Expertenleitfaden zur Bezahlung selbstständiger Auftragnehmer:innen

Viele Unternehmen holen sich Unterstützung von selbstständigen Auftragnehmer:innen, wenn sie für ein Projekt kurzfristig Verstärkung brauchen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Sie können sich genau das Fachwissen holen, das sie brauchen, ganz ohne die langfristigen Verpflichtungen und hohen Kosten einer Festanstellung.

Über die Bezahlung machen sich die meisten keine Gedanken – einfach auf die Rechnung warten, bezahlen und fertig. Oder? Häufig ist das nicht ganz so einfach. Von einem Zahlungssystem, das für beide Parteien funktioniert, über die Rechnungsverwaltung bis hin zu Steuern gibt es viele Aspekte, die beeinflussen, ob du deine Freelancer:innen rechtskonform und pünktlich bezahlst.

Trotzdem muss das alles nicht in Chaos münden. Eine Prise Planung, ein zuverlässiges System und eine Portion Technologie sind die Grundzutaten für einfache, schnelle Abläufe.

In diesem Beitrag sehen wir uns an, mit welchen Arten von Freelancer:innen du zusammenarbeiten und wie du sie effizient bezahlen kannst. Du erfährst auch, wie eine zuverlässige Contractor-Management-Lösung wie Remote alle Prozesse vereinfachen und beschleunigen kann, von der Beauftragung bis zur Bezahlung. 

Was genau sind selbstständige Auftragnehmer:innen bzw. Freelancer:innen?

Selbstständige Auftragnehmer:innen erledigen konkrete Aufgaben für dich verrichten, werden jedoch nicht von dir angestellt. 

Es sind Selbstständige, Freelancer:innen, Freiberufler:innen, externe Berater:innen usw. All das bezeichnet selbstständig tätige Personen, die ihre Arbeitsstunden selbst festlegen, ihre Steuern selbst abführen und gleichzeitig für mehrere Kunden arbeiten können. Sie arbeiten erbringen Dienstleistungen im Rahmen eines fortlaufenden Vertrags oder auf Projektbasis.

Da sie von niemandem Weisungen entgegennehmen müssen, können sie selbst entscheiden, wo, wann, wie lange und für wen sie an welchen Projekten arbeiten. Es bedeutet aber auch, dass sie meist keinen Anspruch auf Benefits haben und nicht den gleichen gesetzlichen Schutz wie Angestellte genießen, zum Beispiel Krankenversicherung, Altersvorsorge und Arbeitslosengeld.

Wie unterscheiden sich Auftragnehmer:innen von Angestellten?

Auftragnehmer:innen sind selbstständige Kleinunternehmer:innen oder Freelancer:innen und erbringen für einen begrenzten Zeitraum Leistungen für dein Unternehmen. Angestellte stehen in einem festen Beschäftigungsverhältnis mit deinem Unternehmen und arbeiten in der Regel für niemanden sonst.

Allerdings ist die Abgrenzung in der Praxis nicht immer so klar und kann auch länderspezifisch unterschiedlich sein. Die Kriterien zur Unterscheidung zwischen Freelancer:innen und Angestellten sind für gewöhnlich im lokalen Arbeitsrecht verankert. Und sie sind fließend – es kann leicht passieren, dass stillschweigende Angestelltenverhältnisse entstehen, wenn Auftragnehmer:innen nur lange genug für dich arbeiten. Auch, wie du deine Auftragnehmer:innen bezahlst, kann Einfluss auf die Einstufung der Arbeitsbeziehung haben. Fast überall ist maßgeblich, wie viel Kontrolle eine Person über ihre Arbeit hat: Wenn der Kunde – statt sich einzig auf das Ergebnis zu konzentrieren – bestimmen kann, wie, wann und wo seine Auftragnehmer:innen arbeiten, weist das auf ein De-facto-Angestelltenverhältnis hin.

Das bedeutet Scheinselbstständigkeit und kann ernsthafte rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben, selbst wenn dein Unternehmen als Auftraggeber einfach nur einen Fehler gemacht hat. Wäge daher immer sorgfältig ab, ob es im Einzelfall nicht sinnvoller sein könnte, jemanden direkt fest einzustellen.

