Werkvergunningen en visums in Japan: een gids voor werkgevers

Het kan voor werkgevers ontmoedigend lijken om op de hoogte te blijven van de ingewikkelde regelgeving voor werkvergunningen en visums in Japan. Volgens de Japanse wetgeving moeten werkgevers de juiste werkvergunning regelen voordat ze een niet-ingezetene kunnen aannemen om betaald werk te doen in Japan. 

Dit kan ingewikkeld en tijdrovend zijn, dus bedrijven moeten zich op tijd bewust zijn van hun juridische verplichtingen. Niet voldoen aan de immigratiewetgeving in Japan kan leiden tot boetes, straffen of juridische geschillen voor de werkgever.

Daarom is het handig om een deskundige partner aan je zijde te hebben die de werkvergunningsaanvragen en visums regelt voor je internationale werknemers. Met een global HR-service zoals Remote kun je snel en compliant werknemers in Japan aannemen of naar Japan overplaatsen.

In deze gids leggen we de basis uit over werkvergunningen en visums in Japan, gaan we in op de verschillende stappen die je moet volgen om een werkvergunning te regelen en bespreken we hoe je gebruik kunt maken van een EOR om de procedure soepel en naadloos te laten verlopen.

Waarom is naleving van de immigratiewetgeving in Japan belangrijk?

Het is vaak illegaal om te werken op een toeristenvisum, vooral in Japan. De overheid handhaaft deze wetgeving steeds strenger, voornamelijk omdat remote werken bij digital nomadssteeds populairder wordt. Als je remote werkt in Japan, heb je mogelijk aanvullende documenten nodig. Denk hierbij aan papierwerk om te bewijzen dat je in het land mag werken. 

Als werkgevers niet voldoen aan de wetgeving voor vergunningen en arbeidsactiviteiten, kunnen ze te maken krijgen met zware boetes of zelfs een gevangenisstraf, afhankelijk van de toepasselijke wetgeving.

Werkgevers moeten dus voorzichtig te werk gaan en zorgen dat ze altijd aan de immigratiewet- en regelgeving in Japan voldoen.

Wie heeft een werkvergunning in Japan nodig?

Japanse staatsburgers hebben standaard het recht om in Japan te werken (ook als ze momenteel in het buitenland wonen), net als de volgende groepen:

• Permanent ingezetenen

• Langdurige ingezetenen

• Partners of kinderen van Japanse staatsburgers

• Partners of kinderen van Japanse permanent ingezetenen

Als je teamleden niet onder een van bovenstaande groepen vallen, moeten ze een geldige werkvergunning hebben.

Remote zet zich in om de werkvergunningsprocedure voor werknemers die naar Japan willen verhuizen zo duidelijk en snel mogelijk te maken. Via ons online platform kunnen we al het papierwerk elektronisch beheren en veilig delen met HR-teams of derde partijen, indien nodig. We doen uitgebreid onderzoek naar de rechten en kwalificaties van werknemers, waarbij we snel toestemming regelen als ze voldoen aan de criteria van de lokale regelgeving.

Download de gids over Remote Relocation

Ontdek hoe je met Remote je global HR kunt regelen en hoe je met onze professionele immigratie- en overplaatsingsdiensten werknemers op een compliant en zorgeloze manier kunt overplaatsen.

Downloaden

Hebben niet-ingezetenen een werkvisum of -vergunning nodig in Japan?

Iedereen uit het buitenland die in Japan wil gaan werken, moet voldoen aan de immigratiewet- en regelgeving. De meest gangbare manier voor buitenlandse staatsburgers is om een op punten gebaseerd visum te verkrijgen of een visum voor hun sector aan te vragen.

In beide gevallen moet je werkgever in Japan gevestigd zijn en je aanvraag voor een werkvergunning sponsoren en ondersteunen. Dit kan een uitdaging zijn als het de eerste keer is dat je de Japanse markt betreedt.

Wat zijn de benodigde vereisten voor een werkvisum in Japan?

