Zusammenarbeit mit Remote-Auftragnehmer:innen: Expertenleitfaden

Unternehmen wissen schon seit Jahren die Vorteile der Zusammenarbeit mit arbeitnehmerähnlichen Selbständigen zu schätzen.

Weltweit arbeiten aktuell mehr als 1 Mrd. Menschen als selbstständige Auftragnehmer:innen. Und diese Zahl wird weiter steigen, je mehr Unternehmen die Vorteile der Remote-Arbeit für sich erkennen.

Unternehmen, die mit Freelancer:innen in anderen Ländern zusammenarbeiten, sind nicht mehr auf das Fachkräfteangebot vor Ort beschränkt und können Fachkräfte an jedem beliebigen Ort sofort beauftragen – dank Services zur globalen Verwaltung von Auftragnehmer:innen. Wenn du noch nie Menschen in einem anderen Land beauftragt, koordiniert und bezahlt hast, weißt du vermutlich erst einmal nicht, wo du anfangen sollst.

Wenn du mit ausländischen Remote-Auftragnehmer:innen zusammenarbeiten möchtest, solltest du die juristischen und finanziellen Auswirkungen dieser Geschäftsbeziehungen kennen. Wenn du dich zum Beispiel zu stark auf einzelne Auftragnehmer:innen verlässt, riskierst du, sie falsch zu klassifizieren. Und Scheinselbstständigkeit kann schnell teuer werden.

Wie regele ich die Bezahlung ohne eigene Niederlassung vor Ort? Wie gehe ich mit unterschiedlichem Zeitzonen und bürokratischen Hürden um und wie schaffe ich eine geeignete Unternehmenskultur für die Remote-Arbeit? Welche Risiken gehe ich ein, falls ich Auftragnehmer:innen im Ausland falsch klassifiziere? Können ausländische Auftragnehmer:innen später in ein Anstellungsverhältnis wechseln? Mit diesen Fragen beschäftigen wir uns in diesem Leitfaden.

Zum Glück muss die Arbeit mit Remote-Auftragnehmer:innen nicht furchtbar kompliziert sein. Hier erfährst du, was du bei der Arbeit mit Auftragnehmer:innen im Ausland beachten solltest – von der Suche nach den besten Talenten bis zur Rechtskonformität.

Was sind Remote-Auftragnehmer:innen?

Selbstständige Auftragnehmer:innen sind Personen, die für ein Unternehmen arbeiten, ohne jedoch dessen Kontrolle zu unterliegen. Remote-Auftragnehmer:innen sind wiederum arbeitnehmerähnliche Selbstständige, die nicht an den Standorten des Unternehmens arbeiten und häufig sogar in einem anderen Land ansässig sind. Sie können in der Nachbarstadt, im Nachbarland oder auf der anderen Seite des Erdballs leben und von dort aus selbstständig arbeiten.

Die Arbeit mit Remote-Auftragnehmer:innen birgt einige Herausforderungen. So gibt es keinen täglichen direkten Kontakt, was die Personalführung und Kommunikation erschweren kann. Auch der Zeitunterschied ist mitunter beträchtlich. Hinzu kommen mögliche Sprachbarrieren und abweichende arbeitsrechtliche Bestimmungen in den einzelnen Ländern. Wie also verwaltest du deine Auftragnehmer:innen im Ausland am besten?

Was solltest du beim Management von Remote-Auftragnehmer:innen beachten?

Hier findest du einige Tipps für das Management von Remote-Auftragnehmer:innen im Ausland:

Kommunikation

Viele Unternehmen glauben, dass für die Remote-Arbeit gilt: „Zu viel Kommunikation gibt es nicht.“ Das stimmt jedoch nur teilweise. Denn niemand möchte ständig bei der Arbeit unterbrochen werden. Und Freiberufler:innen schon gar nicht. Auftragnehmer:innen sind Selbstständige. In ihrem Arbeitsalltag dreht sich also nicht alles nur um dein Unternehmen.

