Selbstständig oder angestellt: Welches Modell passt zu dir?

Da sich die Trends am Arbeitsplatz weiterentwickeln, gehen immer mehr Unternehmen neue Wege bei der Personalbeschaffung, um ihre Ziele zu erreichen. Und da Remote-Arbeit immer beliebter wird, eröffnen sich überall auf der Welt neue Märkte für Spitzenkräfte.

Damit das Onboarding rechtskonform abläuft und du die besten Personalentscheidungen für dein Unternehmen triffst, solltest du über Folgendes unbedingt Bescheid wissen:

• den rechtlichen Unterschied zwischen selbständigen Auftragnehmern:innen und Mitarbeiter:innen

• die Vor- und Nachteile der Zusammenarbeit mit ihnen

• welches Modell sich am besten für dein Unternehmen eignet

• welche Vorteile und Herausforderungen die Einstellung internationaler Auftragnehmer:innen und Mitarbeiter:innen mit sich bringt

In diesem Artikel gehen wir auf all diese Dinge ein und besprechen einige der wichtigsten Risiken, die du beachten solltest.

Legen wir los.

Was ist der Unterschied zwischen Angestellten und selbstständigen Auftragnehmer:innen?

In fast allen Ländern der Welt sind die Unterschiede zwischen Mitarbeiter:innen und Auftragnehmern:innen sehr ausgeprägt. Es ist wichtig, diese Unterschiede zu verstehen, denn wenn du eine:n Mitarbeiter:in fälschlicherweise als Auftragnehmer:in einstufst, besteht das Risiko der Scheinselbstständigkeit – und diese kann erhebliche Geldstrafen, Bußgelder und eine Rufschädigung nach sich ziehen.

Dies sind die wichtigsten Unterschiede:

Mitarbeiter:innen

Mitarbeiter:innen arbeiten direkt für ihre Arbeitgeber. Deshalb haben sie einen gesetzlichen Anspruch auf die Rechte von Mitarbeiter:innen. Als Arbeitgeber wiederum hast du bestimmte Pflichten gegenüber deinen Mitarbeiter:innen.

Du hast zum Beispiel das Recht, die Bedingungen, unter denen eine Mitarbeiter:innen ihre Arbeit leisten, zu regeln. Dazu gehört, wann, wo und wie sie ihre Aufgaben und Pflichten erfüllen. Als Arbeitgeber hast du auch das Recht, deine Mitarbeiter:innen zu sanktionieren und zu entlassen, allerdings musst du dabei die lokalen Arbeitsgesetze einhalten.

Du bist auch dafür verantwortlich, alle Steuern und Sozialabgaben für deine Mitarbeiter:innen einzubehalten und abzuführen, z. B. für die Krankenversicherung, die Rentenversicherung und die Arbeitslosenversicherung. Insgesamt genießen fest angestellte Mitarbeiter:innen mehr Rechte und Schutz als selbständige Auftragnehmer:innen, darunter Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, bezahlte Elternzeit und Kündigungsfristen bei der Beendigung des Arbeitsvertrags.

Arbeitnehmerähnliche Selbstständige

Im Gegensatz zu Mitarbeiter:innen sind Auftragnehmer:innen selbständig (und führen in der Regel ihr eigenes Unternehmen). Ein Unternehmen kann Auftragnehmer:innen (auch Freelancer:innen oder Vertragsmitarbeiter:innen genannt) für eine einmalige Aufgabe oder ein Projekt oder für laufende Arbeiten beschäftigen. Die Auftragnehmer:innen können selbst entscheiden, wann, wo, wie und sogar wer die Arbeit fertigstellt – vorausgesetzt, die Ergebnisse entsprechen den Bedingungen der Auftragnehmervereinbarung.

Trotz dieser Flexibilität haben selbständige Auftragnehmer:innen in der Regel keinen Anspruch auf die Rechte von Mitarbeiter:innen oder gesetzliche Zusatzleistungen wie bezahlten Urlaub, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und andere übliche Vorteile für Mitarbeiter:innen. Sie sind auch selbst für ihre Steuern und Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich.

Kurz gesagt: Wenn dein Unternehmen den gesamten Arbeitsprozess einer Person kontrolliert, ist diese Person ein:e Mitarbeiter:in. Wenn du hingegen nur die Ergebnisse dieser Arbeit kontrollierst (aber nicht den Prozess selbst), dann sind sie selbständige Auftragnehmer:innen. Darauf gehen wir weiter unten noch genauer ein.

Arbeitsrechtliche Einstufung von Auftragnehmer:innen und Mitarbeiter:innen

Die Klassifizierung deiner Beschäftigten bestimmt deine steuerlichen Pflichten und den Anspruch deiner Beschäftigten auf Benefits sowie ihre Rechte am Arbeitsplatz. Eine Falschklassifizierung kann Geldstrafen, Steuernachzahlungen oder sogar rechtliche Schwierigkeiten für dein Unternehmen nach sich ziehen. 

