Taxes et conformité — 11 min

Où les collaborateurs à distance paient-ils leurs impôts ?

Rédigé par Preston Wickersham

5 février 2024

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Le télétravail permet aux employés et aux freelances de travailler à des centaines de kilomètres de leur lieu de résidence ou depuis le confort de leur domicile. Pour les entreprises, cela représente un élargissement du vivier de candidats.

Mais comme tout avantage, cette liberté ne va pas sans certaines responsabilités.

Même si les obligations fiscales des collaborateurs à distance ne sont guère plus compliquées que celles des collaborateurs en présentiel, la plupart des ressources documentaires sur la fiscalité concernent les environnements de travail classiques.

Les personnes travaillant chez elles (ou de manière nomade) n'ont pas toujours accès aux informations adaptées.

Passer à un chapitre clé

Comment fonctionnent les taxes pour les collaborateurs à distance ?
Les différents types de travail à distance
Conséquences fiscales du télétravail depuis un autre État
Bonnes pratiques pour télétravailler depuis un autre État
Vos responsabilités en tant qu'employeur
Il ne s'agit pas que de l'aspect financier

Cet article dédié aux États-Unis vous aide à comprendre les conséquences du télétravail en dehors de l'État de l'entreprise. Vous pourrez ainsi identifier quels collaborateurs sont concernés et quelles sont vos responsabilités en tant qu'employeur.

Regardons cela de plus près.

Comment fonctionnent les taxes pour les collaborateurs à distance ?

Les conséquences fiscales du télétravail peuvent être difficiles à tirer au clair. Avec la popularité grandissante du télétravail, il est important que les collaborateurs à distance et les entreprises comprennent ses implications.

Les taxes dépendent d'une multitude de facteurs, notamment :

Le lieu de résidence du collaborateur
L'emplacement géographique de l'entreprise
Les heures de travail effectuées par le collaborateur dans ces deux endroits

Pour les collaborateurs en télétravail, les conséquences fiscales varient d'un État à l'autre. Comme le souligne le responsable général de l' AICPA, « Chacun des 50 États a sa propre idée sur la question. Il n'existe pas de solution fédérale à l'heure actuelle. Chaque État fonctionne différemment. »

À l'instar des collaborateurs classiques, les collaborateurs à distance qui travaillent depuis le même État que leur employeur doivent généralement payer l'impôt sur le revenu de cet État.

En revanche, contrairement aux collaborateurs en présentiel qui n'ont d'obligations fiscales que dans un seul État, les collaborateurs à distance qui décident de travailler ailleurs doivent parfois payer leurs taxes dans plusieurs États ou pays.

Certains collaborateurs à distance décident de s'installer dans un État où le taux d'impositionest plus intéressant, comme l'Alaska, dans l'espoir de faire des économies… et découvrent, souvent trop tard, qu'ils doivent payer deux fois leurs impôts.

Les différents types de travail à distance

Si le travail à domicile en est la forme la plus populaire, il en existe d'autres.

Télétravail

Un collaborateur en télétravail travaille de chez lui, ou depuis tout autre endroit, au lieu de se rendre dans l'entreprise. Dans ce cas, l'employeur peut être tenu de retenir les taxes applicables dans l'État de résidence de l'employé et dans l'État de l'entreprise.

Travail temporaire en dehors de l'État

Un employé peut être amené à se déplacer dans un autre État dans le cadre d'un voyage d'affaires ou d'un projet mené sur quelques semaines. Selon la durée de ce déplacement, l'employé devra éventuellement payer ses taxes dans l'État où il travaille actuellement et dans l'État où son employeur est basé.

Si l'on parle souvent de « télétravail » au sens général, n'oubliez pas que le mode de travail de vos collaborateurs à distance peut avoir des conséquences fiscales importantes.

Conséquences fiscales du télétravail depuis un autre État

Les collaborateurs basés aux États-Unis sont généralement soumis à deux types de taxes : au niveau de leur État et au niveau fédéral. Au niveau fédéral, les collaborateurs basés aux États-Unis paient des taxes en fonction du lieu où ils travaillent physiquement, et non là où se trouve leur employeur.

Les taxes propres à chaque État sont plus complexes.

Par exemple, une personne qui vit et télétravaille à Washington peut travailler pour une entreprise basée en Californie sans avoir à payer de taxes à l'État de Californie.

Cependant, les collaborateurs à distance qui se déplacent dans d'autres États et y travaillent pourront avoir à remplir une déclaration fiscale de non-résident de l'État.

Généralement, les collaborateurs à distance ne doivent remplir une déclaration fiscale de non-résident que s'ils se rendent physiquement dans un autre État et travaillent pendant leur séjour.

Dans certains cas, un accord de réciprocité peut protéger les collaborateurs à distance résidant dans un autre État contre la retenue de taxes dans l'État de travail (c'est-à-dire celui où est basée l'entreprise).

