Employé ou freelance, comment éviter la requalification de contrat ? Le guide d'expert

Éviter la requalification de contrat est plus une question d'action que d'intention. Il suffit de traiter un collaborateur comme un employé pour que les autorités réglementaires finissent par le considérer comme tel, même si vous n'avez jamais eu l'intention de créer cette relation.

Bien entendu, votre intention compte. De nombreux pays imposent de lourdes sanctions aux entreprises qui enfreignent intentionnellement la loi. Cependant, pour être en conformité, vous devez donner suite à vos bonnes intentions.

Guide sur la requalification de contrat des employés et des freelances

De plus en plus d'entreprises reconnaissent l'intérêt de recourir à des freelances. N'étant plus limitées aux talents de leur région, il peut être plus facile de faire appel et d'envoyer des paiements à des freelances. Tout le monde y gagne, non ?

Malheureusement, faire appel à des freelances comporte un risque inhérent de requalification de contrat. Alors, comment gérer le risque de requalification de contrat des freelances tout en gérant des collaborateurs internationaux ? Poursuivez votre lecture… Ce guide a été conçu par nos soins pour vous aider à éviter les erreurs dans l'attribution du statut de vos employés. Vous pouvez aussi tester notre calculateur gratuit du risque de requalification de contrat, qui vous permet de déterminer votre niveau de risque et ce que vous pouvez faire pour le gérer.

Qu’est-ce que la requalification de contrat ?

Une requalification de contrat est effectuée lorsqu'il s'avère qu'une entreprise a attribué le mauvais statut à un collaborateur, que ce soit par erreur ou délibérément. Bien que, en cas d'erreur intentionnelle, les amendes et les sanctions soient généralement plus sévères, les entreprises risquent tout de même des sanctions pour les erreurs commises de bonne foi.

Malheureusement, de nombreux employeurs décident délibérément de considérer leurs collaborateurs comme des freelances pour gagner sur les deux tableaux. En effet, l'employeur n'a pas à payer d'impôts ni d'assurances pour ses freelances, et un contrat de prestation de services peut être beaucoup plus souple, ce qui favorise l'entreprise. Il est aussi nettement plus facile de se séparer de freelances. Enfin, les calculs de la paie sont beaucoup plus simples, car les avantages sociaux et les cotisations sociales ne sont pas pris en compte.

Même si vous vous efforcez d'attribuer le bon statut à vos collaborateurs, vous pouvez rencontrer des difficultés. Imaginons par exemple que vous fassiez appel à un freelance pour effectuer un petit travail pour votre entreprise. Cette personne délivre un si bon travail que vous lui confiez d'autres tâches. Au fil du temps, la nature de votre relation peut changer. À moins d'examiner régulièrement les lois encadrant les statuts de freelance et d'employé, le fait que votre ancien freelance est désormais techniquement un employé risque de passer à la trappe.

Attribuer le bon statut n'est pas toujours simple. Les lois locales varient et peuvent évoluer avec le temps. Par exemple, en 2021, les Pays-Bas ont modifié les règles relatives à la requalification de contrat et ont renforcé leur application. Cela signifie que vous avez besoin d'informations de dernière minute pour rester en conformité.

L'attribution du mauvais statut prive non seulement les collaborateurs d'avantages et de protections, mais elle prive également les États et les gouvernements fédéraux de revenus. C'est pourquoi de plus en plus de pays s'attaquent à cette pratique, en particulier dans un contexte d'essor de l'économie du partage. Les gouvernements intensifient l'application de la loi, augmentent les sanctions et renforcent la législation.

Qu'entend-on par l'attribution du statut des employés et des collaborateurs ?

Cela fait référence au statut du collaborateur aux yeux de l'administration locale. Dans la plupart des cas, les collaborateurs sont soit des employés (auquel cas l'entreprise a plus de responsabilités), soit des freelances.

Les pays ont des définitions différentes des employés et des freelances aux fins du droit de l'emploi et de la fiscalité. Lorsqu'une entreprise embauche ou fait appel à un collaborateur, elle doit lui attribuer un statut adapté en utilisant les documents nécessaires et respecter toutes les lois applicables.

