Falschklassifizierung von Mitarbeiter:innen und Scheinselbstständigkeit von Auftragnehmer:innen – Expertenleitfaden

Um die Falschklassifizierung von Mitarbeiter:innen als Auftragnehmer:innen zu vermeiden, sind gute Absichten nicht genug. Wenn du Freelancer:innen wie Angestellte behandelst, werden das die Behörden irgendwann auch tun – selbst wenn das eigentlich gar nicht deine Absicht war.

Dennoch ist deine ursprüngliche Absicht ebenfalls relevant. In vielen Ländern werden Unternehmen, die vorsätzlich gegen geltendes Recht verstoßen, mit hohen Bußgeldern belegt. Wenn du das verhindern möchtest, musst du aber mehr tun, als nur deine guten Absichten zu versichern.

Leitfaden zur Falschklassifizierung von Mitarbeiter:innen als Auftragnehmer:innen

Immer mehr Unternehmen wissen unabhängige Auftragnehmer:innen zu schätzen. So sind sie bei der Talentsuche nicht an einen Ort gebunden und die Zusammenarbeit und Vergütung ist auch recht einfach. Und das ist für alle Seiten ein Gewinn − sollte man zumindest meinen.

Doch leider birgt die Zusammenarbeit mit Auftragnehmer:innen auch ein gewisses Risiko der Falschklassifizierung. Wie also lässt sich das Risiko der Falschklassifizierung bei ausländischen Arbeitskräften reduzieren? Genau das erfährst du hier. Dieser Leitfaden soll dir dabei helfen, die Falschklassifizierung von Mitarbeiter:innen zu vermeiden. Mit unserem kostenlosen Beurteilungstool kannst du das Risiko für dein Unternehmen berechnen – und erfährst, was du tun kannst.

Was ist Scheinselbstständigkeit?

Eine Falschklassifizierung liegt dann vor, wenn ein Unternehmen seine Mitarbeiter:innen versehentlich oder vorsätzlich falsch als selbstständige Auftragnehmer:innen einstuft. Obwohl die Geldbußen und Strafen für vorsätzliche Falschklassifizierungen in der Regel höher ausfallen, müssen Unternehmen auch für versehentliche Fehler mit Strafen rechnen.

Leider versuchen viele Arbeitgeber vorsätzlich, ihre Mitarbeiter:innen als Selbstständige einzustufen, um sich unlautere Vorteile zu verschaffen. Für Selbstständige entfällt die Steuer- und Versicherungspflicht und die Beschäftigungsverträge lassen sich einfacher zum Vorteil des Unternehmens gestalten. Die Beendigung des Vertragsverhältnisses ist ganz einfach und auch die Gehaltsabrechnung ist weniger komplex, weil keine Sozialversicherungsbeiträge berechnet werden müssen.

Doch auch wenn du deine Beschäftigen korrekt einstufen möchtest, kannst du in Schwierigkeiten geraten. So kann es beispielsweise sein, dass du Auftragnehmer:innen einen kleinen Auftrag gibst und mit der Arbeit so zufrieden bist, dass du sie immer wieder engagierst. Das kann dazu führen, dass eure Geschäftsbeziehung nach und nach ihren Charakter ändert. Wer die Klassifizierung nicht regelmäßig prüft, übersieht dann vielleicht, dass aus den Auftragnehmer:innen längst Mitarbeiter:innen geworden sind.

Die Klassifizierung ist nicht immer einfach. Jedes Land hat seine eigenen Gesetze und die werden immer wieder angepasst. So änderten zum Beispiel die Niederlande 2021 die Gesetze zur Verhinderung von Scheinselbstständigkeit und verschärften ihre Durchsetzung. Es ist also wichtig, immer auf dem Laufenden zu bleiben.

Durch Scheinselbstständigkeit verwehren Unternehmen nicht nur ihren Mitarbeiter:innen ihre Rechte, sondern führen auch keine Sozialabgaben ab. Dementsprechend verfolgen zahlreiche Länder Scheinselbstständigkeit auch mit Blick auf die wachsende digitale Arbeitswelt mit zunehmender Härte. Sie stärken die Durchsetzung, verschärfen das Strafmaß und schließen Gesetzeslücken.

Was versteht man unter Klassifizierung von Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen?