Hier sind die drei wichtigsten Faktoren, die du bei der Bestimmung des arbeitsrechtlichen Status berücksichtigen musst:

Kontrolle der Leistungserbringung

Bestimmt das Unternehmen, wie die Arbeit erledigt wird, oder haben die Beschäftigten die Kontrolle über ihre Arbeit?

Unternehmen, die mehr Kontrolle über den Arbeitsprozess haben, beschäftigen in der Regel eher Mitarbeiter:innen als Auftragnehmer:innen.

Wer hat das letzte Wort betreffend das Ergebnis?

Auftragnehmer:innen genießen mehr Autonomie, über die Ergebnisse ihrer Mitarbeiter:innen haben Unternehmen mehr Kontrolle. 

Finanzielle Kontrolle

Kann der oder die Beschäftigte unternehmerische Entscheidungen treffen?

Auftragnehmer:innen können ihre eigenen Entscheidungen treffen, für die Mitarbeiter:innen trifft das Unternehmen die Entscheidungen. 

Entscheidet der oder die Beschäftigte selbst über Betriebsausgaben oder werden diese vom Unternehmen erstattet? 

Auftragnehmer:innen verwalten ihre eigenen Betriebsausgaben. Mitarbeiter:innen hingegen erhalten in der Regel eine Erstattung.

Wird der oder die Beschäftigte stundenweise oder projekt- bzw. ergebnisbezogen bezahlt? 

Mitarbeiter:innen werden stundenweise bezahlt oder haben ein festes Gehalt, Auftragnehmer:innen hingegen erhalten in der Regel projektbezogene Zahlungen. 

Art des Arbeitsverhältnisses

Handelt es sich um eine projektbezogene oder laufende Arbeit? 

Mitarbeiter:innen verrichten in der Regel laufende Arbeiten, Auftragnehmer:innen erledigen Projekte mit bestimmten Endterminen.

Kann der oder die Beschäftigte für andere Kunden arbeiten? 

Während fest angestellte Mitarbeiter:innen in der Regel für ein Unternehmen arbeiten, können Selbstständige mehrere Kunden haben.

Remotes Tool zur Risikobewertung von Scheinselbstständigkeit hilft dir dabei, deine Beschäftigten gleich zu Beginn richtig zu klassifizieren. 

Wie sieht es mit dem arbeitsrechtlichen Status von Remote-Arbeitskräften aus?

Remote-Arbeit kann viele steuer- und arbeitsrechtliche Probleme mit sich bringen, vor allem, wenn der oder die Beschäftigte und das Unternehmen in verschiedenen Staaten oder Ländern ansässig sind. 

Es kann komplexe steuerliche Pflichten für Unternehmen geben und möglicherweise sind Steuern in mehreren Steuergebieten abzuführen. Deshalb ist es wichtig, dass du dich über die gesetzlichen Vorschriften für Remote-Arbeit auf dem Laufenden hältst, denn diese sind je nach Standort unterschiedlich. 

Remotes Plattform zur Verwaltung von Auftragnehmer:innen hilft dir, die komplexe Compliance-Fragen zu bewältigen und dein Unternehmen zu schützen. 

Folgen von Scheinselbstständigkeit

Wie die Begriffe „Auftragnehmer:in“ und „Mitarbeiter:in“ definiert werden, ist von Land zu Land unterschiedlich. Das fällt nun, wo immer mehr Aufträge im Ausland vergeben werden, besonders ins Auge. Doch die Gesetze betreffend die Falschklassifizierung von Beschäftigten sind in den meisten Ländern ziemlich streng. Verstöße können zu schwerwiegenden Konsequenzen führen, darunter Geldstrafen, Rechtsstreitigkeiten und eine verstärkte behördliche Überwachung. Im schlimmsten Fall kann dir sogar die Unternehmenslizenz an einem bestimmten Ort entzogen werden.

Nehmen wir zum Beispiel Australien. Personen, die für sich selbst arbeiten, haben den Status von arbeitnehmerähnlichen Selbstständigen. Personen, die in einem fremden Betrieb arbeiten, gelten als Mitarbeiter:innen. Unternehmen, die in Australien Mitarbeiter:innen vorsätzlich als selbständige Auftragnehmer:innen einstufen, müssen mit Geldstrafen von bis zu 93.900 $ pro Verstoß rechnen.

Denk daran, dass in den meisten Ländern eine schriftliche Vereinbarung, die eine:n Mitarbeiter:in als Auftragnehmer:in ausweist, nicht ausreicht. Die Länder entscheiden anhand der Arbeitsbedingungen, ob jemand als Mitarbeiter:in oder Auftragnehmer:in zu klassifizieren ist.

In unserem Leitfaden erfährst du mehr über die Folgen der Falschklassifizierung von Mitarbeiter:innen als Auftragnehmer:innen.

Wie unterscheiden sich Mitarbeiter:innen nun von selbständigen Auftragnehmer:innen?

Die obigen Beschreibungen geben einen guten Überblick, aber wenn es um die Unterscheidung zwischen Mitarbeiter:innen und selbständigen Auftragnehmer:innen geht, hat jedes Land seine eigenen Vorschriften und Richtlinien.