Aber auch das Gegenteil ist nicht gut. Viele Unternehmen kommunizieren zu wenig. Bei der Arbeit mit Remote-Teams fehlt meist der lockere Austausch wie im Büro. Deshalb solltest du regelmäßige Updates einplanen – am besten über asynchrone Kanäle, sodass beide Seiten immer auf dem neuesten Stand bleiben.

Die Betonung liegt hier auf „regelmäßig“. Du willst ja, dass deine Remote-Arbeitskräfte wissen, was du von ihnen verlangst, damit sie effektiv arbeiten können. Kommuniziere also weder zu wenig noch zu viel. Stelle am besten konkrete Kommunikationserwartungen für beide Seiten auf und erfülle sie dann vor allem selber.

Asynchrones Arbeiten

Deine Auftragnehmer:innen kennen sich in ihrem Tätigkeitsgebiet am besten aus. Deshalb kannst du dich etwas zurücklehnen und musst nicht jeden einzelnen Schritt genau beobachten. Doch was ist unter asynchronem oder zeitversetztem Arbeiten eigentlich zu verstehen?

Mehrere Dinge. Vor allem natürlich, dass die Beteiligten nicht gleichzeitig arbeiten. Aber auch, dass ohne unnötige Unterbrechungen deutlich mehr zu schaffen ist. Das beruht auf diesen grundlegenden Konzepten:

• Multiplexing: Arbeite an mehreren Projekten gleichzeitig, damit du nicht auf andere warten musst.

• Kommunikation: Verwende geeignete Kommunikationsmittel für die jeweiligen Umstände.

• Handlungsorientierung: Handle immer, auch wenn gerade niemand da ist, der dir Anweisungen gibt.

Wenn alle Beteiligten befähigt werden, selbst aktiv zu werden, schafft das Vertrauen. Schließlich hast du deine Remote-Auftragnehmer:innen aus gutem Grund beauftragt. Vertraue also auch darauf, dass sie ihre Sache gut machen und die richtigen Entscheidungen treffen. Solltest du deinen Auftragnehmer:innen jedoch nicht vertrauen, musst du entweder deine Erwartungen klarer formulieren oder sie durch andere ersetzen.

Dokumentation

Asynchrones Arbeiten steht und fällt der Dokumentation.

Darunter zählt alles, was irgendwo aufgeschrieben wird, wo es andere lesen und nutzen können. Arbeitest du mit einem Remote-Team, sollte alles (außer natürlich vertrauliche Daten) für alle zugänglich sein. So schaffst du eine gemeinsame Grundlage für das gesamte Team. Wir bei Remote sind absolute Fans guter Dokumentation, deshalb gibt es in unserem Leitfaden ein ganzes Kapitel zu diesem Thema.

Vielleicht möchtest du nicht, dass deine Auftragnehmer:innen uneingeschränkten Zugriff auf deine gesamte Dokumentation haben. Das ist auch überhaupt nicht nötig. Du kannst immer von Fall zu Fall entscheiden, welche Seiten und Dokumente du für deine Remote-Auftragnehmer:innen freigibst.

Hilfreiche Leitfäden für die Remote-Arbeit

Die Führung von Remote-Teams ist eine Herausforderung – vor allem wenn zu den Auftragnehmer:innen noch eigene Mitarbeiter:innen hinzukommen. Deshalb haben wir hier einige Tipps zusammengestellt, wie du internationale Teams effektiv verwaltest:

• Vermeide Stress im Team. Natürlich erwartet niemand, dass du allen Remote-Mitarbeiter:innen ein eigenes Yogastudio zur Entspannung baust. Trotzdem gibt es ein paar Dinge, mit denen du den Stresspegel im Team senken kannst. Wir haben einen Leitfaden zu Stress in Remote-Teams erstellt, in dem du mehr über das Thema erfährst.

