Zusammenarbeit mit Remote-Auftragnehmer:innen: Expertenleitfaden

Selbstständige Auftragnehmer:innen bieten Unternehmen viele Vorteile. Sie können mit ihnen Bedarfsspitzen abdecken, die eigenen Kapazitäten erhöhen und die Expertise erfahrener Fachleute nutzen.

Aber dieses Geschäftsmodell birgt auch Herausforderungen, besonders wenn die Freelancer:innen rund um den Globus verteilt sind. Das betrifft neben der Bezahlung in einer Vielzahl unterschiedlicher Währungen vor allem auch die Kenntnis – und natürlich auch die Einhaltung – teils extrem unterschiedlicher steuer- und arbeitsrechtlicher Vorschriften. Klingt kompliziert? 

Muss es nicht sein. Es ist durchaus möglich, auch ohne ein Doktorat in internationalem Arbeitsrecht selbstständige Auftragnehmer:innen in unterschiedlichsten Teilen der Welt zu beschäftigen. In diesem Leitfaden zeigen wir dir, wie das geht.

Wir gehen im Detail auf die folgenden Punkte ein:

• Wie du deine Geschäftsbeziehungen mit Auftragnehmer:innen optimal nutzen kannst

• Wie du das Risiko der Scheinselbstständigkeit gering halten kannst

• Wie du Selbstständige in Angestellte umwandeln kannst – egal, wo auf der Welt

Neugierig geworden? Dann lies weiter.

Wie begründe ich eine Geschäftsbeziehung mit selbstständigen Auftragnehmer:innen?

Zuallererst brauchst du eine grundsätzliche Vorstellung davon, wie dein Team aussehen soll. Du solltest wissen, wann es sinnvoll ist, Arbeit an Auftragnehmer:innen auszulagern, und wann du dafür lieber Mitarbeiter:innen einstellen solltest.

Dabei geht es nicht nur um praktische Überlegungen, sondern auch um rechtliche Fragen. Bei jeder längerfristigen Zusammenarbeit mit selbstständigen Auftragnehmer:innen setzt du dich grundsätzlich dem Risiko der Scheinselbstständigkeit aus. (Was das genau bedeutet, besprechen wir weiter unten.)

Dieses Risiko musst du abwägen und kontrollieren können, entweder mithilfe einer eigenen Rechtsabteilung oder mit erfahrenen Unternehmen wie Remote.

Genaue Details zur rechtskonformen Arbeit mit selbstständigen Auftragnehmer:innen findest du in unserem Leitfaden zum Thema.

Wie arbeite ich mit selbstständigen Auftragnehmer:innen zusammen? 

Nachdem du geeignete selbständige Dienstleister:innen gefunden und die notwendigen Verträge unterschrieben hast, geht es nun darum, eure Beziehung zu pflegen.

Bei remoten Auftragnehmer:innen am anderen Ende der Welt ist das nicht immer einfach. Aber es gibt einige Grundregeln, an die du dich immer halten kannst. 

Definiere klare Erwartungen

Klar formulierte Erwartungen bilden die Grundlage einer erfolgreichen Zusammenarbeit, die die Erwartungen beider Parteien erfüllt. 

Nimm dir zu Beginn einer neuen Arbeitsbeziehung also die Zeit, ganz präzise darzulegen, was du dir von deinen selbstständigen Auftragnehmer:innen erwartest. Definiere so genau wie möglich, wie das Endergebnis aussehen soll, aber mach keine Vorschriften darüber, wie die Umsetzung zu erfolgen hat. Eine genaue Beschreibung gibt den Auftragnehmer:innen eine Struktur, mit der sie arbeiten können, und dir eine Grundlage, um ihre Leistung objektiv zu beurteilen.

Baue persönliche Beziehungen auf

Ein positives, persönliches Arbeitsklima zu schaffen, ist mit selbstständigen Auftragnehmer:innen naturgemäß schwieriger als mit eigenen Mitarbeiter:innen. Manchmal – vor allem bei kurzen, einmaligen Projekten – ist das auch nicht nötig. Wenn du aber mit einigen deiner Auftragnehmer:innen eine längerfristige Beziehung eingehen möchtest, zahlte es sich aus, in persönliche Verbindungen zu investieren.

