Waarom je asynchroon wilt werken

Besluitvormers blijven het beste internationale talent remote aannemen. Uit ons Remote Workforce Report 2023 blijkt dat 60% van de werkgevers meer gekwalificeerde sollicitanten aantrok sinds ze een verspreid werkmodel hebben ingevoerd. 55% van de besluitvormers wil het liefst de beste persoon voor de baan, ook al woont de werknemer in een ander land.

Een verspreid remote team moet asynchronous werken. Uit ons Remote Workforce Report 2023 blijkt dat 44% van de bedrijven momenteel meer internationaal mensen in dienst neemt, waardoor er meer mensen in verschillende tijdzones werken.

Voor verspreide teams zijn verspreide processen nodig. Wanneer werknemers niet langer op hetzelfde kantoor werken, kunnen ze door verouderde systemen ook niet langer samenwerken. Een verandering van omgeving moet samengaan met een bijbehorende verandering van processen.

Maar hoe zie die verandering eruit? Om de productiviteit en efficiëntie in een remote omgeving te maximaliseren, moet je het verouderde idee van medewerkers die op hetzelfde tijdstip in- en uitklokken heroverwegen. De ouderwetse manier is om dit synchroon te doen, dus op dezelfde plaats en tijd. In de huidige en toekomstige werksituatie gebeurt dit asynchroon: op verschillende plaatsen en tijden.

Bedrijven die internationaal mensen aannemen hebben een hoger personeelsbehoud, hogere productiviteit en kosteneffectievere teams, maar deze voordelen hebben een prijs. Doordat organisaties mensen aannemen op nieuwe locaties, krijgen ze te maken met nieuwe uitdagingen op het gebied van procesbeheer en interne communicatie. Dat is het gevolg wanneer de behoefte aan het onboarden van internationale werknemers in de plaats komt van de structuren die aanwezig zijn om deze werknemers te ondersteunen.

Asynchroon werken is de oplossing. Remote, een bedrijf met meer dan 1000 werknemers in 70 landen, heeft een zeer efficiënte, volledig remote organisatie op basis van async principes. Ons bedrijf is er het levende bewijs van dat asynchroon werken niet alleen mogelijk is, maar ook de voorkeur heeft in een wereld waar teams bestaan uit mensen van over de hele wereld. Hier beschrijven we wat asynchroon werken betekent, hoe je het async procesbeheer structureert en hoe je productiviteit en efficiëntie maximaliseert met een verspreid personeelsbestand.

Wat is asynchroon werken?

Asynchroon (async) werk is werken in een team waarbij de teamleden niet gelijktijdig online hoeven te zijn. Wanneer teams asynchroon werken, kunnen personen hun productiviteit maximaliseren zonder erop te hoeven wachten dat anderen taken hebben voltooid. De sleutel tot asynchroon werken is de ontwikkeling van processen om werknemers autonoom te laten werken en het vertrouwen te geven dat ze daarvoor nodig hebben.

Een gelijkmatige, snelle en wendbare pijplijn produceert exact de juiste hoeveelheid uitvoer voor de vereisten en alle fasen zijn qua efficiëntie en snelheid in evenwicht, zodat er geen tijd of middelen worden verspild. Dit is geïnspireerd op de 3M's-methodologie van het productiesysteem van Toyota: meer informatie hierover vind je hier.

Door async te werken kunnen medewerkers de volgorde waarin taken worden uitgevoerd afstemmen op hun eigen planning. Bij asynchroon werken wordt niet verwacht dat de communicatie onmiddellijk plaatsvindt, wat betekent dat werknemers hun werk beter kunnen afstemmen om de druk op zichzelf en hun collega's te verminderen. Asynchroon werken is gebaseerd op drie principes: vermenigvuldigen, communicatie en actie.

Wat is het verschil tussen asynchroon en synchroon werken?

Bij asynchroon werken wordt de productie gemaximaliseerd omdat het werk wordt losgekoppeld van synchrone communicatie. Bij synchroon werken is voortgang gekoppeld aan communicatie, waardoor teams gedwongen worden hun projecten stil te leggen als een teamlid niet beschikbaar is door andere werktijden of afwezigheid.

• Om asynchroon te werken, hoeven werknemers niet tegelijkertijd online te zijn.

• Asynchroon werken is sterk afhankelijk van documentatie en transparantie.

• Bij synchroon werken worden projecten vertraagd omdat kunstmatige barrières voor de productiviteit worden opgeworpen.

• Synchroon werken is gebruikelijker in kantooromgevingen dan in structuren voor remote werken, maar verloopt ook daar niet optimaal.

