Falschklassifizierung von Mitarbeiter:innen und Scheinselbstständigkeit von Auftragnehmer:innen – Expertenleitfaden

Bei der Falschklassifizierung von Auftragnehmer:innen als Mitarbeiter:innen sind gute Abschichten nicht genug. Denn wenn du Freelancer:innen wie Mitarbeiter:innen behandelst, werden sie von den Behörden irgendwann auch als solche angesehen – selbst wenn das eigentlich gar nicht deine Absicht war.

Dennoch ist dein ursprüngliche Absicht ebenfalls relevant. In vielen Ländern werden Unternehmen, die vorsätzlich gegen geltendes Recht verstoßen, mit hohen Bußgeldern belegt. Wenn du das verhindern möchtest, musst du aber mehr tun, als nur deine guten Absichten zu versichern.

Leitfaden zur Falschklassifizierung von Mitarbeiter:innen als Auftragnehmer:innen

Immer mehr Unternehmen wissen unabhängige Auftragnehmer:innen zu schätzen. So sind sie bei der Talentsuche nicht an einen Ort gebunden und die Zusammenarbeit und Vergütung ist auch recht einfach. Und das ist für alle Seiten ein Gewinn − sollte man zumindest meinen.

Doch leider birgt die Zusammenarbeit mit Auftragnehmer:innen auch ein gewisses Risiko der Falschklassifizierung. Allein für die USA gibt es Schätzungen, dass fast 10 % aller Arbeitskräfte falsch eingestuft werden und 10-20 % aller Unternehmen bereits Falschklassifizierungen vorgenommen haben. Da deine Verantwortung gegenüber angestellten Mitarbeiter:innen deutlich größer ist, kann die Falschklassifizierung gravierende Konsequenzen für dein Unternehmen haben.

Wie also lässt sich das Risiko der Falschklassifizierung bei ausländischen Arbeitskräften reduzieren? Genau das erfährst du hier. Dieser Leitfaden soll dir dabei helfen, die Falschklassifizierung von Mitarbeiter:innen zu vermeiden. Außerdem empfehlen wir dir unser kostenloses Tools zur Berechnung deines Falschklassifizierungsrisikos. Du kannst damit das Risiko deines Unternehmens ermitteln und dir Unterstützung holen.

Was bedeutet eigentlich die Klassifizierung von Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen?

Die Klassifizierung ist nichts weiter als die arbeitsrechtliche Einstufung der Menschen, die für dich arbeiten. In den meisten Fällen sind sie entweder festangestellte Mitarbeiter:innen, denen gegenüber das Unternehmen eine größere Verantwortung trägt, oder aber selbstständige Auftragnehmer:innen.

Diese beiden Arbeitsformen werden in unterschiedlichen Ländern jeweils anders definiert und ziehen jeweils andere arbeits- auch steuerrechtliche Folgen nach sich. Wer Menschen für sich arbeiten lässt, muss diese richtig einstufen, die passenden Dokumente verwenden und dabei stets geltendes Recht beachten.

Festangestellte Mitarbeiter:innen haben mehr Anspruch auf Arbeitgeberleistungen und Absicherung als selbstständige Auftragnehmer:innen. Je nach Land umfassen diese Ansprüche:

• Mindestlohn

• Bezahlte Überstunden

• Urlaub

• Freistellung aus familiären oder gesundheitlichen Gründen

• Sozialversicherung bzw. Rente

• Arbeitslosenversicherung

• Krankenversicherung

• Arbeitsschutz

• Kündigungsschutz

Bezahlung und Meldepflichten sind ebenfalls unterschiedlich für Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen. Für Mitarbeiter:innen behält der Arbeitgeber bestimmte Pflichtbeträge ein und zahlt die Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge.

Die genaue Gesetzeslage ist dabei von Land zu Land unterschiedlich. In unserem Leitfaden zur Verwaltung internationaler Gehaltsabrechnungen erfährst du mehr.