Nimm immer wieder persönlichen Kontakt auf und überlege dir, vielleicht sogar einige zusätzliche Benefits anzubieten, wenn du mit ihrer Arbeit zufrieden bist. Aber aufgepasst: Je länger und enger die Beziehung, desto größer das Risiko einer Scheinselbstständigkeit!

Kein Mikromanagement

Selbständige Auftragnehmer:innen sind per Definition Expert:innen auf ihrem Gebiet. Als solche mögen sie es nicht, wenn sich jemand zu sehr in die Detailfragen einmischt und ihnen vorzuschreiben versucht, wie sie ihre Arbeit organisieren und erledigen sollen.

Das bedeutet natürlich nicht, dass du dich nie über den Fortschritt erkundigen kannst, vor allem, wenn ein Auftrag dringend ist. Du kannst auch fragen, ob du den oder die Auftragnehmer:in in irgendeiner Weise zusätzlich unterstützen kannst. Aber hüte dich davor, dich zu sehr in die alltäglichen Abläufe einzumischen, und frag nicht jeden zweiten Tag nach, wie es läuft. Damit wirst du deine Auftragnehmer:innen nur verärgern, sodass sie das nächste Mal vielleicht nicht mehr mit dir zusammenarbeiten wollen und in extremen Fällen vielleicht sogar das laufende Projekt abbrechen.

Gib ausschließlich relevantes Feedback

Nimm dir die Zeit, deinen Auftragnehmer:innen konstruktives Feedback zu geben. Damit hilfst du ihnen, sich weiterzuentwickeln und neue Skills zu erwerben.

Nimm auch Leistungsbeurteilungen vor, so wie du es auch bei deinen eigenen Mitarbeiterinnen tust. Konstruktives Feedback fördert eine positive Beziehung und verbessert die Arbeit deiner selbstständigen Auftragnehmer:innen. 

Respektiere die Flexibilität der Arbeitsbeziehung 

Selbständige Auftragnehmer:innen arbeiten vielfach an mehreren Projekten für unterschiedliche Kunden. Das ist auch ihr gutes Recht. Du musst darauf vertrauen, dass sie die zeitlichen und finanziellen Vereinbarungen, die sie mit dir getroffen haben, einhalten werden. 

Natürlich ist es vernünftig, regelmäßigen Kontakt mit deinen Auftragnehmer:innen zu pflegen. Aber vergiss nicht: Sie sind nicht deine Angestellten. Sie sind nicht verpflichtet, sofort auf Anfragen zu reagieren, und müssen dir nicht immer zur Verfügung stehen. Auch nicht während der üblichen Bürozeiten.

Wie gehe ich mit unterschiedlichen Zeitzonen um?

Wenn deine Auftragnehmer:innen in unterschiedlichen Zeitzonen leben und arbeiten, kannst du Einiges tun, um die Zusammenarbeit zu erleichtern. Das wären zum Beispiel:

Ausreichende Kommunikation

Ein gängiges Klischee besagt, dass man in Remote-Teams „niemals zu viel kommunizieren kann“. Bei Teams aus Selbstständigen stimmt das zwar auch, aber es braucht Fingerspitzengefühl. Wie bereits erwähnt sind Auftragnehmer:innen unabhängige Unternehmer:innen, die es nicht gern sehen, wenn du ihnen mit überbordender Kommunikation wertvolle Zeit raubst.

Aber – die meisten von uns kommunizieren immer noch zu wenig. Und das kann zu Problemen führen. Überlege nur, wie viele Probleme nicht in einem Meeting, sondern am Kaffeeautomaten gelöst werden. In einem Remote-Team gibt es diese Kaffeepausen aber leider nicht. Also musst du Ersatz finden. Plane also regelmäßige Updates ein, und zwar am besten über asynchrone Kanäle.