Verwaltung von Auftragnehmer:innen —

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Internationale Auftragnehmer:innen oder Mitarbeiter:innen – Vor- und Nachteile

Was sind die Vor- und Nachteile von selbstständigen internationalen Auftragnehmer:innen im Vergleich zur Festanstellung von Mitarbeiter:innen? Remotes Leitfaden zu den Vor- und Nachteilen gibt Aufschluss.

Welche Arten von selbstständigen Auftragnehmer:innen gibt es?

Die Zusammenarbeit mit selbstständigen Auftragnehmer:innen kann verschiedene Formen annehmen:

Auftragnehmer:innen bzw. Freelancer:innen arbeiten im In- oder Ausland für dein Unternehmen, sind aber nicht bei dir angestellt. Die Geschäftsbeziehung wird durch einen Vertrag geregelt, der die Pflichten und Rechte für beide Seiten und den Arbeitsumfang festlegt.

Unterauftragnehmer:innen stehen in einem Vertragsverhältnis mit einer Dienstleistungsgesellschaft, die zwischen dir und die Auftragnehmer:innen zwischengeschaltet ist und sich um alle Belange der Rechtskonformität kümmert, einschließlich Payroll, Benefits, Steuern und Abzüge. Dein Unternehmen bezahlt eine regelmäßige Gebühr für die Verwaltung der Auftragnehmer:innen.

Zeitarbeitskräfte sind fest bei einer Personalagentur angestellt und werden für unterschiedliche Aufträge eingesetzt. Sie werden in der Regel auch in Leerzeiten bezahlt, wenn sie gerade für keinen Auftraggeber tätig sind. Die Agentur sorgt für eine hohe Arbeitsqualität, verlangt aber auch einen beträchtlichen Aufschlag auf jede abrechenbare Stunde oder jedes Festpreisprojekt.

Du solltest die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Arten von Auftragnehmerverhältnissen sorgfältig abwägen, um die beste Lösung für dein Unternehmen zu finden.

Wie ist die beste Vergütungsstruktur für selbstständige Auftragnehmer:innen?

Vergütungsrichtlinien für selbstständige Auftragnehmer:innen bzw. Freelancer:innen können ihre Tücken haben. Je nach Land kann sie nämlich die Art des Beschäftigungsverhältnisses bestimmen.

Es gibt unterschiedliche Ansätze, darunter:

Honorarbasis

Du vereinbarst im Voraus einen festen Betrag für eine definierte Leistung und hältst beides in einem Vertrag fest. Bei Festpreisprojekten müssen wichtige Bedingungen wie Projektmeilensteine, Fortschrittsberichte und Sanktionen für verspätete Lieferungen klar im Vertrag definiert werden. Vergiss auch niemals, eine Klausel zum geistigen Eigentum in den Vertrag aufzunehmen.

Retainer

Ein Retainer ist ein regelmäßig gezahltes Grundhonorar. Ein gängiges Modell ist die monatliche Bezahlung eines Festbetrags, der zu Beginn jedes neuen Geschäftsjahres von beiden Parteien nachverhandelt werden kann. Der Vertrag sollte unbedingt definieren, welche Leistungen und/oder wie viele Arbeitsstunden der Retainer abdeckt. Diese Art der Bezahlung ist sehr praktisch, wenn du mehrere Aufgaben oder Arbeiten hast, die regelmäßig zu erledigen sind.

Aber überleg dir gut, wie du verfahren willst, wenn du einmal nicht genügend Auftragsvolumen hast, um die bezahlten Stunden abzudecken. Informiere dich außerdem darüber, ob es im Wohnsitzland deiner Auftragnehmer:innen zulässig ist, Arbeitsstunden in die nächste Abrechnungsperiode zu übertragen.

Time and Material (T&M)

T&M-Projekte eignen sich für Aufträge, die sehr gut auf Aufgabenebene zu verwalten sind. Die Auftragnehmer:innen übermitteln ihre Rechnung gemeinsam mit einer Zeiterfassung und Belegen über die entstandenen Kosten.

Wenn du ziemlich genau abschätzen kannst, wie viel Zeit und Aufwand für einen Auftrag anfallen, ist das wahrscheinlich die beste Abrechnungsmethode. In den kreativen Branchen können T&M-Projekte aber auch kostspielig werden, da oft nicht vorhersehbar ist, wie lange es dauert, bis das gewünschte Ergebnis erreicht ist.

