Remote-first-Recruiting – wie wir es bei Remote umsetzen

Ein globales Team ist auch gleichzeitig remote. Aber was bedeutet das für Unternehmen, die Remote-Mitarbeiter:innen suchen, einstellen und onboarden?

Es ist aus mehreren Gründen sinnvoll, Struktur in deinen Einstellungsprozess zu bringen: Einerseits sind deine Recruiting-Expert:innen dann effizienter, andererseits wird der Prozess dadurch für alle Beteiligten einheitlicher und gerechter. In diesem Artikel sehen wir uns an, wie du skalierbare Recruiting-Verfahren einführst, um kontinuierlich die besten Kandidat:innen anzuziehen und einzustellen.

Wie wir den Einstellungsprozess Remote-first machen

Die Jobsuche ist stressig und oft frustrierend. Meistens besteht ein sehr ungleiches Machtverhältnis zugunsten der Arbeitgeber. Das macht es den meisten Menschen schwer, beim Bewerbungsgespräch sie selbst zu sein. Außerdem ist ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch nicht unbedingt eine Garantie dafür, dass die Person ihren Job später gut macht.

Du kannst dieses Problem abmildern, indem du ein faires, angenehmes Umfeld für Bewerber:innen schaffst und deine Recruiter:innen, Personalverantwortlichen und Interviewer:innen spezielle Verfahrensweisen für das Remote-first-Recruiting entwickeln. Sie lernen so, schnell eine persönliche Beziehung zu den Bewerber:innen aufbauen. Solch ein zugewandter Einstellungsprozess lässt sich auch gut skalieren und sorgt dafür, dass du stets Spitzenkräfte aus aller Welt gewinnen kannst.

Bei Remote versuchen wir, den Einstellungsprozess einfach, schlank, objektiv und transparent zu gestalten – für die Bewerber:innen und unserer Recruiter:innen. Jede Phase des Prozesses ist von unseren Werten geprägt.

Sie bilden die Grundlage für die Gewinnung neuer Mitarbeiter:innen und bestimmen:

• den Einstellungsprozess für die Bewerber:innen

• wie wir mit den Bewerber:innen interagieren

• wie wir Vorstellungsgespräche führen

• welche Schulungen unsere Recruiter:innen und Personalverantwortlichen erhalten

• die Strategie für das nachhaltige Wachstum unseres Unternehmens

Unser Recruitment-Team ist für den gesamten Einstellungsprozess und für alle offenen Stellen zuständig. Wir nehmen diese Verantwortung sehr ernst. Denn in vielerlei Hinsicht liegt es an uns, Remotes Werte und Unternehmenskultur zu bewahren. Ziel unseres Recruitment-Teams ist es, in einem schnell wachsenden, Remote-first-Team ein Gefühl von echter Zugehörigkeit und Verbundenheit zu schaffen.

Warum Dokumentation und Transparenz so wichtig sind

Dokumentation ist das A und O in Unternehmen, die hauptsächlich remote arbeiten. Damit Mitarbeiter:innen über verschiedene Zeitzonen hinweg effizient zusammenarbeiten können, müssen Informationen für alle zugänglich sein. Das ist eine der Voraussetzungen für asynchrones Arbeiten und ein wichtiger Grund, warum Remote die Besten der Besten in seine globalen Teams holen kann.

Für absolute Transparenz sollten alle Personen im Unternehmen Zugang zu allen Nachrichten haben, die keine sensiblen Daten enthalten. Die Privatsphäre von Bewerber:innen ist Remote natürlich ein großes Anliegen. Deshalb werden Anmerkungen zu Vorstellungsgesprächen auf sicheren Plattformen gespeichert und individuelle Einstellungsprozesse nicht öffentlich besprochen. Alles andere passiert in offenen wie Slack-Channels oder Dokumenten in Notion – egal, ob Änderungen an Prozessen, Probleme und Lösungen oder Fragen von Mitarbeiter:innen.

Warum dieser Fokus auf Dokumentation und Transparenz? Ohne diese Kontrolle verschwinden wichtige Informationen häufig in privaten Threads. Das ist vergleichbar mit Gesprächen zwischen Tür und Angel vor Ort im Unternehmen: Außer den Beteiligten weiß niemand, worum es ging, und die Informationen werden oft nicht ordentlich weitergegeben. Durch die nahtlose Dokumentation ist es unserem Recruiting-Team gelungen, den Einstellungsprozess zu skalieren und über Ländergrenzen hinweg fair und transparent zu gestalten.

Skaliere das globale Recruiting mit Bewerber-Tracking

Remote setzt auf Greenhouse, ein weltweit führendes Bewerber-Tracking-System (Applicant Tracking System, ATS), um internationale arbeitsrechtliche Vorschriften und Datenschutzgesetze einzuhalten.

Über Greenhouse können wir:

1. freie Stellen bei Remote erstellen und posten.