Es gibt jedoch einige wichtige Faktoren, anhand derer die meisten Ländern den Unterschied machen. Dazu gehören:

Die Art der Arbeitsbeziehung (Festanstellung vs. B2B)

Ein Anstellungsverhältnis ist vereinfacht ausgedrückt die Beziehung zwischen einem oder einer Mitarbeiter:in (einer natürlichen Person) und einem Arbeitgeber (einer juristischen Person). Die natürliche Person erhält eine Vergütung für die Erbringung einer Leistung unter bestimmten Bedingungen. Grundsätzlich sind Mitarbeiter:innen Personen, die dafür bezahlt werden, für dein Unternehmen zu arbeiten.

Eine Geschäftsbeziehung hingegen besteht zwischen zwei juristischen Personen. Auch wenn es sich bei Auftragnehmer:innen um Personen handelt, erbringen sie ihre Dienstleistungen rechtlich gesehen in der Regel als Unternehmen (Einzelunternehmer:in). Mit anderen Worten: Selbständige Auftragnehmer:innen verdienen ihr Geld als juristische Person, die mit deinem Unternehmen Geschäfte macht.

Vertrags- oder Geschäftsbedingungen

Geschäftsbedingungen sind die Regeln, die Unternehmen aufstellen, um eine sichere und reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten. Sie sind Teil einer rechtsgültigen Vereinbarung, die von beiden Parteien unterzeichnet wird und in der die Verpflichtungen und vertraglichen Rechte aller Beteiligten festgehalten werden. Die Geschäftsbedingungen müssen mit den örtlichen Arbeitsgesetzen übereinstimmen und gerechtfertigt sein.

Sie sind jedoch unterschiedlich, je nachdem, ob ein:e Auftragnehmer:in oder ein:e Mitarbeiter:in in die Vereinbarung einwilligt. Mitarbeiter:innen sind zum Beispiel verpflichtet, ausschließlich für ein Unternehmen und innerhalb bestimmter Arbeitszeiten zu arbeiten. Für Auftragnehmer:innen gelten solche Bestimmungen nicht.

Fachkenntnisse

Fachkenntnisse sind die besonderen Talente oder Fähigkeiten einer Person und bestimmen, ob die Person für eine Stelle geeignet ist. Dabei kann es sich sowohl um fachliche Kompetenzen handeln, die direkt mit der Stelle verbunden sind (z. B. Kenntnisse von Programmiersprachen), als auch um allgemeinere Soft Skills, wie z. B. Kommunikationsstärke.

In der Regel stellen Unternehmen selbständige Auftragnehmer:innen ein, weil sie bereits über Fachkenntnisse verfügen und keine Ausbildung benötigen. Eine solche Vereinbarung kann auf Dauer oder zur Überbrückung einer vorübergehenden Qualifikationslücke getroffen werden. Umgekehrt ist ein Unternehmen vielleicht eher bereit, jemanden aufgrund seiner Soft Skills fest anzustellen und ihn entsprechend auszubilden.

Leistungsbeschreibung

Eine Leistungsbeschreibung (Statement of Work, SOW) enthält die Anforderungen für ein bestimmtes Projekt und beinhaltet in der Regel folgende Angaben:

• Arbeitsumfang

• Leistungsumfang des Projekts

• Standort

• Haftungen

• Zahlungsbedingungen

Bei der Zusammenarbeit mit externen Anbietern und selbständigen Auftragnehmer:innen kommen Leistungsbeschreibungen häufig zum Einsatz.

Mit Mitarbeiter:innen werden hingegen Arbeitsverträge abgeschlossen. 

Autonomie

Autonomie ist die Freiheit, zu entscheiden, wie und wann eine Leistung erbracht wird. 

Mitarbeiter:innen und selbständige Auftragnehmer:innen haben üblicherweise ein sehr unterschiedliches Maß an Autonomie, wobei letztere in der Regel freie Hand haben (im Rahmen vorher vereinbarter Fristen).

Selbständige Auftragnehmer:innen können frei über ihre Arbeitszeiten, Tarife und Methoden entscheiden. Mitarbeiter:innen hingegen müssen sich an strengere Vorgaben des Arbeitgebers halten.

Das Maß an Autonomie ist eines der wichtigsten Kriterien für die Behörden, um Beschäftigte richtig zu klassifizieren.

Grad der Kontrolle („das Unterordnungsverhältnis“)

Dies bezieht sich auf das Maß an Kontrolle, das die Beschäftigten im Rahmen der Arbeitsbeziehung haben. Mitarbeiter:innen haben in der Regel weniger Kontrolle darüber, wie sie ihre Arbeit verrichten: Sie sind verpflichtet, die von deinem Unternehmen festgelegten Regeln und Anforderungen zu befolgen. Sie müssen zum Beispiel von einem bestimmten Ort aus arbeiten und zu bestimmten Zeiten online sein.

Auftragnehmer:innen hingegen sind selbständig und haben daher ein höheres Maß an Kontrolle. Sie entscheiden selbst, wie und wo sie die Arbeit erledigen und zu welchem Tarif.