Festangestellte Mitarbeiter:innen oder selbstständige Auftragnehmer:innen: Wo liegen die Unterschiede?

Wie entscheidet man, ob jemand als angestellt oder selbständig einzustufen ist? Die Antwort auf diese Frage hängt von mehreren Faktoren ab: Zum Beispiel Arbeitszeit, Arbeitsort, Arbeitsausstattung, Zahlungsmodalitäten und unternehmerische Freiheit.

Grundsätzlich richtet sich die Einstufung danach, wie viel Kontrolle der Auftraggeber über die Arbeit der entsprechenden Person hat. Je größer die Kontrolle über Arbeitsweise und Vergütung ist, desto wahrscheinlicher ist davon auszugehen, dass es sich um ein Angestelltenverhältnis zwischen dem Unternehmen und der Person handelt.

Allerdings gelten dafür in jedem Land andere Kriterien. So gilt in den USA, dass „jede:r, der Leistungen für dich erbringt, als Angestellte:r anzusehen ist, wenn du entscheidest, was auf welche Weise zu tun ist. Das gilt selbst dann, wenn du der Person eine gewisse Handlungsfreiheit einräumst. Entscheidend ist das Vorliegen einer Weisungsbefugnis für die Leistungserbringung.“ Du solltest dich also genau mit den Vorschriften der Länder auskennen, in denen du mit Auftragnehmer:innen arbeitest.

Auch wenn die Bestimmungen sich von Land zu Land unterscheiden, kannst du anhand der folgenden Fragen abschätzen, ob eventuell eine Falschklassifizierung vorliegt:

Wer entscheidet, wann die Leistung erbracht wird?

Festangestellte Mitarbeiter:innen haben meist feste Arbeitszeiten. Während der Arbeitszeit sind sie verpflichtet, ihre Zeit dem Arbeitgeber zu widmen. Meist erfolgt die Arbeit von Montag bis Freitag zwischen 9:00 und 17:00 Uhr. Im Gegensatz dazu können Auftragnehmer:innen selbst über ihre Arbeitszeit verfügen und beliebig viele Pausen einlegen, sofern sie die vereinbarte Leistung fristgerecht erbringen.

Wo wird die Leistung erbracht?

Festangestellte Mitarbeiter:innen gehen ihrer Arbeit meist in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers oder an einem vereinbarten Ort nach, während Auftragnehmer:innen von überall aus arbeiten können. Schon vor der Corona-Pandemie hatte das Thema Remote-Arbeit bereits an Bedeutung gewonnen. Mittlerweile ist es gang und gäbe, dass auch festangestellte Mitarbeiter:innen zu Hause oder an einem anderen Ort arbeiten können. Personen, die an einem Unternehmensstandort arbeiten, sind mit hoher Wahrscheinlichkeit feste Mitarbeiter:innen. Im Umkehrschluss sind aber nicht alle, die woanders arbeiten, selbständige Auftragnehmer:innen.

Wer stellt die Arbeitsmittel ?

Meiste stellen Arbeitgeber ihren Mitarbeiter:innen die Arbeitsmittel zur Verfügung. Das können Computer, Handys, Spezialsoftware, Abonnements oder andere nötige Dinge sein. Demgegenüber verwenden Auftragnehmer:innen ihre eigenen Arbeitsgeräte und Abonnements und tragen auch die damit verbundenen Kosten.

Wer erbringt die Leistung?

Bei einer Festanstellung wird die Leistung von den Mitarbeiter:innen selbst erbracht. Wenn die Arbeit also zwingend von der damit betrauten Person ausgeführt werden muss, handelt es sich somit um ein Angestelltenverhältnis. Im Gegensatz dazu können Auftragnehmer:innen Tätigkeiten je nach Bedarf durchaus an Dritte auslagern.

Wie erfolgt die Bezahlung?