Wie bezahle ich meine selbstständigen Auftragnehmer:innen?

Wie wir alle wollen auch Freelancer:innen für ihre Arbeit angemessen bezahlt werden. Dafür stehen dir mehrere Möglichkeiten offen, von der traditionellen Banküberweisung über gängige Bezahlplattformen wie PayPal bis hin zu digitalen Wallets.

Oder du entscheidest dich für einen globalen Personaldienstleister wie Remote, der die Bezahlung von selbstständigen Auftragnehmer:innen schnell, einfach und vor allem rechtskonform für dich übernimmt.

Verschiedene Methoden zur Bezahlung von Auftragnehmer:innen

Nachfolgend findest du einen Überblick über gängige Methoden zur Bezahlung von Auftragnehmer:innen.

Überweisungen

Internationale Banküberweisungen gehören zu den teuersten Formen der Bezahlung von Auftragnehmer:innen im Ausland: ungünstige Wechselkurse, hohe Servicegebühren und meistens auch noch versteckte Zusatzkosten. Je nachdem, welchen Weg die Überweisung von der auftraggebenden zur empfangenden Bank nimmt, können noch weitere Banken zwischengeschaltet sein, die ebenfalls Gebühren verlangen. So kann es leicht passieren, dass deine Auftragnehmer:innen nicht den vollen Rechnungsbetrag erhalten. Und das kann das Vertrauen schädigen, sodass sie im schlimmsten Fall nicht mehr für dich arbeiten wollen.

Schecks

Schecks sind bei den meisten Auftragnehmer:innen nicht sonderlich beliebt: Es fallen Gebühren an, sie müssen das Wechselkursrisiko selber tragen und sie werden erst ausgezahlt, nachdem die Deckung geprüft wurde. Angesichts möglicher Verzögerungen beim internationalen Postversand und der 4 bis 6 Wochen, die es dauern kann, bis die Deckung bestätigt wird, müssen die Auftragnehmer:innen unter Umständen mehrere Monate auf ihr Geld warten.

Internationaler Geldtransfer

Obwohl sie bis vor Kurzem die gängigste Lösung waren, um Geld ins Ausland zu senden, sind Anbieter wie Western Union mittlerweile fast so aus der Mode gekommen wie Schecks. Zusätzlich zu den sehr hohen Gebühren müssen Unternehmen das Geld auch noch bar einzahlen. Diese Zahlungsmethode ist eventuell für Länder und Situationen geeignet, in denen keine Online-Überweisungen möglich sind. Aber ganz ehrlich: Das kommt heutzutage fast nicht mehr vor.

PayPal

PayPal ist wahrscheinlich der bekannteste Online-Zahlungsanbieter. Er eignet sich sehr gut für die Bezahlung von Auftragnehmer:innen im Ausland, u. a. weil Massenanweisungen für bis zu 5.000 Empfänger gleichzeitig möglich sind. Du kannst auch Kreditkarten mit deinem PayPal-Konto verknüpfen. Allerdings: Auch die Empfänger:innen müssen ein PayPal-Konto besitzen (was nicht in jedem Land legal ist) und mit Gebühren von ca. 4 % rechnen, die PayPal von der angewiesenen Summe einbehält.

Xoom

Xoom gehört zu PayPal und dient hauptsächlich zur schnellen Überweisung aus den USA in andere Länder. Der Dienst ist in über 160 Ländern weltweit verfügbar und der Anbieter garantiert die vollständige Erstattung, sollte das Geld den oder die beabsichtigte Empfänger:in nicht erreichen.

Xoom ist sehr flexibel und erlaubt Überweisungen an Bankkonten, auf Debitkarten sowie in mobile Wallets und sogar Baranweisungen, die vor Ort ausgezahlt werden. Das genaue Leistungsangebot ist jedoch länderspezifische unterschiedlich. Je nach Wohnsitzland bietet die App unterschiedliche Ebenen mit verschiedenen Überweisungslimits pro Transaktion.