Arbeitsrechte

Für selbständige Auftragnehmer:innen ist dein Unternehmen nicht der Arbeitgeber, sondern der Kunde. Folglich haben Auftragnehmer:innen in den meisten Ländern auch keine Arbeitnehmerrechte.

In den USA bedeutet das zum Beispiel, dass du nicht verpflichtet bist, Überstunden zu bezahlen, Krankenurlaub zu gewähren oder gesetzliche Zusatzleistungen zu erbringen.

Das bedeutet auch, dass die Beziehung zwischen dir und deinen Auftragnehmer:innen nicht durch folgende Gesetze geregelt ist:

• Family Medical Leave Act

• Titel VII des Civil Rights Act

• Americans with Disabilities Act

Zwar können Auftragnehmer:innen denselben Gewerkschaften beitreten wie Mitarbeiter:innen, aber sie sind nicht auf dieselbe Weise geschützt, wenn die Gewerkschaft sie vor Gericht vertritt. Auch wenn die Verhandlungsmacht von Gewerkschaften für Auftragnehmer:innen gering ist, gehen einige Länder Beschwerden dennoch entschlossen nach. Wenn eine Gewerkschaft nicht in der Lage ist, ein Problem für eine:n selbständige:n Auftragnehmer:in zu lösen, können die zuständigen Steuer- und Justizbehörden einschreiten.

Einkommensteuer

In den meisten Ländern bist du dafür zuständig, die Einkommensteuer deiner Mitarbeiter:innen einzubehalten und an die zuständigen Behörden abzuführen.

Auftragnehmer:innen sind hingegen selbst für alle die Einkommensteuer betreffenden Angelegenheiten verantwortlich. In manchen Fällen musst du dennoch bestimmte Erklärungen abgeben (dazu später mehr).

In jedem Fall liegt es in deiner Verantwortung, alle einschlägigen Steuervorschriften zu verstehen und zu befolgen. Wenn du die Anforderungen in einem Land nicht erfüllst, können die Steuerbehörden Strafen und Bußgelder verhängen.

Vertraglich vereinbarte Vergütung

Mitarbeiter:innen erhalten in der Regel ein wiederkehrendes Grundgehalt. Etwaige Benefits wie Beiträge zur Krankenversicherung, Aktienoptionen oder Provisionen werden auf der Gehaltsabrechnung gesondert ausgewiesen. Außerdem gilt in den meisten Ländern ein Mindestlohn, um die Rechte von Arbeitnehmer:innen zu schützen.

Selbständige Auftragnehmer:innen können ihre Tarife selbst festlegen. Diese hängen in der Regel von ihrem Standort und der Branche ab. Einige selbständige Fachkräfte schließen sich Gewerkschaften an und vereinbaren mit ihren Kolleg:innen marktübliche Tarife, obwohl es keinen gesetzlichen Mindest- oder Höchstsatz gibt, da der Markt den Preis bestimmt.

Benefits

In den meisten Ländern bist du verpflichtet, die Sozial- und Krankenversicherungsbeiträge deiner Mitarbeiter:innen abzuführen und zusätzlich Arbeitgeberbeiträge zu leisten. Wenn der staatliche Krankenversicherungsbeitrag zum Beispiel 18 % beträgt, kann es sein, dass 8 % vom Gehalt deiner Mitarbeiter:innen abgezogen werden und dass du für die restlichen 10 % aufkommen musst.

Wie bei den Steuern müssen Auftragnehmer:innen ihre Sozialabgaben selbst abführen. In vielen Fällen müssen Auftragnehmer:innen als Selbstständige sowohl Arbeitnehmer- als auch Arbeitgeberbeiträge entrichten. Einige Regierungen haben jedoch spezielle Beitragssätze für Selbstständige festgelegt.

Du bist gesetzlich zwar nicht verpflichtet, Auftragnehmer:innen Benefits anzubieten, aber immer mehr Unternehmen tun dies. Viele Auftragnehmer:innen erwarten heute bestimmte Benefits wie bezahlten Urlaub und eine Krankenversicherung als Standard. Achte jedoch darauf, die Vorschriften einzuhalten, wenn du deinen Auftragnehmer:innen Benefits gewährst, damit du keine Probleme mit Scheinselbstständigkeit bekommst.

Weitere Informationen über Benefits für Auftragnehmer:innen erhältst du in unserem Leitfaden.

Unfallversicherung

In den meisten Ländern gibt es irgendeine Form der Kranken- oder Unfallversicherung für den Fall, dass sich Mitarbeiter:innen bei der Arbeit verletzen oder krank werden. Diese ist nicht mit der Berufsunfähigkeitsversicherung zu verwechseln, die nicht arbeitsbedingte Verletzungen oder Krankheiten abdeckt. In der Regel erhalten die Versicherten Zugang zu medizinischer Versorgung und Sonderleistungen, wobei dies je nach Region unterschiedlich sein kann.

Selbständige Auftragnehmer:innen haben in der Regel keinen Anspruch auf diese Versicherung, was für Arbeitskräfte, die Arbeiten mit höherem Gefahrenpotenzial ausführen, problematisch sein kann.