• Richte deine Betriebsabläufe vollständig auf Remote-Arbeit aus. Hast du dein Unternehmen in der Corona-Zeit auf Remote-Arbeit umgestellt? Auch wenn du in deinem Unternehmen die Arbeit im Homeoffice ermöglichst, ist das noch lange nicht das Gleiche wie die vollständige Ausrichtung deiner Abläufe auf Remote-Arbeit. Erst wenn du das umsetzt, kannst du auch absolut effizient mit einem internationalen Team arbeiten. In unserem Leitfaden zur Umstellung auf Remote-Arbeit findest du praktische Tipps. Sie sind übrigens auch dann hilfreich, wenn du noch Mitarbeiter:innen im Büro hast.

• Entwickle deine Unternehmenskultur weiter. Eine Unternehmenskultur ist etwas Merkwürdiges. Im Büro entsteht sie von ganz allein, auch wenn sie nicht immer förderlich ist. Wie kannst du eine nachhaltige, positive Remote-Unternehmenskultur entwickeln? Wir haben da ein paar Tipps, die dir den Anfang erleichtern.

Wie wirken sich die Unterschiede im Arbeitsrecht verschiedener Länder auf die Zusammenarbeit mit Auftragnehmer:innen aus?

Internationale Arbeitsgesetze sind sehr komplex und können daher entmutigend wirken, vor allem wenn du mit Menschen aus mehreren Ländern zusammenarbeiten möchtest. Es ist aber auch nicht ganz so dramatisch, wie es auf den ersten Blick erscheint.

Die meisten Unternehmen haben nicht genügend Ressourcen für das internationale Personalmanagement, doch globale Personaldienstleister machen internationale Teams für Unternehmen jeder Größenordnung zu einer echten Option. Im Vergleich dazu ist die Zusammenarbeit mit Auftragnehmer:innen relativ einfach, wenngleich auch hier Einiges zu beachten ist.

„Auftragnehmer:in“ bedeutet nicht überall dasselbe. In einigen Ländern wie Frankreich oder den Niederlanden müssen sich Freelancer:innen offiziell registrieren. In anderen Ländern ist wiederum die Art des Arbeitsverhältnisses ausschlaggebend. So soll sichergestellt werden, dass Auftragnehmer:innen tatsächlich selbständig sind und keiner übermäßigen Kontrolle durch die Unternehmen unterliegen. Und in manchen Ländern wie Israel kann es sogar passieren, dass ein Gericht Auftragnehmer:innen nachträglich als Mitarbeiter:innen einstuft. Auch die Steuerformulare für Auftragnehmer:innen in den USA enthalten so ihre Tücken.

Wer Auftragnehmer:innen beschäftigt, die eigentlich als Mitarbeiter:innen eingestellt werden müssten, riskiert dort hohe Bußgelder. Und in Deutschland ist es für Unternehmen strafbar, wenn sie keine Sozialversicherungsbeiträge abführen. Zudem können die verantwortlichen Führungskräfte hier zivilrechtlich belangt werden. Auch in den USA ist eine Strafverfolgung möglich, plus Steuerprüfungen, arbeitsrechtliche Prüfungen und Geldbußen nach Bundesstaats- und Bundesrecht.

Sobald du die Widrigkeiten des internationalen Arbeitsrechts gemeistert hast, ist die Zusammenarbeit mit Auftragnehmer:innen im Ausland relativ unkompliziert: Finde geeignete Kandidat:innen, vereinbart ein Honorar, handle als Kunde und nicht als Arbeitgeber und bezahle dann deine Remote-Auftragnehmer:innen. Und das war's schon.

Bezahlung von Auftragnehmer:innen im Ausland

Internationale Geldtransfers klingen kompliziert. In manchen Ländern müssen Auftragnehmer:innen in einer bestimmten Währung bezahlt werden, wodurch Wechselgebühren anfallen können. Außerdem berechnen viele Zahlungsanbieter zusätzlich noch eigene Gebühren. Bei Remote erheben wir selbstverständlich keine Zusatzgebühren für Zahlungen an ausländische Auftragnehmer:innen.