Die Klassifizierung ist nichts weiter als die arbeitsrechtliche Einstufung der Menschen, die für dich arbeiten. In den meisten Fällen sind sie entweder festangestellte Mitarbeiter:innen, denen gegenüber das Unternehmen eine größere Verantwortung trägt, oder aber selbstständige Auftragnehmer:innen.

Diese beiden Arbeitsformen werden in unterschiedlichen Ländern jeweils anders definiert und ziehen jeweils andere arbeits- auch steuerrechtliche Folgen nach sich. Wer Menschen für sich arbeiten lässt, muss diese richtig einstufen, die passenden Dokumente verwenden und dabei stets geltendes Recht beachten.

Festangestellte Mitarbeiter:innen haben mehr Anspruch auf Arbeitgeberleistungen und Absicherung als selbstständige Auftragnehmer:innen. Je nach Land umfassen diese Ansprüche:

• Mindestlohn

• Bezahlte Überstunden

• Urlaub

• Freistellung aus familiären oder gesundheitlichen Gründen

• Sozialversicherung bzw. Rente

• Arbeitslosenversicherung

• Krankenversicherung

• Arbeitsschutz

• Kündigungsschutz

Bezahlung und Meldepflichten sind ebenfalls unterschiedlich für Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen. Für Mitarbeiter:innen behält der Arbeitgeber bestimmte Pflichtbeträge ein und zahlt die Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge.

Festangestellte Mitarbeiter:innen oder selbstständige Auftragnehmer:innen: Wo liegen die Unterschiede?

Wie entscheidet man, ob jemand als angestellt oder selbständig einzustufen ist? Die Antwort auf diese Frage hängt von mehreren Faktoren ab: Zum Beispiel Arbeitszeit, Arbeitsort, Arbeitsausstattung, Zahlungsmodalitäten und unternehmerische Freiheit.

Grundsätzlich richtet sich die Einstufung danach, wie viel Kontrolle der Auftraggeber über die Arbeit der entsprechenden Person hat. Je größer die Kontrolle über Arbeitsweise und Vergütung ist, desto wahrscheinlicher ist davon auszugehen, dass es sich um ein Angestelltenverhältnis zwischen dem Unternehmen und der Person handelt.

Allerdings gelten dafür in jedem Land andere Kriterien. Die Steuerbehörde der USA (Internal Revenue Service, IRS) formuliert es so: „Jede Person, die Leistungen für dich erbringt, ist angestellt, wenn du als Auftraggeber sowohl das Ergebnis als auch die Art der Leistungserbringung bestimmen kannst.“

Das gilt selbst dann, wenn du der Person eine gewisse Handlungsfreiheit einräumst. Entscheidend ist das Vorliegen einer Weisungsbefugnis für die Leistungserbringung.“ Du solltest dich also genau mit den Vorschriften der Länder auskennen, in denen du mit Auftragnehmer:innen arbeitest.

Auch wenn die Bestimmungen von Land zu Land unterschiedlich sind, kannst du anhand der folgenden Fragen abschätzen, ob eventuell eine Falschklassifizierung vorliegt:

Wer entscheidet, wann die Leistung erbracht wird?

Festangestellte Mitarbeiter:innen haben meist feste Arbeitszeiten. Die Arbeit wird häufig von Montag bis Freitag zwischen 9:00 und 17:00 Uhr erbracht. Im Gegensatz dazu können Auftragnehmer:innen selbst über ihre Arbeitszeit verfügen und beliebig viele Pausen einlegen, sofern sie die vereinbarte Leistung fristgerecht erbringen.

Wo wird die Leistung erbracht?

Festangestellte Mitarbeiter:innen gehen ihrer Arbeit meist in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers oder an einem vereinbarten Ort nach, während Auftragnehmer:innen von überall aus arbeiten können. Schon vor der Corona-Pandemie hatte das Thema Remote-Arbeit bereits an Bedeutung gewonnen.

Mittlerweile ist es gang und gäbe, dass auch festangestellte Mitarbeiter:innen zu Hause oder an einem anderen Ort arbeiten können. Personen, die an einem Unternehmensstandort arbeiten, sind mit hoher Wahrscheinlichkeit feste Mitarbeiter:innen. Im Umkehrschluss sind aber nicht alle, die woanders arbeiten, selbständige Auftragnehmer:innen.

Wer stellt die Arbeitsmittel ?

