Taxes et conformité 7 min

Les implications fiscales de travailler à distance depuis un autre État

Rédigé par Preston Wickersham
5 février 2024
Preston Wickersham

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Les employés à distance peuvent travailler partout dans le monde. Mais comme pour tout avantage, cette liberté ne va pas sans certaines responsabilités.

Même si les règles fiscales des collaborateurs à distance ne sont guère plus compliquées que celles des personnes sédentaires, la plupart des ressources documentaires sur la fiscalité s'adressent aux personnes travaillant dans des environnements traditionnels. Les personnes travaillant chez elles (ou qui sont « nomades ») n'ont pas toujours accès aux informations dont elles ont besoin en matière d’impôt télétravail. Si vous travaillez à distance ou avez des employés qui télétravaillent, ce guide peut vous aider à être conforme, peu importe où vous êtes basé.

Télétravail et impôts aux États-Unis

Les collaborateurs basés aux États-Unis sont généralement soumis à deux types de taxes : au niveau de leur État et au niveau fédéral. Au niveau fédéral, les collaborateurs américains paient des taxes en fonction du lieu où ils sont physiquement, et non là où se trouve leur employeur.

Les taxes d'État sont plus complexes. Une personne qui vit et travaille à distance à Washington, par exemple, peut travailler pour une entreprise basée en Californie sans avoir à payer de taxes à l'État de Californie. Cependant, les collaborateurs à distance qui voyagent vers d'autres États et travaillent depuis ces États, pourront avoir à remplir une déclaration fiscale de non-résident. Les collaborateurs à distance ne doivent pas remplir une déclaration fiscale de non-résident, sauf s'ils se rendent physiquement dans un autre État et travaillent lorsqu'ils sont dans cet État. Dans certains cas, un accord de réciprocité peut exempter les collaborateurs du paiement de taxes dans différents États.

Tous les États ne prélèvent pas un impôt sur le revenu. En 2020, les employés sont exonérés d'impôts d'État en Alaska, en Floride, dans le Nevada, dans le New Hampshire, dans le Dakota du Sud, au Tennessee, au Texas, à Washington et dans le Wyoming. La constitution de l'État du Texas interdit purement et simplement à son gouvernement de créer un impôt d'État sur le revenu. Les collaborateurs à distance de ces États et qui ne travaillent pas dans d'autres États doivent uniquement émettre une déclaration fiscale fédérale.

Les collaborateurs du New Hampshire et du Tennessee peuvent être soumis à des impôts d'État sur les investissements et autres revenus, mais ces États ne prélèvent pas d'impôts d'État sur les salaires. Contrairement aux employés à temps plein et à temps partiel, les travailleurs indépendants et les freelances du New Hampshire peuvent être soumis à des impôts d'État sur leurs revenus de télétravail dans certaines situations.

Pour les collaborateurs à distance aux États-Unis, le lieu de résidence reste le critère déterminant pour les impôts. Les employeurs qui embauchent en dehors de leur État d'origine doivent prélever les cotisations de taxes en fonction de l'État de résidence de chaque employé.

Télétravail et impôts en dehors des États-Unis

Chaque pays dispose de son propre code des impôts. L'idée même de vouloir résumer les codes des impôts dans le monde en quelques paragraphes reviendrait à essayer de compter des grains de sable sur une plage. Pour l'instant, nous nous contenterons de décrire les obligations fiscales des collaborateurs à distance qui vivent en dehors des États-Unis, mais travaillent pour des entreprises basées aux États-Unis.

Les États-Unis ne prélèvent pas d'impôts aux les citoyens non américains vivant à l'extérieur du pays qui travaillent pour des entreprises basées aux États-Unis. Si vous êtes citoyen des États-Unis travaillant à distance depuis un autre pays, vous devrez peut-être remplir certains formulaires, mais dans la plupart des cas, vous ne devez payer des impôts que dans le pays où vous vivez et travaillez. En revanche, certains citoyens américains percevant de hauts revenus (plus de 100 000 $ par an) peuvent avoir à payer des impôts même s'ils travaillent à l'étranger. Dans tous les cas, les citoyens américains travaillant à l'étranger doivent remplir des déclarations de revenus, même s'ils ne sont pas imposables.