Les employés ont droit à plus d'avantages sociaux et de protections que les freelances. Selon le pays, ces avantages peuvent inclure :

• le salaire minimum ;

• la rémunération des heures supplémentaires ;

• les vacances ;

• des congés maladie ou familiaux ;

• la sécurité sociale ou des pensions ;

• des prestations de chômage ;

• une assurance santé privée ;

• des protections quant à la sécurité sur le lieu de travail ;

• une protection en cas de licenciement.

La paie et les déclarations sont également traitées différemment pour les employés et les freelances. Pour les employés, les employeurs sont responsables de la retenue des cotisations salariales (et parfois des cotisations patronales), du paiement des charges sociales et des cotisations aux programmes d'assurance.

Employé ou freelance : qui est quoi ?

Qu'est-ce qui fait qu'un collaborateur est un employé ou un freelance ? Pour répondre à cette question, il faut tenir compte d'un ensemble de facteurs, dont le temps de travail, le lieu d'activité, l'équipement, la structure de rémunération et la liberté d'exercer d'autres emplois.

En général, la distinction entre un employé et un freelance repose sur le niveau de contrôle que l'entreprise exerce sur le collaborateur. Plus l'entreprise exerce un contrôle sur la façon dont le travail est effectué et dont le collaborateur est rémunéré, plus il est probable que ce dernier soit considéré comme un employé.

Chaque pays a ses propres directives. Si l'on prend le cas des États-Unis, par exemple, l'administration fiscale (Internal Revenue Service, IRS) estime que « toute personne qui fournit des services pour vous est votre employé si vous pouvez contrôler ce qui sera fait et comment cela sera fait.

C’est le cas même lorsque vous donnez une certaine liberté d’action à cet employé. Ce qui compte, c'est que vous ayez le droit de contrôler les détails de l'exécution des services. » Veillez à vérifier les directives pour chaque pays dans lequel vous faites appel à des freelances.

Bien que les règles puissent varier d'un pays à l'autre, vous pouvez généralement deviner si un collaborateur n'a pas le bon statut en fonction des réponses aux questions suivantes :

Qui décide du moment où le travail est effectué ?

Les employés travaillent généralement selon un emploi du temps déterminé, l'entreprise désignant les heures et les jours à travailler. De nombreux employés travaillent de 9 h à 17 h, du lundi au vendredi. En revanche, les freelances peuvent travailler quand ils veulent et prendre autant de pauses qu'ils le souhaitent, tant que le produit ou le service est livré dans les délais.

À quel endroit le travail est-il effectué ?

Bien souvent, les employés travaillent dans les bureaux d'une entreprise ou dans d'autres locaux définis, tandis que les freelances peuvent travailler depuis n'importe où. Cependant, même avant la pandémie mondiale, le travail à distance était déjà de plus en plus répandu parmi les employés.

Il est désormais courant que les employés travaillent depuis leur domicile ou un autre lieu de leur choix. En l'occurrence, une personne travaillant dans les bureaux d'une entreprise est plus susceptible d'être un employé, mais un employé travaillant en dehors de ces bureaux n'est pas nécessairement plus susceptible d'être un freelance.

Qui fournit le matériel ?

En règle générale, les employeurs fournissent des ressources aux employés pour qu'ils puissent faire leur travail. Il peut s'agir d'ordinateurs, de téléphones portables, de logiciels ou d'abonnements spécialisés, et d'autres outils nécessaires. En revanche, les freelances utilisent leur propre matériel et des abonnements achetés à leurs frais.

Qui exécute le travail ?

Lorsqu'un employeur embauche un employé, il s'attend à ce que le produit ou le service soit réalisé par l'employé lui-même. Si le travail doit être effectué par le collaborateur, il s'agit d'un employé. En revanche, un freelance peut être en mesure de déléguer le travail selon les besoins.

Comment le collaborateur est-il payé ?

La plupart des employés sont payés régulièrement par le biais d'un système de paie. Dans le cadre du service de paie, les entreprises déduisent les impôts nécessaires et versent les cotisations sociales au nom du collaborateur.

Les freelances, en revanche, sont payés sans retenue d'impôt, souvent sur la base de factures. Quant aux employés, ils n'ont pas à présenter de factures pour obtenir leur rémunération habituelle. À la place, soit ils reçoivent le versement régulier de leur salaire, soit ils pointent au début et à la fin de leur période de travail en utilisant un système horaire.

Quelle est l’importance du travail fourni ?

