Was ist eine PEO und wann ist sie die richtige Wahl für dein Unternehmen?

In einer perfekten Welt könntest du ganz einfach Remote-Fachkräfte im Ausland einstellen, ohne dir über ausländische Rechtssysteme und grenzübergreifende Gehaltszahlungen Gedanken machen zu müssen.

Bis auf Weiteres wird das wohl eine Wunschvorstellung bleiben, denn noch gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Rechtsnormen, die die Einstellung im Ausland erschweren.

Unternehmen benötigen dafür einen Partner, der das Personalwesen vor Ort übernimmt – einen Employer of Record (EOR) oder eine Professional Employer Organization (PEO).

In diesem Artikel sehen wir uns an, was eine PEO ist, was sie von einem EOR unterscheidet und wie sie dein Unternehmen unterstützen kann.

Bereit?

Die wichtigsten Unterschiede und Gemeinsamkeiten

EOR und PEO haben einiges gemeinsam, aber auch vieles, das sie unterscheidet:

• Ein EOR kann Mitarbeiter:innen im Ausland einstellen, ohne dass dein Unternehmen vor Ort eine eigene rechtliche Präsenz haben muss. Er tritt als offizieller Arbeitgeber deiner Mitarbeiter:innen im Ausland auf. Genaueres über die Funktionsweise eines EOR findest du hier.

• Eine PEO hingegen kann nur dann Dienstleistungen erbringen, wenn dein Unternehmen bereits vor Ort vertreten ist.

• Sowohl EORs als auch PEOs übernehmen HR-Funktionen wie Gehaltsabrechnung, Benefits, Steuerabzüge und Reporting.

Bei einer PEO stehen deine Mitarbeiter:innen in einem Co-Beschäftigungsverhältnis mit deinem Unternehmen und der PEO. Die Verantwortung für die Einhaltung der lokalen arbeitsrechtlichen Vorschriften verbleibt bei deinem Unternehmen.

Wenn du bereits eine lokale Niederlassung hast, ist eine PEO möglicherweise die kosteneffizientere Lösung.

Wenn nicht, ist ein EOR deutlich günstiger und ermöglicht die schnellere Einstellung, weil du nicht erst eine Niederlassung gründen musst.

Der größte Unterschied für besteht darin, dass bei einer PEO eine bestehende Niederlassung vor Ort notwendig ist und Co-Beschäftigungsverhältnisse entstehen. Mit einem EOR kannst du hingegen Mitarbeiter:innen direkt einstellen, ganz ohne Niederlassung und Co-Beschäftigung.

Wofür steht die Abkürzung PEO?

Im Personalwesen bezeichnet das Kürzel PEO eine „Professional Employer Organization“.

Die PEO ist ein externer Anbieter von Personalmanagementleistungen. In den USA gab es im Jahr 2022 487 PEO-Anbieter.

Einfach gesagt tritt die PEO im Ausland als Co-Arbeitgeber auf und übernimmt administrative Funktionen wie:

• Gehaltsabrechnungen und Steuern

• Verwaltung von Benefits

• Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften

Durch die Arbeit mit einer PEO können Unternehmen die Personalverwaltung an erfahrene Expert:innen auslagern und sich besser auf irh Kerngeschäft konzentrieren.

Wie viel kostet eine PEO?

Die Kosten von PEO-Dienstleistungen hängen von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Anzahl der Mitarbeiter:innen und der gewünschte Leistungsumfang.

PEOs berechnen ihre Gebühren meist mit einem der folgenden Modelle:

1. Manche berechnen einen Prozentsatz auf die Gesamtlohnkosten.

2. Andere verlangen einen monatlichen Pauschalbetrag pro Mitarbeiter:in.

Eine PEO kann ein erheblich Kostenfaktor sein. Und sie ist nicht unbedingt immer die beste Lösung. Du solltest daher genau wissen, was eine PEO leisten kann und was nicht – und zwar bevor du eine Entscheidung triffst.

Was spricht für eine PEO?

In den meisten Fällen nutzen Unternehmen die Dienste einer PEO, um Zeit für die Personalverwaltung einzusparen und ihren Mitarbeiter:innen bessere Benefits anbieten zu können.

Und das macht sich durchaus bezahlt: Mit einer PEO an ihrer Seite wachsen Unternehmen um 7 bis 9 % schneller, reduzieren die Personalfluktuation um 10 bis 14 % und senken ihr Insolvenzrisiko sogar um 50 %.