Die Bezahlung von Auftragnehmer:innen im Ausland ist ganz einfach. Zunächst suchst du dir einen geeigneten Zahlungsanbieter. Dann verschaffst du dir einen Überblick über die Regeln für die Bezahlung von Auftragnehmer:innen im jeweiligen Zielland. Muss das Geld beispielsweise an eine staatlich zugelassene Bank überwiesen werden? Oder in einer bestimmten Währung? Sobald du alle Informationen hast, kannst du die Zahlung veranlassen. Der genaue Ablauf unterscheidet sich je nach Anbieter. Das Konzept ist aber überall ähnlich. Am wichtigsten ist es, dass du deine Auftragnehmer:innen unter Einhaltung aller geltenden Gesetze, in voller Höhe und fristgerecht bezahlst. So legst du ein solides Fundament für eine langjährige Partnerschaft.

Wie viel sollte ich ausländischen Auftragnehmer:innen zahlen?

Das Wichtigste zuerst: Bezahle deinen Auftragnehmer:innen kein regelmäßiges Gehalt. Stattdessen müssen sie dir ihre Rechnungen senden. Das mag unnötig erscheinen, schützt dich aber vor Falschklassifizierung, auf die wir später noch eingehen werden.

Nun also zum Thema Vergütung. Handle im Voraus das Honorar deiner Auftragnehmer:innen aus. Es gibt mehrere Möglichkeiten, dieses Honorar zu berechnen:

• Stundensatz: Oft werden Auftragnehmer:innen anhand der geleisteten Arbeitszeit entlohnt. Viele haben einen festen Stundensatz, den sie dir anbieten. Du kannst aber natürlich immer versuchen zu verhandeln. In einigen Ländern ist es auch üblich, einen Tagessatz zugrunde abzurechnen.

• Projektgebundene Vergütung: Bei dieser Variante vereinbarst du mit den Auftragnehmer:innen ein Gesamthonorar für ein bestimmtes Projekt. Das ist beispielsweise der Fall, wenn du eine Entwicklerin beauftragst, dir ein Softwareprogramm zu schreiben, oder einen Texter, Blogbeiträge zu verfassen, und sie dafür einen vereinbarten Betrag bekommen. Du kannst für wiederkehrende Projekte immer die gleichen Honorare zahlen oder für jedes einzelne Projekt einen anderen Betrag aushandeln.

• Grundhonorar (Retainer): Du kannst auch ein festes Grundhonorar vereinbaren (das dann zu Monats- oder Quartalsbeginn ausgezahlt wird). Es deckt die Leistungen bis zu einem bestimmten Betrag ab, ab dem dann Rechnungen für alle weiteren Leistungen ausgestellt werden. Meist wird im Vorfeld vereinbart, wie viele Arbeitsstunden oder Leistungen für das Grundhonorar erbracht werden müssen. Aber Achtung: Auch bei einer Festvergütung müssen die Auftragnehmer:innen Rechnungen stellen, selbst wenn kein weiterer Vergütungsanspruch entstanden ist. Denn das unterstreicht, dass es sich um ein Verhältnis zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer:in handelt.

• Vorauszahlung: Du leistest eine Zahlung, bevor die Arbeit erledigt wird. Einige Auftragnehmer:innen verlangen einen bestimmten Honoraranteil im Voraus und berechnen den Restbetrag dann nach Projektabschluss.

• Zahlung bei Lieferung: Du bezahlst das Honorar erst bei Projektabschluss.

Ein angemessenes Honorar zu finden, ist gar nicht so einfach. Überlege, was du Arbeitskräften in einem Land für dieselbe Tätigkeit zahlen würdest, wie hoch die Lebenshaltungskosten und das Gehaltsniveau der Auftragnehmer:innen sind und welche Sätze in der Branche üblich sind. Die meisten Auftragnehmer:innen legen ohnehin ihre eigenen Sätze fest. Aber vielleicht besteht ja noch Verhandlungsspielraum.