C'est ici que les choses commencent à se compliquer. Dans bon nombre de pays, si un collaborateur fournit un service vital pour l'entreprise, il s'agit probablement d'un employé. À l'inverse, on fait souvent appel à des freelances pour fournir des services complémentaires, comme un plan de marketing ou la création d'un site web. Cette définition peut toutefois être sujette à interprétation.

Pensez-y comme suit : si l'entreprise crée des sites web pour ses clients et embauche quelqu'un pour créer certains de ces sites, cette personne est probablement un employé. Par contre, si l'entreprise fabrique des ampoules électriques et demande à un créateur de sites web indépendant de créer un site pour l'entreprise, ce collaborateur est probablement un freelance.

Quelle est la durée de la relation professionnelle ?

Le facteur de permanence peut faire la différence entre un employé et un freelance. Dans certains pays, un collaborateur peut être considéré à juste titre comme freelance, pour ensuite devenir un employé si sa collaboration avec l'entreprise se poursuit sur la durée.

Dans les pays où les contrats sont à durée déterminée, les collaborateurs ne peuvent souvent pas signer plusieurs contrats à durée déterminée avec le même employeur. Au lieu de cela, l'employeur doit soit mettre fin à la relation à l'issue du contrat, soit proposer à l'employé un poste à durée indéterminée dans l'entreprise.

Gestion des freelances —

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Requalification de contrat selon la FLSA

La Loi sur les normes équitables du travail (Fair Labor Standards Act, FLSA) est une loi fédérale qui protège les travailleurs des États-Unis en établissant des normes régissant le salaire minimum, la rémunération des heures supplémentaires et autres thématiques liées au travail. Cette protection des employés leur garantit un salaire décent et des conditions de travail sûres. Pour maintenir la légalité et l'éthique de l'environnement de travail et éviter tout problème juridique, vous devez comprendre et respecter les exigences de la FLSA.

Si attribuez le statut de freelances à des collaborateurs qui sont en réalité des employés, ou le statut d'employés non admissibles à la rémunération des heures supplémentaires à des employés en réalité admissibles, vous vous exposez à une requalification de contrat.

En cas d'erreur, les employeurs peuvent faire l'objet de lourdes conséquences décrites dans la FLSA : amendes, pénalités et paiement des arriérés. Le ministère du Travail des États-Unis (DOL) est compétent pour mener des enquêtes et imposer des réglementations de conformité.

Afin de recevoir une rémunération juste et des protections adaptées, il est aussi important que les employés comprennent leurs droits et le statut qui leur incombe conformément à la FLSA.

Idées reçues sur les freelances

Voici quelques idées reçues courantes sur l'exercice d'une activité de freelance.

Certaines personnes pensent que le formulaire 1099 (aux États-Unis) suffit à créer leur statut de freelance. Si votre client vous désigne comme freelance auprès de la fiscalité fédérale, vous recevrez un formulaire de déclaration fiscale 1099. Cela ne signifie toutefois pas que votre activité indépendante a été correctement déclarée auprès des autorités fiscales fédérales.

Certains employés pensent être freelances car ils travaillent à distance ou bénéficient d'horaires flexibles. Or, travailler en dehors des locaux de l'entreprise ne signifie pas que vous êtes freelance. Les uns comme les autres, freelances et employés peuvent télétravailler, travailler à domicile ou travailler en présentiel.

Certains collaborateurs pensent que la signature d'un contrat de prestation de services suffit à créer un statut de freelance conforme à la FLSA. Or, le nom que votre client ou employeur et vous-même mettez sur la relation d'emploi n'a aucune importance, même s'il apparait sur un contrat signé. Ce qui compte, c'est votre situation actuelle : c'est elle qui définit si vous dépendez de votre employeur pour votre paiement (employé) ou si vous travaillez pour vous-même (freelance).

Certaines personnes pensent qu'un numéro d'identification d'employé et des documents déclarant qu'elles représentent une LLC ou toute autre société suffisent à les faire devenir freelances. Or, être titulaire d'un numéro EIN ou d'un document déclarant que vous exercez votre activité sous le régime de la LLC, de l'entreprise individuelle (« sole proprietorship »), ou de tout autre type d'entreprise, ne fait pas de vous un freelance. Par exemple, si l'entreprise avec laquelle vous travaillez vous demande de créer votre propre entreprise afin de vous confier une mission ou de vous payer au nom de votre entreprise plutôt qu'en nom propre, vous n'êtes tout de même pas freelance car cela crée une situation de dépendance. Si le travail accompli correspond à la définition juridique locale de l'emploi, alors vous êtes employé, quel que soit le mot utilisé pour décrire votre statut sur le papier.

