Die Folgen der Falschklassifizierung von Angestellten als Selbstständige

Arbeitskräfte im Ausland fallen üblicherweise in zwei Kategorien: selbstständige Auftragnehmer:innen und festangestellte Mitarbeiter:innen. Aber Vorsicht: Wenn du Menschen, die de facto fest bei dir angestellt sind, als unabhängige Auftragnehmer:innen behandelst und bezahlst, riskierst du hohe Strafen und andere ernsthafte Konsequenzen.

Dieses Thema ist in den letzten Jahren stark in den Fokus gerückt, weil Gig-Plattformen die Grenzen zwischen selbstständiger und unselbstständiger Arbeit zunehmend verschwimmen lassen. Erst unlängst hat der britische Supreme Court eine Berufung des Fahrtendienstleisters Uber abgelehnt und noch einmal bestätigt, dass die Fahrer:innen Anspruch auf bezahlten Urlaub und den gesetzlichen Mindestlohn haben.

In welche Kategorie deine Arbeitskräfte fallen, hängt von mehreren Faktoren ab. In unserem Leitfaden zur Umwandlung von Auftragnehmer:innen zu Angestellten stellen wir dir einige grundlegende Situationen vor, in denen du eine Arbeitskraft besser anders klassifizieren solltest. Vermeide aber, voreilig zu handeln. Du solltest zunächst die Risiken verstehen, um informierte Entscheidungen treffen zu können.

Im weiteren Verlauf dieses Artikels erfährst du mehr über die Gefahren der Scheinselbstständigkeit, d. h. der Falschklassifizierung von Angestellten als selbstständige Auftragnehmer:innen.

Geldbußen

Steuerbehörden auf der ganzen Welt gehen mit unterschiedlichen Mitteln gegen Scheinselbstständigkeit vor. Die finanziellen Strafen reichen dabei von kleinen Verwarngeldern bei Erstvergehen bis hin zu massiven Strafzahlungen für Wiederholungstäter.

In den USA gibt es beispielsweise eine komplexe Abstufung der Bußgelder für Scheinselbständigkeit. Jedes fehlende Formular W-2 schlägt mit 50 US-Dollar zu Buche, dazu kommen 1,5 % der bezahlten Honorare und auch noch die unbezahlte Lohnsteuer für Arbeitgeber und Arbeitnehmer:in. Wenn zudem Vorsätzlichkeit nachgewiesen werden kann, wird es erst richtig teuer.

Aber nicht nur die IRS, sondern auch bundesstaatliche Stellen können Scheinselbstständigkeit bestrafen.

In anderen Teilen der Welt sind die Konsequenzen teilweise sogar noch gravierender. In Australien zum Beispiel fallen unter Umständen für jedes einzelne Vergehen 66.000 AU-Dollar an. Manche Länder verlangen von den Unternehmen nicht nur eine Steuernachzahlung, sondern auch die entgangenen Kranken- und Rentenversicherungsbeiträge. Sogar nicht bezahltes Urlaubsgeld und andere Sozialleistungen können eingefordert werden, sodass die Angelegenheit schnell schmerzhaft teuer wird.

Sanktionen und Verbote

Auch nachdem du alle Strafen bezahlt und deine Auftragnehmer:innen für entgangene Zusatzleistungen entschädigt hast, erwartet dich wahrscheinlich noch weiteres Ungemach.

Die Strafen für Scheinselbstständigkeit sind nicht unbedingt auf finanzielle Sanktionen beschränkt. Sie können so weit gehen, dass Unternehmen ihre lokale Geschäftstätigkeit unterbrechen oder sich sogar komplett aus dem betreffenden Land oder Bundesstaat zurückziehen müssen. 2020 erließ der US-Bundesstaat New Jersey beispielsweise ein Gesetz, das es den lokalen Behörden ermöglicht, Unterbrechungen der Geschäftstätigkeit aufzuerlegen, wenn ein Unternehmen arbeits- oder tarifrechtliche Verstöße begeht. Im Jahr 2019 überarbeitete auch Kalifornien seine Gesetze zur Scheinselbstständigkeit.

Staaten auf der ganzen Welt folgen diesen Beispielen und das kann schwerwiegende Konsequenzen für Unternehmen mit weltweiten Expansionsplänen haben. Selbst wenn es nur um eine:n einzige:n Mitarbeiter:in in einem anderen Land geht – jeglicher Verlust kritischer Kompetenzen kann die Wettbewerbsfähigkeit deines Unternehmens schwächen. Weil von Land zu Land unterschiedliche Kriterien zur Unterscheidung zwischen selbstständigen Auftragnehmer:innen und Angestellten gelten, musst du bei der Klassifizierung deiner Arbeitskräfte sehr sorgsam vorgehen.

4. Loss of intellectual property

Intellectual property rights with remote workers should be a larger conversation, yet not many businesses talk about the issue. When you work with team members in other countries, transfer of IP to your business can get complicated quickly.

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Misclassification can create issues that have nothing to do with civil penalties from a government. In some cases, a messy classification could lead to a total severance of the relationship, leaving questions about who actually owns the work produced. You may see the issue as straightforward, but if a person in another country claims ownership of your IP, you could be in for a hard battle.