Les entreprises américaines ne sont pas autorisées à embaucher directement des collaborateurs dans d'autres pays. Pour qu'une entreprise américaine puisse embaucher une personne vivant à l'étranger, elle doit entamer des démarches compliquées pour ouvrir sa propre entité juridique locale (ce qui peut prendre des mois et coûter des milliers de dollars), ou employer le collaborateur en utilisant un Employer of Record ou EOR, comme Remote.

Sans EOR, la majorité des entreprises américaines considèrent leurs employés internationaux comme des freelances. Ceci peut causer une foule de problèmes pour les collaborateurs et les entreprises en cas de non-respect des règles d’imposition salarié à l’étranger par exemple. Les personnes agissant en tant que freelance ne peuvent généralement pas être liées aux restrictions afférentes aux heures de travail, aux moyens de paiement, aux tarifs facturés et aux clauses d'exclusivité. Les collaborateurs qui ne répondent pas à la définition du statut de freelance peuvent être considérés comme des employés selon certaines juridictions locales.

Ce type de requalification de contrat peut entraîner de lourdes sanctions pour les entreprises fautives, aux États-Unis ou ailleurs. Les deux parties doivent signer un document qui décrit clairement la nature de la relation et l'évaluer de manière régulière pour s'assurer qu'elle n'a pas changé.

Les personnes résidant en dehors des États-Unis et qui ont le statut de travailleur indépendant doivent provisionner le montant de leurs impôts. En général, dans le cas d'un freelance, les employeurs ne prélèvent pas les cotisations et ne procèdent pas à leurs versements auprès des autorités locales. Les taux d'imposition des freelances varient d'un pays à l'autre. Ces derniers doivent donc étudier les directives locales pour connaître les taux d'imposition et les éventuels abattements.

Comment payer moins d'impôts grâce au télétravail ?

Les collaborateurs internationaux, aux États-Unis ou ailleurs, ont la possibilité de limiter leur niveau d'imposition. Voici quelques suggestions :

  • Renseignez-vous sur votre statut : freelance ou employé ? Ne considérez pas votre relation comme étant acquise. Votre statut doit être défini par écrit. Consultez le droit local pour savoir ce qui distingue un freelance d'un employé et demandez à votre employeur de confirmer votre statut. Un employeur qui découvrirait que le statut d'un collaborateur est erroné doit agir au plus vite et remédier à cette situation.

  • Familiarisez-vous avec le code des impôts local. Pays, États, régions et villes ont tous des lois et des critères différents en matière d'impôt sur le revenu. Avant de changer de région et de déclarer vos revenus, consultez le droit local. Souvent, pour simplifier le processus et payer moins d'impôts, les employés consultent un conseiller fiscal afin d'éviter de naviguer en eaux troubles. Les employeurs collaborant avec des employés et des freelances internationaux ont généralement besoin des services d’une PEO ou d’un EOR pour être conformes.

  • Demandez à votre employeur de vous embaucher via un EOR. Les personnes travaillant en dehors des États-Unis au titre de freelance ou d'employé ne disposent pas toujours de l'assistance nécessaire. En confiant le service de paie, les avantages sociaux, les taxes et la conformité à un EOR comme Remote, les entreprises peuvent s'assurer de la conformité de leurs activités au regard du droit du travail et du droit fiscal locaux, et offrir une expérience de qualité à leurs équipes internationales.

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Il ne s'agit pas que de l'aspect financier

Les taxes ne sont qu'une donnée dans l'équation complexe que constitue le marché du travail et de l'embauche internationale. Les collaborateurs sont aussi confrontés aux questions de visas, de choc culturel et de barrières linguistiques. Les entreprises, quant à elles, doivent faire face à des problèmes de paie, d'avantages sociaux et de conformité.

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