L'attribution du bon statut contribue au maintien d'un environnement de travail juste et égalitaire, qui protège autant les droits des collaborateurs que la sécurité juridique et financière de l'employeur.

Quels sont les risques de l'attribution d'un mauvais statut ?

Si vous considérez qu'un employé a un statut de freelance, alors qu'il ne devrait pas, les risques peuvent être graves. Voici quelques conséquences possibles :

Pénalités et amendes

Si le DOL et l'IRS découvrent que votre entreprise a attribué le mauvais statut à un employé, son contrat de freelance risque d'être requalifié en contrat d'employé et de lourdes amendes ou pénalités pourraient vous être infligées. Si l'erreur concerne de nombreux freelances, ou si elle a persisté sur une durée prolongée, les montants ont tendance à monter en flèche et constituer un fardeau financier très important.

Arriérés de salaire et d'avantages sociaux

En cas d'attribution du mauvais statut à vos collaborateurs, les charges sociales ne sont généralement pas payées (notamment la sécurité sociale, l'assurance santé et l'assurance chômage). Or, votre entreprise s'expose à des conséquences juridiques si elle ne paie pas les avantages sociaux de ses employés, notamment les cotisations de retraite, l'assurance santé et autres avantages. Si ces taxes ne sont pas retenues sur les salaires (et donc pas reversées aux autorités fiscales), l'IRS pourra appliquer des pénalités. Vous pouvez aussi être tenu d'indemniser les collaborateurs pour la perte de salaire ou d'avantages sociaux résultant de l'attribution du mauvais statut.

Problèmes juridiques

Identifier le statut adapté et s'assurer des conditions de travail correspondantes est essentiel pour entretenir la notoriété positive d'un employeur. Les batailles juridiques, la déchéance de votre réputation et un examen public rapproché sont autant d'obstacles à la mise en confiance de vos employés, clients et partenaires. Une publicité négative peut également entacher la renommée de votre entreprise, ce qui vous mettra des bâtons dans les roues au moment de recruter et fidéliser les meilleurs talents.

Par ailleurs, si des employés travaillant sous un statut erroné estiment ne pas bénéficier d'un salaire ou d'avantages justes, vous devrez vous attendre à un taux de rotation élevé et une faible confiance dans la gestion de l'entreprise.

Perturbation des opérations

La requalification de contrat peut entraver la bonne marche des opérations de l'entreprise. Les procédures juridiques, les audits et les efforts de conformité risquent de vous détourner des activités fondamentales de l'entreprise. 

De plus, si une agence de régulation découvre que votre entreprise n'attribue pas le bon statut à ses collaborateurs, elle pourrait approfondir ses enquêtes et ses audits pour passer vos opérations internes au peigne fin. Ces perturbations sont susceptibles d'entraver la productivité et la performance globale de votre entreprise.

Mise en danger de la réputation

Généralement, l'attribution du mauvais statut ne vient pas seule : elle entraine aussi diverses infractions du droit du travail décrit dans la FLSA. Ainsi, les collaborateurs concernés ne bénéficient souvent pas du salaire minimum ou de la rémunération des heures supplémentaires inscrits dans la législation fédérale ou de l'État. C'est pourquoi vous, en tant qu'employeur, vous exposez à d'importants risques juridiques en cas de requalification de contrat. Il peut s'agir, par exemple, d'enquêtes ou de mesures répressives pour non-conformité.

Les collaborateurs concernés peuvent intenter un procès à l'encontre de leur employeur afin d'obtenir une indemnisation des salaires et heures supplémentaires impayés. Ces poursuites judiciaires peuvent être coûteuses et aboutir à des dommages et intérêts conséquents. Les requalifications de contrat font souvent l'objet d'une escalade en recours collectif, ce qui augmente encore les dommages infligés aux finances et à la réputation de l'entreprise.

La requalification de contrat des employés peut également entrainer des coûts cachés. Les collaborateurs qui découvrent qu'ils auraient dû être des employés et non des freelances peuvent ainsi adopter une opinion défavorable de l'entreprise. Certains collaborateurs peuvent même cesser de travailler avec l'entreprise et convaincre d'autres de ne plus y travailler.