Meiste stellen Arbeitgeber ihren Mitarbeiter:innen die Arbeitsmittel zur Verfügung. Das können Computer, Handys, Spezialsoftware, Abonnements oder andere nötige Dinge sein. Demgegenüber verwenden Auftragnehmer:innen ihre eigenen Arbeitsgeräte und Abonnements und tragen auch die damit verbundenen Kosten.

Wer erbringt die Leistung?

Bei einer Festanstellung wird die Leistung von den Mitarbeiter:innen selbst erbracht. Wenn die Arbeit also zwingend von der damit betrauten Person ausgeführt werden muss, handelt es sich somit um ein Angestelltenverhältnis. Im Gegensatz dazu können Auftragnehmer:innen Tätigkeiten je nach Bedarf durchaus an Dritte auslagern.

Wie erfolgt die Bezahlung?

Die meisten Mitarbeiter:innen erhalten regelmäßige Gehaltszahlungen über ein Abrechnungssystem. Bei der Gehaltsabrechnung führen die Unternehmen die gesetzlichen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge für ihre Mitarbeiter:innen ab.

Auftragnehmer:innen werden dagegen auf Rechnung und ohne Steuerabzug entlohnt. Mitarbeiter:innen müssen ihrerseits keine Rechnungen stellen, um regelmäßig ihr Gehalt zu bekommen. Denn entweder erhalten sie automatisch regelmäßige Gehaltszahlungen oder ihre Arbeitszeiten werden mit einem geeigneten Erfassungssystem dokumentiert.

Wie wichtig ist die Arbeit?

Hier wird es nun etwas kompliziert. In vielen Ländern gilt: Je wichtiger die Arbeitsleistung für das Unternehmen, desto eher ist von einem Angestelltenverhältnis auszugehen. Auftragnehmer:innen werden eher mit Zusatzleistungen wie der Erstellung von Marketingplänen oder dem Aufbau einer Website betraut. Allerdings besteht in dieser Frage ein gewisser Interpretationsspielraum.

Du kannst es dir auch so vorstellen: Bietet ein Unternehmen Websites als Leistung an und beauftragt dann jemanden damit, solche Websites zu erstellen, handelt es sich vermutlich um ein Angestelltenverhältnis. Stellt das Unternehmen dagegen Glühbirnen her und beauftragt eine selbstständige Website-Entwicklerin mit seiner Firmenwebsite, handelt es sich höchstwahrscheinlich um ein Auftragsverhältnis.

Wie lange besteht das Arbeitsverhältnis schon?

Die Frage nach der Bestandsdauer des Arbeitsverhältnisses kann ebenfalls ausschlaggebend sein. In einigen Ländern ist es üblich, dass eine Person ordnungsgemäß als Auftragnehmer:in eingestuft wird und dann automatisch angestellt wird, sobald die Geschäftsbeziehung eine gewisse Zeitspanne übersteigt.

In manchen Ländern mit befristeten Verträgen dürfen Auftragnehmer:innen zudem nicht mit ein und demselben Arbeitgeber mehrere dieser Verträge hintereinander abschließen. Stattdessen ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Geschäftsbeziehung bei Vertragsende zu beenden oder der Person eine unbefristete Stelle anzubieten.

Verwaltung von Auftragnehmer:innen —

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Falschklassifizierung unter dem Fair Labor Standards Act (FLSA) in den USA

Das US-Bundesgesetz über gerechte Arbeitsstandards (Fair Labor Standards Act, FLSA) enthält Vorschriften zu Mindestlöhnen, Überstundenzuschüssen und sonstigen arbeitsbezogenen Belangen. Durch die Gewährleistung einer angemessenen Vergütung und sicherer Arbeitsbedingungen schützt der FLSA Arbeitnehmer:innen in den USA. Damit dein Arbeitsumfeld in den USA den gesetzlichen Vorschriften und ethischen Standards entspricht und du keine rechtlichen Schwierigkeiten bekommst, musst du die Anforderungen des FLSA erfüllen.

Es gilt als Falschklassifizierung, wenn du festangestellte Mitarbeiter:innen als selbstständige Auftragnehmer:innen einstufst oder Angestellte, die eigentlich dem FLSA unterliegen, nicht gemäß den Vorschriften des FLSA behandelst.

Arbeitgebern, die ihre Arbeitskräfte nicht richtig klassifizieren, drohen empfindliche Geldbußen, Strafen und Nachzahlungen. Das US-amerikanische Arbeitsministerium (Department of Labor, DOL) ist befugt, Untersuchungen durchzuführen und die Einhaltung der Vorschriften durchzusetzen.