2. Termine für Vorstellungsgespräche vereinbaren, Scorecards übermitteln, private Notizen zu Bewerber:innen machen und so den Überblick über den Einstellungsprozess behalten.

3. die Kommunikation mit Bewerber:innen und zwischen Interviewer:innen aufzeichnen (z. B. indem wir eine:n Nutzer:in in (privaten) Notizen taggen).

4. Stellenangebote unterbreiten und den Onboarding-Prozess starten.

Greenhouse hilft unserem stetig wachsenden Team aus Recruiting-Expert:innen und Personalverantwortlichen, die Privatsphäre der Bewerber:innen zu schützen und die DSGVO sowie andere länderspezifische Gesetze einzuhalten. Die strukturierten, replizierbaren Prozesse für die Nutzung von Greenhouse haben wir in Notion dokumentiert. Alle Mitarbeiter:innen haben Zugang zu vorhandenen Leitfäden und Greenhouse ist die zentrale Anlaufstelle für alle Recruiting-Tätigkeiten bei Remote.

Wir ergänzen uns sogar so gut, dass wir eine offizielle Partnerschaft mit Greenhouse eingegangen sind. Das Ziel: internationale Einstellungsprozesse für alle einfacher zu machen!

Dank klarer Informationen, Dokumentation und Transparenz ziehen wir kontinuierlich neue Remoter:innen an, die sich mit unseren Werten identifizieren. Damit wir perfekte Bewerber:innen für unsere Stellen finden, muss der Einstellungsprozess an unseren Werten ausgerichtet sein. Wir wissen, dass uns die richtige Person gegenübersitzt, wenn ihre Fähigkeiten, Eigenschaften und Verhaltensweisen voll und ganz mit unseren Werten übereinstimmen.

Wie du bessere virtuelle Vorstellungsgespräche führst

Okay, die Dokumentation ist wesentlich. Aber wie kann ich ein Vorstellungsgespräch ganz konkret besser machen? Wir haben einige Tipps zusammengestellt.

Kalkuliere Vorbereitungszeit ein

Trage das Gespräch 10 Minuten vor dem eigentlichen Beginn in deinen Kalender ein, damit du dich vorbereiten kannst und organisiert und gelassen an das Gespräch herangehst. Sieh dir den Lebenslauf an, lies die Anmerkungen anderer Personen und überlege, was du in dem Vorstellungsgespräch erreichen möchtest.

Prüfe noch einmal den Anruf-Link für das Gespräch sorgfältig und vergewissere dich, dass der oder die Bewerber:in Zugang hat. Sollten Probleme auftreten, hast du in den 10 Minuten noch genügend Zeit, die aktuellen Informationen zum Call per E-Mail zu versenden. Vergiss nicht, dich bei der Meeting-Software anzumelden!

Plane Nachbereitungszeit ein

Verlängere den Termin im Kalender um 10 Minuten, damit du nach dem Vorstellungsgespräch Zeit hast, eine Scorecard auszufüllen oder dir Notizen zum Gespräch zu machen. Reiche dein Feedback so früh wie möglich ein. Wenn die Gesprächstermine nicht dicht aufeinanderfolgen, sollte das innerhalb der nächsten Stunde erledigt sein. Ein guter Standard ist, dass das Feedback zumindest am selben Tag wie das Vorstellungsgespräch dokumentiert wird.

Wenn du dir während des Gesprächs in Greenhouse Notizen machst, werden sie automatisch gespeichert. Du kannst sie direkt auf der Plattform eintragen. Vergiss nicht, dein Mikrofon auf stumm zu schalten, während du tippst, damit du deine:n Gesprächspartner:in nicht ablenkst.

Übertrage Verantwortung an den bzw. die Interviewer:in

Es ist ein guter Start, für jedes Gespräch etwas Vor- und Nachbereitungszeit einzuplanen. Wenn du dein Recruiting international skalieren willst, ist das allein aber nicht genug. Wir empfehlen, als unternehmensweite Richtlinie die Zuständigkeit für alle Aspekte des Interviewprozesses an den/die Interviewer:in (und nicht den/die Recruiter:in) zu übertragen.

Die Person, die das Gespräch führt, sollte die volle Verantwortung übernehmen und das Feedback sowie die nächsten Schritte so früh wie möglich dokumentieren. Es sollte nicht Aufgabe der Recruiter:innen sein, den Interviewer:innen (oder Personalverantwortlichen) nachzulaufen. Das Team kann den Prozess nur schnell vorantreiben, wenn die beteiligten Interviewer:innen proaktiv handeln und ihr Feedback zeitnah übermitteln.

Du kannst es dir nicht leisten, Top-Bewerber:innen an die Konkurrenz zu verlieren, weil ein Schritt des Einstellungsprozesses vernachlässigt wurde. Wenn keine persönlichen Treffen möglich sind, entscheidet die Qualität der Dokumentation, ob es dir gelingt, die gewünschten Bewerber:innen für dich zu gewinnen.