Im Detail kann eine PEO Folgendes leisten:

• Kosteneinsparungen: Eine PEO erspart viel Geld, indem sie die teure Personalabteilung ersetzt und hilft, die Personalfluktuation zu reduzieren und kostspielige Rechtsverstöße zu vermeiden.

• Personaldienstleistungen: Eine PEO bietet ein breites Portfolio an professionellen HR-Services, von der Gehaltsabrechnung über die Verwaltung von Benefits bis hin zur Unterstützung bei arbeitsrechtlichen Fragen.

• Risikomanagement: Eine PEO leistet wertvolle Hilfe bei der Vermeidung von Beschäftigungsrisiken, von Fragen der Vergütung bis hin zur Sicherheit am Arbeitsplatz.

• Benefits: Eine PEO kann häufig bessere Versicherungskonditionen und Benefitspakete anbieten als ein Einzelunternehmen. Das hilft, Spitzenkräfte zu gewinnen und im Unternehmen zu halten.

Für viele Unternehmen, die ihr Team erweitern möchten, ist eine PEO eine sehr gute Wahl. Allerdings nur, wenn sie schon eine Niederlassung im Land haben, in dem sie Menschen einstellen möchten.

Welche Unternehmen können von PEO-Services besonders profitieren?

Insbesondere kleinere und mittelständische Unternehmen arbeiten häufig mit PEOs zusammen.

Diese Unternehmen haben oft keine eigene Personalabteilung und meist auch nicht die Ressourcen dafür. Mit einer PEO können sie diese Lücke schließen, ohne eigene HR-Fachleute einstellen zu müssen.

Wichtig ist dabei immer, dass der PEO-Anbieter das Unternehmen versteht, um die Personalpolitik auf die Unternehmensziele abzustimmen.

Aus diesem Grund solltest du von vorneherein gut darauf achten, den richtigen Partner auszuwählen.

Zu den grundlegenden Fragen gehören:

• Welche Anforderungen hast du und haben deine Mitarbeiter:innen?

• Hat der Anbieter attraktive Preise und einen guten Ruf? 

• Wie sieht es mit dem Kundenservice aus?

• Nutzt die PEO moderne Technologien?

Employer of Record und PEO —

13 min

Wann du einen Employer of Record brauchst und welchen du wählen solltest

Wenn dein Unternehmen Arbeitskräfte in einem anderen Land einstellen will, braucht es wahrscheinlich einen Employer of Record. Aber wie wählst du den richtigen aus? Und was macht ein Employer of Record eigentlich? Antworten auf diese und weitere Fragen findest du in diesem Leitfaden.

Was ist der Unterschied zwischen einem EOR und einer PEO?

Obwohl die beiden Begriffe häufig synonym verwendet werden, gibt es einige wichtige Unterschiede zwischen einer Professional Employer Organization (PEO) und einem Employer of Record (EOR). Während PEOs zumeist HR-Aufgaben für Firmen übernehmen, die bereits juristische Personen im Ausland besitzen, stellen EORs im Auftrag ihrer Kunden Beschäftigte ein, ohne dass diese eigene Niederlassungen eröffnen müssten.

Wenn du in dem Land, in dem du jemanden einstellen möchtest, keine Niederlassung hast, benötigst du einen Employer of Record, keinen PEO. Wenn du mit einem globalen HR-Partner zusammenarbeitest und dieser verlangt, dass du eine Niederlassung gründest, um Personal einstellen zu können, stellt dein Partner keine EOR-, sondern lediglich PEO-Dienste bereit. Solche Dienstanbieter werden häufig als „globale PEOs“ oder Anbieter „globaler PEO-Dienstleistungen“ bezeichnet. Das ist völlig in Ordnung, wenn du ohnehin eine Niederlassung eröffnen wolltest. Falls nicht, ist ein EOR jedoch höchstwahrscheinlich bequemer und günstiger. Ganz besonders gilt das, wenn du im betreffenden Land nur wenige Mitarbeiter:innen einstellen möchtest.

Dein EOR kümmert sich um die rechtskonforme Anstellung deiner Mitarbeiter:innen im Ausland. Auf dem Papier ist er der Arbeitgeber. In Wahrheit aber übernimmt der EOR lediglich die administrativen Aufgaben und gewährleistet so die Rechtskonformität vor Ort. In der Praxis arbeiten diese Mitarbeiter:innen genauso für dein Unternehmen wie auch deine restliche Belegschaft. Mit diesem Konstrukt ermöglicht dir ein EOR, vollkommen legal Vollzeitkräfte in Ländern einzustellen, in denen dein Unternehmen keine juristische Person besitzt.