Es ist wichtig, dass Mitarbeiter:innen ihre Rechte kennen und wissen, was die Klassifizierung unter dem FLSA für sie bedeutet, damit sie eine faire Bezahlung und angemessenen Schutz fordern können.

Häufige Missverständnisse im Zusammenhang mit selbstständiger Arbeit

Hier einige der häufigsten Missverständnisse im Zusammenhang mit arbeitnehmerähnlichen Selbständigen in den USA:

Manche glauben, das Formular 1099 mache sie automatisch zu selbstständigen Auftragnehmer:innen. Wenn dich dein Arbeitgeber für die Besteuerung auf Bundesebene als selbstständige:r Auftragnehmer:in klassifiziert, erhältst du das Steuerformular 1099. Dieses Formular bedeutet aber nicht, dass deine Einstufung als selbstständige:r Auftragnehmer:in auch korrekt ist.

Manche Mitarbeiter:innen nehmen an, sie seien selbstständige Auftragnehmer:innen, weil sie remote arbeiten oder flexible Arbeitszeiten haben. Doch Remote-Arbeit bedeutet nicht automatisch Selbstständigkeit. Sowohl Mitarbeiter:innen als auch Auftragnehmer:innen können remote, von zu Hause aus oder vor Ort im Unternehmen arbeiten.

Manche unterliegen dem Irrtum, dass sie nach Abschluss einer Auftragsvereinbarung automatisch selbstständige Auftragnehmer:innen gemäß dem FLSA sind. Wie du und dein Arbeitgeber eure Arbeitsbeziehung bezeichnet, ist irrelevant. Auch eine schriftliche Vereinbarung ändert nichts daran. Relevant ist nur, ob du für dein Einkommen auf deinen Arbeitgeber angewiesen bist (Mitarbeiter:in) oder ob du auf eigene Rechnung arbeitest (selbstständige:r Auftragnehmer:in).

Manche glauben, eine Identifikationsnummer für Mitarbeiter:innen (employee identification number, EIN) oder die Tätigkeit als Einzelunternehmer:in für eine LLC oder eine andere juristische Person machten sie zu selbstständigen Auftragnehmer:innen. Das ist allerdings nicht so. Das gilt insbesondere, wenn dein Arbeitgeber von dir verlangt, dich als Unternehmer:in zu registrieren und einen Unternehmensnamen zu wählen, um einen Auftrag zu erhalten oder bezahlt zu werden. Wenn deine Tätigkeit unter dem Gesetz als unselbstständige Erwerbstätigkeit gilt, bist du Mitarbeiter:in – ganz egal, was in deinen Unterlagen steht.

Die richtige Klassifizierung gewährleistet nicht nur Fairness und Gleichberechtigung am Arbeitsplatz, sondern sorgt auch dafür, dass die Rechte der Arbeitnehmer:innen gewahrt bleiben und der Arbeitgeber rechtlich und finanziell abgesichert ist.

Welche Risiken birgt die Falschklassifizierung von Mitarbeiter:innen?

Die Falschklassifizierung kann gravierende Folgen nach sich ziehen. Dazu zählen unter anderem:

Geldbußen und Strafen 

Sollten das Arbeitsministerium (DOL) oder die Steuerbehörde (IRS) in den USA feststellen, dass du eine:n Mitarbeiter:in falsch eingestuft hast, musst du mit hohen Geldbußen und Strafen rechnen. Wenn mehrere Mitarbeiter:innen betroffen sind oder die Falschklassifizierung über einen langen Zeitraum besteht, können die Bußgelder schnell existenzbedrohend werden.

Nachzahlung von Gehältern und Sozialabgaben 

Wenn du Mitarbeiter:innen fälschlicherweise als Auftragnehmer:innen qualifiziert hast, hast du sicherlich auch keine Lohnsteuern oder Sozialabgaben für sie gezahlt. Das kann rechtliche Konsequenzen für dein Unternehmen nach sich ziehen. So kann dir die IRS eine Geldbuße auferlegen, wenn du die entsprechenden Steuern nicht einbehältst und abführst. Es kann auch passieren, dass du Gehälter und Arbeitgeberbeiträge nachzahlen musst.