Als je Japan wilt binnenkomen met een niet-toeristisch doel, heb je een Certificate of Eligibility (CoE) van het Japanse ministerie van Justitie nodig om een werkvisum te krijgen. Dit certificaat is het bewijs dat een persoon juridisch gezien in Japan mag verblijven op basis van werk, gezinsomstandigheden of een andere legitieme reden. 

Je hebt dit document nodig als je je visum aanvraagt, dus zorg dat je dit regelt voordat je de procedure start. De aanvraagprocedure is afhankelijk van het type vergunning dat je nodig hebt. 

Om een CoE te krijgen moet je namens de werknemer een aanvraag indienen bij de Immigration Services Agency (ISA).

Als je de CoE hebt ontvangen, moet je deze naar je werknemer sturen. Die kan vervolgens de aanvraagprocedure voor het werkvisum starten.

Welke typen visums voor de lange termijn zijn er in Japan?

Een aantal typen visums voor de lange termijn in Japan bieden standaard de mogelijk voor een langer verblijf:

Elk type visum heeft eigen specifieke criteria waaraan moet worden voldaan op basis van relevante factoren, zoals de functie, ervaring en achtergrond van je werknemer.

• Werkvisum: Dit type visum voor de lange termijn is voor iedereen die het land binnenkomt voor een baan en normaal gesproken een arbeidsvergunning nodig heeft. Er moet aan bepaalde criteria worden voldaan, afhankelijk van het type baan. 

• Algemeen visum: Dit visum is bedoeld voor een middellang tot lang verblijf (langer dan 90 dagen) en moet meestal gesponsord worden of een duidelijk doel hebben, zoals een studie, training of culturele activiteit.

• Visum voor hoogopgeleide professionals: Dit type visum is voor werknemers met vaardigheden en kwalificaties waar veel vraag naar is. Het is vijf jaar geldig. Houd er rekening mee dat de toelatingsvereisten voor dit visum afhankelijk zijn van verschillende factoren, zoals salaris, ervaring en de nationaliteit van je teamlid. 

• Gespecialiseerd visum: Dit type visum is bedoeld voor een zeer specifiek verblijf voor de lange termijn. Het is alleen geldig voor bepaalde activiteiten, zoals onderzoek of een buitenlands studieprogramma. Je hebt, voordat je met dit visum in het land kunt verblijven, ook aanvullend papierwerk nodig van relevante organisaties in je veld of sector om de aanvraag goedgekeurd te krijgen.

• Visums voor start-ups: Dit is een aantrekkelijk type visum, voornamelijk voor mensen die hun eigen bedrijf willen opstarten in Japan. Je krijgt hiermee uitgebreide toegang tot sectoren, in plaats van slechts één sector zoals bepaald in andere typen visums. Met dit visum kom je in aanmerking voor subsidies, assetgaranties en andere mogelijkheden, terwijl je in Japan verblijft.

• Visum voor overplaatsing binnen een bedrijf: Dit visum is voor werknemers die internationaal worden overgeplaatst naar de Japanse tak van je bedrijf. Dit type visum is perfect als je een bestaande werknemer wilt overplaatsen.

Op de website van het ministerie van Buitenlandse Zaken vind je een volledige lijst met geldige werkvisums.

Een werkvisum voor Japan aanvragen

Als je de CoE hebt verkregen en hebt vastgesteld welk type visum het beste past, kan je teamlid beginnen met de aanvraagprocedure.

Je werknemer moet zich eerst aanmelden bij de Japanse ambassade of het Japanse consulaat in het huidige verblijfsland. De aanvraag moet de volgende documenten bevatten:

• De CoE

• Een volledig ingevuld aanvraagformulier

• Een paspoort en fotokopieën

• Paspoortfoto's

• Het arbeidscontract (en andere ondersteunende documenten)

• Relevante kwalificatiecertificaten

Er kan ook aan je teamlid worden gevraagd om aanvullende documenten in te dienen, afhankelijk van de functie.