Bien que les pénalités pour l'attribution du mauvais statut à un freelance varient d'un pays à l'autre, la plupart suivent la même démarche. Il incombe à l'entreprise en question de payer des amendes, des pénalités et des arriérés d'impôts et d'avantages sociaux, tant à l'employé qu'au gouvernement.

Utilisez notre calculateur gratuit du risque de requalification de contrat pour estimer votre niveau de risque.

En tant qu'employeur, que faire pour éviter la requalification de contrat ? 

Pour éviter la requalification du contrat de vos freelances en employés, renseignez-vous sur les lois locales qui régissent la conformité dans les pays où vivent vos collaborateurs. Les dispositions relatives à la requalification de contrat 1099 aux États-Unis, par exemple, sont différentes des dispositions qui régissent la législation IR35 au Royaume-Uni.

Bien que chaque situation soit unique, vous pouvez suivre quelques bonnes pratiques pour éviter une requalification de contrat.

• Consultez des experts juridiques locaux.

• Profitez des ressources gouvernementales et des services d’autocontrôle.

• Passez en revue vos contrats avec tous vos freelances.

• Formez vos responsables à l'attribution des statuts adaptés et encouragez-les à faire preuve de prudence lorsqu'ils confient du travail à des freelances.

• Faites passer vos freelances au statut d’employés si vous découvrez que vous avez fait une erreur.

Une autre solution pour éviter la requalification de contrat consiste à faire appel à un Employer of record (EOR). Ce tiers assume la responsabilité légale de l'embauche de collaborateurs au nom d'une entreprise cliente.

Les EOR suivent de près l'évolution du droit du travail et des affaires, pour aider les entreprises comme la vôtre à rester conforme à la législation locale, fédérale et de l'État. Si votre entreprise est constituée d'équipes internationales, l'EOR assure votre conformité aux réglementations étrangères en matière de travail et d'affaires. Une partie de son travail consiste à veiller à ce que vos collaborateurs bénéficient du statut adapté et à ce que vous respectiez le droit local de l'emploi, afin de réduire le risque de requalification de contrat.

En d'autres termes, avec un EOR, vous avez l'esprit tranquille car vous savez que votre entreprise est conforme au droit de l'emploi et que vous n'êtes pas exposé au risque de requalification de contrat. De plus, déléguer les responsabilités liées à l'embauche vous permet de vous concentrer sur les activités fondamentales de votre entreprise.

Au moment de choisir votre partenaire, ne négligez pas l'importance d'un EOR reconnu pour suivre toutes les réglementations locales applicables en termes de travail et d'affaires. Pour garantir votre conformité, l'EOR doit connaitre le droit du travail et des affaires des pays où vous souhaitez embaucher.

Comment calculer l'indemnité pour requalification de contrat ?

Il n'est pas facile de calculer l'indemnité pour requalification de contrat d'un collaborateur. Ce qui fonctionne dans un pays peut ne pas fonctionner dans un autre. Pourtant, indépendamment du pays, vous devez généralement vous préparer à rembourser aux employés les avantages et les cotisations sociales auxquels ils auraient eu droit s'ils avaient eu le bon statut.

En cas de nécessité de requalification de contrat d'un employé, vous pouvez estimer le montant dû en tenant compte de quelques facteurs :

• Depuis combien de temps l'employé a-t-il le mauvais statut ?

• Quel est le montant des sommes perçues par l'employé ?

• Quel serait le salaire d'une personne occupant un poste à temps plein dans votre entreprise et exerçant des fonctions similaires ?

• Quels avantages sociaux offririez-vous normalement à un employé ayant cette ancienneté ?

• Combien auriez-vous payé d'impôts au nom de l'employé ?

• Combien d'impôts l'employé aurait-il dû payer ?

• Quelles sont les directives du gouvernement en matière de pénalités de requalification de contrat ?

En plus de ces questions, vous devez également prendre en compte le fait d'avoir identifié vous-même ou non la requalification de contrat. Si vous avez repéré l'erreur par vous-même, vous pouvez éviter les pénalités et les amendes les plus sévères. En revanche, si c'est le gouvernement qui a découvert le problème ou si l'employé a déposé une plainte, vous risquez de devoir payer le montant maximal.