Eine PEO kann dich bei der Personalbeschaffung in anderen Ländern unterstützen, aber nur, wenn du dort eine juristische Person hast. PEOs und EORs übernehmen ansonsten fast die gleichen HR-Aufgaben: Beide kümmern sich um die Gehaltsabrechnung und Benefits. Bei einer PEO muss allerding ein Co-Beschäftigungsverhältnis mit deiner lokalen Niederlassung bestehen. Zudem haben reine PEO-Anbieter häufig nicht die gleiche rechtliche Expertise wie ein EOR.

Zusammengefasst ist es also wichtig zu wissen, dass ein EOR dieselben HR-Dienstleistungen anbietet wie eine PEO, aber darüber hinaus auch als offizieller Arbeitgeber deiner Belegschaft im Ausland agiert. Gerade bei der Expansion in neue Märkte kann das Komplettpaket eines EOR, bestehend aus zentralen Aufgaben des Personalwesens plus Gewährleistung der Rechtskonformität, ein entscheidender Vorteil sein.

Für wen solltest du dich entscheiden: PEO oder EOR?

Angenommen, du findest die Idealbesetzung einer offenen Stelle in einem anderen Land, etwa Polen oder Frankreich, hast dort aber keine anderen Mitarbeiter:innen. Vielleicht arbeitest du im betreffenden Land ja mit einigen freiberuflichen Auftragnehmern, aber möchtest ihnen ein besseres Arbeitsumfeld mit 100%iger Rechtssicherheit bieten. An wen wendest du dich?

Remote ist mit allen Facetten der internationalen Personalbeschaffung bestens vertraut. Schließlich beschäftigen wir selbst Hunderte Mitarbeiter:innen in Dutzenden Ländern auf allen Kontinenten. Du bist noch nicht ganz sicher, welche Unterstützung du für deine zukünftige internationale Belegschaft brauchst? Beginnen wir mit einigen grundlegenden Fragen.

Besitzt dein Unternehmen eine Niederlassung – also eine juristische Person – im Wohnsitzland deiner neuen Mitarbeiter:innen?

Damit dein Unternehmen Vollzeitarbeitskräfte in einem Land einstellen kann, in dem es keine juristische Person besitzt, benötigt es einen Employer of Record (EOR). Das ist deine einzige Option, wenn du keine Niederlassung gründen möchtest. Die Zusammenarbeit mit freiberuflichen Auftragnehmern kann manchmal sinnvoll sein, aber es besteht dabei immer das Risiko, dass die Behörden vor Ort das Arbeitsverhältnis als Scheinselbstständigkeit einstufen. Wenn dein Unternehmen keine juristische Person im Ausland besitzt, kann es natürlich jederzeit eine gründen. Aber die Kosten dafür gehen in die Tausende und der Vorgang kann Monate dauern.

Die Gründung einer Niederlassung in einem neuen Land ist ein langwieriges und kostspieliges Verfahren, selbst für Unternehmen, die bereits in mehreren Ländern eine lokale Präsenz haben. Wenn du also nicht gerade massiv in einen neuen Markt expandieren möchtest, ist ein EOR eine schlüssige Lösung.

Aber auch Unternehmen mit einer Niederlassung vor Ort besitzen nicht unbedingt die Ressourcen, um allen Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter:innen gerecht zu werden. Dafür gibt es PEOs. PEOs kümmern sich um viele HR-Aspekte von der Gehaltsabrechnung und Bezahlung bis hin zu Zusatzleistungen wie private Krankenversicherung und Sonderurlaub. Sie können einen großen Teil des Serviceangebots eines EOR abdecken – unter der Voraussetzung eines Co-Beschäftigungsverhältnisses mit deinem Unternehmen.

Und noch eine Warnung: Viele EORs lagern die Anstellung von Mitarbeiter:innen an Drittanbieter in den betreffenden Ländern aus, anstatt dies selbst zu übernehmen. Diese EORs haben selbst keine juristische Person, sondern bezahlen externe Anbieter im Ausland. Und diese zusätzlichen Kosten werden häufig auf ihre Kunden umgelegt. Dass ein solches Arrangement keinen angemessenen Rahmen für die Beschäftigung deiner Mitarbeiter:innen darstellt, ist klar. Aber auch für dich kann sehr schnell richtig teuer werden. Da diese partnerabhängigen EORs ihre Kosten nur schwer kontrollieren können, berechnen sie ihren Kunden unvorhersehbare Gebühren, die aber immerhin zu ihrem unvorhersehbaren Service passen.