Die meisten Mitarbeiter:innen erhalten regelmäßige Gehaltszahlungen über ein Abrechnungssystem. Bei der Gehaltsabrechnung führen die Unternehmen die gesetzlichen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge für ihre Mitarbeiter:innen ab. Auftragnehmer:innen werden dagegen auf Rechnung und ohne Steuerabzug entlohnt. Mitarbeiter:innen müssen ihrerseits keine Rechnungen stellen, um regelmäßig ihr Gehalt zu bekommen. Denn entweder erhalten sie automatisch regelmäßige Gehaltszahlungen oder ihre Arbeitszeiten werden mit einem geeigneten Erfassungssystem dokumentiert.

Wie wichtig ist die Arbeit?

Hier wird es nun etwas kompliziert. In vielen Ländern gilt: Je wichtiger die Arbeitsleistung für das Unternehmen, desto eher ist von einem Angestelltenverhältnis auszugehen. Auftragnehmer:innen werden eher mit Zusatzleistungen wie der Erstellung von Marketingplänen oder dem Aufbau einer Website betraut. Allerdings besteht in dieser Frage ein gewisser Interpretationsspielraum.

Du kannst es dir auch so vorstellen: Bietet ein Unternehmen Websites als Leistung an und beauftragt dann jemanden damit, solche Websites zu erstellen, handelt es sich vermutlich um ein Angestelltenverhältnis. Stellt das Unternehmen dagegen Glühbirnen her und beauftragt eine selbstständige Website-Entwicklerin mit seiner Firmenwebsite, handelt es sich höchstwahrscheinlich um ein Auftragsverhältnis.

Wie lange besteht das Arbeitsverhältnis schon?

Die Frage nach der Bestandsdauer des Arbeitsverhältnisses kann ebenfalls ausschlaggebend sein. In einigen Ländern ist es üblich, dass eine Person ordnungsgemäß als Auftragnehmer:in eingestuft wird und dann automatisch angestellt wird, sobald die Geschäftsbeziehung eine gewisse Zeitspanne übersteigt. In manchen Ländern mit befristeten Verträgen dürfen Auftragnehmer:innen zudem nicht mit ein und demselben Arbeitgeber mehrere dieser Verträge hintereinander abschließen. Stattdessen ist dieser verpflichtet, die Geschäftsbeziehung bei Vertragsende zu beenden und der Person eine unbefristete Stelle anzubieten.

Verwaltung von Auftragnehmer:innen —

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Was versteht man unter der Falschklassifizierung von Mitarbeiter:innen bzw. Scheinselbstständigkeit?

Eine Falschklassifizierung liegt dann vor, wenn ein Unternehmen seine Mitarbeiter:innen versehentlich oder vorsätzlich falsch als selbstständige Auftragnehmer:innen einstuft. Obwohl die Geldbußen und Strafen für vorsätzliche Falschklassifizierungen in der Regel höher ausfallen, müssen Unternehmen auch für versehentliche Fehler mit Strafen rechnen.

Leider versuchen viele Arbeitgeber vorsätzlich, ihre Mitarbeiter:innen als Selbstständige einzustufen, um sich unlautere Vorteile zu verschaffen. Für Selbstständige entfällt die Steuer- und Versicherungspflicht und die Beschäftigungsverträge lassen sich einfacher zum Vorteil des Unternehmens gestalten. Die Beendigung des Vertragsverhältnisses ist ganz einfach und auch die Gehaltsabrechnung ist weniger komplex, weil keine Sozialversicherungsbeiträge berechnet werden müssen.

Doch auch wenn du deine Beschäftigen korrekt einstufen möchtest, kannst du in Schwierigkeiten geraten. So kann es beispielsweise sein, dass du Auftragnehmer:innen einen kleinen Auftrag gibst und mit der Arbeit so zufrieden bist, dass du sie immer wieder engagierst. Das kann dazu führen, dass eure Geschäftsbeziehung nach und nach ihren Charakter ändert. Wer die Klassifizierung nicht regelmäßig prüft, übersieht dann vielleicht, dass aus den Auftragnehmer:innen längst Mitarbeiter:innen geworden sind.

