직원 해고 체크리스트: 조직이 밟아야 할 해고 절차

직원 해고는 민감한 절차입니다. 모든 관련  법률을 준수하는 것부터 감정적인 요소를 관리하는 것까지, 다각적인 어려움을 관리해야 하며 때로는 혼란스러울 수 있습니다.

직원 해고 체크리스트는 조직과 인사 담당팀에게 든든한 출발점이 될 수 있습니다. 체크리스트를 만들어 두면 직원의 감정을 헤아리며 명료한 절차에 따라 해고를 체계적으로 처리하는 동시에 조직을 보호하는 데 도움이 됩니다.

Remote의 체크리스트에서는 퇴사 절차만을 다루고 있다는 점에 유의하시길 바랍니다. 본 체크리스트에 나온 단계 외에도 해고 결정과 관련해 모든 법적 요건(성과 개선 계획, 보충 교육을 비롯해 해당 직원의 근무 지역에서 의무화된 기타 절차)이 충족되었는지 확인해야 합니다.

직원에게 통지

직원을 해고하기로 결정한 후 가장 먼저 해야 할 일은 공식적인 면담을 통해 직원에게 이 사실을 직접 통지하는 것입니다. 이와 같은 통지는 면담(직접 대면 또는 직원이 원격 근무자인 경우 화상 통화)을 통해 진행되어야 합니다. 

직원이 당황하지 않고 다음 단계를 준비할 수 있도록 ‌공식 통지서를 보내기 전에 이 절차를 수행합니다.

해고 공식 통지

직원에게 대면으로 해고 사실을 알린 후에, 서면으로 작성된 해고 통지서를 보냅니다. 이를 통해 공식적으로 해고를 통보하는 것입니다. 상황을 명확히 설명하고 모호한 부분이 없도록 합니다. 다음과 같은 필수 정보를 모두 포함하세요.

마지막 근무일

해고 예고 기간 및 해고 수당(해당하는 경우)

유급 휴가 미사용 수당

직원이 장비나 기타 주변기기를 반납해야 하는지 여부

최종 급여명세서 계산

직원의 최종 급여명세서가 올바로 계산되었는지 재확인합니다(해고 예고 기간 반영).

지불해야 하는 금액은 국가 또는 미국 주별로 상이할 수 있습니다. 예를 들어, 미국의 일부 주에서는 법적으로 발생했지만 사용되지 않은 휴가에 대한 수당을 직원에게 지급해야 하는 반면 다른 주에서는 회사 정책을 따릅니다. 일부 국가에서는 특정 조건을 충족하면 해고 수당을 반드시 지불해야 하지만 그렇지 않은 국가도 있습니다. 최종 급여명세서 계산 시 고용주의 책임과 법적 의무가 무엇인지 Remote가 명확히 설명해 드릴 수 있습니다.

복리후생 정보 제공

해고가 직원의 복리후생에 어떤 영향을 미칠지에 대해 직접 또는 이메일을 통해 설명합니다. 예를 들어, 고용 계약에 지분 인센티브가 포함된 직원의 경우 퇴직 후 해당 주식이 어떻게 처리될지 직접 설명하거나 관련 안내를 제공할 수 있는 곳을 소개해 줍니다.

일부 복리후생(예: 연금 또는 생명보험)의 경우, 해당 복리후생 제공사가 정보를 제공할 책임이 있습니다. 해당 직원이 Remote와 같은 기록상 고용주(EOR)를 통해 채용된 경우 EOR에서 이를 처리합니다.

퇴사 인터뷰 실시

퇴사 인터뷰는 조직에 대한 피드백을 수집해 현재 직원과 앞으로 고용될 직원을 위해 사내 프로세스를 개선할 기회입니다. 이 인터뷰는 퇴사하는 직원이 직접 질문할 수 있는 기회이기도 하기 때문에, 고용주는 이에 철저히 대비하고 침착함을 유지해야 합니다.