Tools, Arbeitsmittel und Ressourcen

Die meisten Unternehmen verlangen von ihren Mitarbeiter:innen, dass sie die Geräte des Unternehmens (z  B. Laptops und Telefone) für die Arbeit nutzen, in der Regel im Rahmen einer Vereinbarung über die Bereitstellung von Arbeitsmitteln. Diese Vereinbarung regelt, was deine Mitarbeiter:innen mit den Geräten deines Unternehmens tun dürfen und was nicht, z. B. sich mit einem unsicheren öffentlichen WLAN verbinden oder sie für persönliche Zwecke nutzen.

Bei Auftragnehmer:innen sind die Dinge komplexer. Manche Unternehmen verlangen von ihren Auftragnehmer:innen, dass sie die Firmenausstattung nutzen (in der Regel zu Sicherheitszwecken), was jedoch ein erhebliches Risiko der Falschklassifizierung mit sich bringen kann.

Auftragnehmer:innen zu erlauben, ihre eigenen Geräte zu benutzen, ist aus rechtlicher Sicht sicherer, birgt aber andere Gefahren, z. B. in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz. In einigen Ländern geht das geistige Eigentum an der produzierten Arbeit automatisch an den oder die Eigentümer:in des Geräts über.

Wenn deine Auftragnehmer:innen ihre eigenen Arbeitsmittel verwenden, sollten sie am besten eine Vereinbarung über gewisse Standards für Sicherheit, Datenschutz und geistiges Eigentum unterzeichnen.

Erfahre, wie Remote mit dem Remote IP Guard deine Rechte am geistigen Eigentum schützt.

Steuerangelegenheiten

Wie bereits erwähnt, musst du für deine Mitarbeiter:innen Steuern einbehalten und abführen. Dazu gehört die Verwaltung und Einreichung einer ganzen Reihe von Steuerformularen.

Auftragnehmer:innen regeln ihre Steuerangelegenheiten zwar üblicherweise selbst. Es kann aber dennoch vorkommen, dass du bestimmte Formulare ausfüllen und einreichen musst.

Wenn du zum Beispiel mit Auftragnehmer:innen aus den USA zusammenarbeitest, musst du bei der US-Steuerbehörde (Internal Revenue Service, IRS) das Formular 1099 einreichen, auch wenn dein Unternehmen nicht in den USA ansässig ist. Wenn du hingegen ein in den USA ansässiges Unternehmen bist und Auftragnehmer:innen im Ausland beschäftigst, musst du möglicherweise für deine Auftragnehmer:innen das Formular 1042-S bei der IRS einreichen.

Grund dafür ist, dass es für die IRS den Anschein haben kann, dass diese Auftragnehmer:innen ein Einkommen in den USA erwirtschaften, was die Einreichung des Formulars 1042-S erforderlich macht. Aber das ist nicht immer der Fall.

Viele globale Auftragnehmer:innen verdienen ihr Einkommen mit persönlichen Dienstleistungen. Nach den Vorschriften des IRS gilt der Ort, an dem diese Dienstleistungen erbracht werden, als Quellenstaat des Einkommens.

Wenn also ein:e ausländische:r Auftragnehmer:in für ein in den USA ansässiges Unternehmen arbeitet, stammt sein oder ihr Einkommen laut Vorschriften nicht aus den USA. Solange der oder die Auftragnehmer:in seine oder ihre gesamte Tätigkeit außerhalb den USA ausübt, ist das US-Unternehmen nicht verpflichtet, Steuern einzubehalten oder Steuerformulare einzureichen.

Egal, ob du mit Auftragnehmer:innen, Mitarbeiter:innen oder mit beiden zusammenarbeitest, es ist wichtig, dass du die steuerlichen Verpflichtungen für alle kennst. Die internen, lokalen Steuerexpert:innen von Remote können dir genau sagen, was wann eingereicht werden muss, egal wo auf der Welt sich deine Arbeitskräfte befinden.

Schulung und Onboarding

Auftragnehmer:innen werden aufgrund ihrer bereits vorhandenen Fähigkeiten eingestellt. Ihr Onboarding konzentriert sich in den meisten Fällen auf projektbezogene Informationen, den Systemzugang und Einführungen.

Im Gegensatz dazu erhalten Mitarbeiter:innen in der Regel ein umfassenderes Onboarding, das die Unternehmenskultur, Richtlinien und Verfahren abdeckt. Das Onboarding von Remote-Mitarbeiter:innen kann auch eine Schulung in den für die Zusammenarbeit nötigen Tools beinhalten.

Darüber hinaus investieren die Unternehmen in der Regel auch in längerfristige Schulungen für Mitarbeiter:innen, um deren berufliche Entwicklung im Unternehmen zu fördern.

Was ist der Unterschied zwischen lokalen und internationalen Mitarbeiter:innen?

Lokale Mitarbeiter:innen sind solche, die du in deinem eigenen Land einstellst (d. h. in dem Land, in dem dein Unternehmen registriert und ansässig ist). In der Regel ist die Einstellung von lokalen Mitarbeiter:innen aus steuerlicher und rechtlicher Sicht relativ unkompliziert.

