeder Neueinstellung veränderst du auch deine Unternehmenskultur –bewusst oder unbewusst. Beim Onboarding solltest du deine Remote-Praktiken ganz klar kommunizieren und deinen neuen Mitarbeiter:innen die Zusammenarbeit so einfach wie möglich machen.

In dieser Phase sammeln sie die ersten Eindrücke. Nutze sie also, um sie mit deinem Unternehmen und seiner Kultur vertraut zu machen. Erkläre genau, welche Erwartungen du an die Kommunikation hast, und halte dich vor allem selbst an deine Vorgaben. Die asynchrone Kommunikation funktioniert mit wenigen Besprechungen, erfordert aber im Gegenzug eine gut organisierte Dokumentation. Für Neueinstellungen solltest du also genügend Lesematerial (bzw. Hör- und Anschauungsmaterial) vorhalten.

Du kannst ihnen auch Mentoren in ihrer Zeitzone zuteilen, damit sie sich willkommen fühlen und jemanden haben, an den sie sich bei Fragen wenden können.

Stelle jetzt deine ersten Remote-Mitarbeiter:innen ein

Die Einstellung von Remote-Mitarbeiter:innen kann erst einmal ungewohnt sein, besonders wenn sie sich in einem anderen Land befinden. Sicherlich hast du die möglichen Risiken im Hinterkopf. Vielleicht weißt du erst einmal nicht, wo du anfangen sollst. Und vermutlich hast du zahlreiche offene Fragen zu Rechtskonformität, Steuern und Kosten. Trotzdem ist die Personalsuche im Ausland nicht nur machbar, sondern dank Remote auch schnell und unkompliziert.

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