필요하다면 해고 배경을 설명하기 위해 직원의 이전 인사 평가 기록을 참고합니다. 해고가 직원의 불법 행위나 부정적인 행위(예: 절도, 괴롭힘, 근무 태만, 차별)로 인한 것이 아니라면, 추천서를 써주겠다고 제안할 수도 있습니다.

회사 자산 반환 절차 지원

대부분의 고용 계약에는 회사의 실물 자산(노트북, 휴대전화, 기타 하드웨어)을 반환해야 한다고 규정되어 있습니다. 직원에게 이러한 자산을 지급했다면 해고 예고 기간이 끝난 후에 반환이 이뤄질 수 있도록 준비하세요.

원격으로 근무하던 직원의 장비를 반환받으려면 포장 및 배송 방법에 대한 명확한 지침을 제공하세요. 배송비를 환급할 수 있도록 직원에게 배송 송장을 요청합니다.

별도의 규정이 없는 한, 재택근무 지원금과 같은 복리후생을 통해 구입한 장비의 경우 직원이 반환할 필요가 없다는 점에 유의하세요. 사무용 의자, 책상, 문구류 등이 여기에 포함됩니다.

모든 액세스 권한 삭제

직원의 마지막 근무일이 끝나면 IT 팀에서 사내 시스템, 이메일에 대한 액세스 권한을 삭제하도록 하세요. 해당하는 경우, 회사 건물 출입 권한도 박탈해야 합니다. 직원이 퇴사한 후에도 사내 시스템 계정 로그인이 차단되지 않을 경우‌ 이 직원은 여전히 회사 네트워크에 액세스할 수 있으며 이로 인해 심각한 보안 위험이 야기될 수 있습니다. 

해고가 원만하게 이루어지지 않은 경우 특히 그렇습니다. 불만을 품은 직원이 회사 파일에 액세스할 수 있으면 민감한 데이터나 기밀 정보를 삭제, 도용 또는 공개하여 중대한 피해를 야기할 수 있습니다.

다른 직원들에게 알리기

혼란을 방지하고 투명성을 기하기 위해 나머지 직원들에게 해당 직원의 퇴사에 대해 알려야 합니다. 이성적인 자세를 견지하고, 직원이 퇴사하는 구체적인 이유는 밝히지 마세요. 해당 직원의 마지막 근무일이 지나고 액세스 권한이 철회된 후에 해고에 대해 공지하는 것이 좋습니다.

해당 직원과 직접 일했던 사람들에게는 앞으로 업무와 관련해 누구에게 연락해야 하는지 안내하고 업무 처리 지침도 전달합니다. 해당 직원이 담당하고 있던 고객 및 기타 이해관계자가 있다면 이들에게도 퇴사를 알려야 합니다.

문서화 및 기록 보관

향후 필요한 일이 있을 때(예: 세금 서류 필요) 연락할 수 있는 채널을 유지하고, 직원의 근무 및 계약 해지와 관련된 모든 HR 문서가 올바르게 업데이트 및 보관되도록 합니다. 

Remote HR 관리를 이용하면 이 단계가 훨씬 간편해집니다. 시스템에서 직원의 상태를 업데이트하고, 계약 해지 세부 정보를 문서화하고, 퇴사와 관련된 모든 소통이나 서류를 안전하게 보관할 수 있습니다. 또한 근태 관리, 경비, 급여 및 (EOR 사용자의 경우) 복리후생 관리와 같이 Remote의 다른 HR 기능과 완벽하게 통합되어 있어 전체 해고 프로세스와 관련된 행정적인 업무를 빠르고 원활하게 처리할 수 있습니다.

또한, 모든 관련 문서가 보안이 유지되는 단일 공간에 보관되므로 언제든 간편하게 액세스할 수 있습니다. Remote는 모든 관련 데이터 보호법을 준수합니다.