• Bij asynchroon werken wordt meer vertrouwd op werknemers en hun vermogen om te presteren.

Vanuit het oogpunt van resultaten biedt asynchroon werken enorme voordelen ten opzichte van synchroon werken. Bedrijven die asynchroon werken omarmen, zijn in staat om veel sneller vooruitgang te boeken dan hun concurrenten. Bovendien is in bedrijven met async werkstromen het moreel van werknemers doorgaans hoger, dankzij het vertrouwen en de verbetering in communicatie- en documentatieprocedures die nodig is voor een async aanpak.

Asynchrone werkstromen beheren

Om asynchrone werkstromen te kunnen beheren, moeten bedrijven opnieuw nadenken over wat het betekent om productiviteit te meten en werknemers te vertrouwen. Daarom is async werken is gebaseerd op drie principes: vermenigvuldigen, communicatie en actie.

Vermenigvuldigen

De mens bestaat in een synchrone wereld, waar we zijn gebonden aan de tijd die seconde voor seconde verstrijkt. De manier waarop we dingen doen (of maken), heeft een enorme impact op het resultaat van onze pijplijn. Het draait allemaal om planning.

Synchrone werkplanning

Bij een typische (synchrone) planning worden werkzaamheden gezamenlijkheid gestart. Op zich is hier niets mis mee. Een systeem werkt echter zo snel als het traagste element. In dit geval heeft elke vertraging impact op de hele pijplijn, aangezien elke fase volledig afhankelijk is van de fase die eraan voorafgaat.

Deze afbeelding stelt een pijplijn voor de ontwikkeling van software via drie terminals voor, gebaseerd op een synchrone planning. Om een functie te implementeren, moeten de taken A, B en C worden voltooid. Vanwege de wijze waarop deze taken zijn gepland en verdeeld, hebben wij een cyclus van negen werkuur per implementatie nodig. Dit is prima voor atomische taken, maar in overige gevallen erg traag omdat we slechts om de zoveel tijd kunnen implementeren.

Asynchrone werkplanning

Bij een asynchrone planning worden taken in zoveel mogelijk kleinere taken opgesplitst en worden zo vaak mogelijk minimaal realiseerbare wijzigingen uitgebracht. Deze techniek is gebaseerd op de hypothese dat je door minder, maar wel vaker te verzenden succes kunt meten en zo snel mogelijk kunt reageren op eventuele negatieve feedback. Het maakt ook een meer fijnmazige controle van de toewijzing van middelen mogelijk, aangezien we meer taken in dezelfde tijd kunnen uitvoeren (vanwege hun kleinere omvang).

In deze voorbeeldweergave hebben we door de taken A, B en C te scheiden in (A1, A2, A3, B1, enzovoort) drie keer zoveel implementaties gerealiseerd als in het vorige voorbeeld (M1). In dit voorbeeld hebben we na negen uur mogelijk hetzelfde aantal functies geïmplementeerd. Maar door onze taken te vermenigvuldigen met async taakverdeling konden we subsets van onze taken uitbrengen om de impact hiervan te valideren om vervolgens de volgende stappen terug te draaien of opnieuw te beoordelen. We hebben de iteratietijd teruggebracht tot een derde van de oorspronkelijke planning.

Dankzij deze methodologie kunnen we taken vermenigvuldigen en combineren om sneller tot resultaten te komen.

Ontvang Remote's recruitmentgids voor inzichten van experts in remote onboarding

Ontdek welke processen je moet inrichten om remote medewerkers te vinden, werven en onboarden (en daarbij compliant te blijven)

Gids downloaden

Communicatie

Goede communicatie is de sleutel tot het succes van elk systeem (mens of machine).

Er zijn allerlei vormen van communicatie: een e-mail, bericht, telefoongesprek, videogesprek of zelfs een koffieafspraak. Elk kanaal heeft een ander effect op productiviteit. De keuze van het juiste kanaal is net zo belangrijk voor de productiepijplijn als elke andere taak die we kunnen uitvoeren.

Wat is synchrone communicatie?

Synchrone communicatie is de manier van communiceren waartoe wij het meest geneigd zijn, omdat het in zekere zin gemakkelijk en comfortabel is.

Voor een gesprek zijn (doorgaans) minstens twee mensen nodig. Een goed gesprek kan verschillende vormen aannemen:

• een vergadering;

• een video-/telefoongesprek;

• een kop koffie drinken;

• kletsen tijdens de lunch;

• iemand een bericht sturen en direct antwoord verwachten.