Rechtsprobleme 

Die Falschklassifizierung von Mitarbeiter:innen kann deinem Ansehen als Arbeitgeber erheblich schaden. Rechtsstreitigkeiten, Negativschlagzeilen und öffentliche Kritik wirken nicht gerade vertrauensfördernd für deine Mitarbeiter:innen, Kunden und Geschäftspartner. Ist der gute Ruf deines Unternehmens einmal angeschlagen, wird es auch schwieriger, Talente anzuziehen und langfristig zu binden.

Mit sinkendem Vertrauen in das Management erhöht sich eventuell auch die Fluktuation, insbesondere wenn Mitarbeiter:innen das Gefühl haben, dass sie nicht fair bezahlt oder ihnen Benefits vorenthalten werden.

Störung des Geschäftsbetriebs

Gerichtsverfahren, Audits und Compliance-Maßnahmen: Der reguläre Geschäftsbetrieb kann durch die Falschklassifizierung von Mitarbeiter:innen empfindlich gestört werden. 

Sollte eine Aufsichtsbehörde feststellen, dass dein Unternehmen Mitarbeiter:innen falsch klassifiziert, kommen möglicherweise noch umfangreichere Prüfungen und Audits auf dich zu. Darunter können die Produktivität und letztlich auch die Performance deines Unternehmens insgesamt leiden.

Rufschädigung

Eine der häufigsten Folgen von Falschklassifizierungen ist der Verstoß gegen die arbeitsrechtlichen Vorschriften im FLSA. Zum Beispiel, wenn du nicht den vorgeschriebenen Mindestlohn oder die festgelegten Überstundenzuschläge zahlst. Das stellt ein hohes rechtliches Risiko für dich als Arbeitgeber dar, da du mit Untersuchungen und Maßnahmen zur Durchsetzung der Vorschriften rechnen musst.

Zudem können falschklassifizierte Mitarbeiter:innen nicht gezahlte Gehälter und Überstundenzuschläge einklagen. Neben hohen Verfahrenskosten musst du eventuell auch empfindliche Entschädigungssummen zahlen. Außerdem kommt es im Falle einer Falschklassifizierung häufig zu Sammelklagen, was die finanzielle Belastung noch erhöht und deinen Ruf weiter schädigt.

Die Falschklassifizierung von Mitarbeiter:innen kann auch Kosten nach sich ziehen, an die man zunächst nicht denkt. Auftragnehmer:innen, die irgendwann feststellen, das sie eigentlich als Mitarbeiter:innen gelten müssten, ändern möglicherweise ihre Haltung zu deinem Unternehmen. Unter Umständen hören sie ganz auf, für dich zu arbeiten, und warnen andere vor dir.

Die Strafen für Scheinselbstständigkeit sind in jedem Land unterschiedlich, folgen aber meistens demselben Prinzip. Meist muss das verantwortliche Unternehmen eine Geldbuße zahlen, Steuern und Arbeitgeberbeiträge nachträglich abführen und die betroffenen Personen für unrechtmäßig entstandene Kosten entschädigen.

Ermittle mit unserem kostenlosen Tool zur Beurteilung des Scheinselbstständigkeitsrisikos, wie hoch das Risiko in deinem Unternehmen ist.

Wie verhindere ich als Arbeitgeber die Falschklassifizierung von Mitarbeiter:innen? 

Wer festangestellte Mitarbeiter:innen beschäftigt oder mit Auftragnehmer:innen zusammenarbeitet, muss sich mit der Gesetzeslage in deren Wohnsitzland vertraut machen. So gibt es in den USA (Formular 1099) beispielsweise andere Regeln zur Scheinselbstständigkeit als im Vereinigten Königreich (IR35).

Natürlich ist jeder Fall etwas anders, aber die folgenden Empfehlungen haben allgemeine Gültigkeit:

• Lass dich von lokalen Rechtsexpert:innen beraten.

• Nutze die Angebote lokaler Behörden wie Fragebögen oder Selbsttests.

• Gehe die Verträge mit deinen selbstständigen Auftragnehmer:innen noch einmal sorgfältig durch.

• Schule deine leitenden Mitarbeiter:innen zur Thematik der Scheinselbstständigkeit und weise sie an, bei der Beauftragung von Auftragnehmer:innen immer auf der sicheren Seite zu sein.

• Wenn du eine:n Auftragnehmer:in tatsächlich falsch eingestuft hast, wandle den Vertrag in einen regulären Arbeitsvertrag um.