Tous les États ne prélèvent pas l'impôt sur le revenu. À l'heure où nous écrivons ces lignes, les États suivants ne collectent aucun impôt sur le revenu :

Alaska
Floride
Nevada
New Hampshire
Dakota du Sud
Tennessee
Texas
Washington
Wyoming

La constitution de l'État du Texas interdit purement et simplement la création d'un impôt d'État sur le revenu. Les collaborateurs à distance basés dans ces États et qui ne travaillent pas dans d'autres États doivent uniquement remplir une déclaration fiscale fédérale.

Les collaborateurs du New Hampshire et du Tennessee peuvent être soumis à des impôts d'État sur les investissements et autres revenus, mais ces États ne prélèvent pas d'impôts sur les salaires. Contrairement aux employés à temps plein ou partiel, les freelances et autres travailleurs indépendants du New Hampshire peuvent, dans certains cas, être soumis à des impôts d'État sur leurs revenus.

Pour les collaborateurs à distance basés aux États-Unis, le lieu de leur présence physique reste le critère déterminant pour les impôts.

Les employeurs qui embauchent des employés en dehors de leur État d'origine doivent retenir les taxes applicables État par État.

Qu'est-ce que le principe de la « commodité de l'employeur » ?

Le principe de la « commodité de l'employeur » (« convenience of the employer » en anglais) est une réglementation fiscale applicable à tous les collaborateurs à distance d'un employeur basé dans un autre État.

Selon cette règle, si un collaborateur travaille dans un État mais télétravaille pour un employeur basé dans un autre État, il est uniquement soumis aux taxes de son État de résidence.

Cependant, certaines conditions déterminent l'application de cette règle.

L'évaluation de la « commodité de l'employeur » est une série de questions visant à déterminer si l'employé travaille à distance pour la commodité de l'employeur ou pour la sienne.

Pour que le test soit positif, l'employeur doit exiger de l'employé qu'il travaille à distance. Ce n'est pas l'employé qui choisit de télétravailler par préférence personnelle.

De plus, l'employé ne doit réaliser aucun travail dans l'État où est basé l'employeur.

Ce principe n'est pas obligatoire dans la totalité du pays. En réalité, seulement certains États l'appliquent, notamment les États suivants :

Connecticut
New York
Nebraska
Pennsylvanie
Delaware
Arkansas
Massachusetts

Taxation des collaborateurs à distance en dehors des États-Unis

Les entreprises peuvent embaucher des collaborateurs à distance basés dans le monde entier. Toutefois, avant d'embaucher un collaborateur étranger à distance, il est important de connaître les implications fiscales.

Chaque pays dispose de son propre code des impôts.

L'idée même de vouloir résumer les codes des impôts dans le monde en quelques paragraphes reviendrait à essayer de compter des grains de sable sur une plage.

Pour l'instant, nous nous contenterons de décrire les obligations fiscales des collaborateurs à distance qui vivent en dehors des États-Unis, mais travaillent pour des entreprises basées dans ce pays.

Les États-Unis ne prélèvent pas d'impôts aux citoyens étrangers vivant à l'extérieur du pays et travaillant pour des entreprises basées aux États-Unis.

Si vous êtes citoyen des États-Unis et que vous travaillez à distance depuis un autre pays, vous devrez parfois remplir certains formulaires spécifiques. Toutefois, dans la plupart des cas, vous ne devrez payer des impôts que dans le pays où vous vivez et travaillez.

En revanche, les citoyens des États-Unis percevant de hauts revenus (plus de 100 000 $ par an) peuvent avoir à payer des impôts aux États-Unis même s'ils travaillent à l'étranger. Dans tous les cas, les citoyens américains travaillant à l'étranger doivent remplir des déclarations de revenus, même s'ils ne sont pas imposables.

Les entreprises américaines ne sont pas autorisées à embaucher directement des employés dans d'autres pays.

Pour qu'une entreprise américaine puisse embaucher une personne vivant à l'étranger, cette entreprise doit soit : réaliser le long et difficile processus d'ouverture de sa propre entité juridique locale (ce qui peut prendre des mois et coûter des milliers de dollars), ou employer son nouveau collaborateur en passant par un Employer of record (EOR) comme Remote.

Sans EOR, la majorité des entreprises américaines choisissent d'attribuer à leurs collaborateurs le statut de freelance. En cas de manque de vigilance, ceci peut causer une foule de problèmes, tant pour les collaborateurs que pour les entreprises.

Les restrictions liées aux heures de travail, aux moyens de paiement, aux tarifs facturés et aux clauses d'exclusivité ne peuvent généralement pas s'appliquer aux personnes travaillant en freelance.

Les collaborateurs qui ne correspondent pas au statut de freelance peuvent être considérés comme des employés selon certaines juridictions locales.