Wenn aber jemanden in einem anderen Land beschäftigst, musst du die Beschäftigungs- und Steuergesetze des Landes der betreffenden Person beachten. Damit du diese Gesetze verstehen, erfüllen und all deinen Verpflichtungen nachkommen kannst, brauchst du lokales Fachwissen.

Auf der anderen Seite bringt die Einstellung von internationalen Mitarbeiter:innen viele Vorteile mit sich. Auf diese Weise kannst du zum Beispiel:

• für mehr Vielfalt im Team sorgen

• neue Märkte erschließen

• lokales Wissen nutzen und Netzwerke aufbauen

Außerdem kannst du so den verfügbaren Talentpool erweitern und Zugang zu Spitzenkräften aus aller Welt erhalten. Anstatt die Suche nach Bewerber:innen auf deine Stadt oder Region zu beschränken, kannst du die richtige Person für die Stelle überall auf der Welt finden und onboarden.

Um eine Person in einem anderen Land rechtskonform einzustellen, musst du dort entweder eine eigene Niederlassung besitzen oder die Dienste eines Employer of Record (EOR) wie Remote in Anspruch nehmen.

Was ist der Unterschied zwischen lokalen und internationalen Auftragnehmer:innen?

Bei internationalen Auftragnehmer:innen ist die Situation etwas anders. Da Auftragnehmer:innen selbstständig sind, brauchst du keine eigene Niederlassung und keinen Employer of Record, um mit ihnen zu arbeiten.

Wichtig ist jedoch, die Gesetze betreffend den arbeitsrechtlichen Status von Auftragnehmer:innen im jeweiligen Land zu kennen, da diese weltweit sehr unterschiedlich sein können. In einigen Ländern werden Vereinbarungen mit Auftragnehmer:innen nach einer bestimmten Zeit (z. B. sechs Monate) automatisch in einen Arbeitsvertrag umgewandelt. Wenn du dich mit solchen Gesetzen nicht auskennst, kannst du dir ernsthafte Probleme wegen Rechtsverstößen einhandeln.

Deshalb ist es ratsam, in so einem Fall mit einem erfahrenen Anbieter von Lösungen für die Verwaltung von Auftragnehmer:innen wie Remote zusammenzuarbeiten. Mit unserer Plattform kannst du nicht nur sicherstellen, dass du alle Vorschriften einhältst, sondern auch die Zahlung von Rechnungen in verschiedenen Währungen automatisieren und auf das jeweilige Land zugeschnittene Vereinbarungen für deine Auftragnehmer:innen erstellen.

Welche Arten von internationalen Auftragnehmer:innen gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von internationalen Auftragnehmer:innen. Sie werden wie folgt eingeteilt:

Arbeitnehmerähnliche Selbstständige

Internationale Auftragnehmer:innen führen ihre Aufträge für dich auf dieselbe Weise aus wie inländische Auftragnehmer:innen. Der einzige Unterschied ist, dass sie in einem anderen Land sitzen. Eine auf das jeweilige Land zugeschnittene Vereinbarung regelt direkt die Zusammenarbeit mit dem oder der jeweiligen Auftragnehmer:in.

Unterauftragnehmer:innen

Unterauftragnehmer:innen arbeiten in der Regel mit einem zwischengeschalteten Unternehmen zusammen, das als Vermittler fungiert und die lokalen Compliance-Anforderungen gegen eine Gebühr verwaltet. Diese Option ist in der Regel teurer als die Beschäftigung von selbständigen Auftragnehmer:innen.

Zeitarbeitskräfte

Zeitarbeitskräfte sind fest bei einer Personalagentur angestellt und werden für unterschiedliche Aufträge eingesetzt. Sie bleiben auch zwischen ihren Aufträgen angestellt und werden bezahlt, sodass die Agentur bestrebt ist, sie sofort neu zu vermitteln. 

Die Agentur sorgt für eine hohe Arbeitsqualität, verlangt aber auch einen beträchtlichen Aufschlag auf jede abrechenbare Stunde oder jedes Festpreisprojekt. Das ist in der Regel die teuerste Art der Zusammenarbeit mit internationalen Auftragnehmer:innen.

Soll ich nun Auftragnehmer:innen oder Mitarbeiter:innen einstellen?

Welches der beiden Modelle ist angesichts der obigen Informationen nun das geeignetere?

Letztlich hängt die Entscheidung, ob du Auftragnehmer:innen oder Mitarbeiter:innen einstellst, von den Anforderungen und Ressourcen deines Unternehmens sowie von der Art der zu besetzenden Stelle ab.

Wenn du zum Beispiel die Arbeitszeiten deiner Beschäftigten bestimmen möchtest, von ihnen verlangst, dass sie die Arbeitsmittel des Unternehmens benutzen, und willst, dass sie ausschließlich für dich tätig sind, ist ein Arbeitsvertrag vielleicht die beste Wahl.

Wenn du jedoch nach einer kurzfristigen Lösung suchst, der Arbeitsaufwand keine:n Vollzeitmitarbeiter:in rechtfertigt oder du ein loseres Beschäftigungsverhältnis bevorzugst, dann ist eine Dienstleistungsvereinbarung wahrscheinlich besser geeignet.