Wise

Wise, ehemals TransferWise, ist eine der besten FinTech-Plattformen zur internationalen Bezahlung. Du kannst Konten mit mehreren Währungen anlegen, die das gleiche Sicherheitsniveau wie Banken aufweisen, und du kannst bis zu 1.000 Zahlungen zum jeweils aktuellen Wechselkurs gleichzeitig mit nur einem Klick anweisen. Wise bietet Überweisungen zum realen Wechselkurs ohne versteckte Gebühren in über 70 Länder.

SWIFT-Überweisungen

Die „Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication“, kurz SWIFT, ist eine internationale Organisation, die ein sicheres Telekommunikationsnetz zur Abwicklung des internationalen Zahlungsverkehrs betreibt. Mehr als 11.000 Kreditinstitute in über 200 Ländern und Territorien weltweit sind an das Netz angeschlossen. Die Chancen stehen also gut, dass du und deine Auftragnehmer:innen es nutzen können.

Für eine SWIFT-Überweisung benötigst du einige persönliche Angaben deiner Auftragnehmer:innen sowie ihre Kontonummern samt SWIFT-Code (meist auch BIC-Code genannt).

Kryptowährung

Statt Auftragnehmer:innen mit herkömmlichem Geld zu bezahlen, kannst du ihnen den Betrag in Kryptowährung überweisen, beispielsweise in Bitcoin.

Das geht schnell und kommt vollkommen ohne Banken, PayPal oder SWIFT aus. Deine Auftragnehmer:innen erhalten den Betrag sofort in ihren Wallets. Außerdem gibt es keine Überweisungsgebühren – was bei internationalen Transfers ein nicht unerheblicher Vorteil sein kann.

Remote

Remote vereinfacht die Bezahlung von Auftragnehmer:innen ganz ohne versteckte Kosten. Aber wir helfen dir nicht nur bei der Bezahlung, sondern auch bei der Einhaltung aller Arbeits- und Steuergesetze. Und gerade in dieser Hinsicht gibt es bei der Zusammenarbeit mit selbstständigen Auftragnehmer:innen im Ausland nicht zu unterschätzende Risiken. Du kannst auf der Remote-Plattform einfach einzelne oder wiederkehrende Rechnungen verwalten und freigeben und Zahlungen für alle Auftragnehmer:innen in ihrer lokalen Währung anweisen.

Wenn du Freelancer:innen oder Auftragnehmer:innen in anderen Ländern beauftragen möchtest, unterstützen wir dich beim internationalen Contractor Management.

Die Verwaltung und Bezahlung zahlreicher Auftragnehmer:innen kann schnell sehr aufwendig werden.Wenn du eine effiziente Verwaltungslösung suchst, bist du mit Contractor Management von Remote sehr gut beraten.

Zunächst gewährleistet Remote die Konformität deiner Dienstleistungsvereinbarungen mit dem lokalen Arbeits- und Steuerrecht. Allein schon dadurch sparst du enormen administrativen Aufwand und sicherst dich wirksam gegen rechtliche und finanzielle Risiken ab. Remote bietet dir eine zentrale Plattform mit zahlreichen Tools, mit denen du Auftragnehmerzahlungen mühelos verwalten kannst – von der Erstellung und Übermittlung von Verträgen bis hin zum rechtskonformen Umgang mit Steuern und Abgaben.

Die Verwaltung aller deiner Auftragnehmer:innen erfolgt in einem zentralen, übersichtlichen Dashboard: Transparente Einblicke in Zahlungsstatus, Vertragsbestimmungen, Kommunikationsverlauf und vieles mehr reduzieren deinen Arbeitsaufwand. Unser automatisiertes Zahlungssystem übernimmt sämtliche Rechnungs- und Zahlungsprozesse, was zusätzliche Zeit spart und das Risiko von Fehlern mindert.

Mit Contractor Management von Remote können Unternehmen ganz einfach Auftragnehmer:innen auf der ganzen Welt beauftragen, onboarden, verwalten und bezahlen – rechtlich abgesichert und mit wenig administrativem Aufwand.

Detaillierte Informationen über die Zusammenarbeit mit selbstständigen Auftragnehmer:innen findest du in unserem Expertenleitfaden.

Der Start mit Remote ist ganz einfach. Registriere dich und beginne direkt mit dem Onboarding deiner Auftragnehmer:innen.