Auch ein Employer of Record (EOR) kann dir dabei helfen, die Falschklassifizierung von Mitarbeiter:innen zu vermeiden. Dieser Drittanbieter übernimmt die rechtliche Verantwortung für die Einstellung von Arbeitskräften im Auftrag eines Unternehmens.

Damit dein Unternehmen stets alle nationalen, bundesrechtlichen und lokalen Vorschriften einhält, informiert sich der EOR regelmäßig über Änderungen bei den Arbeitsgesetzen. Das gilt natürlich nicht nur in den USA, sondern auch für arbeitsrechtliche Vorschriften in anderen Ländern, falls du ein internationales Team beschäftigst. Aufgabe des EOR ist es zudem, deine Beschäftigten laut den lokalen Arbeitsgesetzen richtig zu klassifizieren.

So hast du absolute Gewissheit, dass dein Unternehmen alle arbeitsrechtlichen Vorschriften befolgt und dass es nicht zu Scheinselbstständigkeit kommt. Ein weiterer Vorteil der Auslagerung von Personalangelegenheiten ist, dass du dich voll auf deine Kernaufgaben konzentrieren kannst.

Worauf kommt es nun bei der Auswahl eines Partners an? Wichtig ist, dass der EOR dafür bekannt ist, stets alle geltenden lokalen Arbeitsgesetze einzuhalten. Dafür muss er die Arbeitsgesetze in den Ländern kennen, in denen du Arbeitskräfte beschäftigst. Nur so kann er Rechtskonformität gewährleisten.

Wie werden ausstehende Vergütungsansprüche bei einer Falschklassifizierung berechnet?

Bei der Berechnung entstandener Vergütungsansprüche aufgrund einer Scheinselbstständigkeit gibt es keine pauschalen Lösungen. Denn was in einem Land funktioniert, ist in einem anderen möglicherweise genau der falsche Weg. Ungeachtet des betroffenen Landes müssen jedoch in den meisten Fällen Arbeitgeberleistungen und Sozialversicherungsbeiträge nachgezahlt werden.

Stellst du fest, dass du Mitarbeiter:innen falsch eingestuft hast, kannst du den Vergütungsanspruch anhand der folgenden Faktoren abschätzen:

• Seit wann besteht die Falschklassifizierung?

• Wie viel hast du dem:der Mitarbeiter:in tatsächlich bezahlt?

• Wie viel würden Mitarbeiter:innen in Vollzeit in einer vergleichbaren Position in deinem Unternehmen verdienen?

• Welche Arbeitgeberleistungen würdest du Mitarbeiter:innen in einer vergleichbaren Position normalerweise anbieten?

• Welche Steuern und/oder Sozialabgaben hättest du für die Person als Mitarbeiter:in bezahlen müssen?

• Wie viele Steuern/Sozialabgaben hätte die Person als Mitarbeiter:in bezahlen müssen?

• Wie hoch sind die üblichen Bußgelder für Falschklassifizierungen/Scheinselbstständigkeit?

Darüber hinaus solltest du auch berücksichtigen, ob dir die Falschklassifizierung selbst aufgefallen ist. Falls ja, kannst du hohe Strafen und Bußgelder möglicherweise noch abwenden. Stellt dagegen eine Behörde die Scheinselbstständigkeit fest oder reicht die betroffene Person eine Beschwerde ein, musst du unter Umständen die höchstmögliche Strafe zahlen.

Was tun, wenn du Mitarbeiter:innen falsch eingestuft hast?

Falls du feststellst, dass du Mitarbeiter:innen falsch eingestuft hast, solltest du auf keinen Fall einfach das Verrtagsverhältnis beenden und hoffen, dass es schon irgendwie gutgehen wird. Du bist nämlich auch nach dem Ende einer Geschäftsbeziehung noch für alle Vergütungsfragen sowie Arbeitgeberleistungen, Steuern und andere Dinge verantwortlich.

Du kannst die Falschklassifizierung von Mitarbeiter:innen nur wiedergutmachen, indem du alle offenen Beträge nachzahlst – sowohl an sie als auch an den Fiskus. In anderen Worten: Du musst alle Steuernachzahlungen, Sozialabgaben, Rentenbeiträge und Geldbußen bezahlen, die sich aus deinem Versäumnis ergeben.

Angesichts dieser Perspektive scheint die einfachste Lösung zu sein, die Geschäftsbeziehung mit den betroffenen Personen zu beenden und zu hoffen, dass sich das Problem von selbst löst. Doch das kann gehörig nach hinten losgehen. Bei Vorsatz fallen die Strafen nämlich erheblich höher aus.