Einstellung internationaler Mitarbeiter:innen

Bevor du internationale Mitarbeiter:innen einstellst, solltest du die Vor- und Nachteile einer solchen Alternative zur Einstellung von Auftragnehmer:innen abwägen.

Vorteile der Einstellung von internationalen Mitarbeiter:innen

• Du kannst die geeignetsten Fachkräfte einstellen, unabhängig davon, wo sie sich befinden.

• Investitionen in die Weiterbildung kommen direkt dem Unternehmen zugute.

• Du behältst mehr Kontrolle über dein geistiges Eigentum.

• Du kannst deinem Team die Möglichkeit bieten, im Ausland zu arbeiten.

• Das Risiko von Scheinselbstständigkeit ist ausgeschlossen.

• Neue Blickwinkel und Fähigkeiten fördern die Innovation im Unternehmen.

Nachteile der Einstellung internationaler Mitarbeiter:innen

• Eine weltweit einheitliche Unternehmenskultur ist nur schwer zu erreichen, wenn sich dein Team an verschiedenen Orten aufhält.

• Du musst Büroräume und Geräte an mehreren Standorten bereitstellen.

• In einigen Ländern bist du möglicherweise verpflichtet, über deine normalen Richtlinien hinaus Schulungen und Weiterbildungen anzubieten.

• Du musst überall lokale Personal-, Rechts- und Steuerexpert:innen finden.

• Die Arbeitsverträge müssen den örtlichen Gesetzen entsprechen.

Wie stelle ich internationale Mitarbeiter:innen ein?

Die Festanstellung von internationalen Mitarbeiter:innen kann ziemlich einfach sein, wenn du eine Niederlassung in ihrem Heimatland hast. Wenn du keine eigene Niederlassung hast oder gründen willst, oder wenn dein Unternehmen noch nicht in dieses Land expandieren möchte, ist es am einfachsten und kostengünstigsten, mit einem EOR-Anbieter wie Remote zusammenzuarbeiten.

Ein Employer of Record (EOR) kümmert sich um alle lokalen rechtlichen Anforderungen, damit du Mitarbeiter:innen rechtskonform einstellen kannst. Ein Employer of Record erspart dir auch die Suche nach Anwält:innen, Buchhalter:innen, Payroll-Anbietern und HR-Expert:innen im jeweiligen Land. Dein EOR-Anbieter fungiert als lokale Personal- und Rechtsabteilung im jeweiligen Land deiner Mitarbeiter:innen und kümmert sich um die Auszahlung des Gehalts und etwaiger Benefits.

Employer of Record und PEO —

25 min

Leitfaden zur Einstellung internationaler Mitarbeiter:innen

Es kann einfach sein, Mitarbeiter:innen aus aller Welt einzustellen. Erhalte Tipps zur HR-Compliance, zur Payroll sowie zu Visafragen.

Einstellung internationaler Auftragnehmer:innen

Wenn du expandieren willst, sind Auftragnehmer:innen eine hervorragende Option, denn sie ermöglichen es dir, schnell und flexibel zu handeln. Es gibt allerdings ein paar Herausforderungen.

Vorteile von internationalen Auftragnehmer:innen

• Du kannst dein Team mit hochqualifizierten Arbeitskräften ergänzen, die sofort einsatzbereit sind.

• Auftragnehmer:innen verfügen über gute Kenntnisse der Region, die dir nützlich sein können, wenn du dort Fuß fassen möchtest.

• Auftragnehmer:innen haben in der Regel große berufliche Netzwerke, mit deren Hilfe du weitere Fachkräfte finden kannst.

• Auftragnehmer:innen sind selbstständig und kaum auf Onboarding oder Schulungen angewiesen.

• Auftragnehmer:innen verfügen über eigene Büroräume und eigenes Equipment.

• Auftragnehmer:innen arbeiten unabhängig.

• Auftragnehmer:innen sind eine kosteneffiziente Lösung für befristete Aufträge.

• Du musst niemandem dauerhafte Arbeit garantieren, vor allem dann nicht, wenn du dich in der Gründungsphase befindest.

Nachteile von internationalen Auftragnehmer:innen

• Auftragnehmer:innen arbeiten auch für andere Kunden.

• Du hast wenig Mitspracherecht oder Kontrolle darüber, wie sie die Arbeit erledigen.

• Wenn sich der Beschäftigungsstatus von Auftragnehmer:innen ändert, können Falschklassifizierungen die Folge sein.

• Die Einhaltung lokaler Arbeits- und Steuergesetzen kann aufwändig sein.

• Die Verträge müssen an jedes Land eigens angepasst werden.

• Wenn du Auftragnehmer:innen in fest angestellte Mitarbeiter:innen umwandeln möchtest, musst du eine eigene Niederlassung in dem Land gründen oder einen EOR finden, der sie für dich einstellt.

• Dein geistiges Eigentum und deine Erfindungsrechte sind möglicherweise nicht so gut geschützt wie bei Mitarbeiter:innen.

• Die Verwaltung kann aufwändig werden, vor allem wenn du Auftragnehmer:innen in mehreren Ländern hast.