Dit zijn allemaal prima opties voor dingen die niet op een andere manier kunnen of veel moeilijker zijn om asynchroon te doen. Bijvoorbeeld: een functioneringsgesprek, strategiebespreking, sollicitatiegesprek of één-op-één-gesprek.

De meeste vergaderingen kunnen worden vervangen door goede documentatie of goed geschreven e-mails of berichten. Vergaderingen zijn de duurste tool van je bedrijf, dus gebruik ze goed.

In voorbeeld 3 werken twee developers aan hun eigen taken en moeten ze een set taken (A, B en C) afronden vóór de implementatie:

Dit voorbeeld is ongetwijfeld herkenbaar voor veel mensen. Eerst moeten beide ontwikkelaars hun werk voor een bepaalde tijd onderbreken voor een vergadering over een technische eis en kort daarna moeten ze nog een ander gesprek voeren over wat iemand hierna moet doen.

Dit is zeker niet het beste voorbeeld van synchrone communicatie. Door de onderbrekingen is al het werk vertraagd en is er geen implementatie uitgevoerd. Als we denken aan de efficiëntie van onze pijplijn, is die in dit geval zonder twijfel ongelijkmatig en allesbehalve snel.

Wat is asynchrone communicatie?

Asynchrone communicatie stelt je in staat onafhankelijk te zijn. Hierbij wordt ervoor gezorgd dat een taak en de gevolgen ervan onafhankelijk zijn van degene die de taak heeft gepland of uitgevoerd.

Asynchrone communicatie leidt ertoe (al dan niet afgedwongen) dat enkele lang nagestreefde best practices worden toegepast, zoals:

• goede documentatie;

• geschreven procedures;

• berichten in plaats van telefoongesprekken;

• inachtneming van ononderbroken tijdvakken om te werken.

Voorbeeld 4 met dezelfde twee mensen (als in voorbeeld 3) die een set taken ontwikkelen, maar gebruikmaken van asynchrone communicatie.

In dit voorbeeld vindt de communicatie plaats door middel van berichten en goed geschreven documentatie. Zelfs als het einddoel van de berichtuitwisseling over de periode wordt uitgesmeerd, is de impact op de workflow in dit soort gevallen verwaarloosbaar en is het gevolg vaak dat er meer werk gedaan wordt.

Waarom asynchroon werken een goed idee is

Mensen zijn er niet heel goed in om zonder concentratieverlies van totale focus op taak A naar totale focus op taak B te gaan (zoals getoond in de volgende afbeelding). Je zit bijvoorbeeld geconcentreerd een boek te lezen en wordt dan gestoord. Het zal enige tijd en moeite kosten om weer geconcentreerd te zijn op het boek.

In voorbeeld 5 zien we een diagram op basis van tijd, waarin Tijd en Productiviteit de assen zijn. In dit voorbeeld wordt de tijdlijn van een backend developer weergegeven die twee keer wordt gestoord, eerst door een frontend developer over de payload van een API-verzoek en de tweede keer door een nieuw teamlid over het lokaal opzetten van de database van het project.

De backend developer heeft even de tijd genomen om zich op de huidige taak te concentreren (1) en is er vervolgens in geslaagd een staat van totale focus te bereiken (2). Dit (2) is wat we willen maximaliseren en dit is de staat waarin we het beste uit onze creatieve en krachtige hersenen kunnen halen. Wanneer de developer vervolgens wordt gestoord, besteedt deze enige tijd aan het beantwoorden van de vraag van de frontend developer (3) om zich vervolgens weer op de eigen taak te richten (1). Toen de developer weer geconcentreerd bezig was (2), werd deze opnieuw gestoord (3).

Dit alles komt je waarschijnlijk bekend voor.

De kers op de taart is het concept 'flow' (2). De definitie van Wikipedia (hier vind je meer):

Flow refereert aan een mentale toestand waarin een persoon volledig opgaat in zijn of haar bezigheden. Flow wordt gekenmerkt door op de betreffende acties gerichte energie en activiteit, volledige betrokkenheid daarbij, alsmede het feit dat men de activiteiten succesvol uitvoert. Verder kunnen mensen in de staat van flow boven hun eigen kunnen uitstijgen en sneller leren en nieuwe inzichten verkrijgen.

Totale focus bereiken is al lastig, maar in de flow komen is nog moeilijker. Hoe beter je geconcentreerd blijft, hoe hoger de kans dat je in een flow komt. Als je moeilijk je concentratie kunt behouden, zul je niet in een flow komen.