Heeft Japan een visum voor digital nomads?

In april 2024 heeft Japan een digital nomad-visum geïntroduceerd voor remote werknemers die minimaal tien miljoen yen per jaar verdienen. Met dit visum kunnen in aanmerking komende personen maximaal zes maanden remote werken in Japan. Vervolgens moeten ze zes maanden wachten voordat ze dit visum opnieuw kunnen aanvragen. Het is een interessante optie voor professionals die Japan willen ontdekken tijdens hun remote werkzaamheden.

Bekijk de website van de Immigration Services Agency voor meer informatie.

Wat is de procedure voor het sponsoren van een werkvisum voor werknemers in Japan?

Je hebt een sponsor nodig om in Japan te kunnen werken. Vaak is dat je werkgever. Je sponsor moet namens jou een aanvraag voor een CoE indienen (zoals hierboven uitgelegd) bij het lokale immigratiekantoor. Het kan helaas wel drie maanden duren voordat dit certificaat wordt goedgekeurd, waarna het vervolgens drie maanden geldig is.

Het bedrijf dat je sponsort moet verschillende dingen hebben klaarstaan voordat ze de aanvraag indienen:

1. Garantiebrieven

2. Uitnodigingen die specifiek zijn uitgegeven voor mogelijke werknemers

3. Een lijst van in aanmerking komende personen die worden overwogen, met belangrijke details over hun bedrijfswerkzaamheden in Japan

4. Een planning met de specifieke datums waarop de persoon in Japan verblijft

De benodigde documenten kunnen verschillen op basis van welk type visum je wilt aanvragen. Als alle benodigde documenten zijn verzameld, kan de sponsor een formele aanvraag indienen bij een immigratiekantoor of ambassade in het buitenland.

Bespaar jezelf de moeite om al het administratieve werk te regelen en laat Remote de sponsor zijn van het werkvisum voor je werknemer. Met de overplaatsservice van Remote verloopt de aanvraagprocedure van een werknemersvisum via een sponsor naadloos.

Waarom zou je een employer of record (EOR) gebruiken om personeel aan te nemen in Japan?

Zelfs als werknemers toestemming krijgen om in Japan te werken, moet je bedrijf ze daar compliant kunnen aannemen en betalen. Je moet dus ofwel je eigen juridische entiteit oprichten in het land, ofwel gebruikmaken van een EOR om teamleden namens jou aan te nemen.

Bespaar tijd en moeite en vertrouw op een betrouwbare EOR om het zware werk voor je uit te voeren. Ontdek meer over hoe je makkelijk internationale werknemers aanneemt met een EOR.

Je weg vinden in visum en werkvergunningen in Japan

Het is niet makkelijk om alla regels rondom werkvergunningen uit te zoeken en compliant te blijven met de immigratiewetgeving in Japan als je werknemers aanneemt. En, zoals je ziet, komt er veel administratief werk bij kijken. En dan hebben we het nog niet over de compliancerisico's en het risico op permanente vestiging die je in de problemen kunnen brengen.

Remote kan je bijstaan bij het regelen van de onboarding, belastingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en payroll voor je team in Japan, maar we kunnen je ook ondersteunen bij het overplaatsingsproces van werknemers. Onze uitgebreide overplaatsingsservice omvat het volgende:

• Visumbegeleiding en sponsoring

• Begeleiding bij lokale immigratie en belastingen

• Hulp bij overplaatsing en vestiging

• Voortdurende naleving van arbeidswetgeving en belastingregelgeving

Download Remote's Gids over overplaatsing voor inzicht in hoe je je teamleden succesvol kunt overplaatsen. Of plan een gesprek met ons team en begin vandaag nog met de procedures.

Internationale werknemers aannemen, betalen en overplaatsen

Maak een account aan bij de door G2 als beste beoordeelde payroll software voor meerdere landen en begin binnen enkele minuten met de onboarding van je eerste werknemers.

Aan de slagBoek een demo