Comment remédier à l'attribution d'un mauvais statut ?

Si vous découvrez que vous avez fait l'erreur de considérer un employé comme un freelance, ne mettez pas simplement fin à la relation en vous attendant à ce que le problème disparaisse par la même occasion. Vous êtes toujours responsable de l'indemnisation de votre collaborateur (et potentiellement du gouvernement) au titre des taxes, des avantages sociaux et autres avantages.

Vous ne pouvez corriger cette erreur qu'en remboursant intégralement l'employé et le gouvernement. Cela signifie que vous devez payer les arriérés d'impôts, les cotisations sociales, les cotisations aux régimes de retraite et les amendes qui peuvent être associés à cette erreur.

Vous serez peut-être tenté de mettre fin au contrat de votre collaborateur en espérant que le problème se règle tout seul, mais cette stratégie peut avoir de graves conséquences. Les gouvernements sont beaucoup plus sévères à l'égard des entreprises qui ont délibérément enfreint la législation sur le statut des employés et des freelances.

Affaires célèbres en matière de requalification de contrat

Plusieurs poursuites judiciaires devraient faire réfléchir les entreprises avant de risquer la requalification du contrat de leurs collaborateurs.

• Dynamex Operations W. contre la Cour supérieure des États-Unis : dans cette affaire se déroulant en Californie, il a été demandé à l’entreprise de prouver que le collaborateur n’était pas un employé. Cette affaire a aussi mis en évidence le test « ABC », qui détermine si le collaborateur est suffisamment indépendant de l’entreprise pour être considéré comme un freelance.

• Uber BV et autres (appelants) contre Aslam et autres (intimés) : Uber a perdu ce procès au Royaume-Uni. Il a été déterminé que ses chauffeurs sont en fait des « collaborateurs » ( « workers ») et non des freelances. Au Royaume-Uni, il existe une hiérarchie à trois niveaux dans les relations de travail, selon laquelle les employés, les collaborateurs et les freelances ont chacun des droits spécifiques.

• Van Dusen et al contre Swift Transportation : lors de cette affaire, qui a duré plus de neuf ans, Knight-Swift Transportation a finalement versé plus de 100 millions de dollars de dommages et intérêts à quelque 20 000 collaborateurs qui avaient été considérés à tort comme propriétaires exploitants. Avant de traiter les risques de requalification de contrat à la légère, les entreprises doivent être conscientes du préjudice financier résultant d’un procès de dix ans et d’un règlement de centaines de millions de dollars.

Même si ces poursuites judiciaires se sont déroulées dans un pays ou un État différent, les employeurs doivent tenir compte de leurs avertissements. Les lois peuvent changer rapidement, et les employeurs jugés en infraction ne peuvent pas continuer à fonctionner en dehors du cadre légal une fois que les règles ont changé.

Vue d'ensemble des taxes et formulaires relatifs aux freelances

Aux États-Unis, il y a eu récemment des changements dans les formulaires à remplir concernant les impôts des freelances. Vous trouverez ci-dessous certains des formulaires que les entreprises doivent connaitre.

• Formulaire W-9 : ce formulaire permet de recueillir des informations sur le freelance, notamment son nom et son numéro d'identification fiscale (TIN).

• Formulaire W8-BEN : ce formulaire sert à déterminer le statut d'étranger des personnes non résidentes aux fins de l'impôt.

• Formulaire 1096 : ce formulaire sert de page de garde pour les formulaires relatifs aux freelances qui sont physiquement envoyés à l'IRS. Vous n'avez pas besoin de remplir le formulaire 1096 lorsque vous faites votre déclaration par voie numérique.

• Formulaire 1099 : auparavant, les clients de freelances basés aux États-Unis devaient remplir le formulaire 1099-MISC. Désormais, ces entreprises remplissent le formulaire 1099-NEC. Abréviation de « non-employee compensation (NEC) » (rémunération des non-employés), le formulaire 1099-NEC fait état des paiements effectués à des personnes qui ne sont pas employées par l'entreprise.

Chaque pays a ses propres exigences en matière de statut des freelances et de formulaires fiscaux. Veillez à consulter un expert juridique local dans les pays où opèrent vos freelances afin de vous assurer que vous remplissez correctement toutes les déclarations fiscales.

Quelles sont les complexités de la gestion des freelances à l'échelle mondiale ?