Mit unserer Checkliste für Auftragnehmer:innen vermeidest du Fehlklassifizierungen

Gehe diese Checkliste durch, um zu ermitteln, ob du eine Person, die für dich arbeitet, als Mitarbeiter:in oder Auftragnehmer:in klassifizieren musst.

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Sind Remote-Auftragnehmer:innen steuerpflichtig?

Ja. Allerdings ist dein Unternehmen in den meisten Fällen nicht verpflichtet, Steuern für sie abzuführen. In den USA müssen Auftragnehmer:innen beispielsweise den geschätzten Steuerbetrag eigenständig abführen. Du bist lediglich verpflichtet, sie als Auftragnehmer:innen zu melden und die entsprechenden Formulare auszufüllen.Die eigentliche Steuerpflicht liegt aber bei den Auftragnehmer:innen.

Im Vereinigten Königreich ist für Auftraggeber in diesem Fall die Rechtsnorm IR35ausschlaggebend. Unter Umständen unterliegen Rechnungen von Auftragnehmer:innen zudem einer nicht erstattungsfähigen Verbrauchssteuer. Zu diesen Verbrauchsteuern zählen Umsatzsteuern, die britische Goods and Services Tax (GST) und andere Formen der Mehrwertsteuer.

Wie kann ich bei der Beauftragung von Remote-Auftragnehmer:innen die Rechtskonformität gewährleisten?

Wer die örtlichen Bestimmungen zur Klassifizierung von Auftragnehmer:innen verletzt, riskiert gravierende Konsequenzen für sein Unternehmen. Dazu zählen Bußgelder und Strafen , die bis zum Widerruf der Geschäftszulassung im jeweiligen Land führen können.

In einigen Ländern werden Auftragnehmer:innen unter bestimmten Bedingungen zudem automatisch neu klassifiziert. So sind Unternehmen in Spanien beispielsweise verpflichtet, Arbeitgeberleistungen zu zahlen, sobald Auftragnehmer:innen eine bestimmte Zeitspanne für sie tätig sind oder einen Großteil ihres Einkommens aus dem Auftragsverhältnis mit ihnen erzielen. Und da sich das Arbeitsrecht ständig ändert, ist ein kompetenter Partner in sämtlichen Ländern unverzichtbar.

Wer gilt als arbeitnehmerähnliche:r Remote-Selbständige:r?

Bei Remote-Arbeitsverhältnissen lassen sich zwei Kategorien unterscheiden: Auftragnehmer:innen und festangestellte Mitarbeiter:innen. Im Vereinigten Königreich wird sogar zwischen festangestellten Mitarbeiter:innen (employees), Beschäftigten (workers) und Auftragnehmer:innen (contractors) unterschieden. In den meisten Fällen geht es jedoch lediglich darum, ob die jeweilige Person direkt beim Unternehmen angestellt ist oder nicht.

Denn daraus ergeben sich zahlreiche Unterschiede. So werden Auftragnehmer:innen mit bestimmten Leistungen beauftragt, die sie in einem festgelegten Zeitraum oder innerhalb einer bestimmten Frist zu erledigen haben. Dazu schließen sie einen Vertrag mit dem jeweiligen Auftraggeber, in dem auch das Honorar vereinbart wird. Je nach Gesetzeslage ist dazu mitunter eine Registrierung als Freelancer:in bzw. Freiberufler:in erforderlich.

Festangestellte Mitarbeiter:innen sind dagegen unmittelbar beim Unternehmen beschäftigt und haben eine feste Stundenzahl. Sie sind weisungsgebunden und erhalten im Gegenzug Arbeitgeberleistungen und Arbeitsausstattung.