Bei Remote gehören alle juristischen Personen ausschließlich uns selbst. So können wir das Serviceniveau für deine Mitarbeiter:innen garantieren und du profitierst von sehr attraktiven Pauschalpreisen. Mehr über EORs mit eigenen juristischen Personen und EORs, die auf Drittanbieter angewiesen sind, findest du in unserem Blog.

Fazit: Wenn du im Land deiner neuen Mitarbeiter:innen keine neue Niederlassung eröffnen möchtest, brauchst du einen EOR. Wenn du jedoch schon eine Niederlassung hast und Hilfe beim Personalmanagement benötigst, solltest du dir eine PEO suchen.

Wie viele Personen möchtest du einstellen?

Die meisten PEOs, aber auch viele EORs verlangen eine Mindestanzahl an Mitarbeiter:innen, bevor sie überhaupt erst tätig werden. Die Gründung lokaler juristischer Personen kann rasch teuer werden, weshalb viele Anbieter erst ab einer bestimmten Anzahl von einzustellenden Mitarbeiter:innen dazu bereit sind. Diese Kostenhürde ist etwa für junge Startups oder andere kleinere Unternehmen nicht zu bewältigen, sodass sie sich auf die Talente im eigenen lokalen Markt beschränken müssen.

Bei Remote verzichten wir auf Mindestanforderungen, bevor wir für dich aktiv werden. Wir helfen dir auch gern, wenn du nur eine Person in nur einem Land einstellen möchtest. Näheres dazu findest du auch in Remotes Fair-Preis-Garantie.

Firmen, die eine Niederlassung in einem neuen Land eröffnen möchten, haben in der Regel auch vor, eine gewisse Anzahl von Mitarbeiter:innen einstellen. In diesem Fall ist eine lokale PEO eine gute Wahl, denn sie kann im Rahmen der Co-Beschäftigung viele HR-Funktionen übernehmen.

Benötigst du Vollzeitangestellte oder freiberufliche Auftragnehmer?

Für die Beauftragung von im Ausland tätigen Selbstständigen brauchst du theoretisch weder einen EOR noch eine PEO. Du brauchst nur ein rechtlich einwandfreies Auftragnehmermanagement und eine funktionierende Bezahlungslösung. Remote bietet auch einfache Lösungen zur Bezahlung und Verwaltung von Auftragnehmern auf der ganzen Welt. Als der Anbieter mit der meisten Erfahrung im internationalen Auftragnehmermanagement der Branche helfen wir weltweit Unternehmen aller Größen bei der Bezahlung ihrer Auftragnehmer.

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Brauchst du eine PEO oder einen EOR?

Für KMUs, die Unterstützung mit dem Personalwesen benötigen, kann eine PEO durchaus eine praktikable Lösung darstellen, vor allem, wenn sie Mitarbeiter:innen nur in einem Land einstellen.

Remote bietet derzeit keine PEO-Services an. Wir empfehlen aber gern Sequoia One, das sich nahtlos in unsere HR-Plattform einbinden lässt.

Falls du vorhast, im Ausland Personal zu beschäftigen, gibt dir ein EOR jedoch deutlich mehr Flexibilität.

Remote ist die ideale Lösung für deine Personalanforderungen. Mit unseren Global-Payroll- und Global-HRIS-Services kannst du mühelos dein gesamtes Team verwalten, egal wo auf der Welt seine Mitglieder verteilt sind.

Daneben bieten wir noch einen EOR-Dienst, mit dem wir dir den gesamten Administrationsaufwand abnehmen, sodass du dich voll und ganz auf deine Expansionspläne konzentrieren kannst.

Welche Art der Unterstützung du auch immer benötigst – Remote hat die passende Lösung und hilft dir, wettbewerbsfähig zu bleiben und lukrative Wachstumschancen wahrzunehmen.

Wenn du unsicher bist, was genau dein Unternehmen braucht, und du mehr über deine Optionen erfahren möchtest und wie Remote dir konkret helfen kann, dann melde dich jetzt bei unseren freundlichen und kompetenten Berater:innen.