Même si vous maitrisez bien les lois et les statuts de votre propre pays, il peut être difficile de gérer les risques dans plusieurs pays sans l'aide d'experts locaux en matière de travail. Vous devez prendre en compte la manière dont :

• les lois varient d'un pays à l'autre ;

• les lois changent au fil du temps ;

• les lois peuvent être sujettes à interprétation ;

• la nature de votre relation avec un collaborateur peut changer au fil du temps.

Lorsque vous travaillez avec des freelances internationaux, la situation se complexifie. Il se peut, par exemple, que vous soyez tenu d'effectuer des paiements dans une monnaie locale auprès d'une banque agréée, comme c'est le cas pour les employés au Mexique.

Le dépôt des déclarations fiscales appropriées dépend également d'un statut précis. Aux États-Unis, les entreprises déclarent les paiements des freelances au moyen du formulaire 1099-NEC, tandis que les employés à temps plein remplissent le formulaire W-2.

Outre les diverses pénalités pour requalification de contrat, vous risquez également des pénalités pour non-renseignement de formulaires. Aux États-Unis, les pénalités commencent à 50 dollars par formulaire et augmentent avec le temps et selon la gravité de l'infraction.

La situation devient encore plus complexe si vous avez du mal à concevoir un système de rémunération attrayant en raison d'un manque de connaissance de l'économie locale. Faute de certaines connaissances, votre entreprise aura du mal à rester conforme et à devenir suffisamment compétitive pour attirer les meilleurs talents locaux.

Face à ces nombreux facteurs qui compliquent la gestion des freelances à l'échelle mondiale, il peut être judicieux de demander l'aide d'un expert.

Quel est le meilleur moyen de gérer la conformité d'une équipe distribuée dans le monde entier ?

Deux options principales s'offrent à vous pour gérer la conformité de vos freelances et employés à l'échelle mondiale.

Investir dans une entité locale et développer un réseau de partenaires locaux

Si votre entreprise dispose de suffisamment de fonds et de temps, vous pouvez établir une entité juridique locale et une présence en matière de ressources humaines dans chacun de vos pays d'activité. Il vous sera alors possible d'embaucher vos propres spécialistes locaux qui maitrisent les statuts des freelances et des employés, sont légalement habilités à employer et payer vos collaborateurs, et connaissent parfaitement toutes les lois et réglementations locales. En outre, vous pourrez créer des partenariats avec des avocats, des sociétés de services de paie et des administrateurs d'avantages sociaux locaux.

Le plus souvent, seules les grandes entreprises envisagent cette option. À moins que vous ne prévoyiez une expansion massive et ciblée sur un seul pays, il n'est peut-être pas judicieux de dépenser des dizaines de milliers de dollars et d'attendre plusieurs mois (voire plus) pour ouvrir votre propre entité à l'étranger.

Travailler avec un EOR

Dans la plupart des cas, les entreprises qui embauchent des employés dans d'autres pays choisissent de travailler avec un Employer of record. Ce dernier emploie des collaborateurs dans d'autres pays en votre nom et s'occupe des services de paie, des avantages sociaux, des taxes et de la conformité pour votre équipe internationale.

Attribuez le bon statut à vos collaborateurs avec Remote

Remote, l'EOR le plus fiable du secteur, vous offre la sécurité et l'expertise dont vous avez besoin pour développer vos équipes internationales. Les services que nous proposons ne concernent que les pays dans lesquels nous possédons nos propres entités juridiques locales. Nous pouvons donc vous garantir une expertise locale où que vous embauchiez, une garantie qu'aucun autre EOR ne peut égaler. Puisque nous détenons nos propres entités, nous sommes aussi en mesure de vous proposer des prix totalement transparents, sans frais cachés.

La requalification de contrat des freelances dans votre pays ou à l’étranger ne doit pas vous empêcher de développer votre entreprise. Inscrivez-vous à Remote dès aujourd'hui et laissez nos experts de l'emploi vous aider à gérer vos freelances et intégrer facilement vos employés, en fournissant à votre entreprise les services RH internationaux dont vous avez besoin.

Utilisez notre liste de contrôle de la conformité des freelances pour éviter les requalifications de contrats.

Utilisez cette liste de contrôle pour déterminer si une nouvelle recrue doit se voir attribuer un statut d'employé ou de freelance.

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