De kracht van async communicatie is dat ieders tijd en aandacht wordt afgeschermd en tijdverspilling wordt beperkt. Bij async communicatie komen dit soort onderbrekingen veel minder voor. En de totale tijd die je geconcentreerd kunt werken is langer, waardoor de kans veel groter is dat je in een flow komt.

Ga altijd tot actie over bij asynchronous working

Dit is de laatste pijler van async werken. Het gaat niet om de procedure, maar om de houding. Het gaat erom dat je geeft om jezelf als professional en wat je als persoon wilt bereiken.

Er zijn allerlei momenten waarop we bepaald werk nog niet kunnen oppakken, er geen taken zijn gepland, besluitvormers niet online zijn enzovoort. In deze tijden zijn de succesvolste teams de teams die doen, zelfs als ze later meerwerk en aanpassingen moeten doen. Ze verspillen hun tijd niet met wachten.

'Ga altijd tot actie over' is een motto waarop we blijven hameren bij Remote. Dit betekent dat je je gezonde verstand gebruikt en zelf initiatief neemt als je iets moet doen en er niemand is om je te helpen of te vertellen wat je moet doen.

Stel dat er drie taken zijn waarvan er slechts twee perfect zijn beschreven, zodat je moet wachten tot een productmanager beschikbaar is om precies te vertellen wat er moet gebeuren.

In voorbeeld 6 illustreren we dat voorbeeld met developer 1, iemand die tot actie overgaat, en developer 2, iemand die wacht.

Onder het zojuist beschreven motto 'Ga altijd tot actie over' pakt developer 1 iets anders op, ook al is het niet zo belangrijk als de taak waaraan hij hoopte te kunnen werken. Developer 2 besluit echter te wachten tot de PM terug is om instructies te geven.

Dit voorbeeld is anekdotisch en ik zou willen zeggen dat het overdreven is, maar dat is niet zo. Het komt vaak voor.

Als je bij Remote iemand nodig hebt om je te helpen met je volgende taak en je echt niets anders kunt oppakken, dan kun je die tijd beter gebruiken om voor jezelf te zorgen. Je kunt bijvoorbeeld naar de sportschool gaan, de hond uitlaten of naar je favoriete serie kijken (ja, zelfs tijdens werktijd).

Dit impliceert natuurlijk een beetje gezond verstand. Sommige taken zijn erg gevoelig en als je niet zeker weet wat je moet doen, kun je beter iets anders doen. Het is geen kwestie van risico's negeren, het gaat erom de teugels op een gecontroleerde manier in handen te nemen.

Samenvatting

Asynchronous werken biedt het fundament van gedistribueerde bedrijven. Teams met mensen in meerdere tijdzones kunnen het zich niet veroorloven om kostbare tijd te verspillen met wachten op die zeldzame momenten waarop werktijden gelijklopen. Overstappen op async werken is niet alleen verstandig, maar voor bedrijven met remote medewerkers is het een must.

Async werken is niet alleen bedoeld voor remote teams. Waarom zouden medewerkers die een kantoor delen onnodige belemmeringen voor zichzelf opwerpen? Wanneer iedereen asynchroon werkt, kan iedereen op maximale efficiëntie presteren, ongeacht waar of wanneer ze hun taken uitvoeren.

Met async werken kunnen goed presterende teams meer gedaan krijgen met minder onderbrekingen, hoge efficiëntie en hogere betrouwbaarheid, op basis van de belangrijkste concepten die we hier hebben behandeld:

• Er moet vaker async dan synchroon worden gewerkt omdat hierbij middelen beter worden beheerd, de verspilling minder is en de productiviteit hoger is.

• Door taken te vermenigvuldigen en de werkingssfeer te beperken, kun je sneller leveren, je hypotheses sneller testen en met meer vertrouwen succes boeken

• Communicatie moet over het algemeen async zijn en slechts af en toe synchroon zijn met de taken die je moet doen. Door deze regel te hanteren, kunnen medewerkers zich langer op hun taken concentreren en zich richten op best practices, zoals documentatie en het schrijven van goede procedures.

• Door altijd tot actie over te gaan (binnen redelijke grenzen), kan het hele team sneller werken en minder tijd verspillen, en kan de verantwoordelijkheid toenemen.

Heb je een andere mening of gedachten over asynchronous working? Dan hoor ik graag van je. Je vindt me op Twitter.

Start hiring with Remote, the new standard in global HR

Create an account with G2's top-ranked multi-country payroll software and start onboarding your first employees in minutes.

Aan de slagBoek een demo