Wenn du viel kommunizierst, stellst du sicher, dass alle Mitglieder deines Remote-Teams immer auf dem aktuellen Stand sind. Du vermeidest Missverständnisse und beugst Fehlern vor.  

Arbeite asynchron

Du nutzt die Dienste von Auftragnehmer:innen, weil sie die nötigen Kenntnisse und Erfahrung haben, um selbstständig zu wissen, was zu tun ist. Also lass sie selbstständig arbeiten und beschränke dich auf asynchrone Zusammenarbeit. Was bedeutet das genau?

„Asynchrones Arbeiten“ bedeutet schlichtweg, dass alle zwar im selben Team arbeiten, sich aber zeitlich selbst organisieren können und nicht jederzeit sofort zur Verfügung stehen müssen. Es kommt zu weniger Unterbrechungen, die Produktivität steigt und das Problem der unterschiedlichen Zeitzonen hört auf, ein Problem zu sein.

Das funktioniert allerdings nur, wenn alle Teammitglieder die Spielregeln kennen und sich auch daran halten. Erkläre deinen Auftragnehmer:innen also die Grundsätze der asynchronen Arbeit:

• Multiplexen: Arbeite immer an mehreren Projekten gleichzeitig, damit du nie auf die Arbeit anderer warten musst.

• Kommunizieren: Verwende geeignete Kommunikationsmittel für die jeweiligen Umstände.

• Handeln: Werde aktiv, auch wenn gerade niemand da ist, der dir Anweisungen gibt.

Wenn alle Beteiligten selbstständig handeln können, schafft das Vertrauen. Und das gilt umso mehr für Remote-Auftragnehmer:innen. Schließlich hast du sie aus gutem Grund beauftragt. Vertraue also auch darauf, dass sie ihre Sache gut machen und die richtigen Entscheidungen treffen. Wenn du ihnen nicht vertrauen kannst, musst du entweder deine Erwartungen klarer formulieren oder dir andere Auftragnehmer:innen suchen.

Dokumentiere alles

Die wichtigste Grundlage für asynchrones Arbeiten ist die lückenlose Dokumentation.

Unter Dokumentation fällt alles, was irgendwo aufgeschrieben wird, wo deine Angestellten und Auftragnehmer:innen es lesen und nutzen können. In einem Remote-Team sollte alles (außer natürlich vertrauliche Daten) für alle zugänglich sein. So schaffst du eine gemeinsame Wissensgrundlage, auf der alle im Team aufbauen können.

Aber vielleicht möchtest du nicht, dass alle deine Auftragnehmer:innen uneingeschränkten Zugriff auf die gesamte Dokumentation in deinem Unternehmen haben. Das ist auch überhaupt nicht nötig. Du kannst immer von Fall zu Fall entscheiden, welche Seiten und Dokumente du für deine Remote-Auftragnehmer:innen freigibst.

Wie bezahle ich meine Auftragnehmer:innen?

Die Bezahlung ist ein sehr wichtiger Bestandteil der Verwaltung von Auftragnehmer:innen. Zahlungsmethode und -währung sollten in der Auftragnehmervereinbarung festgelegt werden.

Zahlungsmethoden gibt es viele, jede mit eigenen Vor- und Nachteilen. Die wichtigsten sind:

• Überweisungen

• Daueraufträge

• Schecks

• Geldtransfer

• Virtuelle Wallets

• Elektronische Zahlungsdienstleister (PayPal, Wise usw.)

Noch einfacher sind spezielle Tools wie der Contractor Payout Explorer von Remote. Dieses einfache und kostenlose Tool zeigt dir an:

• In welchen Währungen du Zahlungen anweisen kannst

• Mit welchen Methoden die Zahlungen empfangen werden können (Wise, Stripe, Connect)

• Wie schnell die Zahlungen zu den Empfänger:innen gelangen

Eine sehr einfache Methode zum Einrichten und Verwalten von Zahlungen an Auftragnehmer:innen ist Remotes Contractor-Management-System.