Don’t leave your intellectual property up for grabs. Make sure your employment agreements and contracts with independent contractors are ironclad. Not only does losing your IP harm your company, but legal questions about IP ownership could also cause potential partners to avoid working with your business.

5. Legal disputes with workers

No business wants to fight with its workers in court. From the outset, a legal fight with an employee calls the company’s reputation into question. Even if the company has the full backing of the law on its side, the bad press from the disagreement could prevent other potential employees and partners from considering future engagements.

Further, legal disputes take up both money and time. In cases of misclassification, especially cases involving multiple workers, the executives of the company have to spend their own time in court fighting the battle. Company leaders need to spend their time developing strategies and strengthening partnerships, not flying across the globe to argue in courts with unfamiliar rules.

Such legal disputes can quickly become expensive. A single misclassification can lead to a lengthy court battle, and multiple misclassifications can severely hamper a company’s ability to grow. Better to get it right from the outset than to leave classification to chance.

Mit unserer Checkliste für Auftragnehmer:innen vermeidest du Fehlklassifizierungen

Gehe diese Checkliste durch, um zu ermitteln, ob du eine Person, die für dich arbeitet, als Mitarbeiter:in oder Auftragnehmer:in klassifizieren musst.

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Why should you be aware and informed about misclassifying your employees?

The National Employment Law Project estimates that 10 to 30% of US employers are misclassifying their workers as independent contractors.

Say you go through a misclassification nightmare and emerge from the other side mostly unscathed. You pay some fines, dodge the bigger penalties, and keep the issue out of the press.

Even in this unlikely scenario, your company is primed for more trouble down the road. You may suffer from long-term repercussions, such as the following:

• Increased regulatory scrutiny: After you've been caught once for misclassifying your employees, government agencies keep a closer eye on your business practices.

• Damaged reputation: Negative publicity surrounding misclassification can tarnish your brand image and make it harder to attract top talent.

• Loss of trust: Your employees, business partners, and investors may trust you less after a misclassification scandal.

• Legal challenges: Misclassified employees may sue for unpaid wages, employee benefits, and other damages, leading to expensive and legal battles.

Regulators in the country in question have now dealt with your company on the wrong side of the law. They know you have done one thing incorrectly, and they will now look more closely to see whether you have broken any other rules. Your brand name is familiar to the wrong people for the wrong reasons, and it could take years to repair that reputation.

Misclassifying employees as contractors is about much more than saving money in the short term. It’s also about damaging the reputation of your brand, losing the trust of multiple legal systems, and harming your chances of success in a country where you once saw promise.

Being misclassified can also be devastating from an employee’s perspective. The Economic Policy Institute estimated that they could suffer close to $17,000 per year in lost income. This includes not only overtime pay and minimum wage protections, but also health insurance, retirement contributions, and paid time off.

Moreover, misclassified employees have a greater tax burden, as they’re responsible for paying both the employer and employee portions of their income taxes.

How Remote can help you avoid misclassifying employees as independent contractors and its penalties

Remote takes care of all the complex compliance details for you so that you can stay on the right side of the law.

Global compliance

Remote’s employer of record (EOR) service acts as a legal employer for your global workforce. We handle all things HR, including payroll, taxes, benefits, and local labor law compliance.

By partnering with us, you get peace of mind knowing that you’re staying compliant in every country you hire in.

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Then comes the onboarding process. Remote simplifies that step, too, with our fast and painless onboarding process. Plus, if your needs change in the future, we also provide support for employee to independent contractor transition.

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FAQs for misclassifying employees and its penalties

Find the answers to common questions about employee misclassification here:

How common is it for a business to misclassify workers?

Misclassification is a common problem, whether it's willful misclassification or not. Some businesses misunderstand the complex rules, while others deliberately misclassify workers to save money by not paying for benefits or overtime.

The rise of the gig economy has made it even harder to tell the difference between employees and independent contractors.

How much can an employer be sued for misclassifying its employees?

The amount sued for depends on the number of affected workers, the length of the misclassification, and the laws violated.

Fines can range from thousands to millions of dollars, including back wages, overtime pay, benefits, damages, and legal fees.

In cases where class-action lawsuits are filed, companies are susceptible to larger payouts, as the damages are multiplied by the number of workers involved.

How do I correct employee misclassification?

You can correct misclassification through the following means:

• Voluntary reclassification: Employers can proactively reclassify misclassified workers as employees and provide them the benefits they’re entitled to.

• IRS Voluntary Classification Settlement Program (VCSP): This program allows employers to voluntarily reclassify their workers and receive partial relief from federal employment taxes.

• State programs: Some states offer similar programs to the VCSP, providing tax relief or other incentives for employers who voluntarily correct their mistakes.

• Consulting with legal counsel: Contacting an employment lawyer can help you figure out the necessary steps to reclassify a worker.

• Implementing clear policies and procedures: Establishing clear guidelines for classifying workers and conducting regular audits will help prevent misclassification.