Berühmte Gerichtsurteile zur Falschklassifizierung von Mitarbeiter:innen

Es gibt einige Gerichtsurteile, die als Warnung für Unternehmen dienen sollten, sich vor der Falschklassifizierung von Auftragnehmer:innen zu hüten.

• Dynamex Operations W. gegen den Obersten Gerichtshof (USA):: Bei diesem Verfahren in Kalifornien urteilte das Gericht, dass die Beweislast für das Nichtvorliegen eines Arbeitsverhältnisses beim Unternehmen liegt. Es wurde zudem erstmals der ABC-Test beschrieben, der dazu dient festzustellen, ob eine Person hinreichend unabhängig vom Unternehmen ist, um als selbstständige:r Auftragnehmer:in zu gelten.

• Uber BV und andere (Rechtsmittelführer) gegen Aslam und andere (Rechtsmittelgegner): Uber verlor dieses Verfahren im Vereinigten Königreich. Das Gericht urteilte, dass die Fahrer:innen Arbeitnehmer:innen und keine selbstständigen Auftragnehmer:innen sind. Das britische Arbeitsrecht sieht drei Arten von Beschäftigungsverhältnissen vor, in denen Mitarbeiter:innen, Arbeitnehmer:innen und selbstständigen Auftragnehmer:innen jeweils eigene Rechte zukommen.

• Van Dusen et al gegen Swift Transportation: Dieses Verfahren dauerte über neun Jahre und endete damit, dass die US-Spedition Knight-Swift über 100 Mio. US-Dollar Schadenersatz an gut 20.000 Betroffene leisten musste, die fälschlicherweise als Solo-Selbstständige eingestuft worden waren. Bevor du das Thema Mitarbeiterklassifizierung also auf die leichte Schulter nimmst, solltest du dir vor Augen führen, was jahrzehntelange Gerichtsverfahren und neunstellige Entschädigungssummen für dein Unternehmen bedeuten.

Auch wenn diese Urteile aus anderen Ländern stammen, sollten sie jedem Unternehmen eine Warnung sein. Die Gesetzeslage ändert sich fortlaufend. Und wer gegen geltendes Recht verstößt, kann nicht einfach so weitermachen, als wäre nichts gewesen.

Überblick über Steuern und Formulare für selbstständige Auftragnehmer:innen

In den USA gab es zuletzt einige Änderungen an den Formularen und Meldepflichten für selbstständige Auftragnehmer:innen. Hier findest du einige Formulare, die jedes US-Unternehmen kennen sollte:

• Formular W-9: In diesem Formular werden Daten von Auftragnehmer:innen wie Name und Steueridentifikationsnummer (TIN) erfasst.

• Formular W8-BEN: Dieses Formular dient der Erfassung nicht ansässiger ausländischer Personen zu Steuerzwecken.

• Formular 1096: Dieses Formular bildet das Deckblatt für Auftragnehmer:innenformulare, die auf dem Postweg an die US-Steuerbehörde IRS übermittelt werden. Bei der digitalen Übermittlung ist Formular 1096 nicht notwendig.

• Formular 1099: Früher mussten die Auftraggeber US-amerikanischer Auftragnehmer:innen das Formular 1099-MISC einreichen. Es wurde aber mittlerweile durch Formular 1099-NEC ersetzt. NEC steht für „Vergütung von Nicht-Mitarbeiter:innen“ (non-employee compensation). Das Formular erfasst Zahlungen an Personen, die nicht bei dem Unternehmen angestellt sind.

Jedes Land hat eigene Anforderung an die Klassifizierung von Auftragnehmer:innen und eigene Steuerformulare. Hol dir am besten Unterstützung von einem lokalen Steuerbüro in den Ländern, in denen deine Auftragnehmer:innen tätig sind. So stellst du sicher, dass du deinen Steuerpflichten nachkommst.

Wie kompliziert ist die Verwaltung von internationalen Auftragnehmer:innen?

Auch wenn du die Rechtslage in deinem Land gut kennst, benötigst du in anderen Ländern wahrscheinlich Unterstützung von lokalen Expert:innen im Arbeitsrecht. Das sind die Gründe dafür:

• Die Gesetzeslage unterscheidet sich von Land zu Land.