Nähere Informationen zu diesem Thema findest du in unserem Leitfaden zur Bezahlung von Auftragnehmer:innen.

Welche Arbeits- und Steuerrechte muss ich kennen?

In nahezu allen Fällen wird es sich bei deinen Auftragnehmer:innen um Selbstständige bzw. Freelancer:innen handeln. Als solche sind sie üblicherweise selbst für ihre Steuern und Sozialabgaben verantwortlich.

In manchen Ländern haben Auftraggeber jedoch bestimmte Pflichten, etwa:

• Abzüge für Steuern und Abgaben einzubehalten

• Umsatzsteuererklärungen einzureichen (meist der Fall, wenn die jährlichen Einnahmen des oder der Auftragnehmer:in eine bestimmte Schwelle übersteigen)

• Verschiedene Formulare auszufüllen und einzureichen Wenn du etwa mit Auftragnehmer:innen in den USA zusammenarbeitest, musst du das Formular 1099-NEC ausfüllen, selbst wenn dein Unternehmen nicht in den USA ansässig ist.

Du darfst länderspezifische Vorschriften dieser Art nicht übersehen. Informiere dich daher sorgfältig über das Arbeits- und Steuerrecht in den Ländern, in denen deine Auftragnehmer:innen ansässig sind.

Dazu kannst du in jedem einzelnen dieser Länder eine spezialisierte Rechtskanzlei oder ein Steuerbüro beauftragen. Oder du entscheidest dich für die einfachere und weit kostengünstigere Alternative: die Zusammenarbeit mit einem globalen HR-Dienstleister wie Remote.

Wir haben in allen unseren Ländern eigene Rechtsexpert:innen vor Ort, die die lokale Gesetzeslage genau beobachten und die Rechtssicherheit deiner Aktivitäten jederzeit gewährleisten. 

Was ist Scheinselbstständigkeit und wie kann ich damit umgehen?

Wir haben bereits eingangs kurz erwähnt, dass das größte Risiko der Zusammenarbeit mit Auftragnehmer:innen die Scheinselbstständigkeit ist. Dieses Risiko darfst du nie aus den Augen verlieren.

Kurz gesagt entsteht Scheinselbstständigkeit, wenn ein Arbeitgeber Selbstständige wie Angestellte behandelt. Wenn du deinen Auftragnehmer:innen beispielsweise vorschreibst, von wann bis wann sie arbeiten müssen, wenn du ihnen Computer und andere Geräte für ihre Arbeit zur Verfügung stellst, wenn du ihnen Benefits wie Krankenversicherung und Ähnliches anbietest – schaffst du eine Arbeitsbeziehung, die in ihren Merkmalen einem Angestelltenverhältnis entspricht und nicht einer Vereinbarung zwischen Kunde und Dienstleister:in. Du riskierst so, dass deine Auftragnehmer:innen vom Gesetzgeber als De-Facto-Angestellte eingestuft werden.

Überall auf der Welt gehen die Behörden immer strenger gegen Scheinselbstständigkeit vor. Wenn einem Unternehmen Fälle von Scheinselbstständigkeit nachgewiesen werden können, muss es mit empfindlichen Strafen und hohen Nachzahlungen von Steuern und Sozialabgaben rechen – plus Zins und Zinseszins. Ganz zu schweigen von der Rufschädigung seines Namens.

Es ist daher sehr ratsam, einen verlässlichen globalen HR-Partner zu haben, der dieses Risiko in allen Ländern minimieren kann.

Mit unserer Checkliste für Auftragnehmer:innen vermeidest du Fehlklassifizierungen

Gehe diese Checkliste durch, um zu ermitteln, ob du eine Person, die für dich arbeitet, als Mitarbeiter:in oder Auftragnehmer:in klassifizieren musst.

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Wie kann ich Auftragnehmer:innen in Angestellte umwandeln?

Es gibt eine Reihe wichtiger Gründe, warum es sinnvoll sein kann, ein Auftragnehmerverhältnis in eine Festanstellung umzuwandeln. Da wären zum Beispiel:

• Du bist mit der Leistung einer Person besonders zufrieden und möchtest, dass sie ausschließlich für dich arbeitet.