Die Klassifizierung ist nicht immer einfach. Jedes Land hat seine eigenen Gesetze und die werden zudem immer wieder angepasst. So änderten die Niederlande zum Beispiel 2021 die Gesetze zur Verhinderung von Scheinselbstständigkeit und verschärften ihre Durchsetzung. Es ist also wichtig, immer auf dem Laufenden zu bleiben, um nicht gegen Vorschriften zu verstoßen.

Durch Scheinselbstständigkeit verwehren Unternehmen nicht nur ihren Mitarbeiter:innen ihre Rechte, sondern führen auch keine Sozialabgaben ab. Dementsprechend verfolgen zahlreiche Länder Scheinselbstständigkeit auch mit Blick auf die wachsende digitale Arbeitswelt mit zunehmender Härte. Sie stärken die Durchsetzung, verschärfen die Strafmaße und schließen Gesetzeslücken. Das kann zahlreiche Konsequenzen für Unternehmen nach sich ziehen − selbst wenn es sich nur um ein Versehen handelt.

Welche Risiken birgt die Falschklassifizierung von Mitarbeiter:innen?

Die Falschklassifizierung kann gravierende Folgen nach sich ziehen. Dazu zählen unter anderem:

• Geldbußen und Strafen: Möglicherweise erhältst du Steuernachforderungen und musst Säumniszuschläge zahlen.

• Nachzahlung von Gehältern und Sozialabgaben: Es kann passieren, dass du Gehälter und Arbeitgeberbeiträge nachzahlen musst.

• Juristische Probleme: Du kannst von einzelnen oder mehreren betroffenen Personen verklagt werden.

Die Falschklassifizierung von Mitarbeiter:innen kann zudem Kosten nach sich ziehen, an die man zunächst nicht denkt. Auftragnehmer:innen, die irgendwann feststellen, das sie eigentlich als Mitarbeiter:innen gelten müssten, ändern möglicherweise ihre Haltung zu deinem Unternehmen. Unter Umständen hören sie ganz auf, für dich zu arbeiten, und warnen andere vor dir.

Niemand möchte wohl als das Unternehmen gelten, das seinen Beschäftigten Sozialabgaben und Arbeitgeberbeiträge vorenthält. Selbst wenn es sich tatsächlich um ein Versehen handelt, können negative Schlagzeilen deinen Ruf erheblich schädigen.

How to correct employee misclassification

If you discover that you have misclassified workers, do not simply end the relationship and expect the problem to go away. You are still responsible for compensating the employee (and potentially the government) for benefits, taxes, and other perks.

You can correct employee misclassification only by making the employee and the government whole. That means paying whatever back taxes, benefits contributions, pension contributions, and fines may be associated with the issue.

You may be tempted to terminate the relationship with the employee and hope the problem goes away on its own, but that strategy can backfire badly. Governments are much harsher on companies found to have broken misclassification laws deliberately.

Famous employee misclassification lawsuits

Several lawsuits should make companies think twice before misclassifying contractors.

• Dynamex Operations W. v. Superior Court: This case in California places the burden on the business to prove the worker is not an employee. In addition, this case outlined the “ABC” test, which determines whether the worker is sufficiently independent of the business to be considered a contractor.

• Uber BV and others (Appellants) v Aslam and others (Respondents): Uber lost this court case in the U.K., which determined that its drivers are, in fact, “workers” and not independent contractors. The U.K. has a three-tiered hierarchy of working relationships in which employees, workers, and contractors all have certain rights.

• Van Dusen et al. v. Swift Transportation: This case, which lasted more than nine years, eventually saw Knight-Swift Transportation pay out more than $100 million in damages to around 20,000 workers who were found to be misclassified as owner-operators. Businesses must consider the financial harm arising from a decade-long court case and a nine-figure settlement before treating classification concerns lightly.