La requalification de contrat d'un freelance en employé peut entraîner d'importantes pénalités pour les entreprises contrevenantes, qu'elles soient basées aux États-Unis ou à l'étranger.

Chacune des parties doit signer un document définissant clairement la nature de leur relation, et évaluer régulièrement la relation pour s'assurer que rien n'a changé.

Les personnes résidant en dehors des États-Unis et ayant le statut de freelance doivent penser à provisionner le montant de leurs impôts. En général, dans le cas d'un freelance, les employeurs ne retiennent aucune taxe et ne procèdent à aucun versement en leur nom auprès des autorités locales.

Les taux d'imposition des freelances varient d'un pays à l'autre. Ces derniers doivent donc étudier les directives locales pour connaître leur taux d'imposition et les conseils en matière de réduction d'impôt.

Bonnes pratiques pour télétravailler depuis un autre État

Basés aux États-Unis ou ailleurs, les collaborateurs internationaux ont la possibilité de limiter leur niveau d'imposition.

Voici quelques suggestions :

Renseignez-vous sur votre statut : freelance ou employé ? Votre relation est clairement établie lorsque votre statut est défini par écrit, et pas avant. Consultez le droit local pour savoir ce qui distingue un freelance d'un employé, et demandez à l'entreprise avec laquelle vous travaillez de confirmer votre statut. Si l'entreprise s'aperçoit qu'elle a attribué un statut incorrect à l'un de ses collaborateurs, elle doit remédier à cette situation au plus vite.
Familiarisez-vous avec le code des impôts local. Pays, États, régions, villes : tous ont des lois et des critères différents en matière d'impôt sur le revenu. Avant de changer de région et de déclarer vos revenus, consultez le droit local. Face à ce terrain glissant, les employés préfèrent souvent faire appel à un conseiller fiscal afin de simplifier le processus et payer moins d'impôts. Les employeurs collaborant avec des employés et des freelances internationaux ont généralement besoin des services d’une PEO ou d’un EOR pour assurer leur conformité.
Demandez à votre employeur de vous embaucher via un EOR. Les freelances ou les employés travaillant en dehors des États-Unis ne disposent pas toujours de l'assistance nécessaire. En confiant le service de paie, les avantages sociaux, les taxes et la conformité à un fournisseur d'EOR comme Remote, les entreprises s'assurent de leur conformité vis-à-vis du droit du travail et du droit fiscal locaux, tout en offrant une expérience optimale à leurs équipes internationales.

Vos responsabilités en tant qu'employeur

En tant qu'employeur, vous devez vérifier que vos collaborateurs à distance respectent le droit fiscal local.

Si votre employé à distance travaille depuis un autre État, il est important de maîtriser les axes suivants de la législation de l'État concerné :

Droit fiscal
Réglementation applicable au jour de paie
Déductions
Rémunération des collaborateurs
Imposition de la paie
Congé maladie rémunéré
Exigences relatives au salaire et aux heures supplémentaires

Nous vous recommandons également de vous familiariser avec le droit fiscal de votre propre État et toute autre réglementation potentiellement applicable à votre entreprise.

Cela peut sembler beaucoup, mais si vous vous acquittez correctement de vos obligations fiscales dès le début, la conformité et les déclarations seront beaucoup plus faciles par la suite.

La façon la plus simple de vous assurer de votre conformité avec la réglementation fiscale applicable à vos collaborateurs à distance est d'utiliser un guide de traitement de la paie multipays.

Remote met à votre disposition un guide complet à télécharger pour vous expliquer comment organiser votre service de paie pour vos collaborateurs à distance, ou comment mettre en place des services adaptés à l'échelle locale et des services de paiement des freelances.

Ces lignes directrices vous aideront à respecter la totalité de vos obligations fiscales en tant qu'employeur, évitant ainsi toute pénalité juridique ou financière.

Obtenez votre check-list pour faciliter vos embauches

Utilisez cette check-list pour vous aider à rester en conformité lorsque vous embauchez des employés à l'étranger.

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Il ne s'agit pas que de l'aspect financier

Les taxes ne sont qu'une donnée dans l'équation complexe que constitue le marché du travail et de l'embauche internationale. Les collaborateurs sont aussi confrontés aux questions de visas, de choc culturel et de barrières linguistiques. Les entreprises, quant à elles, doivent faire face à des problèmes de paie, d'avantages sociaux et de conformité.

Les gens doivent pouvoir travailler avec les meilleures entreprises, quel que soit l'endroit où ils vivent. C'est la raison d'être de Remote : nous aidons les entreprises à embaucher des collaborateurs dans le monde entier en prenant en charge les questions de paie, les avantages sociaux, les taxes et la conformité au niveau local. Consultez notre explorateur de pays pour découvrir tous les endroits où nous aidons des entreprises à recruter les meilleurs talents.