• Die Zusammenarbeit mit einer Person wird immer enger, sodass ein konkretes Scheinselbstständigkeitsrisiko besteht.

• Du möchtest einer Person eine größere Rolle im Unternehmen einräumen.

• Ein:e Auftragnehmer:in wünscht sich eine Festanstellung.

Es gibt auch Situationen, in denen du per Gesetz dazu verpflichtet wirst. In manchen Ländern wird ein Auftragnehmerverhältnis nach einem gewissen Zeitraum automatisch in ein Angestelltenverhältnis umgewandelt.

Was auch immer der Grund sein mag – es ist durchaus möglich, aus einer Beziehung mit einem oder einer Auftragnehmer:in ein Angestelltenverhältnis zu machen. Du musst dafür jedoch die Arbeitsgesetze in beiden Ländern beachten – in deinem eigenen und in dem deines oder deiner Auftragnehmer:in. 

Wie du dabei am besten vorgeht ist und worauf du achten musst, erfährst du in unserem detaillierten Leitfaden zu diesem Thema.

Wie beende ich ein Auftragnehmerverhältnis?

Für die Kündigung von Angestellten gibt der Gesetzgeber klar definierte Regeln vor. Bei selbstständigen Auftragnehmer:innen ist die Vorgehensweise nicht ganz so eindeutig.

Wenn du mit jemandem nur für ein einmaliges Projekt zusammengearbeitet hast und dessen Dienste nicht mehr brauchst, ist die Sachlage einfach: Sobald das Projekt abgeschlossen und die letzte Zahlung erfolgt ist, ist der Vertrag erfüllt und somit beendet.

Handelt es sich allerdings um eine unbefristete Auftragnehmervereinbarung ohne festgelegtes Enddatum, solltest du das Kündigungsrecht unbedingt darin festschreiben – für dich und für den oder die Auftragnehmer:in. Im Unterschied zum Angestelltenverhältnis gibt es keine Kündigungsfrist und du brauchst auch keinen Grund für die Beendigung des Vertragsverhältnisses anzugeben.

Dasselbe gilt auch umgekehrt: Auftragnehmer:innen können die Zusammenarbeit jederzeit beenden, sofern nichts Anderweitiges vertraglich geregelt wurde.

Die Verwaltung von Auftragnehmer:innen mit Remote

Wenn du mit selbständigen Auftragnehmer:innen zusammenarbeitest, hast du einiges zu tun – vor allem, wenn sie in unterschiedlichen Ländern leben. Neben der eigentlichen Arbeitsbeziehung musst du dich mit fremdem Arbeitsrecht beschäftigen, länderübergreifende Zahlungen tätigen und Scheinselbstständigkeit verhindern.

Ich empfehle dir daher, auf einen erfahrenen und kompetenten Anbieter von Contractor-Management-Lösungen wie Remote zu setzen. Unsere intuitive All-in-One-Plattform sorgt für Rechtssicherheit und ermöglicht Unternehmen jeder Größe die mühelose weltweite Zusammenarbeit mit selbstständigen Auftragnehmer:innen.

Mit Remote:

• vermeidest du Scheinselbstständigkeit und bist rund um den Globus rechtlich immer auf der sicheren Seite.

• erhältst du ein solides Fundament für den Aufbau eines grenzüberschreitenden Teams.

• bezahlst du mit nur wenigen Klicks alle deine Auftragnehmer:innen auf der ganzen Welt verlässlich und pünktlich in Lokalwährung.

• kannst du Auftragsbeziehungen rechtssicher in Angestelltenverhältnisse umwandeln. 

Wenn du mehr über die Verwaltung selbstständiger Auftragnehmer:innen erfahren möchtest, empfehlen wir unseren detaillierten Leitfaden für internationales Contractor Management.

Oder kontaktiere einfach unser Team von Expert:innen und erfahre aus erster Hand, wie dich Remote unterstützen kann.