• Gesetze ändern sich mit der Zeit.

• Gesetze sind mitunter Auslegungssache.

• Der Charakter von Beschäftigungsverhältnissen kann sich mit der Zeit ändern.

Die Arbeit mit internationalen Auftragnehmer:innen ist kompliziert. So musst du unter Umständen Zahlungen in der Landeswährung über ein zugelassenes Geldinstitut überweisen. Das ist zum Beispiel in Mexiko der Fall.

Auch welche Steuerformulare einzureichen sind, hängt von der jeweiligen Klassifizierung ab. So müssen etwa Unternehmen in den USA Zahlungen an Auftragnehmer:innen in Formular 1099-NEC und für Mitarbeiter:innen in Formular W-2 erfassen.

Abgesehen von Falschklassifizierungen werden unter Umständen auch versäumte Mitteilungspflichten mit Bußgeldern belegt. Die Strafen beginnen in den USA bei 50 US-Dollar je Formular und steigen mit zunehmender Dauer und Schwere des Verstoßes.

Noch komplizierter wird es für dich, wenn du keine attraktive Vergütung anbietest, weil du dich nicht mit den wirtschaftlichen Bedingungen eines Landes auskennst. Ohne dieses Wissen ist es kaum möglich, alle Vorschriften einzuhalten und die besten Talente anzuziehen.

Angesichts der vielen Faktoren, die die Verwaltung internationaler Auftragnehmer:innen zu einer echten Herausforderung machen, solltest du dir am besten Unterstützung durch Expert:innen holen.

Wie stellt man die Rechtskonformität in internationalen Teams sicher?

Es gibt zwei Möglichkeiten, deine Rechtskonformität zu gewährleisten.

Niederlassungen und Partnernetzwerke vor Ort

Sofern dein Unternehmen genug Zeit und Geld hat, kannst du in jedem Land eine lokale Niederlassung mit eigener Personalabteilung aufbauen. Du kannst so überall eigene HR-Expert:innen einstellen, die sich mit den lokalen Arbeitsgesetzen auskennen, und du kannst ganz legal eigene Mitarbeiter:innen einstellen und bezahlen. Darüber hinaus solltest du lokale Anwält:innen, Steuerbüros und Lohnbuchhalter:innen mit ins Boot holen.

Diese Vorgehensweise ist aber nur für Großkonzerne zu empfehlen. Sofern du keinen aggressiven Expansionskurs in einem bestimmten Land verfolgst, ist es nicht sinnvoll, Tausende Euro zu investieren und mehrere Monate (oder länger) zu warten, um eine eigene Niederlassung zu gründen.

Zusammenarbeit mit einem Employer of Record (EOR)

Die meisten Firmen, die in anderen Ländern auf Personalsuche gehen, arbeiten mit einem Employer of Record (EOR) zusammen. Ein EOR stellt in deinem Auftrag Mitarbeiter:innen im Ausland ein und kümmert sich um die Gehaltsabrechnung, Benefits, Sozialabgaben, Steuern und andere juristische Belange.

Vermeide Scheinselbstständigkeit mit Remote

Als einer der EOR, die das meiste Vertrauen in der Branche genießen, bietet dir Remote die nötige Sicherheit und Kompetenz, um dein internationales Team aufzubauen und zu vergrößern. Wir bieten unsere Leistungen nur für Länder an, in denen wir eigene Niederlassungen haben. Du hast also in jedem Land lokale Ansprechpartner:innen. Das ist etwas, das kein anderer EOR bieten kann. Da diese lokalen Niederlassungen 100%ige Remote-Tochterunternehmen sind, können wir dir auch transparente Preise ohne versteckte Gebühren zusichern.

Auch wenn Scheinselbstständigkeit im In- und Ausland ein wichtiges Thema ist, sollte es dich nicht davon abhalten, in die Vergrößerung deines Teams zu investieren. Registriere dich jetzt bei Remote und erhalte Unterstützung von unseren Expert:innen, sei es bei der Verwaltung von Auftragnehmer:innen, beim Onboarding von Mitarbeiter:innen oder deiner gesamten globalen Personalverwaltung.

Mit unserer Checkliste für Auftragnehmer:innen vermeidest du Fehlklassifizierungen

Gehe diese Checkliste durch, um zu ermitteln, ob du eine Person, die für dich arbeitet, als Mitarbeiter:in oder Auftragnehmer:in klassifizieren musst.

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