Even if these lawsuits occurred in a different country or state, employers should heed their warnings. Laws can change quickly, and employers found to be in violation cannot continue to operate outside the law once the rules change.

An overview of independent contractor taxes and forms

In the United States, the forms to file related to independent contractor taxes have changed recently. Here are a few of the forms companies need to know:

• Form W-9: This form collects information from the contractor, including name and tax identification number (TIN).

• Form W8-BEN: This form determines the foreign status of non-resident aliens for the purposes of taxation.

• Form 1096: This form acts as a cover sheet for forms pertaining to contractors that are physically mailed to the IRS. You do not need to file Form 1096 when filing digitally.

• Form 1099: While employers of US contractors previously had to file Form 1099-MISC, today, those companies file a 1099-NEC instead. Short for “non-employee compensation,” Form 1099-NEC reports payments made to individuals not employed by the company.

Every country has its own unique requirements related to contractor classification and tax forms. Be sure to consult with a local legal expert in the countries where your contractors operate to ensure you file all taxes properly.

What are the complexities of managing contractors globally?

Although you may have a good grasp of your own country’s laws and statutes, it can be difficult to manage risk across multiple countries without the support of local labor experts. You must consider how:

• Laws vary from country to country.

• Laws change over time.

• Laws can be subject to interpretation.

• The nature of your relationship with a worker may change over time.

Complexities come into play when you work with global contractors. For example, you may be required to make payments in a local currency from an approved bank, as is the case with employees in Mexico.

Filing the appropriate tax forms also depends on accurate classification. In the United States, businesses report contractor payments via Form 1099-NEC, while full employees fill out Form W-2.

In addition to whatever penalties are associated with misclassification, you could also face penalties for failure to file forms. In the US, penalties start at $50 per form and rise with time and the seriousness of the offense.

Further complexities arise if you have difficulty designing an attractive compensation package because you don’t fully understand the local economy. Without that understanding, your business will struggle to stay compliant and compete for the best local talent.

With so many factors making global contractor management a challenge, you may want to enlist some expert help.

What’s the best way to manage compliance for a globally distributed team?

You have two primary options to manage compliance for your global contractors and employees.

Invest in a local entity and develop a network of local partners

If your company has lots of cash and time, you can establish a local legal entity and an HR presence in each country in which you operate. In that case, you’ll be able to hire your own local specialists who understand classification, who are legally empowered to employ and pay workers, and who are deeply knowledgeable about all local laws and regulations. In addition, you will want to create partnerships with local lawyers, payroll companies, and benefits administrators.

Typically, only large enterprises consider this option. Unless you plan to expand aggressively into a single country, it might not make sense to spend tens of thousands of dollars and wait several months (or longer) to open your own foreign entity.

Work with an EOR

Most companies hiring employees in other countries choose to work with an EOR. Your EOR employs workers in other countries on your behalf, handling payroll, benefits, taxes, and compliance for your international team members.

Classify your workers correctly with Remote

As the most trusted EOR in the industry, Remote provides the security and expertise you need to expand your global workforce. We only offer services in countries where we own our own local legal entities, which means we can guarantee local expertise wherever you hire — a guarantee no other EOR can match. Because we own all our own entities, we can also provide you with fully transparent pricing and no hidden fees.

If you are concerned about contractor misclassification at home or abroad, don’t let doubt stop you from growing your business. Sign up with Remote today and let our employment experts help you manage your contractors, onboard your employees with ease, and provide your company with the global HR services you need.

Mit unserer Checkliste für Auftragnehmer:innen vermeidest du Fehlklassifizierungen

Gehe diese Checkliste durch, um zu ermitteln, ob du eine Person, die für dich arbeitet, als Mitarbeiter:in oder Auftragnehmer:in klassifizieren musst.

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