• Du könntest wertvolle Talente verlieren, wenn sie sich eine Festanstellung wünschen und du sie ihnen nicht bieten kannst.

Wie stelle ich internationale Auftragnehmer:innen ein?

Auch die Einstellung internationaler Auftragnehmer:innen ist relativ einfach, solange du die rechtlichen und steuerlichen Folgen in deinem Land und im Land der Auftragnehmer:innen kennst.

Wenn du keine Zeit hast, dich in diese Themen einzuarbeiten, keine Sorge: Remote vereinfacht dir den Einstellungs- und Onboarding-Prozess.

Mit unserer Lösung zur Verwaltung von Auftragnehmer:innen kannst du:

• Rechtssichere lokale Verträge erstellen

• Zahlungen in lokalen Währungen mit nur wenigen Klicks vornehmen

• Alle Rechnungen deiner Auftragnehmer:innen auf einer benutzerfreundlichen Plattform verwalten

Unser praktischer Service hilft dir bei der Verwaltung all deiner internationalen Auftragnehmer:innen und legt den Grundstein für eine spätere Skalierung.

Kann ich eine:n Auftragnehmer:in eine:n Mitarbeiter:in umwandeln?

Es ist durchaus möglich und in manchen Fällen sogar vorgeschrieben, deine Auftragnehmer:innen in Mitarbeiter:innen umzuwandeln. Zum Beispiel, wenn:

• du eine:n Auftragnehmer:in falsch klassifiziert hast

• du einer oder einem Auftragnehmer:in eine größere Rolle in deinem Unternehmen geben willst

• dein geistiges Eigentum besser schützen willst

• möchtest, dass der oder die Auftragnehmer:in ausschließlich für dich arbeitet

Es kann auch vorkommen, dass dein:e Auftragnehmer:in auf dich zukommt und dich bittet, ihn oder sie in eine:n Mitarbeiter:in umzuwandeln. In unserem Leitfaden erfährst du, wie du deine Auftragnehmer:innen in Mitarbeiter:innen umwandelst und wann dies sinnvoll ist. 

Auftragnehmer:innen vs. Mitarbeiter:innen – FAQs

Wie zahlst du als arbeitnehmerähnliche:r Selbständige:r Steuern?

Als selbstständige:r Auftragnehmer:in bist du selbst für deine Steuerangelegenheiten verantwortlich. Du musst das ganze Jahr über Steuervorauszahlungen an die Steuerbehörde (IRS) leisten, um Strafen zu vermeiden.

Mit dem IRS-Formular 1040-ES kannst du berechnen, wie hoch die mit der Selbstständigkeit verbundenen Steuern und deine Einkommensteuer sind. Eine Steuersoftware oder Expert:innen in Steuerfragen wie jene von Remote können dir den Prozess erleichtern.

Welchen Steuersatz zahle ich als selbständige:r Auftragnehmer:in?

Der Steuersatz hängt von deinem Gesamteinkommen und deiner Steuerklasse ab. Im Gegensatz zu Mitarbeiter:innen müssen Auftragnehmer:innen ihre Sozialabgaben in den USA (Sozialversicherung und Medicare) in voller Höhe zahlen – das sind 15,3 %.

Hinzu kommen Einkommensteuern auf Bundesebene und möglicherweise auch auf bundesstaatlicher Ebene. Die gute Nachricht ist, dass Auftragnehmer:innen in der Regel ihre Betriebsausgaben absetzen können, um ihr zu versteuerndes Einkommen zu verringern.

Ist es möglich, den arbeitsrechtlichen Status von Beschäftigten zu ändern?

Eine Änderung der Klassifizierung ist möglich, aber rechtlich kompliziert und mit Risiken verbunden. Die IRS und andere Behörden können Nachforschungen anstellen. Daher muss jede Änderung auf eine echte Veränderung der Arbeitsbeziehungen zurückzuführen sein und nicht auf den Wunsch, Steuern zu senken oder Vorschriften zu ignorieren.

Wenn du eine Änderung des Beschäftigungsstatus in Erwägung ziehst, empfehlen wir dir, dich von einem Anwalt oder einer Anwältin für Arbeitsrecht beraten zu lassen.

Einstellung internationaler Auftragnehmer:innen und Mitarbeiter:innen mit Remote

Egal, ob du Mitarbeiter:innen, Auftragnehmer:innen oder beides suchst, Remote kann dir helfen.

Unsere globalen HR-Services ermöglichen es dir, Mitarbeiter:innen auf der ganzen Welt einzustellen und ihnen eine erstklassige Erfahrung zu bieten. Unsere hauseigenen Expert:innen vor Ort kümmern sich in jedem Land, in dem du Mitarbeiter:innen einstellst, um alle komplexen rechtlichen, steuerlichen und lohnbezogenen Angelegenheiten, damit du dich auf das Wachstum deines Unternehmens konzentrieren kannst.

Wenn du mehr erfahren und deine globalen Beschäftigungsmöglichkeiten im Detail besprechen willst, buche noch heute eine kostenlose Demo bei unseren Expert:innen.