Du bist dir nicht sicher, ob deine Auftragnehmer:innen nicht eigentlich Mitarbeiter:innen sind? Dann stell dir diese Fragen:

1. Kann die Person, die remote arbeitet, ihre Arbeitszeiten selbst festlegen?

2. Kann die Person ihre Arbeitsweise selbst festlegen?

3. Ist die Person befristet von deinem Unternehmen beauftragt?

4. Vermeidest du es, mehrere aufeinanderfolgende befristete Verträge mit der Person abzuschließen?

5. Bezeichnet sich die Person selbst als Auftragnehmer:in oder Freelancer:in?

6. Kümmert sich die Person ausschließlich um ihre eigenen Projekte und beaufsichtigt keine anderen Personen?

7. Ist die Person auch für andere Unternehmen tätig?

8. Ist für die übernommene Tätigkeit keine gesonderte Schulung erforderlich?

9. Bildet die Person andere aus?

10. Bezieht die Person ein Gehalt und stellt keine eigenen Rechnungen?

11. Ist die Person in der gesetzlichen Sozialversicherung gemeldet und hat die erforderlichen Berufshaftpflichtversicherungen abgeschlossen?

Falls du diese Fragen mit „Ja“ beantworten kannst, handelt es sich wahrscheinlich um ein Verhältnis zwischen Kunde und Auftragnehmer:in. Andernfalls könnte es sich um Scheinselbständigkeit handeln, was erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen könnte.

Wie wird die Falschklassifizierung von Freiberufler:innen geahndet?

Wie bereits erwähnt, sind Remote-Arbeitskräfte entweder Auftragnehmer:innen oder Vollzeitangestellte. Und die korrekte Klassifizierung ist wirklich sehr wichtig.

Denn wird jemand fälschlicherweise als Auftragnehmer:in eingestuft, kann das verantwortliche Unternehmen mit Strafen und Bußgeldern belegt werden. In einigen Fällen kann das sogar zu Streitigkeiten vor Gericht über das Eigentum an den Arbeitsergebnissen führen. Kaum auszudenken, wenn Auftragnehmer:innen im Ausland geistiges Eigentum beanspruchen, das sie in deinem Auftrag entwickelt haben! Urheberrechtsverfahren im Ausland sind ein komplexes und kostspieliges Unterfangen – selbst für Großunternehmen.

In unserem Leitfaden zu den Folgen der Falschklassifizierung von Auftragnehmer:innen findest du weitere Infos zu den möglichen Risiken. Wer sich an geltendes Recht hält, hat keine Bußgelder oder andere Strafen zu befürchten.

Das solltest du bei der Beauftragung von Auftragnehmer:innen im Ausland beachten

Stelle dir diese Fragen, bevor du dich auf die Suche nach Auftragnehmer:innen machst:

• Kläre den genauen Projektumfang. Wie groß ist das Projekt? Wie lange soll es dauern? Geht es um mehrere Projekte oder nur um eines? Diese Frage ist wichtig, weil Folgeaufträge in einigen Ländern ein Beschäftigungsverhältnis begründen.

• Definiere dein Budget. Mache dir vor der ersten Kontaktaufnahme klar, wie viel du bezahlen kannst. Möglicherweise kannst du keinen Spitzensatz bieten, brauchst aber auch nicht unbedingt für jedes Projekt die absoluten Topkräfte.

• Richte ein Kommunikationssystem ein. Soll die Kommunikation über einen gemeinsamen Slack-Kanal erfolgen? Oder sind Google-Dokumente oder Notion-Seiten besser für das asynchrone Arbeiten geeignet? Wie auch immer deine Antwort ausfallen mag: Mache von Anfang an deine Erwartungen klar, um Missverständnisse zu vermeiden.

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Das Onboarding von Remote-Auftragnehmer:innen im Ausland muss nicht kompliziert sein. Denn mit einem Partner wie Remote ist es ein Leichtes, Auftragnehmer:innen rund um den Globus zu beauftragen, zu bezahlen und zu verwalten – ohne versteckte Gebühren und andere unangenehme Überraschungen.

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